So antworten Sie richtig auf eine E-Mail. Internetleben

Und der Absender wartet auf eine Antwort von Ihnen. Wie macht man es richtig? Natürlich können Sie dem Absender einen Brief mit einer Antwort schicken, in dem Sie angeben können, dass es sich um eine Antwort auf eine E-Mail von diesem oder jenem Datum und diesem oder jenem Thema handelt. Richtiger und einfacher wäre es jedoch, eine spezielle Funktion des Mail-Dienstes zu nutzen, die „ Antwort" Lassen Sie uns am Beispiel von Yandex Mail lernen, wie Sie richtig auf eine E-Mail antworten.

So antworten Sie richtig auf E-Mails

Wenn Sie in Ihr Postfach gehen und im Ordner „ Posteingang» ungelesene E-Mail (Absender und Betreff der ungelesenen E-Mail sind fett gedruckt), öffnen Sie sie, indem Sie mit der linken Maustaste darauf klicken.

Lesen Sie den Brief. Wenn eine Antwort erforderlich ist, gibt es zwei Möglichkeiten:

Durch die Verwendung vollständige Form Antwort kann der Brief beliebig formatiert werden, d.h. Schriftart und Schriftfarbe ändern, Links einfügen, Listen erstellen, Emoticons einfügen usw. was mit Methode Nr. 1 nicht möglich ist. Wenn Sie Ihre Antwort also nicht besonders formatieren müssen, können Sie das Schnellantwortformular verwenden, andernfalls verwenden Sie Methode Nr. 2.

Wenn Sie eine Antwort auf Ihre E-Mail erhalten, sieht der Empfänger die Abkürzung „Re:“ im Betreff und seine ursprüngliche Nachricht im Text der E-Mail, der Ihre Antwort vorangestellt ist. Auf Wunsch kann der Absender beim Eingeben einer Antwort natürlich die ursprüngliche Nachricht löschen, besser ist es jedoch, zumindest einen Teil davon zu belassen. In diesem Fall erkennt der Empfänger sofort, um welchen konkreten Brief es sich bei der Antwort-E-Mail handelt.

Im letzten Jahrzehnt hat sich E-Mail möglicherweise zu einem der beliebtesten Mittel der Geschäftskommunikation entwickelt. Heutzutage ist es ziemlich schwierig, jemanden zu finden, der in seiner Praxis der zwischenmenschlichen und interkulturellen Kommunikation nicht E-Mail nutzt. Wir scannen schnell die Adressen und Betreffzeilen eingehender Nachrichten mit unseren Augen und entscheiden, welche Briefe wir lesen und welche wir löschen möchten, ohne sie zu öffnen. Abhängig von der Beziehung zwischen Korrespondenten kann die Korrespondenz geschäftlicher oder privater Natur sein. Wenn es sich um einen privaten Brief handelt, gibt es keine strengen ethischen Anforderungen – der Schreibstil und die Präsentationsweise hängen hauptsächlich vom Grad der Vertrautheit mit dem Adressaten ab.

Heutzutage ist es ziemlich schwierig, ein Unternehmen zu finden, das in seiner zwischenmenschlichen Kommunikationspraxis nicht auf E-Mail setzt. Es ist zu beachten, dass es bei der gewöhnlichen Geschäftskorrespondenz per E-Mail allgemein anerkannte Regeln gibt, die Sie kennen und befolgen müssen. Lassen Sie uns im Detail auf die wichtigsten eingehen.

Regel 1. Füllen Sie beim Versenden einer E-Mail unbedingt alle Felder aus. IN Gesamtansicht Der Aufbau einer geschäftlichen E-Mail lässt sich wie folgt darstellen:

Adresse und Name des Absenders.

Empfängeradresse (oder Empfängeradressen, wenn ein Brief mit einem Text an mehrere Empfänger gesendet werden muss).

Die Bedeutung des Schreibens (falls erforderlich).

Betreff des Briefes.

Anwendung.

Ein Brief bestehend aus einer Begrüßung; der Haupttext des Briefes; Schlussfolgerungen; und Unterschriften.

Regel 2. Adresse und Name des Absenders müssen erkennbar sein. Geben Sie daher beim Öffnen eines Postfachs immer Ihren Vor- und Nachnamen in die Spalte „Absendername“ ein. Die vertrauenswürdigste Adresse ist eine, die Ihren echten Namen sowie den Namen Ihrer Organisation im Domainnamen enthält, zum Beispiel: Diese Adresse E-Mail vor Spam-Bots geschützt. Um es anzuzeigen, muss JavaScript aktiviert sein. .

Regel 3. Füllen Sie unbedingt die Spalte „Betreff des Briefes“ aus. Die Betreffzeile eines Briefes ist ein besonderes Erfordernis eines Briefes, dessen Vorhandensein die Arbeit mit der elektronischen Korrespondenz erheblich erleichtert. Das Schicksal eines Briefes hängt sehr oft von seinem Betreff ab, insbesondere wenn Name und Adresse des Absenders nichts aussagen. Die Betreffzeile des Briefes sollte kurz – nicht mehr als 50 Zeichen – und prägnant sein. Je einfacher und klarer der Betreff des Briefes ist, desto wahrscheinlicher ist es, dass der Brief gelesen wird und eine Antwort erhält. Wenn Sie zum ersten Mal jemandem schreiben, müssen Sie besonders sorgfältig über das Thema nachdenken.

Regel 4. Verwenden Sie das Symbol („Re:“) nur zum Antworten. Öffnen Sie über das Symbol im Adressfeld des Briefes, auf den Sie antworten, das Formular zum Verfassen einer Antwort. Dieses Formular enthält bereits die Adresse Ihres Gesprächspartners, den Text seines Briefes und den Betreff. Das Piktogramm (Re) ist eine Abkürzung Englisches Wort„Antwort:“ oder „Antwort:“ bedeutet „Meine Antwort auf:“. Wenn sich daher der Betreff des Briefes ändert, müssen Änderungen am Betreff mithilfe des Abwärtspfeils rechts neben dem Re-Symbol vorgenommen werden. Wählen Sie in der sich öffnenden Dropdown-Liste den Befehl „Thema ändern“.

Wenn Sie beim Beantworten einer E-Mail den Hauptpunkt des Dialogs ändern, ändern Sie den Betreff entsprechend oder, noch besser, beginnen Sie eine Diskussion über ein neues Problem, indem Sie eine neue E-Mail erstellen.

Regel 5. Um ein vorzeitiges Versenden zu vermeiden, geben Sie die Empfängeradresse erst ein, wenn der Brief fertig, geprüft und versandbereit ist. Seien Sie vorsichtig mit der Schaltfläche „Senden“: Stellen Sie sicher, dass Sie den Brief an die gewünschte Person senden.

Regel 6. Stellen Sie sicher, dass Sie vor dem Haupttext des Briefes eine Begrüßung schreiben, die aus einem Begrüßungswort und dem Namen des Empfängers besteht. Einige Benutzer glauben, dass es nicht nötig ist, eine Begrüßung in eine E-Mail zu schreiben, da es sich angeblich um ein bedeutungsloses Relikt der Papierpost handelt, keine wesentlichen Informationen enthält und nur Standardwörter enthält.

Die Begrüßung enthält Informationen über die Erziehung des Briefschreibers. Als Begrüßung verwenden das folgende Formular Grüße: „Guten Tag, lieber (respektierter) + Name, Patronym des Adressaten!“ oder „Lieber (respektierter) + Name, Patronym des Adressaten, hallo!“ und kommen Sie erst danach zum Zweck Ihrer Nachricht.

In Europa ist es üblich, sich immer mit „Sehr geehrte Damen und Herren“ oder weniger förmlich anzusprechen, insbesondere wenn Sie den Adressaten kennen: „Sehr geehrte Damen und Herren, Name“. In den USA, wo das Tempo des Lebens und der Korrespondenz intensiver ist, beginnt eine E-Mail mit einer Adresse, die aus einem Namen und einem kurzen „Hi + Name“ besteht. Im Russischen wird nach der Bezugnahme auf ein Ausrufezeichen gesetzt schriftlich in jeder Art von Korrespondenz: geschäftlich, privat, offiziell usw., während in Englisch Alle diese Genres verwenden ein Komma.

Regel 7. Strukturieren Sie Ihren Brief richtig. Denn das Lesen auf einem Bildschirm ist viel schwieriger als das Lesen von Papier. Teilen Sie den Text des Briefes in logische Absätze auf. Versuchen Sie, Sätze mit nicht mehr als 15–20 Wörtern zu halten. Trennen Sie Absätze durch einen Einzug oder eine Leerzeile voneinander.

Regel 8. Fassen Sie sich kurz und prägnant. Der Hauptteil des Briefes ab dem ersten Absatz sollte die Aufmerksamkeit des Lesers ebenso erregen wie sein Betreff. Seien Sie sich der begrenzten Zeit des potenziellen Lesers bewusst. Beginnen Sie mit dem Zweck des Briefes, dieser sollte im ersten Satz klar dargelegt werden. Wenn die ersten Sätze richtig formuliert sind, dann liegt ein sehr vor hohe Wahrscheinlichkeit dass der Empfänger des Briefes ihn bis zum Ende liest. Eine E-Mail soll Informationen schnell übermitteln. Wenn Sie wichtige, umfangreiche Informationen versenden müssen, ist es besser, einen kurzen Begleittext in eine E-Mail zu schreiben und die Informationen selbst als Anhang zu formatieren.

Regel 9. Bevor Sie mit dem Schreiben Ihres Briefes beginnen, fügen Sie bitte einen Anhang bei. Wie oft haben Sie einen Brief erhalten, dessen Zweck darin bestand, einen Anhang zu versenden, ohne diesen eigentlichen Anhang?! Eine solche Nachlässigkeit wirkt sich möglicherweise nicht optimal auf den Ruf Ihres Unternehmens aus.

Regel 10. Wenn Sie jemandem zum ersten Mal schreiben, fügen Sie keine Anhänge bei. Wenn Sie einen Anhang ohne Zustimmung des Empfängers versenden, vermerken Sie unbedingt im Text des Briefes, um welche Art von Datei es sich handelt. Hängen Sie keine Anhänge an, die größer als 5 MB sind, da dies passieren kann. unangenehme Situation: Sie senden Ihre Datei in einer Sekunde an den Mailserver und Ihr Empfänger lädt sie eine Stunde lang herunter.

Regel 11. Beantworten Sie beim Verfassen Ihres Antwortschreibens ALLE an Sie gestellten Fragen. Wenn Ihnen die Antwort schwer fällt, schreiben Sie direkt.

Regel 12. Bevor Sie Ihre E-Mail senden, überprüfen Sie Ihre Rechtschreibung, Grammatik und Zeichensetzung. Nur weil E-Mail eine schnelle Kommunikationsmethode ist, heißt das nicht, dass sie schlampig sein muss. Bauen Sie Ihre Phrasen in Bezug auf Rechtschreibung und Grammatik so kompetent wie möglich auf. Dies ist nicht nur deshalb wichtig, weil ein analphabetisch geschriebener Brief den Eindruck von Ihnen verderben kann und weil es sehr schwierig ist, den Text ohne Kommas und Punkte zu lesen.

Regel 13. E-Mails müssen beantwortet werden. Bei E-Mails geht es darum, mit anderen Menschen in Kontakt zu treten, und ein wenig Höflichkeit kann nie schaden. Nach den Regeln der Etikette müssen E-Mails beantwortet werden und die Antwortzeit sollte drei Tage nicht überschreiten. Wenn Sie innerhalb dieser Frist nicht auf eine E-Mail antworten, handelt es sich um eine klare Kommunikationsverweigerung. Wenn Sie mehr brauchen lange Zeit Um auf den Brief zu antworten, lohnt es sich, die Gründe für die Verzögerung zu erläutern. Wenn Sie eine E-Mail mit einem Anhang erhalten, stellen Sie sicher, dass der Anhang angekommen ist und normal geöffnet wurde. Wenn Sie Briefe von unbekannten Personen erhalten, können Sie diese möglicherweise nicht beantworten. Sie können ohne Lesen gelöscht werden. Wenn Sie eine unerwünschte E-Mail mit einer angehängten Datei erhalten, sollten Sie die Datei löschen, ohne sie zu entpacken: Höchstwahrscheinlich handelt es sich dabei um die Quelle eines Computervirus.

Regel 14. Bitten Sie nicht um eine Lesebestätigung. Nach dem Text des Hauptbriefes und vor Ihrer Unterschrift können Sie folgenden Satz schreiben: „Bitte bestätigen Sie den Erhalt des Briefes per Antwortschreiben oder rufen Sie die unten angegebenen Telefonnummern an.“

Regel 15. Sie sollten in Ihrer Nachricht niemals Großbuchstaben verwenden. TEXT IN GROSSBUCHSTABEN gilt als Schreien. Bestenfalls gilt er in Sachen Netiquette als Analphabet. Dies kann bei Ihrem Leser zu Irritationen oder anderen unerwünschten Reaktionen führen.

Regel 16. Kommunizieren Sie niemals vertrauliche Informationen per E-Mail. Seien Sie bei der Weiterleitung Ihrer Nummern sehr vorsichtig Bankkarten oder andere vertrauliche Informationen im Text der E-Mail. Bei der Weiterleitung können E-Mails abgefangen und zum persönlichen Vorteil genutzt werden. Darüber hinaus bleibt die von Ihnen gesendete E-Mail für immer im Speicher des Computers.

Regel 17. Vermeiden Sie übermäßige Abkürzungen und emotionales Design. Vermeiden Sie in geschäftlichen E-Mails die Verwendung von Abkürzungen wie „BTW“ (übrigens) oder „LOL“ (Laugh Out Loud), auch Emoticons („lächelnde Gesichter“) genannt. Sie sind in der Geschäftskorrespondenz unangemessen, insbesondere weil der Empfänger des Briefes ihre Bedeutung möglicherweise nicht kennt.

Regel 18. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Unterschrift am Ende des Briefes anbringen. Eine Signatur ist ein kleiner Textblock am Ende Ihrer Nachrichten, der Sie identifiziert und Ihre Kontaktinformationen enthält. Halten Sie Ihre Unterschrift kurz: nicht mehr als vier bis sieben Zeilen. Eine lange Signatur nimmt viel Platz in Anspruch und kann nervig sein. Mehrere einbeziehen mögliche Wege Kontaktaufnahme mit Ihnen (in der Regel sind dies Telefon- und Faxnummern) sowie ein Link zur Website Ihres Unternehmens.

Basierend auf Artikeln:

1. 32 wichtigste Tipps zur E-Mail-Etikette.E-Mail-Etikette. [Elektronische Ressource] http://www.emailreplies.com/ Abgerufen am 19.09.2015.

2. Die 26 wichtigsten Regeln der E-Mail-Etikette. [Elektronische Ressource] http://email.about.com/od/emailnetiquette/tp/core_netiquette.htm Abgerufen am 20. September 2015.

Das Material wurde von L.A. Shutilina, Methodikerin des Staatlichen Medizinischen Zentrums für Hunde- und Medizinmedizin, erstellt

In den letzten Jahrzehnten hat die Geschäftskorrespondenz per E-Mail enorm an Popularität gewonnen und ist zu einer der wichtigsten Methoden der Geschäftskommunikation geworden. Heutzutage ist es schwierig, jemanden zu finden, der E-Mail nicht in der zwischenmenschlichen Kommunikation nutzt. Trotzdem stellen sich heute viele die Frage: Damit alle Regeln eingehalten werden? Wie man mit einem kompetenten Brief den Adressaten formt guter eindrucküber den Absender?

Dieser Artikel beschreibt die Regelungen für die Geschäftskorrespondenz per E-Mail und praktische Ratschläge Die im Artikel vorgestellten Informationen helfen Ihnen dabei, das Richtige zu lernen Geschäftskommunikation beim Verfassen von E-Mails.

Viele Menschen beginnen ihren Arbeitstag damit, in ihrem Postfach nach neuen Nachrichten zu suchen. Leider wissen viele trotz der Verbreitung dieser Methode des Informationsaustauschs nicht, wie man die Sprache der Geschäftskorrespondenz richtig verwendet, und verwechseln E-Mails mit einer informellen Kommunikationsform.

Dank der schnellen Zustellung vereinfacht es den Austausch wichtiger amtlicher Dokumente, Formulare, Anträge, aber auch hier machen Menschen beim Versenden von Briefen Fehler. Es kommt sehr häufig vor, dass Empfänger beim Verfassen einer E-Mail beim Austausch von Dateien aus irgendeinem Grund keine begleitenden Aufsätze verfassen und keine Themen eingeben, was die Arbeit der Empfänger erschweren kann. Der Zweck dieses Artikels besteht darin, die Frage zu beantworten: Wie verschickt man einen Brief per E-Mail und hält alle Regeln der geschäftlichen schriftlichen Kommunikation per E-Mail ein?

Beim Verfassen von E-Mails müssen alle vorgesehenen Felder ausgefüllt werden

Die Regeln der Geschäftskorrespondenz per E-Mail verpflichten den Absender des Briefes, alle in der E-Mail vorgesehenen Felder auszufüllen, wie z. B. die Adresse und den Namen des Empfängers und des Absenders des Briefes. Es muss ein Betreff beschrieben werden, der das Wesentliche des zu versendenden Briefes kurz beschreibt. Sehr oft hängt das Schicksal des versendeten Briefes und die Geschwindigkeit der Lösung des darin genannten Problems vom richtig beschriebenen Thema ab. Eine geschäftliche E-Mail sollte mit einer Begrüßung beginnen – dieser einfache Ausdruck des Respekts gegenüber dem Empfänger ist bei der Korrespondenz sehr wichtig. Nach der Begrüßung sollte ein Text stehen, der als „Briefkörper“ bezeichnet wird, und am Ende sollte eine Unterschrift stehen, zum Beispiel „Mit Respekt, Petr Ivanovich Brisov“.

Grüße in der Geschäftskorrespondenz

Auf diesen Punkt sollte man sich weiter konzentrieren, da eine Geste des Respekts in jedem Aspekt der Geschäftskommunikation sehr wichtig ist. Der optimale Begrüßungssatz ist „Guten Tag“ oder „Hallo“. Bei der Geschäftskorrespondenz per E-Mail ist es dem Absender nicht gestattet, die Formulierungen „Guten Abend“ oder „Guten Abend“ zu verwenden. Guten Morgen“, da der Empfänger den Brief möglicherweise erst lange nach Erhalt liest. Es ist auch nicht korrekt, umgangssprachliche Ausdrücke zur Begrüßung zu verwenden.

Nach einem Grußwort oder einer Grußformel sollten Sie den Empfänger mit Namen und Vatersnamen ansprechen, und wenn der Name dem Absender unbekannt ist, kann dieser Moment übersprungen werden. Anschließend können Sie mit der Angabe des Zwecks des Briefes fortfahren.

Angehängte Dateien in geschäftlichen E-Mails

Wenn der Hauptzweck des Briefes nicht nur die schriftliche Darstellung und Darstellung des Kerns der Angelegenheit, sondern auch das Versenden einer Datei ist, ist es besser, zuerst den gesendeten Gegenstand anzuhängen. Es kommt oft vor, dass viele Absender aus Unaufmerksamkeit vergessen, den erforderlichen Anhang beizufügen, nachdem sie im Hauptteil des Briefes den Kern des Problems dargelegt haben. Eine solche Nachlässigkeit kann sich negativ auf den geschäftlichen Ruf des Absenders eines Geschäftsbriefs auswirken.

Die E-Mail-Adresse sollte erkennbar und prägnant sein

Die Regeln der Geschäftskorrespondenz per E-Mail verlangen vom Absender einen erkennbaren elektronischen Namen, der wahrheitsgemäße Angaben zum Namen des Absenders enthalten muss. Offizielle Briefe und Appelle sehen sehr unpräzise und dumm aus, wenn die E-Mail-Adresse informelle Ausdrücke oder Wörter enthält, zum Beispiel die E-Mail-Adresse „limon_petya“. Das sieht für einen Erwachsenen sehr unwürdig aus. Für die Geschäftskorrespondenz ist es besser, eine separate E-Mail zu erstellen und die geschäftliche E-Mail-Etikette zu beachten.

Verwenden Sie die Funktion „Schnellantwort“ (Response), um auf zuvor empfangene E-Mails zu antworten

Die Reply- oder Response-Funktion (in ihrer Kurzfassung sieht sie aus wie Re:) hilft dem Benutzer auf schnelle Weise Auf zuvor gesendete Nachrichten des Absenders antworten. Diese Funktion verfügt auch über die universelle Fähigkeit, frühere Korrespondenz mit einem Gesprächspartner zu einem bestimmten Thema zu lesen. Die Regeln der Geschäftskorrespondenz per E-Mail verpflichten den Absender jedoch dazu, den Betreff des Geschäftsbriefs umzubenennen, wenn sich während der Korrespondenz der Kern der Diskussion ändert.

Bevor Sie einen Geschäftsbrief versenden, sollten Sie ihn auf Rechtschreib- und Zeichensetzungsfehler überprüfen.

E-Mail vereinfacht den Informationsaustausch, doch bei der Geschäftskorrespondenz sollten Sie die Regeln der russischen Sprache nicht vernachlässigen, da ein leichtfertiger Fehler die Autorität des Absenders beeinträchtigen kann. Bevor Sie einen Brief verschicken, sollten Sie den Text mehrmals durchgehen und ihn sorgfältig auf Rechtschreibung und Rechtschreibung prüfen Interpunktionsfehler. Viele E-Mail-Clients verfügen über eine Rechtschreibprüfung, daher sollten Sie auf die rot unterstrichenen Wörter achten. Wenn Sie Zweifel an der korrekten Schreibweise haben, sollten Sie im Internet nach Hilfe suchen oder die Rechtschreibung mithilfe eines Rechtschreibwörterbuchs überprüfen.

Das Adressatenfeld sollte zuletzt ausgefüllt werden.

Um den Versand unvollendeter oder unbearbeiteter Briefe zu vermeiden, sollte die Adresse des Empfängers eines Geschäftsbriefs erst im allerletzten Moment vor dem Versand eingegeben werden. Diese Regel gehört auch zu den Grundlagen der geschäftlichen E-Mail-Korrespondenz. Es kommt vor, dass E-Mails beim Ausfüllen des Adressatenfelds eine Liste zuvor verwendeter Empfänger enthalten. Auch hier sollten Sie Ihre Aufmerksamkeit darauf richten, um nicht versehentlich einen verfassten Geschäftsbrief an einen Drittadressaten zu senden.

Strukturierung eines Geschäftsbriefes

Die Regeln zur Textstrukturierung gelten nicht nur für Papiermedien, sondern auch für die Geschäftskorrespondenz per E-Mail. Für den Empfänger ist es nicht immer bequem, große Textmengen von Briefen auf dem Bildschirm zu lesen. Um diesen Punkt zu vereinfachen, sollten Sie den Text in logisch aufgebaute kleine Absätze unterteilen und beim Verfassen von Geschäftsbrieftexten komplizierte Sätze vermeiden. Optimale Länge Ein Satz in einem Geschäftsbrief sollte nicht mehr als fünfzehn Wörter umfassen.

Das Wesentliche eines Geschäftsbriefes sollte im Wesentlichen dargelegt werden

Neben dem vorgegebenen Thema des Geschäftsbriefes sollten den Empfänger auch die klar formulierten ersten und zweiten Sätze des Haupttextes interessieren. Die Aufgabe des Absenders besteht darin, zu Beginn des Briefes den Kern des Problems oder Anliegens darzulegen, mit dem er sich an den Empfänger wendet. Im ersten Satz sollte der Zweck angegeben werden, zu dem der Geschäftsbrief versendet wird. Beispiel: „Wir informieren Sie darüber, dass die Laufzeit der Verpflichtung aus Vertrag Nr. 45 vom 01.02.2017 „Über die Lieferung von Schüttgütern“ ausläuft. Um den Vertrag zu verlängern, müssen Sie ein zweites Dokumentenpaket einreichen.“ Durch die Zweckbestimmung hat der Beschenkte die Möglichkeit, sich darauf einzulassen Hauptidee Geschäftsbrief. Wenn der Text des Briefes zu groß ist, ist es besser, die Funktion zum Anhängen eines Objekts als Anhang im Formular zu nutzen Textdokument, aber gleichzeitig sollte der begleitende Aufsatz, der den Geschäftsbrief hervorhebt, mit einem Textfeld belassen werden. Beispiel: „Wir senden Ihnen eine elektronische Kopie des Briefes der Firma Mak-Stroy LLC zur Überprüfung.“ Wir bitten Sie, uns Ihre Entscheidung über die Verlängerung des Vertrags Nr. 45 vom 01.02.2017 „Über die Lieferung von Schüttgütern“ bis zu der im Schreiben genannten Frist mitzuteilen.“

Jede geschäftliche E-Mail sollte eine Antwort haben.

Es gibt negative Beispiele für Geschäftskorrespondenz, wenn der Empfänger den Geschäftsbrief aus irgendeinem Grund ignoriert. Manchmal kann es tatsächlich Fälle geben, in denen die Antwort aufgrund von nicht gegeben werden kann bestimmte Situationen Beispielsweise kann es mehrere Tage dauern, bis das Problem gelöst ist, oder der Empfänger ist in Gedanken und kann die gestellte Frage nicht sofort beantworten. In diesem Fall sollte ein kurzer Kommentar zu diesem Thema abgegeben werden, zum Beispiel „Hallo, Pjotr Iwanowitsch. Ich habe Ihren Brief erhalten, aber heute fällt es mir schwer, darauf zu antworten, da ich mich an die Geschäftsleitung wenden muss. Ich werde Ihr Problem melden Generaldirektor unser Unternehmen und werden bis Ende der Woche eine offizielle Antwort geben. Mit freundlichen Grüßen, Verkaufsabteilungsleiter Belov Ivan Gennadievich.“

Es sei daran erinnert, dass das Schweigen des Empfängers eines Geschäftsbriefs als Ignorieren und Verweigern der Kommunikation mit dem Absender gewertet werden kann, wenn innerhalb von drei Werktagen keine Antwort erfolgt.

Wenn Sie Antwortschreiben schreiben, sollten Sie alle gestellten Fragen beantworten.

Wenn der an den Empfänger gesendete Brief fragenden Charakter hat, sollten Sie beim Verfassen des Briefes die Fragen in der Reihenfolge beantworten, die im erhaltenen Text des Geschäftsbriefs angegeben ist. Sofern Fragen gestellt wurden, erhofft sich der Absender konkrete Antworten darauf. Wenn Sie einen Brief verfassen, sollten Sie Ihre Antworten nicht nummerieren; Sie müssen lediglich Ihre Gedanken der Reihe nach darlegen. Um alle gestellten Fragen zu beantworten, müssen Sie den erhaltenen Geschäftsbrief zunächst mehrmals durchlesen, und wenn es zu viele Fragen sind, ist es besser, diese separat aufzuschreiben, damit sie nicht übersehen werden. Wenn es nicht möglich ist, einige der gestellten Fragen zu beantworten, ist es erwähnenswert, dass im Moment aus irgendeinem Grund keine Antwort gegeben werden kann.

Verwenden Sie nicht zu häufig Abkürzungen, emotionales Design und Großbuchstaben

Es gibt negative Beispiele für Geschäftskorrespondenz, wenn Absender diese durch die Verwendung informeller Zeichen in Form von Emoticons verwässern. Ihre Verwendung ist bei der Kommunikation beliebt soziale Netzwerke Die Regeln der Geschäftskorrespondenz erlauben solche Ausdrucksformen von Emotionen jedoch nicht, da der Empfänger ihre wahre Bedeutung möglicherweise nicht kennt und sie für eine unverständliche Reihe von Satzzeichenfehlern hält.

Sie sollten auch aufhören, Texte zu schreiben. in Großbuchstaben. Im Internet werden in Großbuchstaben geschriebene Wörter als „auffällige Phrasen“ bezeichnet, und oft haben solche Phrasen eine negative Konnotation. Der Empfänger kann beim Lesen eines elektronischen Geschäftsbriefes eine solche Schriftart negativ bewerten, was sich nachteilig auf die Bedeutungswahrnehmung auswirkt. Wenn Sie in einem Geschäftsbrief die Wichtigkeit eines Punktes hervorheben müssen, ist es besser, einleitende Formulierungen zu verwenden, zum Beispiel: „Bitte beachten Sie, dass Sie bis spätestens 10.02.2017 ein Paket mit Dokumenten zur Vertragsverlängerung vorlegen müssen.“ “ oder „Bitte beachten Sie, dass die Unterlagen zur Vertragsverlängerung bis zum 10.02.2017 eingereicht werden müssen.“

Übermitteln Sie keine sensiblen Informationen per E-Mail

Bei der Übermittlung persönlicher oder vertraulicher Informationen ist elektronische Kommunikation am besten zu vermeiden. Postfächer, da die Gefahr besteht, dass Informationen von Angreifern abgefangen und für eigene Zwecke genutzt werden. Zu diesen Informationen können gehören: Telefonnummern, Passwörter für Bankkarten, persönliche Bankkonten usw. Es ist wichtig zu bedenken, dass die Informationen auf dem Server des E-Mail-Agenten gespeichert sind und bei einem Hackerangriff gestohlen werden können.

Die Unterschrift des Absenders muss am Ende des Briefes stehen.

Wie bereits erwähnt, muss jeder versendete Brief eine bestimmte Unterschrift enthalten. Postfachentwickler führen häufig eine Signaturblockfunktion ein, in die Sie Ihre Berufsbezeichnung, Ihren Namen und Ihre Kontakttelefonnummer eingeben können. Anschließend erscheint dieser Block automatisch am Ende jedes Buchstabens, was das Tippen erleichtert. Es ist wichtig, eine Unterschrift richtig zu schreiben, damit der Empfänger bei der Beantwortung des Briefes die Möglichkeit hat, den Absender korrekt anzusprechen. Ein Beispiel für eine Unterschrift könnte so aussehen: „Mit Respekt, Nikolai Alexandrowitsch Petrow, +79810000000.“

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass Sie keine zusätzlichen und komplexen Grundlagen beherrschen müssen, um die Geschäftskorrespondenz per E-Mail zu verstehen. Man muss einfach dabei bleiben Grundregeln Etikette und beachten Sie die Normen der russischen Sprache.

Sehr oft verspüren Sie nach dem Lesen einer an Sie gesendeten E-Mail möglicherweise die Versuchung, eine Antwort-E-Mail zu schreiben. Manchmal kann eine ganze Diskussion zwischen Ihnen und Ihrem Brieffreund entstehen. Du hast zum Beispiel seinen Brief beantwortet, er antwortet auf deine Antwort und stellt neue Fragen, du antwortest und stellst deine eigenen usw.

Das Gute an E-Mails ist, dass Nachrichten von Ihnen an Ihren Empfänger und zurück fast sofort zugestellt werden. Aus diesem Grund sind solche Gespräche per E-Mail möglich geworden, obwohl es für diese Kommunikationsform natürlich auch bequemere Dienste gibt. Es wäre einfach undenkbar, sich eine solche Übermittlung von Briefen per normaler „Papierpost“ vorzustellen. Briefe werden dort so langsam verschickt, dass E-Mail zu einem lebensrettenden Dienst geworden ist, der es den Menschen ermöglicht, viel schneller und völlig kostenlos zu kommunizieren.

Video-Tutorial: So antworten Sie auf eine empfangene E-Mail

Video-Tutorial: So leiten Sie eine E-Mail an eine andere Adresse weiter

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Wenn wir einem Freund oder Verwandten einen Brief schreiben, können wir Fehler und Satzzeichen ignorieren, Wörter nach Belieben abkürzen und Slang verwenden. Die Hauptsache ist, deutlich zu machen, worüber wir reden. Aber wenn wir einem Fremden oder einer unbekannten Person schreiben und von ihm eine Antwort bekommen wollen, dann sollten wir einige Regeln beachten.

Kommunikationsregeln

1. Geben Sie immer den Betreff des Briefes an.

Das Feld „Betreff“ muss in jedem Fall ausgefüllt werden und es ist sehr wünschenswert, dass es mit dem Inhalt der Nachricht übereinstimmt.

Wenn Sie beispielsweise einen Termin für eine Beratung am 5. März vereinbaren möchten, schreiben Sie: „Melden Sie sich für eine Beratung an (03/05).“

2. Wenn Sie auf einen Brief antworten, speichern Sie Ihren Korrespondenzverlauf.

Wenn Sie einen Brief von jemandem erhalten, können Sie auf drei Arten darauf antworten:

Kopieren Sie die Adresse des Absenders und schreiben Sie ihm einen neuen Brief.
Klicken Sie auf das spezielle Antwortfeld unten in der Nachricht.
Benutzen Sie die Schaltfläche „Antworten“.

Bei geschäftlicher Korrespondenz sollten Sie auf die dritte Art antworten, also auf die Schaltfläche „Antworten“ klicken. Es öffnet sich eine neue E-Mail, in der die E-Mail wiederholt wird, die Sie erhalten haben. Das Thema ist das gleiche, nur mit dem Präfix „Re:“, der Originaltext wird vollständig zitiert.

Dies ist das Standard-Antwortformular und Sie sollten daran nichts ändern. Ihre Antwort muss vor dem zitierten Text abgedruckt werden. Dies geschieht, damit sich jeder Gesprächsteilnehmer jederzeit an das Besprochene erinnern kann.

3. Sagen Sie immer „Hallo“ und sprechen Sie Ihren Gesprächspartner mit „Sie“ an.

Jede Nachricht sollte mit einer Begrüßung beginnen. Und es ist besser, wenn es individuell ist. Rufen Sie den Gesprächspartner gegebenenfalls beim Namen an, andernfalls beim Vornamen und Vatersnamen.

Es empfiehlt sich, den Brief mit folgender Konstruktion zu beenden: Mit freundlichen Grüßen ... (Vorname/Nachname oder Vorname/Patronynam).

Zum Beispiel: Hallo, Alexey Petrovich. Bitte senden Sie den Vertrag an Iwan Michailowitsch. Mit freundlichen Grüßen, Ilya Krivosheev

4. Antworten Sie so schnell wie möglich.

Je früher Sie auf eine Nachricht antworten, desto besser. Idealerweise innerhalb weniger Stunden. Es ist aber auch innerhalb weniger Tage möglich. Je länger Sie mit einer Antwort warten, desto schlimmer wirkt sich dies auf Ihren Ruf aus.

Was den Text der Nachricht betrifft, sollten Sie beim Verfassen auch einige Regeln beachten.

Schreiben Sie konkret, aber ausführlich

Lassen Sie die andere Person nicht erraten, was Sie gemeint haben. Wenn das Problem nicht offensichtlich ist, beschreiben Sie es so detailliert wie möglich: Wie Sie zu dem Ergebnis gekommen sind, was genau Sie erreichen möchten und was von Ihrem Gesprächspartner erwartet wird.

Dies bedeutet jedoch nicht, dass Sie alle Details detailliert angeben müssen. Lassen Sie das Unnötige weg – schätzen Sie die Zeit der anderen Person.

Versuchen Sie, kurz und prägnant zu schreiben

Es besteht beispielsweise keine Notwendigkeit, darüber zu sprechen, wie es Ihrer Frau, Ihrer Schwiegermutter und anderen Verwandten geht.

Was die Größe betrifft, idealerweise ein „Bildschirm“ (kein Scrollen). Maximal – Textgröße, die auf ein A4-Blatt passt.

Benutzen Sie gesunden Menschenverstand und guten Anstand

Seien Sie höflich, aufmerksam, vielen Dank für Ihre Briefe und Ihre Zeit.

Was Sie absolut NICHT tun KÖNNEN

1. Satzzeichen missbrauchen.

Ein Ausrufe- oder Fragezeichen genügt. Sie sollten nicht dupliziert werden. Verwenden Sie Ellipsen außerdem nicht zu häufig.

Ein Beispiel für einen „schlechten“ Brief:

2. Verwenden Sie unterschiedliche Schriftarten, Buchstabengrößen und Farben.

Mit E-Mail-Sites und -Programmen können Sie diese Einstellungen ändern. Sie können eine ungewöhnliche Schriftart wählen, Buchstaben größer oder kleiner machen und den Text einfärben verschiedene Farben. Aber das ist in der Geschäftskorrespondenz unangemessen!

Es ist besser, überhaupt nichts zu ändern und alles so zu belassen, wie es standardmäßig ist. Das Einzige, was akzeptabel ist, ist, einige Wörter fett oder kursiv hervorzuheben. Aber nur wenn es nötig ist!

Ein Beispiel für einen „schlechten“ Brief:

3. Fügen Sie Smiley-Bilder ein.

Hinterlassen Sie glückliche und traurige Gesichter, Blumen und Herzen für die persönliche Korrespondenz. IN Geschäftsbriefe Es ist besser, keine Emoticons zu verwenden – weder Text noch Bilder.

Ein Beispiel für einen „schlechten“ Brief:

4. Text in Großbuchstaben drucken.

Das Eingeben von Texten im Internet in Großbuchstaben gilt als schlechtes Benehmen. Dies gilt sowohl für geschäftliche und private Korrespondenz als auch für die Kommunikation in sozialen Netzwerken, Skype, Foren und anderen Orten. Dies gilt im Übrigen sowohl für den gesamten Text als auch für einzelne Wörter.

Für Großbuchstaben ist die Feststelltaste der Tastatur zuständig. Das heißt, wenn alle Ihre Buchstaben in Großbuchstaben geschrieben sind, müssen Sie nur einmal darauf drücken und dann loslassen.

Drucken Sie außerdem den „Betreff“ des Briefes nicht in Großbuchstaben – das ist der Gipfel der Respektlosigkeit!

Notiz: Das Eingeben einzelner Wörter und des gesamten Textes in Großbuchstaben fühlt sich an wie Schreien. Und Schreien ist Aggression, die über die kulturelle Entsprechung hinausgeht.

Wenn Sie im Text wirklich etwas hervorheben müssen, ist es besser, dies in Fett- oder Kursivschrift zu tun.

Und es ist auch sehr ratsam, die Wörter „Dringend“, „Wichtig“ und andere, die Ungeduld ausdrücken, in der Betreffzeile des Briefes zu vermeiden.

Alphabetisierung

Dabei sollten Sie nicht zu streng sein, sondern versuchen, in Ihren Briefen richtig zu schreiben. Ein paar einfache Tipps:

Jeder Satz muss mit einem Großbuchstaben beginnen. Um es einzugeben, halten Sie die Umschalttaste gedrückt.
Am Ende jedes Satzes muss ein Punkt stehen. Im russischen Tastaturlayout befindet es sich in der unteren Reihe rechts (vor Shift).
Um ein Komma einzugeben, halten Sie die Umschalttaste gedrückt und drücken Sie die Punkttaste.
Setzen Sie vor einem Komma oder Punkt kein Leerzeichen. Danach sollte ein Leerzeichen stehen.

Und noch ein Ratschlag für diejenigen, die zumindest ein wenig wissen, wie man den Word-Texteditor (Writer) verwendet. Geben Sie zunächst den Buchstaben in dieses Programm ein. Fehler werden mit einer roten Linie hervorgehoben und durch einen Rechtsklick auf ein solches Wort können Sie es korrigieren.

Kopieren Sie den fertigen Text und fügen Sie ihn in das Buchstabenfeld ein. Vor dem Einfügen sollten Sie jedoch die Formatierung deaktivieren, damit sie ohne Formatierung aus Word (Writer) hinzugefügt werden kann.

Klicken Sie dazu in mail.ru oben auf die Aufschrift „Design entfernen“.

In Yandex.Mail - die Schaltfläche „Design deaktivieren“ rechts.

Nach dem Einfügen kann das Erscheinungsbild wieder aktiviert werden.