Ինչպես լավ պատասխանել նամակին: Ինտերնետային կյանք

Իսկ դրա ուղարկողը սպասում է ձեզանից պատասխանի։ Ինչպե՞ս դա անել ճիշտ: Իհարկե, կարող եք պատասխան նամակ ուղարկել ուղարկողին, որտեղ կարող եք նշել, որ սա պատասխան նամակ է այսինչ ամսաթվից և այսինչ թեմայից: Բայց ավելի ճիշտ և հեշտ կլինի օգտագործել փոստային ծառայության հատուկ գործառույթը, որը կոչվում է այսպես. Պատասխանել«. Եկեք սովորենք, թե ինչպես ճիշտ պատասխանել նամակին, օգտագործելով Yandex Mail-ը որպես օրինակ:

Ինչպես պատասխանել էլփոստին

Մտնելով ձեր փոստարկղ և տեսնելով թղթապանակում » փոստարկղ» չկարդացված նամակ (չընթերցված նամակի ուղարկողն ու թեման թավ են), բացեք այն՝ սեղմելով դրա վրա մկնիկի ձախ կոճակով:

Կարդացեք նամակը, և եթե այն պահանջում է պատասխան, ապա դա կարելի է անել երկու եղանակով.

Ամբողջական պատասխանի ձևի օգնությամբ նամակը կարող է ձևակերպվել ըստ ցանկության, այսինքն. փոխել տառատեսակը, տառատեսակի գույնը, տեղադրել հղումներ, կազմել ցուցակներ, տեղադրել էմոցիաներ և այլն: ինչ չի կարելի անել թիվ 1 մեթոդի համաձայն: Այսպիսով, եթե պատասխանը հատուկ ձևաչափելու կարիք չկա, ապա կարող եք օգտագործել արագ արձագանքման ձևը, հակառակ դեպքում օգտագործել #2 մեթոդը։

Երբ նրանք պատասխան ստանան իրենց էլ.փոստին, հասցեատերը կտեսնի «Re:» հապավումը թեմայի տողում, իսկ սկզբնական հաղորդագրությունը նամակի հիմնական մասում, որին նախորդում է ձեր պատասխանը: Ցանկության դեպքում պատասխանը մուտքագրելիս ուղարկողը, իհարկե, կարող է ջնջել սկզբնական հաղորդագրությունը, բայց դեռ ավելի լավ է թողնել դրա գոնե մի մասը: Այս դեպքում հասցեատերը անմիջապես կհասկանա, թե իր կոնկրետ որ նամակն է պատասխան նամակ ստացել։

Վերջին տասնամյակի ընթացքում էլ.փոստը դարձել է գործարար հաղորդակցության, թերևս, ամենատարածված միջոցներից մեկը: Այսօր բավականին դժվար է գտնել մարդ, ով միջանձնային և միջմշակութային հաղորդակցության իր պրակտիկայում էլեկտրոնային փոստով չօգտագործի: Մի հայացքով արագ սկանավորելով մուտքային հաղորդագրությունների հասցեներն ու առարկաները՝ մենք որոշում ենք, թե որ տառերը կարդալ և որոնք ջնջել՝ առանց բացահայտելու: Նամակագրությունը կարող է լինել գործնական կամ մասնավոր՝ կախված թղթակիցների հարաբերություններից: Եթե ​​նամակը մասնավոր է, ապա էթիկայի տեսակետից խիստ պահանջներ չկան՝ գրելու ոճն ու մատուցման եղանակը հիմնականում կախված են հասցեատիրոջ հետ ծանոթության աստիճանից։

Այսօր բավականին դժվար է գտնել մի ընկերություն, որն իր միջանձնային հաղորդակցության պրակտիկայում էլեկտրոնային փոստով չօգտագործի: Հարկ է նշել, որ էլեկտրոնային փոստի միջոցով սովորական գործնական նամակագրության մեջ կան ընդհանուր ընդունված կանոններ, որոնք դուք պետք է իմանաք և հետևեք: Եկեք ավելի սերտ նայենք ամենակարևորներին:

Կանոն 1Էլեկտրոնային նամակ ուղարկելիս անպայման լրացրեք բոլոր դաշտերը։ Ընդհանուր առմամբ, բիզնես էլփոստի կառուցվածքը կարող է ներկայացվել հետևյալ կերպ.

Ուղարկողի հասցեն և անունը.

Ստացողի հասցեն (կամ ստացողի հասցեները, երբ անհրաժեշտություն կա մեկ տեքստով նամակ ուղարկել մի քանի հասցեատերերի):

Նամակի կարևորությունը (սա անհրաժեշտության դեպքում):

Նամակի թեման.

Հավելված.

Նամակ, որը բաղկացած է ողջույնից; նամակի հիմնական տեքստը; եզրակացություններ; և ստորագրություններ։

Կանոն 2Ուղարկողի հասցեն և անունը պետք է ճանաչելի լինեն: Հետևաբար, փոստարկղ սկսելիս միշտ մուտքագրեք ձեր անունն ու ազգանունը ուղարկողի անվան սյունակում: Ամենավստահելի հասցեն այն հասցեն է, որը պարունակում է ձեր իրական անունը, ինչպես նաև ձեր կազմակերպության անվանումը դոմենի անվան մեջ, օրինակ. Այս էլ. փոստի հասցեն պաշտպանված է սպամ-բոթերից: Դիտելու համար պետք է միացված լինի JavaScript-ը: .

Կանոն 3Անպայման լրացրեք «Թեմա» դաշտը։ Նամակի թեման նամակի հատուկ հատկանիշն է, որի առկայությունը մեծապես հեշտացնում է էլեկտրոնային նամակագրության հետ աշխատանքը։ Նամակի ճակատագիրը շատ հաճախ կախված է թեմայից, հատկապես, եթե ուղարկողի անունն ու հասցեն ձեզ ոչինչ չեն ասում: Նամակի թեման պետք է լինի կարճ՝ ոչ ավելի, քան 50 նիշ, և ընդգծված: Որքան պարզ և պարզ լինի նամակի թեման, այնքան մեծ է հավանականությունը, որ նամակը կկարդա և պատասխան կունենա: Հատկապես անհրաժեշտ է ուշադիր մտածել Թեմայի մասին, երբ առաջին անգամ եք գրում որևէ մեկին:

Կանոն 4Օգտագործեք պատկերակը («Re:») միայն պատասխանի համար: Օգտագործելով նամակի հասցեի դաշտում տեղադրված պատկերակը, որին պատասխանում եք, բացեք պատասխանը կազմելու ձևը։ Այս ձևաթուղթն արդեն պարունակում է ձեր զրուցակցի հասցեն, նրա նամակի տեքստը և թեման: Սրբապատկերը (Re) անգլերեն «Reply:» կամ «Response:» բառի հապավումն է և նշանակում է «Իմ պատասխանը.»: Հետևաբար, եթե նամակի թեման փոխվում է, թեմայի փոփոխությունները պետք է կատարվեն՝ օգտագործելով Re պատկերակի աջ կողմում գտնվող ներքև սլաքը: Բացվող բացվող ցանկում ընտրեք «փոխել թեման» հրամանը։

Եթե ​​ինչ-որ մեկի էլեկտրոնային փոստին պատասխանելիս փոխում եք երկխոսության հիմնական գաղափարը, համապատասխանաբար փոխեք Թեման, բայց ավելի լավ է նոր հարցի քննարկում սկսել՝ ստեղծելով նոր նամակ:

Կանոն 5Վաղաժամ ուղարկելուց խուսափելու համար մուտքագրեք ստացողի հասցեն միայն այն ժամանակ, երբ նամակն ավարտված է, ստուգված և պատրաստ է ուղարկվելու: Զգույշ եղեք «Ուղարկել» կոճակի հետ. համոզվեք, որ նամակն ուղարկել եք նրան, ում ցանկանում եք:

Կանոն 6Անպայման գրեք ողջույն, որը բաղկացած է ողջույնի խոսքից և ստացողի անունից, նամակի տեքստից առաջ: Որոշ օգտատերեր կարծում են, որ էլեկտրոնային փոստի ողջույնը գրելու կարիք չունի, քանի որ այն ենթադրաբար թղթային փոստի անիմաստ մասունք է, որ այն չի պարունակում որևէ իմաստալից տեղեկատվություն և պարունակում է միայն սովորական բառեր:

Ողջույնը պարունակում է տեղեկատվություն նամակ գրող անձի դաստիարակության մասին։ Որպես ողջույն, օգտագործեք հասցեի հետևյալ ձևը. «Բարի լույս, հարգելի (հարգելի) + հասցեատիրոջ հայրանունը: կամ «Հարգելի (սիրելի) + անուն, հասցեատիրոջ հայրանունը, բարև»: և միայն դրանից հետո անցեք ձեր հաղորդագրության նպատակին:

Եվրոպայում ընդունված է միշտ դիմել «Հարգելի պարոն/տիկին» կամ ոչ այնքան պաշտոնական, հատկապես եթե հասցեատիրոջը ծանոթ եք՝ «Հարգելի + անուն»: Միացյալ Նահանգներում, որտեղ կյանքի և նամակագրության տեմպերն ավելի ինտենսիվ են, նամակը սկսվում է վերնագրով, որը բաղկացած է անունից և կարճ «Hi + name»-ից: Ռուսերենում գրավոր հասցեից հետո բացականչություն է դրվում նամակագրության ցանկացած ժանրում՝ բիզնես, մասնավոր, պաշտոնական և այլն, մինչդեռ անգլերենում այս բոլոր ժանրերում ստորակետ է դրվում:

Կանոն 7Կառուցեք ձեր նամակը ճիշտ: Քանի որ մոնիտորի էկրանից կարդալը շատ ավելի դժվար է, քան թուղթ կարդալը: Ձեր էլփոստի տեքստը բաժանեք տրամաբանական պարբերությունների: Փորձեք նախադասությունները պահել 15-20 բառից ոչ ավելի: Առանձնացրեք պարբերությունները միմյանցից նահանջով կամ դատարկ տողով:

Կանոն 8Եղեք հակիրճ և արտահայտեք ձեր մտքերը: Առաջին պարբերության նամակի հիմնական տեքստը պետք է գրավի ընթերցողի ուշադրությունը ոչ պակաս, քան դրա Թեմա: Տեղյակ եղեք պոտենցիալ ընթերցողի սահմանափակ ժամանակի մասին: Սկսեք նամակի նպատակից, այն պետք է հստակ նշված լինի առաջին նախադասության մեջ: Եթե ​​առաջին նախադասությունները ճիշտ են ձեւակերպված, ապա շատ մեծ է հավանականությունը, որ նամակը ստացողը կկարդա այն մինչեւ վերջ։ Էլփոստը նախատեսված է տեղեկատվություն արագ փոխանցելու համար: Եթե ​​Ձեզ անհրաժեշտ է մեծ քանակությամբ պարունակող կարևոր տեղեկատվություն ուղարկել, ապա ավելի լավ է նամակում գրել կարճ ուղեկցող տեքստ և ինքնին տեղեկատվությունը դասավորել որպես հավելված:

Կանոն 9Կցեք հավելված՝ նախքան էլփոստը գրելը: Քանի՞ անգամ պետք է ստանաք նամակ, որի նպատակը կցորդ ուղարկելն էր, առանց այս կցորդի: Նման անզգուշությունը կարող է լավագույնս չազդել ձեր բիզնեսի հեղինակության վրա:

Կանոն 10Երբ ինչ-որ մեկին առաջին անգամ եք գրում, մի կցեք որևէ հավելված: Եթե ​​դուք դեռ ուղարկում եք ինչ-որ հավելված առանց ստացողի համաձայնության, ապա անպայման նամակի տեքստում գրեք, թե ինչ տեսակի ֆայլ է դա։ 5 ՄԲ-ից մեծ կցորդներ մի՛ արեք, քանի որ հնարավոր է նման տհաճ իրավիճակ՝ մեկ վայրկյանում ձեր ֆայլը կուղարկեք փոստի սերվեր, և ստացողը մեկ ժամով կներբեռնի այն։

Կանոն 11Պատասխան նամակ կազմելիս պատասխանեք Ձեզ տրված ԲՈԼՈՐ հարցերին: Եթե ​​դժվարանում եք պատասխանել, ապա ուղղակի գրեք։

Կանոն 12Նախքան նամակ ուղարկելը ստուգեք ուղղագրությունը, քերականությունը և կետադրական նշանները: Միայն այն պատճառով, որ էլփոստը հաղորդակցվելու արագ միջոց է, չի նշանակում, որ այն պետք է անփույթ լինի: Կառուցեք ձեր արտահայտությունները հնարավորինս խելամտորեն ուղղագրական և քերականական առումով: Սա կարևոր է ոչ միայն այն պատճառով, որ անգրագետ գրված նամակը կարող է փչացնել ձեր տպավորությունը, այլ այն պատճառով, որ շատ դժվար է կարդալ տեքստը առանց ստորակետների և կետի:

Կանոն 13Նամակներին պետք է պատասխանել: Էլփոստը կապված է այլ մարդկանց հետ կապ հաստատելու հետ, և մի փոքր քաղաքավարությունը երբեք չի վնասում: Էթիկետի կանոնների համաձայն՝ էլեկտրոնային նամակներին պետք է պատասխանել, իսկ պատասխանի ժամանակը չպետք է գերազանցի երեք օրը։ Եթե ​​այս ժամանակահատվածում չպատասխանեք նամակին, ապա դա ակնհայտ մերժում է շփվելուց: Եթե ​​նամակին պատասխանելու համար ավելի երկար ժամանակ է պետք, արժե բացատրել ուշացման պատճառները։ Երբ կցորդ պարունակող նամակ եք ստանում, համոզվեք, որ հաստատեք, որ հավելվածը ժամանել և բացվել է նորմալ: Անհայտ մարդկանցից նամակներ ստանալիս չես կարող պատասխանել դրանց։ Նրանք կարող են ջնջվել առանց կարդալու: Եթե ​​կցված ֆայլով չպահանջված նամակ եք ստանում, դուք պետք է ջնջեք ֆայլը առանց փաթեթավորումից հանելու. սա, ամենայն հավանականությամբ, համակարգչային վիրուսի աղբյուր է:

Կանոն 14Մի պահանջեք կարդալու անդորրագիր: Հիմնական նամակի տեքստից հետո և ստորագրությունից առաջ կարող եք գրել հետևյալ արտահայտությունը.

Կանոն 15Մեծատառերը երբեք չպետք է օգտագործվեն հաղորդագրության մեջ: ՄԵԾ ՏԱՌԵՐՈՎ ՏԵՔՍՏԸ դիտվում է որպես բղավոց: Լավագույն դեպքում, դա նշվում է որպես անգրագիտություն ցանցային էթիկետի հարցերում: Սա կարող է գրգռվածություն կամ այլ անցանկալի ռեակցիա առաջացնել ձեր ընթերցողի մոտ:

Կանոն 16Երբեք գաղտնի տեղեկատվություն մի տրամադրեք էլփոստի միջոցով: Եղեք շատ զգույշ, երբ վերահասցեավորում եք ձեր բանկային քարտի համարները կամ էլփոստի տեքստում այլ զգայուն տեղեկատվություն: Հաղորդման ընթացքում էլեկտրոնային փոստը կարող է գաղտնալսվել և օգտագործվել անձնական շահի համար: Բացի այդ, ձեր ուղարկած էլ. նամակը հավերժ մնում է համակարգչի հիշողության մեջ:

Կանոն 17Մի չարաշահեք հապավումները և զգացմունքային ձևավորումը: Բիզնես էլ.փոստում խուսափեք հապավումներ օգտագործելուց, ինչպիսիք են BTW (ի դեպ) կամ LOL (բարձրաձայն ծիծաղել), որոնք նաև հայտնի են որպես էմոցիոններ («ժպտացող դեմքեր»): Գործնական նամակագրության մեջ դրանք տեղին չեն, մանավանդ, որ նամակ ստացողը կարող է չգիտի դրանց նշանակությունը։

Կանոն 18Նամակի վերջում անպայման դրեք ձեր ստորագրությունը։ Ստորագրությունը տեքստի փոքր բլոկ է, որը ավելացվում է ձեր հաղորդագրությունների վերջում, որը նույնականացնում է ձեզ և պարունակում է ձեր կոնտակտային տվյալները: Ձեր ստորագրությունը կարճ պահեք՝ ոչ ավելի, քան չորսից յոթ տող: Երկար ստորագրությունը շատ տեղ է զբաղեցնում և կարող է զայրացնել: Ներառեք ձեզ հետ կապվելու մի քանի հնարավոր եղանակներ (սովորաբար հեռախոսի և ֆաքսի համարներ), ինչպես նաև հղում ձեր ընկերության վեբ կայքին:

Հոդվածների հիման վրա.

1. Էլփոստի վարվելակարգի 32 ամենակարևոր խորհուրդներ Էլփոստի վարվելակարգը: [Էլեկտրոնային ռեսուրս] http://www.emailreplies.com/ Ստուգվել է 19.09.2015թ.

2. Էլփոստի վարվելակարգի 26 ամենակարևոր կանոնները: [Էլեկտրոնային ռեսուրս] http://email.about.com/od/emailnetiquette/tp/core_netiquette.htm Ստուգվել է 09/20/2015:

Նյութը պատրաստել է GMC DOgM-ի մեթոդիստ Շուտիլինա Լ.Ա

Վերջին տասնամյակների ընթացքում էլեկտրոնային փոստով գործարար նամակագրությունը հսկայական ժողովրդականություն է ձեռք բերել և դարձել գործարար հաղորդակցության հիմնական ուղիներից մեկը: Այսօր դժվար է գտնել մի մարդ, ով չօգտագործի էլեկտրոնային փոստը միջանձնային հաղորդակցության պրակտիկայում։ Չնայած դրան, շատերն այսօր հարց են տալիս՝ որպեսզի պահպանվեն բոլոր կանոնները: Ինչպե՞ս գրագետ նամակի օգնությամբ լավ տպավորություն ստեղծել ուղարկողի մասին:

Այս հոդվածում նկարագրված են բիզնես էլեկտրոնային նամակագրության կանոնները, իսկ հոդվածում ներկայացված գործնական խորհուրդները կօգնեն ձեզ սովորել ճիշտ գործարար հաղորդակցություն էլեկտրոնային նամակներ կազմելիս:

Շատ մարդիկ սկսում են իրենց աշխատանքային օրը՝ ստուգելով իրենց փոստարկղը նոր հաղորդագրությունների համար: Բայց, ցավոք սրտի, չնայած տեղեկատվության փոխանակման այս մեթոդի տարածվածությանը, շատերը չգիտեն, թե ինչպես ճիշտ օգտագործել բիզնես նամակագրության լեզուն՝ էլեկտրոնային նամակներ ընդունելով ոչ պաշտոնական հաղորդակցության համար:

Առաքման արագության շնորհիվ այն հեշտացնում է կարևոր պաշտոնական փաստաթղթերի, ձևաթղթերի, դիմումների փոխանակումը, բայց նույնիսկ այստեղ մարդիկ սխալվում են նամակներ ուղարկելիս։ Հաճախ է պատահում, որ ցանկացած ֆայլ փոխանակելիս նամակ գրելիս հասցեատերերը ինչ-ինչ պատճառներով չեն կազմում շապիկ-շարադրություններ և չեն մտնում թեմաներ, ինչը կարող է բարդացնել հասցեատերերի աշխատանքը: Այս հոդվածի նպատակն է պատասխանել հարցին՝ ինչպե՞ս ուղարկել էլ.

Նամակներ գրելիս պետք է լրացվեն բոլոր տրամադրված դաշտերը

Գործարար էլ. փոստի նամակագրության կանոնները պարտավորեցնում են նամակ ուղարկողին լրացնել էլ. փոստում նշված բոլոր դաշտերը, ինչպիսիք են ստացողի և նամակ ուղարկողի հասցեն և անունը: Անպայման նկարագրեք թեման, որը հակիրճ նկարագրում է ուղարկվող նամակի էությունը: Շատ հաճախ ուղարկված նամակի ճակատագիրը և դրանում շարադրված խնդրի լուծման արագությունը կախված են ճիշտ նկարագրված թեմայից։ Բիզնես նամակը պետք է սկսվի ողջույնով. հասցեատիրոջ նկատմամբ հարգանքի այս պարզ արարքը շատ կարևոր է նամակագրության մեջ: Ողջույնից հետո պետք է հաջորդի մի տեքստ, որը կոչվում է «նամակի մարմին», իսկ վերջում մնում է ստորագրություն, օրինակ՝ «Հարգանքներով՝ Բրիսով Պետր Իվանովիչ»։

Ողջույններ գործնական նամակագրության մեջ

Այս պահին արժե ավելի կենտրոնացնել ձեր ուշադրությունը, քանի որ հարգանքի ժեստը շատ կարևոր է գործնական հաղորդակցության ցանկացած ասպեկտում: Օպտիմալ ողջույնի արտահայտությունն է «Բարի կեսօր» կամ «Բարև»: Էլեկտրոնային փոստով գործնական նամակագրություն վարելը սահմանափակում է ուղարկողին օգտագործել «Բարի երեկո» կամ «Բարի լույս» արտահայտությունները, քանի որ ստացողը կարող է նամակը կարդալ շատ ավելի ուշ, քան այն ստանալը: Ճիշտ չէ ողջույնի մեջ օգտագործել նաև խոսակցական արտահայտությունները, որոնք օգտագործվում են ողջույնի մեջ:

Ողջույնի բառից կամ արտահայտությունից հետո դուք պետք է դիմեք հասցեատիրոջը անունով և հայրանունով, իսկ եթե անունը անհայտ է ուղարկողին, ապա այս պահը կարելի է բաց թողնել: Դրանից հետո կարող եք անցնել նամակի նպատակի ներկայացմանը։

Հավելվածներ բիզնես էլեկտրոնային նամակագրության մեջ

Եթե ​​նամակի հիմնական նպատակը ոչ միայն գրավոր պատմումն է և հարցի էության ներկայացումը, այլ նաև ֆայլի ուղարկումը, ապա ավելի լավ է առաջին հերթին կցել փոխանցված օբյեկտը: Հաճախ է պատահում, որ շատ ուղարկողներ, անուշադրության պատճառով, նամակի տեքստում նշելով հարցի էությունը, մոռանում են կցել անհրաժեշտ հավելվածը։ Նման անփութությունը կարող է բացասաբար անդրադառնալ գործնական նամակ ուղարկողի գործարար համբավին:

Էլփոստի հասցեն պետք է լինի ճանաչելի և հակիրճ:

Գործնական էլեկտրոնային նամակագրության կանոնները պարտավորեցնում են ուղարկողին ունենալ ճանաչելի էլեկտրոնային անուն, որը պետք է պարունակի իրական տեղեկատվություն ուղարկողի անվան մասին: Պաշտոնական նամակներն ու կոչերը շատ ոչ հակիրճ և հիմար են թվում, երբ էլփոստի հասցեում նշվում են ոչ պաշտոնական արտահայտություններ կամ բառեր, օրինակ՝ «limon_petya» էլ. Չափահասի համար այն շատ անարժանապատիվ տեսք ունի։ Գործնական նամակագրության համար ավելի լավ է ստեղծել առանձին էլ.փոստ և հետևել գործարար նամակագրության կանոններին:

Օգտագործելով «Արագ պատասխան» (արձագանք) գործառույթը՝ նախկինում ստացված նամակներին պատասխանելու համար

Reply կամ Response ֆունկցիան (կրճատ՝ Re:) օգնում է օգտվողին արագորեն պատասխանել ուղարկողի կողմից նախկինում ուղարկված հաղորդագրություններին: Այս ֆունկցիան ունի նաև տվյալ թեմայով զրուցակցի հետ նախորդ նամակագրությունը կարդալու համընդհանուր հնարավորություն։ Բայց բիզնես էլեկտրոնային նամակագրության կանոնները պարտավորեցնում են ուղարկողին վերանվանել գործնական նամակի թեման, եթե նամակագրության ընթացքում քննարկման էությունը փոխվի։

Գործնական նամակ ուղարկելուց առաջ սրբագրեք ուղղագրական և կետադրական սխալները:

Էլեկտրոնային փոստը հեշտացնում է տեղեկատվության փոխանակումը, բայց գործնական նամակագրության մեջ չպետք է անտեսել ռուսաց լեզվի կանոնները, քանի որ անզգույշ թույլ տրված սխալը կարող է ազդել ուղարկողի հեղինակության վրա: Նախքան նամակ ուղարկելը, դուք պետք է մի քանի անգամ վերանայեք տեքստը և ուշադիր ստուգեք այն ուղղագրական և կետադրական սխալների համար: Էլփոստի շատ հաճախորդներ ունեն ուղղագրության ստուգիչ, ուստի ուշադրություն դարձրեք կարմիրով ընդգծված բառերին: Եթե ​​դուք կասկածներ ունեք ճիշտ ուղղագրության վերաբերյալ, ապա պետք է օգնություն փնտրեք ինտերնետում կամ ստուգեք ուղղագրությունը՝ օգտագործելով ուղղագրական բառարան:

Հասցեի դաշտը պետք է լրացվի վերջինը:

Անավարտ կամ չխմբագրված նամակներ ուղարկելուց խուսափելու համար գործնական նամակը ստացողի հասցեն պետք է մուտքագրվի ուղարկելուց ամենավերջին պահին: Այս կանոնը ներառված է նաև բիզնես էլեկտրոնային նամակագրության հիմունքների մեջ: Պատահում է, որ հասցեատիրոջ դաշտը լրացնելիս էլ. փոստը կարող է առաջարկել նախկինում օգտագործված ստացողների ցուցակը, այստեղ պետք է նաև կենտրոնացնեք ձեր ուշադրությունը, որպեսզի սխալմամբ կազմված բիզնես նամակ չուղարկեք երրորդ կողմի հասցեատիրոջը:

Բիզնես նամակի ձևավորում

Տեքստի կառուցվածքի կանոնները վերաբերում են ոչ միայն թղթային լրատվամիջոցներին, այլև էլեկտրոնային փոստով գործարար նամակագրության կանոններին: Ստացողի համար միշտ չէ, որ հարմար է մեծ ծավալի տեքստային հաղորդագրություններ կարդալ մոնիտորի էկրանին: Այս կետը պարզեցնելու համար դուք պետք է տեքստը բաժանեք տրամաբանորեն ձևավորված փոքր պարբերությունների և խուսափեք բարդ նախադասություններից բիզնես նամակների տեքստը գրելիս: Գործնական նամակում մեկ նախադասության օպտիմալ երկարությունը պետք է լինի ոչ ավելի, քան տասնհինգ բառ:

Գործնական նամակի էությունը պետք է նշվի ըստ էության

Բացի գործնական նամակի նշված թեմայից, ստացողին պետք է հետաքրքրի նաև հիմնական տեքստի հստակ ձևակերպված առաջին և երկրորդ նախադասությունը: Ուղարկողի խնդիրն է նամակի սկզբում նշել խնդրի կամ խնդրի էությունը, որի վերաբերյալ նա դիմում է հասցեատիրոջը: Առաջին նախադասությունը պետք է ցույց տա, թե ինչ նպատակով է ուղարկվել գործնական նամակը: Նմուշ՝ «Տեղեկացնում ենք, որ ավարտվում են 02.01.2017թ. «Սորուն նյութերի մատակարարման մասին» թիվ 45 պայմանագրով նախատեսված պարտավորության ժամկետները։ Պայմանագիրը երկարաձգելու համար դուք պետք է ներկայացնեք փաստաթղթերի նոր փաթեթ։ Նշանակված նպատակի շնորհիվ ստացողը հնարավորություն ունի խորանալ բիզնես նամակի հիմնական գաղափարի մեջ: Եթե ​​նամակի տեքստը չափազանց մեծ է, ապա ավելի լավ է օգտագործել օբյեկտը կցելու գործառույթը որպես հավելված՝ տեքստային փաստաթղթի տեսքով, բայց միևնույն ժամանակ, տեքստային դաշտում պետք է թողնել շապիկ շարադրություն, որը. կարևորում է բիզնես նամակը. Նմուշ. «Մենք ձեզ ուղարկում ենք «Մակ-Ստրոյ» ՍՊԸ-ի նամակի էլեկտրոնային պատճենը վերանայման համար: Խնդրում ենք տեղեկացնել մեզ 2017 թվականի հունվարի 2-ի «Սորուն նյութերի մատակարարման մասին» 2017 թվականի հունվարի 2-ի թիվ 45 պայմանագրի մինչև նամակում նշված վերջնաժամկետը երկարաձգելու վերաբերյալ ձեր որոշումը»։

Յուրաքանչյուր բիզնես նամակ պետք է պատասխանվի:

Կան գործարար նամակագրության բացասական օրինակներ, երբ ստացողը ինչ-ինչ պատճառներով անտեսում է աշխատանքային նամակը: Երբեմն իսկապես կարող են լինել դեպքեր, երբ որոշակի իրավիճակների պատճառով հնարավոր չէ պատասխան տալ, օրինակ՝ խնդրի լուծման ժամկետը կարող է տևել մի քանի օր կամ ստացողը մտքի մեջ է և չի կարող անմիջապես պատասխանել տրված հարցին։ Այս դեպքում այս հարցում պետք է հակիրճ մեկնաբանություն տալ, օրինակ՝ «Բարև, Պետր Իվանովիչ։ Ես ստացել եմ ձեր նամակը, բայց այսօր դժվարանում եմ պատասխանել, քանի որ պետք է խորհրդակցեմ բարձր ղեկավարության հետ։ Ձեր խնդրի մասին կզեկուցեմ մեր ընկերության գլխավոր տնօրենին և մինչև շաբաթվա վերջ կտամ պաշտոնական պատասխան։ Հարգանքներով` վաճառքի մենեջեր Բելով Իվան Գենադիևիչ:

Հարկ է հիշել, որ եթե պատասխանը չի տրվել երեք աշխատանքային օրվա ընթացքում, ապա գործնական նամակ ստացողի լռությունը կարելի է գնահատել որպես անտեսում և մերժում ուղարկողի հետ շփվելուց։

Պատասխան նամակներ գրելիս պետք է պատասխանեք առաջադրված բոլոր հարցերին։

Եթե ​​ստացողին ուղարկված նամակը կրում է հարցաքննական բնույթ, ապա նամակը կազմելիս հարցերի պատասխանները պետք է տրվեն այն հերթականությամբ, որն առկա է գործնական նամակի ստացված տեքստում։ Եթե ​​հարցեր են տրվել, ապա ուղարկողը հույս ունի ստանալ դրանց կոնկրետ պատասխաններ: Նամակ կազմելիս պատասխանները չպետք է համարակալվեն, պարզապես անհրաժեշտ է միտքը հերթականությամբ շարադրել։ Բոլոր առաջադրված հարցերին պատասխանելու համար նախ անհրաժեշտ է մի քանի անգամ վերընթերցել ստացված աշխատանքային նամակը, իսկ եթե հարցերը շատ են, ապա ավելի լավ է դրանք գրել առանձին՝ բաց չթողնելու համար: Եթե ​​հնարավոր չէ պատասխանել առաջադրված որոշ հարցերին, ապա արժե նշել, որ այս պահին, չգիտես ինչու, պատասխան չի կարող տրվել։

Մի չարաշահեք հապավումները, զգացմունքային ձևավորումը և մեծատառերը

Բիզնես նամակագրության բացասական օրինակներ կան, երբ ուղարկողները այն նոսրացնում են՝ օգտագործելով ոչ պաշտոնական նշաններ՝ էմոցիոնների տեսքով: Դրանց օգտագործումը տարածված է սոցիալական ցանցերում շփվելիս, այնուամենայնիվ, գործարար նամակագրության կանոնները չեն ողջունում զգացմունքների նման դրսևորումները, քանի որ ստացողը կարող է չգիտի դրանց իրական իմաստը և դրանք տանում է կետադրական սխալների անհասկանալի շարքի համար:

Արժե նաև հրաժարվել տեքստը մեծատառով գրելուց։ Համացանցում մեծատառերով գրված բառերի մի շարք կոչվում են «բղավող արտահայտություններ» և ավելի հաճախ նման արտահայտությունները բացասական ենթատեքստ ունեն: Ստացողը, բիզնես նամակ կարդալիս, կարող է բացասաբար վերաբերվել նման տառատեսակին, ինչը բացասաբար կանդրադառնա իմաստի ընկալման վրա: Եթե ​​գործնական նամակում անհրաժեշտ է ընդգծել որևէ կետի կարևորությունը, ապա ավելի լավ է օգտագործել ներածական արտահայտություններ, օրինակ. 2017» կամ «Նկատի ունեցեք, որ պայմանագրի երկարաձգման փաստաթղթերը պետք է ներկայացնել մինչև 2017 թվականի փետրվարի 10-ը։

Մի ուղարկեք զգայուն տեղեկատվություն էլեկտրոնային փոստով

Անձնական կամ գաղտնի տեղեկատվություն փոխանցելու համար ավելի լավ է հրաժարվել էլեկտրոնային փոստարկղերից, քանի որ կա հարձակվողների կողմից տեղեկատվության գաղտնալսման վտանգ սեփական եսասիրական նպատակներով: Նման տեղեկատվությունը կարող է ներառել՝ հեռախոսահամարներ, բանկային քարտերի գաղտնաբառեր, անձնական բանկային հաշիվներ և այլն: Կարևոր է հիշել, որ տեղեկատվությունը պահվում է փոստային գործակալի սերվերում և, կոտրելու դեպքում, կարող է գողացվել:

Նամակի վերջում պետք է լինի ուղարկողի ստորագրությունը:

Ինչպես նշվեց ավելի վաղ, յուրաքանչյուր ուղարկված նամակ պետք է պարունակի հատուկ ստորագրություն: Հաճախ փոստարկղ մշակողները ներկայացնում են ստորագրության բլոկի գործառույթը, որում կարող եք մուտքագրել ձեր տվյալները պաշտոնի, անվան և կոնտակտային հեռախոսահամարի մասին: Հետագայում այս բլոկը ավտոմատ կերպով կցուցադրվի յուրաքանչյուր տառի վերջում, ինչը կհեշտացնի մուտքագրումը: Կարևոր է ճիշտ գրել ստորագրությունը, որպեսզի ստացողը նամակին պատասխանելիս հնարավորություն ունենա ճիշտ դիմել ուղարկողին։ Ստորագրության օրինակը կարող է այսպիսի տեսք ունենալ. «Հարգանքներով՝ Նիկոլայ Ալեքսանդրովիչ Պետրով, +79810000000»։

Եզրակացություններ անելով՝ կարելի է նշել, որ հասկանալու համար, թե ինչպես վարել բիզնես նամակագրությունը էլեկտրոնային փոստով, պետք չէ տիրապետել լրացուցիչ և բարդ հիմունքներին։ Մնում է միայն պահպանել էթիկետի տարրական կանոնները և պահպանել ռուսաց լեզվի նորմերը։

Շատ հաճախ, ձեզ հասած նամակը կարդալուց հետո, կարող եք գայթակղվել պատասխան էլ. նամակ գրել: Երբեմն մի ամբողջ քննարկում կարող է սկսվել ձեր և ձեր գրչընկերոջ միջև: Օրինակ՝ դու պատասխանել ես նրա նամակին, նա պատասխանում է քո պատասխանին և նոր հարցեր է տալիս, դու պատասխանում ես և հարցնում քոնը և այլն։

Էլեկտրոնային փոստը լավ է, քանի որ ձեզանից հաղորդագրությունները հասցեատիրոջը և հակառակը առաքվում են գրեթե ակնթարթորեն: Այդ պատճառով էլ էլեկտրոնային փոստով նման քննարկումները հնարավոր դարձան, թեպետ հաղորդակցության այս ձեւի համար, իհարկե, կան ավելի հարմար ծառայություններ։ Սովորական «թղթային» փոստի միջոցով տառերով նման փոխանցում պատկերացնելն ուղղակի անհնարին կլիներ։ Նամակներն այնտեղ այնքան դանդաղ են, որ էլփոստը դարձել է փրկարար միջոց, որը թույլ է տալիս մարդկանց շփվել շատ ավելի արագ և անվճար:

Տեսանյութի ձեռնարկ. Ինչպես պատասխանել ձեր ստացած նամակին

Տեսանյութի ուսուցում. Ինչպես փոխանցել նամակն այլ հասցեով

Հեռավար դասընթացներ Կաշկանով. Այս էլ. փոստի հասցեն պաշտպանված է սպամ-բոթերից: Դիտելու համար պետք է միացված լինի JavaScript-ը: Այս էլ. փոստի հասցեն պաշտպանված է սպամ-բոթերից: Դիտելու համար պետք է միացված լինի JavaScript-ը:

Երբ մենք նամակ ենք գրում ընկերոջը կամ բարեկամին, կարող ենք անտեսել սխալներն ու կետադրական նշանները, բառերը կրճատել այնպես, ինչպես ուզում ենք, օգտագործել ժարգոն: Հիմնական բանը հստակ լինելն է, թե ինչի մասին է խոսքը։ Բայց եթե մենք գրում ենք անծանոթ կամ անծանոթ մարդու և ցանկանում ենք պատասխան ստանալ նրանից, ապա պետք է հաշվի առնել որոշ կանոններ.

Հաղորդակցման կանոններ

մեկ . Միշտ նշեք էլփոստի թեման:

«Թեմա» դաշտը պետք է լրացվի ցանկացած դեպքում և շատ ցանկալի է, որ այն համապատասխանի հաղորդագրության բովանդակությանը։

Եթե ​​ցանկանում եք, օրինակ, մարտի 5-ին գրանցվել խորհրդատվության, պարզապես գրեք՝ «Գրանցվել խորհրդատվության համար (05.03)»:

2. Նամակին պատասխանելիս պահպանեք նամակագրության պատմությունը:

Երբ ինչ-որ մեկից նամակ եք ստանում, դրան պատասխանելու երեք եղանակ կա.

1. Պատճենեք ուղարկողի հասցեն և գրեք նրան նոր նամակ:
2. Կտտացրեք հաղորդագրության ներքևի մասում գտնվող պատասխանի տուփին:
3. Օգտագործեք «Պատասխանել» կոճակը:

Գործարար նամակագրության մեջ դուք պետք է պատասխանեք երրորդ եղանակով, այսինքն՝ սեղմեք «Պատասխանել» կոճակը։ Նոր նամակ կբացվի՝ կրկնելով ձեր ստացածը: Թեման նույնն է, միայն «Re:» նախածանցով, բնագիր տեքստն ամբողջությամբ մեջբերված է։

Սա պատասխանի ընդհանուր ընդունված ձևն է, և դրանում ոչինչ չպետք է փոխեք։ Ձեր պատասխանը պետք է մուտքագրվի մեջբերված տեքստից առաջ: Դա արվում է, որպեսզի զրույցի յուրաքանչյուր մասնակից ցանկացած պահի կարողանա հիշել, թե ինչ է քննարկվել:

3 . Միշտ բարևեք և զրուցակցին դիմեք «դու»-ով։

Ցանկացած հաղորդագրություն պետք է սկսվի ողջույնով: Եվ ավելի լավ է, եթե դա անհատական ​​է: Անհրաժեշտության դեպքում զանգահարեք զրուցակցին անունով, հակառակ դեպքում՝ անունով և հայրանունով:

Ցանկալի է նամակն ավարտել շինարարությամբ՝ Հարգանքներով, ... (անուն/ազգանուն կամ անուն/հայրանուն):

Օրինակ՝ Բարև Ալեքսեյ Պետրովիչ։ Խնդրում եմ պայմանագիրն ուղարկել Իվան Միխայլովիչին։ Հարգանքներով՝ Իլյա Կրիվոշեև

4 . Պատասխանեք հնարավորինս արագ:

Որքան շուտ պատասխանեք հաղորդագրությանը, այնքան լավ: Իդեալական - մի քանի ժամվա ընթացքում: Բայց դա հնարավոր է մի քանի օրով։ Որքան երկար եք հետաձգում պատասխանը, այնքան դա ավելի վատ է ազդում ձեր հեղինակության վրա:

Ինչ վերաբերում է հաղորդագրության տեքստին, ապա այն գրելիս նույնպես պետք է առաջնորդվել որոշ կանոններով.

Եղեք կոնկրետ, բայց մանրամասն

Մի ստիպեք դիմացինին գուշակել, թե ինչ նկատի ունեիք: Եթե ​​խնդիրն ակնհայտ չէ, հնարավորինս մանրամասն նկարագրեք՝ ինչպե՞ս ստացաք այն արդյունքը, որն ունեք, կոնկրետ ինչի եք ուզում հասնել և ինչ է պահանջվում զրուցակցից։

Բայց դա ամենևին չի նշանակում, որ դուք պետք է նշեք բոլոր մանրամասները ամենափոքր մանրամասներով: Բաց թողեք ավելցուկը - գնահատեք դիմացինի ժամանակը:

Փորձեք լինել կարճ և ճշգրիտ

Կարիք չկա, օրինակ, խոսել այն մասին, թե ինչպես են ձեր կինը, սկեսուրը և մյուս հարազատները:

Չափի առումով՝ իդեալական մեկ «էկրան» (առանց ոլորման): Առավելագույնը տեքստի չափն է, որը տեղավորվում է A4 թերթիկի վրա:

Առաջնորդվեք ողջախոհությամբ և պարկեշտության կանոններով

Եղեք քաղաքավարի, ուշադիր, շնորհակալություն նամակների և ձեր ժամանակի համար:

Այն, ինչ բացարձակապես ՉԻ կարելի անել

մեկ . Չափից շատ օգտագործել կետադրական նշանները.

Բավական է մեկ բացականչություն կամ հարցական. Նրանք չպետք է կրկնօրինակվեն: Բացի այդ, մի չափազանցեք էլիպսիսը:

«Վատ» տառի օրինակ.

2. Օգտագործեք տարբեր տառատեսակներ, տառերի չափսեր և գույներ:

Փոստի կայքերն ու ծրագրերը թույլ են տալիս փոխել այս կարգավորումները: Դուք կարող եք ընտրել անսովոր տառատեսակ, մեծացնել կամ նվազեցնել տառերը, գունավորել տեքստը տարբեր գույներով: Բայց գործնական նամակագրության մեջ դա անտեղի է:

Ավելի լավ է ընդհանրապես ոչինչ չփոխել ու ամեն ինչ թողնել այնպես, ինչպես լռելյայն է։ Միակ բանը, որ թույլատրվում է, որոշ բառեր դարձնել թավ կամ շեղ: Բայց միայն անհրաժեշտության դեպքում:

«Վատ» տառի օրինակ.

3 . Տեղադրեք հուզապատկերներ:

Անձնական նամակագրության համար թողեք զվարճալի և տխուր դեմքեր, ծաղիկներ և սրտեր: Գործնական նամակներում ավելի լավ է չօգտագործել էմոցիոններ՝ ոչ տեքստ, ոչ նկար:

«Վատ» տառի օրինակ.

4 . Տպել տեքստը մեծատառերով:

Ինտերնետում մեծատառով տեքստ տպելը վատ բարքեր են համարվում։ Սա վերաբերում է ինչպես գործնական, այնպես էլ անձնական նամակագրությանը, ինչպես նաև սոցիալական ցանցերում, Skype-ում, ֆորումներում և այլ վայրերում հաղորդակցությանը: Եվ դա վերաբերում է ինչպես ամբողջ տեքստին, այնպես էլ առանձին բառերին:

Caps Lock ստեղնաշարի ստեղնը կառավարում է մեծատառերը: Այսինքն, եթե ձեր բոլոր տառերը մուտքագրված են մեծ տառերով, պարզապես պետք է մեկ անգամ սեղմել այն և բաց թողնել:

Ավելին, նամակի «Թեման» մի տպեք մեծատառերով. սա անհարգալիցության բարձրակետ է։

Մի նոտայի վրա. Առանձին բառեր և ամբողջ տեքստը մեծատառերով տպելը ընկալվում է որպես լաց։ Իսկ գոռալը ագրեսիա է, որը դուրս է գալիս մշակութային նամակագրության շրջանակներից։

Եթե ​​դուք իսկապես կարիք ունեք տեքստում ինչ-որ բան ընդգծելու, ապա ավելի լավ է դա անել՝ օգտագործելով թավ կամ շեղ ոճ:

Եվ նաև շատ ցանկալի է խուսափել «Շտապ», «Կարևոր» և այլ բառերից, որոնք անհամբերություն են արտահայտում նամակի թեմայի տողում։

Գրագիտություն

Սա չպետք է չափազանց կոշտ ընդունվի, այլ փորձեք ճիշտ գրել ձեր նամակներում: Մի քանի պարզ խորհուրդ.

• Յուրաքանչյուր նախադասություն պետք է սկսվի մեծատառով: Այն մուտքագրելու համար սեղմած պահեք Shift ստեղնը:
• Յուրաքանչյուր նախադասության վերջում պետք է լինի կետ: Ռուսական ստեղնաշարի դասավորության մեջ այն գտնվում է աջ կողմում գտնվող ներքևի շարքում (նախքան Shift-ը):
• Ստորակետ տպելու համար պահեք Shift-ը և սեղմեք կետի ստեղնը:
• Ստորակետից կամ կետից առաջ բաց մի դրեք: Նրանցից հետո պետք է բացատ լինի։

Եվ ևս մեկ հուշում նրանց համար, ովքեր գիտեն, թե ինչպես գոնե մի փոքր օգտագործել Word (Writer) տեքստային խմբագրիչը։ Այս ծրագրում նախ մուտքագրեք տառը: Այն կարմիր գծով կընդգծի սխալները և աջ սեղմելով նման բառի վրա՝ կարող եք ուղղել այն։

Պատճենեք պատրաստի տեքստը և տեղադրեք այն տառի դաշտում: Բայց մինչ կպցնելը պետք է անջատել ֆորմատավորումը, որպեսզի այն ավելացվի առանց դեկորացիայի Word (Writer) ծրագրից։

mail.ru փոստում դրա համար անհրաժեշտ է սեղմել վերևում գտնվող «Հեռացնել դիզայնը» մակագրությունը:

Yandex.Mail-ում - «Անջատել դիզայնը» կոճակը աջ կողմում:

Կպցնելուց հետո արտաքին տեսքը կարելի է նորից միացնել։