Faktoren, die die effektive Arbeit des Teams fördern und behindern. Verbesserung der Mitarbeiterleistung: effektive Wege

Unabhängig davon, welches Produkt ein Unternehmen herstellt, kann die Steigerung der Arbeitseffizienz sein Endergebnis verbessern. Mit weniger mehr erreichen ist die Realität des heutigen wettbewerbsorientierten Geschäftsumfelds, und diese Dynamik wird sich wahrscheinlich in absehbarer Zeit nicht ändern.

Anton Solovey, Leiter der Falcongaze-Expertendirektion, spricht über Methoden zur Steigerung der Arbeitseffizienz im Unternehmen und gibt Ratschläge, wie man den Arbeitsablauf so organisiert, dass maximale Produktivität erreicht wird.

Im Jahr 2018 scheint es irrelevant, Sie daran zu erinnern, dass Computertechnologie eine großartige Möglichkeit ist, die Unternehmensproduktivität zu steigern und jedem Mitarbeiter zu helfen, in kürzerer Zeit mehr zu erledigen. Dies ist jedoch ein sich so dynamisch entwickelnder Bereich, der eine separate Kontrolle über aufkommende Innovationen erfordert, die die Vorstellung des Workflows verändern.

Um den Zustand des Unternehmens und den Bedarf an Computertechnologie zu beurteilen, ist ein Studium erforderlich manuelle Prozesse die von der Firma verwendet werden und entscheiden, wie sie die richtige Technologie einsetzen können.

Hinzu kommen Aufgaben der Internetfilterung (wie man verhindert, dass die so eingesparte Zeit verstreut wird) und der Organisation handliche Werkzeuge für die Kommunikation im Team: E-Mail und Bulletin Boards, Instant Messenger und so weiter.

Auf Rusbase gab es beispielsweise eine Geschichte über die Optimierung des Managements im Nimax-Studio, wo es Ratschläge zur Auswahl eines neuen Projekt- und Vertriebsmanagementsystems sowie eines neuen Messengers gab. Dabei ist es nicht so wichtig, welches Tool zum Einsatz kommt – viel wichtiger ist, dass es für das gesamte Team gleich ist und einheitlich genutzt wird. Und auch sicher.

Kontrolle und Fristsetzung

Es ist notwendig, zu verfolgen und zu begrenzen, wie viel Zeit ein Mitarbeiter für Aufgaben aufwendet. Dazu können Sie eine der Aktivitätstracking-Anwendungen nutzen und so feststellen, welche Aufgaben im Allgemeinen tagsüber ausgeführt werden. Dies hilft, das Überflüssige aufzugeben und den optimalen Zeitpunkt für die Lösung des Problems festzulegen. Dies ist der sogenannte verwaltete Stress. Wenn ein Mitarbeiter auf seine Uhr schaut, wird er konzentriert und produktiv.

Ein wichtiger Punkt ist, dass der Optimierungsprozess nicht chaotisch, sondern kontrolliert ablaufen sollte.

Auch wenn unsere Entwicklung – das SecureTower DLP-System – in erster Linie darauf ausgelegt ist, Informationssicherheit- Viele Kunden nutzen es auch, um mit Geschäftsprozessen zu arbeiten. So kann nach der Implementierung beispielsweise analysiert werden, wie der Stand der Informationsflüsse ist, wie Abteilungen miteinander interagieren, wo und welche Informationen gespeichert sind, wie effizient das Managementsystem arbeitet, ob es offensichtlich untreue Mitarbeiter gibt und in welche Gruppen einzuteilen ist entsprechend dem Grad der Aufmerksamkeit "Sicherheit" für sie. Eines der ersten Dinge, die unsere Kundenunternehmen normalerweise entdecken, sind Mitarbeiter, die tagsüber im Internet surfen und Spiele spielen.

Laut einer Umfrage, die im vergangenen Jahr von unseren Managern unter Unternehmen durchgeführt wurde, die unsere Entwicklung nutzen, gaben 80 % der Befragten an, dass das Durchsickern von Informationen mit kommerziellem Wert in ihren Unternehmen verhindert wurde, und 11 % gaben an, dass Versuche unternommen wurden, solche Daten zu extrahieren als 10 mal.

Und was noch?

Andere wichtiger Zustand- nicht nur Mitarbeiter, sondern auch Vorgesetzte zu kontrollieren. In einem der Unternehmen, in dessen Informationsumgebung eine DLP-Lösung bereits vor langer Zeit implementiert wurde, löste ein mit dem Programm arbeitender Spezialist Sicherheitsregeln aus, die berichteten, dass in der Buchhaltung des Vormonats einer der Computer oft nach dem eingeschaltet blieb Ende der Arbeitszeit, und Buchhaltungsprogramme waren darin aktiv.

Nach weiteren Untersuchungen stellte sich heraus, dass der Abteilungsleiter ersetzt wurde, der die Arbeit so einteilte, dass einer der Buchhalter ständig länger bleiben musste. Er hat einfach einige seiner Aufgaben auf einen Untergebenen abgewälzt.

So schützen Sie Ihr Unternehmen vor illoyalen Mitarbeitern

Beim Bauen modernes System Beziehungen in der Organisation können nicht ohne starken Schutz auskommen. Einerseits wird das DLP-System den Mitarbeiter psychologisch dazu anregen, seine Arbeitspflichten verantwortungsbewusst einzuhalten und das soziale Klima in der Organisation zu verbessern. Und andererseits, um das Unternehmen vor illoyalen Mitarbeitern und Insidern zu schützen, deren Ziel es ist, dem Unternehmen zu schaden, seine Ressourcen auszunutzen und vertrauliche Informationen zu stehlen.

Beispielsweise wurde in einem Gebäudeplanungsunternehmen festgestellt, dass ein Mitarbeiter Informationen an Wettbewerber weitergegeben hat. Seine Aktivitäten zu verfolgen war nicht einfach, da er die Zeichnungen nicht direkt per Mail oder Instant Messenger verschickte, sondern auf seinen PC kopierte und fotografierte.

Mit Hilfe des Moduls Dateisystemüberwachung hat der Informationssicherheitsdienst eine Datenbank mit besonders wichtigen Dokumentationen angelegt. Das System hat alle Workstations im Netzwerk gescannt und festgestellt, dass diese Dokumentation von einem Benutzer gespeichert wird, der nicht einmal an diesem Projekt beteiligt war.

Die oben genannten Methoden zur Steigerung der Arbeitseffizienz erfordern eine größere Unabhängigkeit vom Arbeitnehmer, was wiederum die Bedeutung der Überwachung seiner Aktivitäten erhöht. Der richtige Aufbau von Beziehungen zwischen einem Arbeitgeber und einem Arbeitnehmer kann dazu beitragen, die Arbeit des Unternehmens voranzubringen Neues level und Gewinne steigern.

Einer der Faktoren für die effektive Arbeit des Teams ist die Gewährleistung eines normalen moralischen und psychologischen Klimas darin. Seine Präsenz zeigt sich in der gegenseitigen Unterstützung der Menschen, dem Fehlen ständiger Konflikte zwischen ihnen, der offenen Diskussion von Meinungsverschiedenheiten und anderen schwierigen Themen und der mangelnden Bereitschaft, an einen neuen Ort zu ziehen. Es ist besser, wenn das Team vielfältig ist, aus unterschiedlichen Menschen besteht.

Eine Belegschaft muss haben optimale Größe. Je mehr Menschen, desto schwieriger ist es für sie, miteinander zu kommunizieren und sich in wichtigen Fragen zu einigen.

Ein wichtiges Merkmal eines gesunden Teams ist die Klarheit der Ziele. Jeder sollte eine gute Vorstellung davon haben, welche Ergebnisse angestrebt werden sollen, die Ziele des Teams klar verstehen und teilen. Und dann werden die Menschen einen Kompromiss zwischen persönlichen und kollektiven Interessen suchen, um ihre Bedürfnisse zu befriedigen und zur gemeinsamen Sache beizutragen.

Die Leistung des Teams wird auch durch die Umsetzung bestimmter Verhaltensnormen und -standards beeinflusst, zu denen Ehrlichkeit, Kompetenz, Professionalität und ethische Standards gehören.

Die Aufrechterhaltung eines normalen moralischen und psychologischen Klimas im Team ist wichtig, um die Effektivität der Teamarbeit sicherzustellen.

Die wichtigsten Anzeichen für ein günstiges moralisches und psychologisches Klima:

1) Vertrauen und hohe Ansprüche der Gruppenmitglieder aneinander;

2) wohlwollende und sachliche Kritik;

3) freie Äußerung der eigenen Meinung bei der Diskussion von Angelegenheiten, die das gesamte Team betreffen;

4) das Fehlen von Druck von Managern auf Untergebene und die Anerkennung ihres Rechts, Entscheidungen zu treffen, die für die Gruppe von Bedeutung sind;

5) ausreichendes Bewusstsein der Teammitglieder über ihre Aufgaben und den Stand ihrer Umsetzung;

6) Zufriedenheit mit der Zugehörigkeit zum Team;

7) ein hohes Maß an emotionaler Beteiligung und gegenseitiger Unterstützung in Situationen, die bei einem der Teammitglieder einen Zustand der Frustration (Täuschung, Frustration, Zerstörung von Plänen) hervorrufen;

8) Übernahme der Verantwortung für den Stand der Dinge in der Gruppe durch jedes ihrer Mitglieder usw.

Auch in der Teamarbeit gibt es 10 Faktoren, die effektives Arbeiten behindern.

1) Die Ungeeignetheit des Leiters.

Führung ist vielleicht das Beste Wichtiger Faktor, die die Qualität der Arbeit des Teams bestimmt. Eine Führungskraft, die keinen Teamansatz verfolgen möchte oder der die Fähigkeit fehlt, diesen Führungsstil anzuwenden, wird jede Initiative, die darauf abzielt, ein Team aufzubauen, unterdrücken. Eine gute Führungskraft zahlt sich immer aus Besondere Aufmerksamkeit und zeigt am persönlichen Beispiel, wie man Fragen zu einer vollständigen Lösung bringt.

2) Unqualifizierte Mitarbeiter.

Wenn den Teammitgliedern grundlegende Fähigkeiten fehlen, ist es unwahrscheinlich, dass nützliche Ergebnisse erzielt werden. Eine Kombination aus Fach- u menschliche Qualitäten, die zusammen erst ermöglichen, die Arbeit erfolgreich zu bewältigen. Die Anforderungen an bestimmte Qualitäten sind in verschiedenen Teams nicht gleich.

3) Unkonstruktives Klima.

Dabei stellt sich oft heraus, dass Menschen mit ganz unterschiedlichen Hintergründen, mit ganz unterschiedlichen Wertvorstellungen und Lebensentwürfen in einem Team vereint sind. Ob sich die Mitarbeiter für die Aufgaben des Teams einsetzen, ist eines der Zeichen für ein positives Klima. Teamloyalität muss bewusst entwickelt werden, da sie selten von alleine entsteht, bis jeder der Mitarbeiter individuell entscheidet, seine Energie auf gemeinsame Ziele zu richten. Kommt es zwischen Mitarbeitern zu Meinungsverschiedenheiten, ist es besser, darüber öffentlich zu sprechen. Wenn wichtige Themen unausgesprochen bleiben, wird das Klima im Team defensiv – die Leute verbergen ihre Ansichten und ziehen es vor, bequem statt natürlich zu sein.

4) Unschärfe von Zielen.

Fehlt eine klare Zielvorstellung, können einzelne Teammitglieder nicht zum Gesamterfolg beitragen. Auch wenn die Ziele allen klar sind, gilt es, einen Kompromiss zwischen persönlichen und kollektiven Interessen zu finden. Effektives Team gibt jedem Mitarbeiter die Möglichkeit, seine persönlichen Interessen zu erfüllen und zur Umsetzung kollektiver Interessen beizutragen.

5) Geringe Leistung.

Einige Teams haben ein positives Klima und effektive Führung aber es fehlt der Antrieb, die Aufgabe zu erledigen. Dadurch sind die Ergebnisse trotz der Gesamtkompetenz gering. Der Zweck der Gruppenarbeit besteht darin, greifbare Ergebnisse zu erzielen, die den Bedürfnissen der Organisation entsprechen. Auch wenn das Team ein gutes moralisches Klima hat, aber schlechte Ergebnisse, rechtfertigt es nicht seine Existenz.

6) Ineffektive Arbeitsmethoden.

In einem guten Team werden die Arbeitsweisen so verfeinert, dass sie zu einer informellen, aber strengen Disziplin werden. Die Menschen lernen, qualitative Kriterien auf ihre Meetings anzuwenden. Einzelne Mitarbeiter erwerben persönliche Fähigkeiten, die im Team anerkannt und genutzt werden. Die Treffen sind kompetent und werden selten langweilig. Das Team kommt schnell voran und behält ein hohes Tempo bei, dennoch stellt ein hohes Maß an persönlicher Aufmerksamkeit und einfacher Kommunikation sicher, dass alle relevanten Probleme ausgearbeitet werden.

7) Mangel an Offenheit und Konfrontation.

In manchen Gruppen entsteht eine gewisse Verschwörung, wenn Menschen und Ereignisse nicht kritisch analysiert werden. Hier wird der freie Fluss von Urteilen und Kommentaren gehemmt, um ein wohlwollendes Mikroklima zu schaffen. Teammitglieder können aus mehreren Gründen von Offenheit abraten: Höflichkeit: Teammitglieder glauben, dass soziale Etikette Konfrontation ausschließt. Angst vor „Gesichtsverlust“: Menschen haben das Gefühl, dass Kritik von Kollegen zu einem Autoritätsverlust führen kann. Mangelnde Qualifikation: Teammitglieder verstehen die Vorteile einer sorgfältigen Analyse, fühlen sich aber einfach nicht in der Lage, diese konstruktiv durchzuführen; Ihnen fehlt die notwendige Fähigkeit zur Analyse und zum Anstellen persönlicher Vergleiche.

8) Unentwickelte Mitarbeiter.

Effektive Teamarbeit muss die Fähigkeiten aller Mitarbeiter bündeln. Wenn andere Dinge gleich sind, Teams mit hohes Level individuelle Fähigkeiten. Fähigkeiten dürfen nicht von Ausbildung, Qualifikation und Erfahrung abhängen. Andere Manager scheinen alle notwendigen Kenntnisse und Fähigkeiten zu haben, aber sie schaffen es nie, nennenswerte Ergebnisse zu erzielen. Andere hingegen haben ein niedriges Bildungsniveau, und auf den ersten Blick scheint es ihnen an Managementfähigkeiten zu mangeln, aber ihr Geschäft läuft trotzdem unglaublich gut.

9) Geringe Kreativität.

Ein effektives Team ist in der Lage, kreative Ideen zu generieren und umzusetzen. Vieles hängt von einer schwer zu beschreibenden gemeinsamen Innovationsbereitschaft ab. Einige Organisationen haben es geschafft, dass die Arbeit dort spannend ist und in solchen Fällen das Leben buchstäblich in vollem Gange ist. Die mühsame Wiederholung sinnloser Aufgaben steigert nur die Frustration, zehrt an Vitalität, Enthusiasmus und Kreativität. Aus organisatorischer Sicht ist dies gefährlich, da es dem System Kreativität entzieht und den Widerstand gegen Veränderungen erhöht.

10) Unkonstruktive Beziehungen zu anderen Teams.

Bei der Arbeit müssen Sie sich normalerweise mit anderen Teams auseinandersetzen, aber manchmal ist die Qualität einer solchen Interaktion gering. Oft ist die Kommunikation unbefriedigend, gemeinsame Ziele reichen nicht aus. Dem Teamleiter kommt bei der Stärkung der Beziehungen zu anderen Teams eine besondere Rolle zu, und er kann viel tun, um Feindseligkeiten vorzubeugen und Kooperation zu schaffen.

Krisenereignisse in der Wirtschaft geben Impulse zur Steigerung der Effizienz und Rendite des Unternehmens, um die Effizienz des Unternehmens zu verbessern. Bis heute sind die Spieler auf dem Markt nicht weniger geworden, aber das Geld hat abgenommen. Gleichzeitig wird auch der Wettbewerb härter, was bedeutet, dass diejenigen gewinnen werden, die ihr Unternehmen oder ihre Organisation effizienter führen. Im Folgenden wird skizziert, wie die Arbeitseffizienz auf sechs Arten verbessert werden kann.

Wir wählen ein Team aus

Für hohe Effizienz braucht ein Unternehmen eine eingespielte Gruppe von Menschen. Ein engmaschiges Team wird viel besser darin sein, die Unternehmensziele und Leistungskriterien zu erfüllen. Die Stärkung des Personals trägt zur Verbesserung der Fähigkeiten, zur positiven Motivation der Mitarbeiter, zur Möglichkeit der Austauschbarkeit der Mitarbeiter und zum Vorhandensein einer gewissen Personalreserve bei.

Wir verbessern und modernisieren

Diese Methode ganz üblich, impliziert es Modernisierung, wie Software(im Folgenden als Software bezeichnet) sowie Hardware-Upgrades, die eine höhere Leistung bieten. Es ist auch üblich, spezielle Unternehmenssoftware zu installieren, die es ermöglicht, eine engere Verbindung zwischen den Mitarbeitern herzustellen und einige der Unternehmensprozesse zu automatisieren. Die Einführung der Automatisierung hat eine ziemlich gute Steigerung der Effizienz der Organisation oder des Unternehmens gezeigt.

Die Aktualisierung der Ausrüstung muss ständig durchgeführt werden. Denken Sie nur daran, dass dies ein ziemlich kostspieliger Prozess ist und daher hohe Finanzspritzen erfordert, und es wird mehrere Jahre dauern, bis es sich amortisiert. In einer so heiklen Angelegenheit müssen Sie alles sorgfältig kalkulieren.

Wir reduzieren Kosten

Die Bewertung der Leistungsfähigkeit des Unternehmens erfolgt anhand der gestiegenen Gewinne. Um diese Bewertung zu erhöhen, gibt es eine Vielzahl von Möglichkeiten, die vom Kauf bis zum Kauf reichen niedrige Preise und endet mit der Reduzierung des Personals der Organisation. Aber vergessen wir nicht, dass wir unser Geschäft eröffnet haben, um Geld zu verdienen, und nicht, um nach billigen Materialien zu suchen, Stellenabbau hilft nur kurzfristig, langfristig wird mit diesem Ansatz das Unternehmen verschwinden. Die Kosten müssen natürlich kontrolliert werden, aber diese Art der Steigerung der Effizienz des Unternehmens ist ziemlich langsam, und wenn wir den aktuellen Stand der Dinge berücksichtigen, ist es völlig gefährlich.

Korrektur des Managementsystems

Diese Methode beinhaltet nicht die Entwicklung eines komplett eigenen Systems auf der Grundlage eigener Erfahrungen, sondern die Verbesserung eines bereits erstellten Systems bei anderen Unternehmen. Im Moment gibt es sechs am meisten nachgefragte Systeme: Lean Manufacturing, TPS, Qualitätsmanagementsystem (QMS), 6 Sigma und Theory of Constraints of Systems.

Die Korrektur des Managementsystems zeichnet sich durch eine hohe Komplexität der Implementierung und gleichzeitig durch erhöhte Leistungsindikatoren Ihres Unternehmens aus. Die Professionalität des Leiters einer Organisation oder eines Unternehmens wird in erster Linie durch die Fähigkeit bestimmt, skeptisch zu sein und das eigene betriebswirtschaftliche System zu bewerten.

Mit dem Wechsel des Eigentümers des Unternehmens oder der Ablösung des Top-Management-Teams ändert sich in der Regel das System. Der neue Leiter ersetzt Manager, weil er nicht erwartet, dass sie sein Unternehmensmanagementsystem ändern, und es für ihn einfacher ist, neue Leute einzustellen, die nicht mit dem vorherigen Eigentümer verwandt sind. Es sind auch Fälle bekannt, wo häufiger Wechsel Personal verbessert niemals die Effizienz.

Wir bewegen den Gyrus

Andersherum kann es auch heißen „Tun Sie wenigstens etwas“. In den oben angegebenen Verfahren wird dieses in der einen oder anderen Form verwendet. Diese Methode funktioniert so: Der Eigentümer versammelt seine Stellvertreter und lässt sie nicht gehen, bis sie sich „überlegt“ haben, wie die Effizienz des Unternehmens verbessert werden kann. Meistens ändert sich nach einem solchen "Brainstorming". organisatorische Struktur Unternehmen: Umschichtung von Abteilungsleitern, Zusammenlegung oder umgekehrt, Aufspaltung von Diensten und andere ähnliche Aktivitäten, die darauf abzielen, die Entscheidungsfindung zu beschleunigen. Das Ergebnis sind die oben skizzierten Methoden - billig einkaufen, Mitarbeiter entlassen, Managementsysteme modernisieren und ändern, was Ihr Unternehmen übrigens vor der Schließung bewahren kann.

Anwendung der Constraint-Theorie

Die Theorie besteht darin, das Element zu finden, das Ihr Unternehmen einschränkt. Wenn Sie das Hauptproblem Ihrer Organisation erkannt haben, z. B. Software mit einem Minimum an Funktionen, müssen Sie neue, funktionalere Software kaufen und installieren und das Personal, das sie verwenden wird, umschulen. Dies ist ein einfaches Beispiel. Meistens sind beim Brainstorming die wirklichen Probleme der Ineffizienz einfach nicht unter dem Müll anderer, weniger wichtiger zu sehen. Die besten Lösungen, um das Hauptproblem des Unternehmens zu finden, sind TOC-Tools: der logische Baum der aktuellen Realität oder „Gewitterwolke“.

Fazit

Im heutigen Umfeld werden vom Staat große Anstrengungen für die Entwicklung und Aufrechterhaltung des Unternehmertums unternommen. Aber auch Führungskräfte von Organisationen und Unternehmen sollten sich Gedanken über die Verbesserung der Effizienz ihres Unternehmens machen. Ich hoffe, dieser Artikel hat Ihnen bei der Entscheidung geholfen, die Effizienz Ihres Unternehmens zu steigern.

Lassen Sie uns einen Blick auf Demotivatoren werfen, die die Effektivität des Personals reduzieren. Was Sie bei der Zusammenarbeit mit Kollegen sowie bei der Kommunikation mit Mitarbeitern vermeiden sollten. Bei dieser Frage geht es um Führung. Es ist notwendig, die Mitarbeiter richtig zu motivieren, loyal zu sein, dann erreichen die Rendite und die Arbeitseffizienz ein höheres Niveau.

In dem Material werden wir uns ausführlich mit dem eigentlichen Konzept der Demotivation befassen und auch etwas über seine Methoden und moralischen Demotivationsfaktoren erfahren.

Jeder Geschäftsführer muss wissen, dass die Grundlage für die erfolgreiche Entwicklung eines jeden Unternehmens die hohe Rendite seiner Mitarbeiter ist.

Die Basis für Produktivität und effektives Arbeiten ist die richtige Motivation, ihre Werkzeuge, die in der Praxis eingesetzt werden. Jeder Direktor muss verstehen, welche Maßnahmen er in Bezug auf seine Untergebenen ergreifen muss, damit sie mit Lust arbeiten und mit Freude an die Arbeit gehen.

Sachlose Bestrafung verringert die Arbeitseffizienz

Das Konzept wird auch als materielle Demotivation bezeichnet. Manchmal sieht das Management, dass sich ihre untergeordneten Kollegen ihren direkten Pflichten entziehen und sie auf irgendeine Weise auspeitschen wollen.

Dazu "kürzen" sie das Gehalt des Personals. (Da Sie Bürger faul sind und ohne Begeisterung arbeiten, beschließe ich, Ihnen weniger zu zahlen).

Aber das ist erwähnenswert Entscheidung falsch. Denn kaum jemand wird für ein so geringes Honorar Kunststücke vollbringen. Wenn ein Mitarbeiter zuvor schlecht gearbeitet hat, dann werden die ergriffenen Maßnahmen kein Anreiz für ihn sein. In einer solchen Situation wird das Management aus dem Amt entfernt und eine kompetentere und objektivere Person gefunden, die in der Lage ist, Untergebene richtig zu motivieren.

Respektlosigkeit und ständiges "Sägen" entmutigen den Wunsch, ihre Pflichten in jeder Person zu erfüllen. Wenn Sie die arbeitenden Mitarbeiter nie loben, sondern sie inspirieren, dass sie dumm und mittelmäßig sind, wie null Spezialisten, dann ist es schwierig, volle Renditen von ihnen zu erwarten.

Es gibt einen anderen Weg, der sich negativ auf die Einstellung von Kollegen auswirkt (siehe), er ist latent. Das sind Angestellte, die sogenannten Saboteure, graue Kardinäle. In Teams gibt es solche Kollegen, die verantwortungslos mit ihren Pflichten umgehen, ständig am Handy quatschen, zusitzen in sozialen Netzwerken. Eine solche Haltung schadet dem Dienst der gesamten Belegschaft, weil viele folgen schlechtes Beispiel, imitieren.

Lassen Sie uns die gebräuchlichsten Formen materieller und moralischer Druckmittel auf Kollegen diskutieren:

Finanzielle Faktoren

• Fehlende Prämien, Anreize, Prämien für die gute Arbeit der Mitarbeiter.
• Personalkosten werden nicht erstattet. Zum Beispiel, Mobilfunk, Reisen usw.

Moralische Faktoren, die die Leistung der Mitarbeiter mindern

• Das Interesse der Mitarbeiter an der Entwicklung neuer Projekte und Ideen wird nicht gefördert.
• Jede Initiative des Personals wird abgelehnt.
• Es gibt kein klares Aufgabensystem für jede Position (siehe).
• Regelmäßige Bearbeitung, Überstundenbelastungen.
• Den Mitarbeitern werden zu schwierige Aufgaben gestellt.
• Misshandlung von Kollegen.
• Missachtung der Regeln der Geschäftsetikette.
• Nichterfüllung von Versprechen, mangelndes Karrierewachstum.
• Starker Druck des Managers, häufige Spitzfindigkeit, Installation von Controlling-Tools. Beispielsweise können Beacons auf Telefonen installiert werden, die minutengenau über die geleistete Arbeit berichten.

Expertenmeinung: Was mindert die Leistungsfähigkeit der Mitarbeiter?

Olga Nilowa

Leitender Personalberater Kelly Services CIS

Viele Faktoren können die Leistung von Mitarbeitern beeinflussen. Ich würde sie in zwei Teile unterteilen: persönliche Umstände und äußere Faktoren.

Persönliche Umstände, die die Qualität der Arbeit beeinträchtigen

Unter den persönlichen Momenten sind die Motivation der Mitarbeiter zur Ausführung der Arbeit sowie die Kenntnisse und Fähigkeiten zu erwähnen, die für die Ausführung bestimmter Funktionen erforderlich sind.

Es ist unwahrscheinlich, dass ein Mitarbeiter effektiv ist, wenn ihm absolut nicht gefällt, was er tut. Dies kann beispielsweise nicht nur anfänglich bedingt sein falsche Entscheidung Beruf, aber auch damit, dass der Mitarbeiter „ausgebrannt“ ist, braucht er eine neue Herausforderung. Ein Mitarbeiter, der von monotoner Arbeit erschöpft ist, ist definitiv nicht bereit für produktive Arbeit. Genau wie ein Mitarbeiter, der nicht über die notwendige Erfahrung und Kompetenz verfügt, um die ihm übertragene Arbeit auszuführen, wird er definitiv niedrige Ergebnisse zeigen.

Externe Faktoren, die die Produktivität der Mitarbeiter beeinflussen

Äußere Umstände sind ungünstige Arbeitsbedingungen, fehlende Ressourcen, zu viel Arbeit und schlechte Teambeziehungen.

Stellen Sie sich vor, Sie arbeiten in einem Büro mit schlechter Belüftung. In diesem Fall kann der Sauerstoffmangel nicht nur die Produktivität beeinträchtigen, sondern auch die Gesundheit der Mitarbeiter beeinträchtigen. Oder sind Sie von den endlosen Streitereien und Konflikten Ihrer Kollegen abgelenkt: Das wird nicht nur verderben nervöses System sondern auch wertvolle Arbeitszeit wegnehmen.

Welche demotivierenden Faktoren nutzen Führungskräfte, ohne es zu wissen?

IN letzten Jahren Fragen der Personalmotivation besetzen einen der ersten Punkte im Personalmanagement. In dem Bestreben, Effizienz zu erreichen, entwickeln sich Manager weiter verschiedene Systeme Motivation für ihre Mitarbeiter. Aber sind diese Methoden immer effektiv?

Zum Beispiel die in vielen Unternehmen immer noch angewandten Bußgeldsysteme: Es besteht die Meinung, dass dies die Motivation beispielsweise von Vertriebsleitern erhöht. Ein solcher Mitarbeiter mag versuchen, besser zu arbeiten, aber wie lange er in diesem Unternehmen arbeiten wird, ist eine große Frage. Oder ständige Kritik und Ermahnungen: Der Manager denkt, dass dies von Vorteil ist und der Mitarbeiter seine Arbeit korrigiert, aber tatsächlich kann diese Methode eine vollständige Demotivation erreichen.

Es ist sehr einfach, einen Mitarbeiter zu demotivieren. Es reicht aus, ihm das zu geben, was er wirklich nicht braucht. Zum Beispiel, um ihn von einer Führungskraft in eine Führungsposition zu versetzen. Aus Höflichkeit stimmt der Mitarbeiter einer Beförderung zu, fühlt sich aber fehl am Platz. Wie Sie wissen, streben nicht alle Menschen nach Karrierewachstum.

Schlechte Kommunikation kann sich auch negativ auf die Motivation auswirken: Es kommt vor, dass der Manager Aufgaben nicht klar festlegt und der Mitarbeiter infolgedessen nicht versteht, was von ihm verlangt wird, oft werden dem Mitarbeiter unrealistische Fristen für die Erledigung von Aufgaben gegeben. All dies führt in der Folge auch zu Burnout und Demotivation der Mitarbeiter.

Jetzt kennen Sie die Faktoren, die das können Negativer Einfluss für effizientes Arbeiten der Mitarbeiter. Als Ergebnis der Verzögerung in der Entwicklung des Unternehmens, schlechte Leistung. Versuchen Sie, die richtigen Schlüsse zu ziehen, diese Fehler sollten Sie bei der Führung von Kollegen nicht machen. Seien Sie ehrlich, respektieren Sie und seien Sie geduldig mit den Arbeitern. Zeigen Sie Mitarbeitern, dass Sie sie und ihre Leistungen schätzen, danken Sie ihnen für ihre Arbeit. Dann wird Ihre Organisation stark, mächtig, wird vor unseren Augen gedeihen.

Es gibt vier Voraussetzungen, die notwendig sind, um das Konzept der Lean Manufacturing im Büro erfolgreich umzusetzen. Sie müssen sich immer an sie erinnern und sie erfüllen, egal in welcher Phase der Transformation Sie sich befinden. Ohne sie werden Sie nicht erfolgreich sein. Jede der Bedingungen impliziert, dass Sie versuchen, Ihre Mitarbeiter zu verstehen, ihnen die neuen Arbeitsprinzipien zu erklären und sie in die Umsetzung des neuen Konzepts einzubeziehen. Diese vier Bedingungen sind die Grundlage, auf der alles andere ruht.

Bedingung 1. Verhaltens-Einstellungs-Kulturmodell

Diese Bedingung minimiert den Widerstand des Personals gegen Veränderungen. Der erste Schritt bei der Umsetzung von Lean-Prinzipien ist die Verhaltensänderung Ihrer Mitarbeiter, wenn Sie in allen Prozessen Ihrer Organisation eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung schaffen wollen. Ihre Mitarbeiter müssen verstehen, dass positive Veränderungen (d. h. die Umsetzung von Lean-Prinzipien) dem Unternehmen langfristig zum Erfolg verhelfen.

Diese Bedingung hilft Ihren Mitarbeitern zu verstehen, warum der Arbeitsablauf der Organisation möglicherweise nicht ganz effektiv ist. Da das Unternehmen wächst und das Arbeitsvolumen zunimmt, sollte die Reduzierung von Verschwendung in allen Bereichen seiner Tätigkeit oberste Priorität haben. Mitarbeiter des Unternehmens müssen sich darüber im Klaren sein, dass jede Art von Verwaltungsverfahren mit Kosten verbunden ist. Im Abschnitt zur zweiten Bedingung erläutern wir, wie Sie den Veränderungsbedarf gegenüber den Mitarbeitern kommunizieren.

Bedingung 3. Sieben Arten von Verlusten

Lean-Tools und -Prinzipien helfen Organisationen dabei, sieben Arten von Verschwendung zu identifizieren und zu eliminieren. Das alte Sprichwort „Was man nicht sieht, kann man nicht verwalten“ kann umformuliert werden als „Was man nicht versteht, kann man nicht verbessern“. Es ist unabdingbar, dass sich die Mitarbeiter Grundkenntnisse über Verluste aneignen und lernen, diese zu verstehen.

Bedingung 4: Verpflichtung des Managements

Die Umsetzung der Prinzipien des Lean Manufacturing sollte top-down erfolgen. Führungskräfte müssen sich zu 100 % für positive Veränderungen im Unternehmen einsetzen und zu 100 % davon überzeugt sein, dass ein schlankes Unternehmen geschaffen werden muss, um bestehende Erfolge aufrechtzuerhalten oder neue Höhen zu erreichen. Die Zusammenarbeit zwischen dem Management an der Spitze der Organisation und an Veränderungen interessierten Mitarbeitern ist der Schlüssel dafür, dass Lean-Prinzipien nicht nur übernommen, sondern auch werden Bestandteil langfristige Entwicklungsstrategie des Unternehmens.

Bedingung 1. Verhaltens-Einstellungs-Kulturmodell

Um bei jeder Prozessverbesserung erfolgreich zu sein, ist es wichtig, die Verhaltensweisen und Einstellungen der Menschen zu verstehen, die in einem Büro oder einer Aufgabe arbeiten.

In den 1990ern in den USA entstanden Begriffe wie „Teamwork“, „autonome Arbeitsgruppen“, „Employee Involvement“, „Empowered Teams“ etc. Unabhängige Arbeitsgruppen, bestehend aus einfachen Angestellten, sollten die Organisationskultur von Unternehmen verändern. Die strenge Kontrolle durch die Manager gehörte der Vergangenheit an, die Arbeiter beteiligten sich immer mehr an der Führung des Unternehmens. Die Idee war richtig, aber es gab nicht genügend Werkzeuge, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen. Trotzdem konnte man im Zuge solcher Projekte viel Nützliches lernen.

Bei der Einführung von Konzepten wie „Teamleiter“, „Teamarbeit“ und „selbstständige Arbeitsgruppen“ stellte sich die Frage, was und wie man das macht.

Die bloße Erweiterung der Befugnisse (ohne Spezialwerkzeuge) brachte nicht die gewünschten Ergebnisse. Es gab einige Erfolge, aber sie wurden durch nichts unterstützt, und daher verblasste die Initiative schnell.

Die Abbildung zeigt, dass amerikanische Manager zuerst versuchten, sich zu ändern Unternehmenskultur, in Erwartung einer späteren Änderung der Ansichten und des Verhaltens der Untergebenen. Mit einer näheren Betrachtung des Konzepts der schlanken Fertigung und Produktionssystem Toyota-Forscher fanden einen völlig anderen Ansatz. Sie fanden heraus, dass die Verwendung von Lean-Tools zunächst das Verhalten von Menschen veränderte, die versuchten, Verschwendung zu identifizieren und zu beseitigen. Als die Arbeiter das Gefühl hatten, ihren Standort kontrollieren zu können, Abfall zu reduzieren und ihre Arbeit zu erleichtern, änderten sich ihre Ansichten: Sie erkannten die Notwendigkeit einer kontinuierlichen Verbesserung aller Prozesse. Zusammen mit den Ansichten jedes einzelnen Mitarbeiters änderte sich die Kultur der Organisation als Ganzes radikal. Das Hauptprinzip der Arbeit bestand nicht darin, Fehler zu identifizieren, sondern sie zu vermeiden, was in der Tat das Wesen der Lean Production ist.

Das Modell der Verhaltens-Einstellungs-Kultur, das auf der Philosophie der Lean Manufacturing basiert, ist einfach. Seine Umsetzung erfordert ständige Anstrengungen sowohl seitens des Managements als auch seitens der einfachen Mitarbeiter. Arbeitsgewohnheiten sind schwer zu durchbrechen. Es braucht Disziplin, Entschlossenheit und Ausdauer, um eine Organisation wachsen zu lassen. Die ersten kleinen Erfolge werden als Anstoß dienen von einer Verhaltens- und Einstellungsänderung der Menschen hin zu einer Veränderung der gesamten Organisationskultur.

Wissensbesitz

Andere wichtiger Punkt Was die traditionelle Vorgehensweise bei der Organisation von Büroarbeit betrifft, so ist in der Regel, dass ein einzelner Mitarbeiter des Unternehmens 80 % des Wissens über einen bestimmten Prozess trägt. Dies kann zu Problemen führen, wenn der Mitarbeiter krank wird, in den Urlaub oder in die Arbeit geht, den Arbeitsplatz wechselt oder kündigt. In diesen Fällen kann der Auftrag nicht abgeschlossen werden. Die enge Spezialisierung des Personals und die Konzentration des Wissens bei einer oder wenigen Personen können ernsthafte Hindernisse für die Entwicklung des Unternehmens sein.

Da in Fällen, in denen Manager nicht haben notwendigen Kenntnisse(sie sind in einem bestimmten Prozess schlecht versiert), sie können ihre Untergebenen nur unterstützen, die Effektivität der Organisation ist aus folgenden Gründen gefährdet:

Der Aufbau eines schlanken Büros umfasst (ist aber nicht beschränkt auf):

1. Der Fokus liegt auf Prozessen, nicht auf Mitarbeitern.
2. Organisationswissen lässt sich leicht von einer Person auf eine andere übertragen.
3. Es besteht ein detailliertes Verständnis von Arbeitsabläufen, wodurch diese besser gesteuert und kontinuierlich verbessert werden können.
4. Das Prozesswissen ist für maximale Einheitlichkeit standardisiert.
5. Verluste werden bei ihrem Auftreten (täglich, stündlich und minütlich) identifiziert und eliminiert.

Diese fünf Prinzipien ermöglichen es einem Mitarbeiter, nicht nur seine eigene Arbeit, sondern auch die Arbeit seiner Kollegen besser zu verstehen. Dadurch wird das Wissen über die Prozesse innerhalb der Gruppe verteilt.

Veränderung geschieht nicht sofort. Alle Änderungen sollten schrittweise umgesetzt werden.

Bühne eins. Überzeugen Sie andere und stellen Sie die richtige Richtung ein

In den meisten Fällen sind die Mitarbeiter des Unternehmens Träger von 80% der Informationen über Prozesse und Manager (oder Organisationen) - 20%. Dieser Schritt erklärt auch, warum die Organisation der Wissensträger sein sollte. Die Fertigstellung kann bis zu sechs Monate dauern.

Stufe zwei. Organisieren Sie Ihren Arbeitsablauf

Mitarbeiter kontrollieren nur 50 % des Prozesswissens, während Manager (oder die Organisation) die restlichen 50 % kontrollieren. Die Tools werden das Wissen der Mitarbeiter systematisieren und in die Organisation übertragen, damit alle die positiven Veränderungen spüren können. Diese Phase kann sechs Monate bis zu einem Jahr dauern.

Stufe drei. Speichern Sie Ihren Fortschritt

In der dritten Phase des Übergangs zu einem Lean Office beginnen die Mitarbeiter des Unternehmens, sich täglich still und leise an der kontinuierlichen Verbesserung aller Geschäftsprozesse zu beteiligen. 80 % des Wissens werden nun innerhalb des neuen Arbeitsansatzes strukturiert. Es ist kaum zu glauben, dass 100 % des Prozesswissens in einer Organisation vorhanden sein können. In dieser Phase ist es notwendig, den Prozess der schrittweisen, systematischen Dokumentation des Wissens zu beginnen.

Ein wesentlicher Erfolgsfaktor für die Umsetzung von Lean im Büro und die Aufrechterhaltung der erzielten Ergebnisse ist die kontinuierliche, tägliche Verbesserung. Wenn sich das Verhalten Ihrer Mitarbeiter ändert, müssen Sie ein Belohnungssystem einführen, um die stattfindenden Änderungen irgendwie zu kennzeichnen. Menschen, die sich leicht an Veränderungen anpassen, werden diese schnell akzeptieren neues System. Sie werden die Vorteile sofort erkennen. Diejenigen, die sich langsam an Veränderungen anpassen, können Widerstand leisten und an alten Prinzipien festhalten. Seien Sie geduldig: Früher oder später wird das neue Konzept für sich sprechen und die Mitarbeiter werden die Vorteile spüren. Lean Office lässt sich nicht auf einen Schlag erreichen. Sie müssen jeden Tag viele kleine, schrittweise Schritte unternehmen.

Bedingung 2: Business Case für den Übergang zu Lean

Damit ein Unternehmen global wettbewerbsfähig bleibt, müssen sich Manager auf die Kosten konzentrieren. Verwaltungs- oder Bürokosten machen den Großteil der Kosten eines Produkts oder einer Dienstleistung aus. Die Verwaltungskosten betragen in der Regel 60-80 % des Endpreises des Produkts. Um wettbewerbsfähig zu bleiben, reduzieren Unternehmen intensiv ihre Verwaltungskosten. Toyota hat eine ganze Philosophie der Kostensenkung entwickelt. Die Marktbedingungen (eine Konstante in der Gleichung) bestimmen den Verkaufspreis. Kosten und Gewinn sind variabel. Der Wunsch der Unternehmen, interne Kosten zu senken, diente als Antrieb für die Verbesserung aller Geschäftsprozesse.

Dank der Philosophie und den Werkzeugen der schlanken Fertigung kann jedes Unternehmen seine internen Kosten durch die Vermeidung von Verschwendung senken und so auf dem globalen Markt wettbewerbsfähig bleiben. Um Verluste in administrativen Prozessen zu eliminieren, müssen diese zunächst identifiziert werden, was ein detailliertes Verständnis dessen erfordert, was Verschwendung ist.

Bedingung 3. Sieben Arten von Verlusten

Das Ziel von Lean Manufacturing ist es, alle Verschwendungen zu identifizieren, zu analysieren und zu eliminieren Herstellungsprozess. Die Arbeit zur Abfallbeseitigung muss jeden Tag, jede Stunde, jede Minute fortgesetzt werden. Der neue Ansatz in erster Linie für die Abteilung bedeutet nicht, Menschen zu reduzieren, sondern ihre Arbeitskraft sinnvoll einzusetzen und ihren Wert für die Organisation zu steigern. Daher muss die Unternehmensleitung möglicherweise den Inhalt der Arbeit oder die beruflichen Verantwortlichkeiten der Mitarbeiter überprüfen, damit sie den Grundsätzen einer effizienten Produktion entsprechen.

Um das Konzept der schlanken Fertigung besser zu verstehen, müssen Sie zunächst die Verschwendung verstehen. Es ist wichtig, Verluste auf der niedrigsten Ebene zu identifizieren.

Verschwendung sind alle Vorgänge, die Zeit und Ressourcen erfordern, aber keinen Mehrwert für das fertige Produkt oder die fertige Dienstleistung schaffen. Der Verbraucher zahlt für den Wert; Verschwendung ist jede Transaktion, die Ihr Unternehmen mit einem Produkt oder einer Dienstleistung durchführt, für die Ihre Kunden möglicherweise bezahlen, wenn dies nicht der Fall sein sollte. Da sich die Verbraucher immer mehr der wahren Kosten von Waren und Dienstleistungen bewusst werden, erwarten sie von Unternehmen, dass sie ihre Kosten optimieren und Verschwendung vermeiden. Kunden brauchen stabile Preise und niedrigere Preise durch Einsparungen. Organisatorische Verluste müssen von den Verbrauchern getragen werden. Als Ergebnis all dessen sehen wir Folgendes:

• die täglichen Behandlungskosten sind in verschiedenen Krankenhäusern unterschiedlich;
• Bearbeitungsgebühren für Hypothekenanträge sowie Hypothekenzinsen variieren erheblich zwischen verschiedenen Kreditinstituten;
• es gibt große Unterschiede bei den Studiengebühren an den Hochschulen;
• jährlich Zinsen variieren stark für verschiedene Kreditkarten;
• die Kosten, etwas zu tun Bauvorhaben Die von verschiedenen Auftragnehmern angebotenen Leistungen können erheblich variieren.

Eine solche Variabilität in all diesen und vielen anderen Beispielen ergibt sich aus der Höhe des „akzeptablen“ Verlusts durch eine Organisation (unabhängig davon, wie sie definiert sind).

1. Überproduktion

Eine bestimmte Art von Arbeit zu erledigen, bevor sie erforderlich ist, ist eine Verschwendung. Dies ist der schlimmste aller Arten von Verlusten, weil Überproduktion zu anderen Verlusten führt.

Beispiele für Überproduktion:

• Berichte schreiben, die niemand liest und die niemand braucht;
• Anfertigen zusätzlicher Kopien von Dokumenten;
• Senden des gleichen Dokuments Email oder mehrmals faxen;
• Eingeben sich wiederholender Informationen in mehrere Dokumente;
• sinnlose Treffen.

Tools zur Beseitigung von Überproduktion:

• Taktzeit;
• Tonhöhe;
• standardisierte Arbeit;
• Workload-Balancing;
• Untersuchung der Notwendigkeit einer bestimmten Operation.

2. Warten (Zeit in der Warteschlange)

Jede Erwartung (von Personen, Unterschriften, Informationen usw.) ist ein Verlust. Diese Art von Abfall kann mit einem tief hängenden Apfel verglichen werden, der leicht zu erreichen, zu pflücken und für seinen vorgesehenen Zweck zu verwenden ist. Papier, das im Dokumenteneingang liegt, betrachten wir oft nicht als Abfallquelle. Erinnern Sie sich jedoch, wie oft wir dieses Tablett durchsucht haben, um etwas zu finden, das wir brauchen? Wie oft fängt man etwas an, bevor man es beendet? Um diese Art von Verlust loszuwerden, ist es notwendig, das Prinzip "fertig - abgelegt (oder weggeworfen)" zu befolgen.

Beispiele für Verluste der zweiten Art:

• große Menge obligatorische Unterschriften und Genehmigungen;
• Abhängigkeit von anderen Mitarbeitern bei der Erfüllung jeglicher Aufgaben;
• Verzögerungen bei der Informationsbeschaffung;
• Softwareprobleme;
• Wahrnehmung der Aufgabe durch verschiedene Abteilungen;

Werkzeuge zur Beseitigung von Verlusten des zweiten Typs:

• Tonhöhe;
• Kuriere;
• Dokumenten-Management-System.

3. Bewegung

Jede Bewegung von Personen, Dokumenten und/oder elektronischer Kommunikation, die keinen Wert schafft, ist Verschwendung. Diese Art von Verschwendung entsteht durch schlechtes Bürolayout, fehlerhafte oder veraltete Büroausstattung und fehlende notwendige Materialien. Diese Verluste sind schleichend und unmerklich in jenen Büroprozessen, die nicht auf mögliche Verbesserungen analysiert wurden. Unabhängig von der Branche können Sie Mitarbeiter in einem Unternehmen finden, die „beschäftigt“ aussehen, aber keinen wirklichen Mehrwert für das Produkt oder die Dienstleistung schaffen. Lean-Tools können Ihnen dabei helfen, Verschwendung vom Typ 3 zu identifizieren, zu reduzieren und/oder zu eliminieren.

Beispiele für Verluste der dritten Art:

• Suche nach Dateien auf dem Computer;
• Suche nach Dokumenten im Archiv;
• ständiges erneutes Lesen von Nachschlagewerken auf der Suche nach Informationen;
• Ausführung einer Aufgabe durch verschiedene Abteilungen in Ermangelung einer effektiven Interaktion;
• fehlende Verantwortung für die Ausführung einer Aufgabe.

Werkzeuge zur Beseitigung von Verlusten des dritten Typs:

• standardisierte Arbeit;
• Neugestaltung des Arbeitsplatzes;
• Pull-System und Supermarkt;
• Dokumentenverfolgung.

4. Bewegen

Das nutzlose Bewegen von Dokumenten wirkt sich auf die Zeit aus, die für die Erledigung jeglicher Arbeit im Büro erforderlich ist. Auch wenn es das gibt den freien Zugang Dokumente von geringem oder keinem Wert werden oft über das Internet und per E-Mail an Kunden gesendet. Um effektive Arbeit zu organisieren, ist es wichtig, diese Art von Verschwendung zu reduzieren oder zu eliminieren, wofür es notwendig ist, alle Arbeiten in aufeinanderfolgende Arbeitsgänge aufzuteilen und sie so nah wie möglich beieinander anzuordnen. Wenn es unmöglich ist, Dokumente zwischen Prozessen zu verschieben, sollte dies so weit wie möglich automatisiert werden. Stellen Sie sich zum Beispiel folgende Fragen: „Ist die Büroaufteilung optimal?“ oder „Ist die Übertragung von Dokumenten von einem Arbeitsschritt zum anderen automatisiert?“.

Beispiele für Verluste der vierten Art:

• Senden unnötiger Dokumente;
• zu häufige Registrierung laufender Dokumente;
• zu viele Adressen auf der Mailingliste;
• manuelle Übertragung von Dokumenten in die nächste Arbeitsphase;
• Erledigung einer Aufgabe durch mehrere Abteilungen;
• falsche Priorisierung.

Werkzeuge zur Beseitigung von Verlusten des vierten Typs:

• gleichmäßige Verteilung der Arbeitsbelastung;
• Wertstromkarte;
• kontinuierlicher Fluss;
• Dokumenten-Management-System;
• standardisierte Arbeit;
• Mittel zur visuellen Kontrolle.

5. Überverarbeitung

Das Erledigen von Arbeiten, die nicht vom internen oder externen Kunden verlangt werden, ist die fünfte Art von Verschwendung. Übermäßige Verarbeitung schafft keinen Wert für den Kunden, und er sollte nicht dafür bezahlen. In administrativen Prozessen sind diese Verluste am schwierigsten zu erkennen. Dazu können Sie beispielsweise folgende Fragen stellen: „Welches sind die wichtigsten Operationen, die durchgeführt werden müssen, um die Bedürfnisse des Kunden zu erfüllen?“ oder „Wie genau verstehen wir die Bedürfnisse unserer Kunden?“

Beispiele für Verluste der fünften Art:

• doppelte Berichte oder Informationen;
• Eingabe sich wiederholender Daten;
• Verbreitung falscher Informationen;
• ständige Bearbeitung von Dokumenten;
• ineffiziente Meetings und fehlende Tagesordnung;
• Mangel an klarer Projektplanung.

Werkzeuge zur Beseitigung von Verlusten des fünften Typs:

• Datenerhebungsmethoden;
• Dokumentenverfolgung;
• standardisierte Arbeit;
• Dokumenten-Management-System.

6. Aktien (Zeit)

Papierberge, überflüssiges Briefpapier, viele Unterschriften auf Dokumenten – all das sind Verluste. Sie nehmen Raum und Zeit ein. Wenn die Bearbeitung eines Dokuments ausgesetzt wird, bis zusätzliche Informationen (Unterschrift usw.) vorliegen und sich die Situation ändert, kann die für dieses Dokument aufgewendete Zeit mit Verlusten verrechnet werden. In einem Büro gibt es zwei Hauptarten von Abfall, die als „Inventar“ kategorisiert werden können: 1) Büromaterial und 2) Zeit.

Beispiele für Verluste der sechsten Art:

• Dokumente, die auf die Unterschrift oder das Visum einer Person warten;
• Arbeit, die den Abschluss anderer Prozesse erfordert, um fortgesetzt werden zu können;
• veraltete Dokumente;
• veraltete Büroausstattung;
• unzureichende Schulung des Hilfspersonals;
• zusätzlichen Bürobedarf kaufen.

Werkzeuge zur Beseitigung von Verlusten des sechsten Typs:

• Wertstromkarte;
• standardisierte Arbeit;
• Kanban-Karten für Schreibwaren;
• Workload-Nivellierung - heijunka;
• visuelle Tonhöhe;
• Dokumenten-Management-System.

7. Eheschließung

Als Mangelabfall gelten alle Bearbeitungen, die zu Mängeln geführt haben, sowie die zu ihrer Beseitigung erforderlichen weiteren Bearbeitungen. Die Ablehnung (sowohl intern als auch extern) zieht eine zusätzliche Dokumentenverarbeitung nach sich, die dem Produkt oder der Dienstleistung keinen Mehrwert verleiht. Einen Auftrag beim ersten Mal richtig zu machen, dauert weniger Zeit als ihn zu wiederholen. Nacharbeit ist eine Verschwendung, die die Kosten eines Produkts oder einer Dienstleistung erhöht, und der Verbraucher muss nicht dafür bezahlen. Verluste dieser Art können den Gewinn erheblich schmälern.

Beispiele für Verluste der siebten Art:

• Dateneingabefehler;
• Fehler bei der Preisfestsetzung;
• Übermittlung unvollständiger Unterlagen an Nächste Schritte wird bearbeitet;
• Verlust von Dokumenten oder Informationen;
• falsche Angaben im Dokument;
• ineffiziente Organisation von Dateien auf einem Computer oder Ordnern in einem Aktenschrank;
• unsachgemäße Auswahl von Mitarbeitern für den Kundendienst.

Werkzeuge zur Beseitigung von Verlusten des siebten Typs:

• Bereitstellen eines vorhersagbaren Ergebnisses;
• Mittel zur visuellen Kontrolle;
• standardisierte Arbeit;
• Dokumenten-Management-System;
• Protokoll der Stopps und außerplanmäßigen Aufgaben;
• kurze Organisationssitzungen;
• Tools zur Fehlervermeidung.

8. Irrationaler Einsatz von Arbeitskräften

In vielen Fällen irrationaler Gebrauch Arbeitskräfte sind die achte Art der Verschwendung. Menschliche Arbeitskraft wird irrational eingesetzt, wenn Arbeitnehmer Aufgaben ausführen, die nicht ihr gesamtes Wissen, ihre Fähigkeiten und Fertigkeiten erfordern, um Werte zu schaffen. Ein angemessenes Leistungsmanagementsystem kann diese Art von Verschwendung erheblich reduzieren. Entwickeln Sie eine Unternehmensstrategie und -methodik, um Mitarbeiter den Bereichen zuzuweisen, in denen sie den größten Wert für die Organisation bringen.

Beispiele für Verluste der achten Art:

• Verletzung der Fristen für die Durchführung von Projekten;
• ungleiche Verteilung der Arbeitsbelastung durch unzureichend breite Personalqualifikation;
• häufige Fehlzeiten und hohe Personalfluktuation;
• unzureichendes Leistungsmanagementsystem;
• unzureichende Beurteilung der beruflichen Fähigkeiten vor der Einstellung.

Werkzeuge zur Beseitigung von Verlusten des achten Typs:

• Abrechnung von Arbeitsprozessen;
• standardisierte Arbeit;
• Dokumenten-Management-System;
• kurze Organisationssitzungen;
• Gründe für den Umzug in ein schlankes Büro.

Betrachten Sie die folgenden Fragen.

1. Wie kann ich Informationen über Verluste an alle Mitarbeiter der Organisation weitergeben?
2. Welche Verluste können schnell beseitigt werden?
3. Was kann getan werden, um die Kundenzufriedenheit sofort zu verbessern?

Diese Fragen werden andere zum Nachdenken anregen und Ihnen helfen, ein produktives Gespräch über Verlust zu führen.

Bedingung 4: Beteiligung des Managements

Unternehmen wie Microsoft, Wal-Mart, Federal Express, GE und Nike haben eines gemeinsam, ein sehr wichtiges Merkmal – den unbestrittenen Marktführer an der Spitze, der sich von den anderen leiten lässt. Die Top-Manager Bill Gates, Sam Walton und Fred Smith sind der Kern ihres Unternehmens. Sie zeichnen sich durch außergewöhnliche Einsicht aus, und sie waren es, die ihr Geschäft in ein unsterbliches Imperium verwandelten.

John Maxwell beschreibt in seinem Buch Die 21 unwiderlegbaren Gesetze der Führung sein erstes Gesetz, das Gesetz der Obergrenze, wie folgt: „Die Fähigkeit zu führen bestimmt den Grad der Effektivität einer Person (Organisation). Starke Führung verbessert die Fähigkeiten einer Organisation erheblich. Wenn die Führung schwach ist, dann ist die Kapazität der Organisation begrenzt.“

Es ist wichtig zu verstehen, dass der Übergang zu Lean Management ohne die 100-prozentige Beteiligung der Unternehmensleitung nicht möglich ist. Wann Generaldirektor Lesen im Flugzeug auf dem Rückweg aus dem Urlaub etwa schlanke Fertigung im Wall Street Journal seinem Topmanager sagt: „Da ist was dran“, bedeutet das nicht, dass er bereit ist für langfristige Veränderungen.

Die Führung des Unternehmens sollte vom Wunsch nach Verbesserung getrieben sein. Die oberste Führungskraft muss sich aktiv an der Umsetzung neuer Prinzipien beteiligen. Auch wenn drei Personen an einem Pilotprojekt zum Reengineering von Geschäftsprozessen beteiligt sind, sollte das Top-Management des Unternehmens daran beteiligt sein. Diese Teilnahme bedeutet:

• Zuweisung notwendiger Ressourcen;
• Teilnahme am Kick-off-Meeting;
• gegebenenfalls Beratung des Teams;
• Interesse an Teamleistungen zeigen und an Teambesprechungen teilnehmen;
• Belohnung des Teams basierend auf der Leistung;
• Unterstützung der Teammitglieder bei Schwierigkeiten.

Diese Liste erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit, skizziert aber die wesentlichen Möglichkeiten, wie Unternehmensleitungen ihr Interesse an Lean Management bekunden können.

Zeitrahmen

Der Wechsel zu einem schlanken Büro kann zwischen einigen Monaten und einigen Jahren dauern. Dies hängt von folgenden Faktoren ab:

1. Organisationsgröße. Je kleiner die Organisation, desto weniger Zeit wird es in Anspruch nehmen. In großen Unternehmen (mehr als 500 Büroarbeiter) sollten Sie zunächst Pilotprojekte in einer Abteilung starten und dann das gesamte Unternehmen abdecken.
2. Verfügbarkeit der notwendigen Werkzeuge.
3. Bewusstsein für die Vorteile. Die Neuorganisation des Büros wird erfolgreich sein, wenn sich das Unternehmen der Notwendigkeit bewusst ist, Mitarbeiter in verwandten Berufen auszubilden, zwischen Abteilungen zusammenzuarbeiten, Generalisten anstelle enger Spezialisten einzustellen, Organisationswissen zu nutzen und Partnerschaften zwischen Managern und Untergebenen zu fördern.