E-poçta necə düzgün cavab vermək olar. İnternet həyatı
Göndərən isə sizdən cavab gözləyir. Bunu necə düzgün etmək olar? Əlbəttə ki, siz göndərənə cavab məktubu göndərə bilərsiniz, burada bunun filan tarixdən və filan mövzudan gələn e-poçta cavab olduğunu göstərə bilərsiniz. Ancaq poçt xidmətinin "adlı xüsusi funksiyasından istifadə etmək daha düzgün və asan olardı. Cavab verin" Məsələn, Yandex Mail-dən istifadə edərək e-poçta düzgün cavab verməyi öyrənək.
E-poçta necə düzgün cavab vermək olar
Poçt qutunuza daxil olduqda və qovluqda " Gələnlər qutusu» oxunmamış e-poçt (göndərən və oxunmamış e-poçtun mövzusu qalın şriftlə yazılmışdır), üzərinə sol klikləməklə onu açın.
Məktubu oxuyun və cavab tələb edirsə, bunu etməyin iki yolu var:
İstifadə etməklə tam forma cavab, məktub istədiyiniz kimi formatlana bilər, yəni. şrifti, şriftin rəngini dəyişdirmək, keçidlər daxil etmək, siyahılar yaratmaq, ifadələr daxil etmək və s. 1 nömrəli üsuldan istifadə etməklə edilə bilməz. Beləliklə, cavabınızı xüsusi bir şəkildə formatlamağa ehtiyac yoxdursa, sürətli cavab formasından, əks halda 2 nömrəli üsuldan istifadə edə bilərsiniz.
E-poçtunuza cavab aldıqda, alıcı mövzuda “Re:” abbreviaturasını və cavabınızdan əvvəl e-poçtun mətnində öz orijinal mesajını görəcək. İstəyirsinizsə, cavab yazarkən, göndərən, əlbəttə ki, orijinal mesajı silə bilər, lakin hələ də ən azı bir hissəsini tərk etmək daha yaxşıdır. Bu halda, alıcı cavab məktubunun hansı konkret məktuba gəldiyini dərhal anlayacaq.
Son onillikdə e-poçt bəlkə də işgüzar ünsiyyətin ən populyar vasitələrindən birinə çevrildi. Bu gün şəxsiyyətlərarası və mədəniyyətlərarası ünsiyyət təcrübəsində e-poçtdan istifadə etməyən bir insan tapmaq olduqca çətindir. Daxil olan mesajların ünvanlarını və mövzularını gözümüzlə sürətlə skan edərək hansı hərfləri oxuyub, hansını siləcəyimizi açmadan qərar veririk. Müxbirlər arasındakı münasibətdən asılı olaraq yazışma işgüzar və ya şəxsi xarakter daşıya bilər. Məktub özəldirsə, o zaman onun üçün ciddi etik tələblər yoxdur - yazı tərzi və təqdimat tərzi əsasən ünvan sahibi ilə tanışlıq dərəcəsindən asılıdır.
Bu gün şəxsiyyətlərarası ünsiyyət təcrübəsində e-poçtdan istifadə etməyən şirkət tapmaq olduqca çətindir. Qeyd etmək lazımdır ki, e-poçt vasitəsilə adi işgüzar yazışmalarda bilməli və riayət etməli olduğunuz ümumi qəbul edilmiş qaydalar var. Ən əhəmiyyətliləri üzərində ətraflı dayanaq.
Qayda 1. E-poçt göndərərkən bütün sahələri doldurmağınızdan əmin olun. IN ümumi görünüş Biznes e-poçtunun strukturu aşağıdakı kimi təqdim edilə bilər:
Göndərənin ünvanı və adı.
Alıcının ünvanı (yaxud bir neçə alıcıya bir mətnlə məktub göndərmək zərurəti yarandıqda alıcının ünvanları).
Yazmağın əhəmiyyəti (lazım olduqda bu da edilir).
Məktubun mövzusu.
Ərizə.
Təbrikdən ibarət məktub; məktubun əsas mətni; nəticələr; və imzalar.
Qayda 2. Göndərənin ünvanı və adı tanınmalıdır. Buna görə də, poçt qutusunu açdığınız zaman həmişə adınızı və soyadınızı göndərənin adı sütununa daxil edin. Ən etibarlı ünvan əsl adınızı, həmçinin domen adında təşkilatınızın adını ehtiva edən ünvandır, məsələn: Bu ünvan e-poçt spam botlardan qorunur. Onu görmək üçün JavaScript-i aktiv etməlisiniz. .
Qayda 3.“Məktubun mövzusu” sütununu doldurmağınızdan əmin olun. Məktubun mövzu xətti məktubun xüsusi rekvizitidir, onun olması elektron yazışmalarla işi xeyli asanlaşdırır. Məktubun taleyi çox vaxt onun Mövzusundan asılıdır, xüsusən də göndərənin adı və ünvanı sizə heç nə demirsə. Məktubun mövzu xətti qısa olmalıdır - 50 simvoldan çox olmamalıdır - və nöqtəyə qədər. Məktubun mövzusu nə qədər sadə və aydın olarsa, məktubun oxunma və cavab alma ehtimalı bir o qədər yüksəkdir. Siz kiməsə ilk dəfə yazdığınız zaman Mövzu haqqında xüsusilə diqqətlə düşünməlisiniz.
Qayda 4. Yalnız cavab üçün ikonadan (“Yenidən:”) istifadə edin. Cavab verdiyiniz məktubun ünvan sahəsində yerləşən işarədən istifadə edərək, cavab yazmaq üçün formanı açın. Bu formada artıq həmsöhbətinizin ünvanı, məktubunun mətni və Mövzu var. Piktoqram (Re) abreviaturadır İngilis sözü“Cavab verin:” və ya “Cavab:” “Mənim cavabım:” deməkdir. Buna görə də, məktubun mövzusu dəyişirsə, mövzuya dəyişikliklər Re ikonasının sağında yerləşən aşağı oxdan istifadə etməklə edilməlidir. Açılan açılan siyahıda "mövzunu dəyişdir" əmrini seçin.
Əgər kiminsə elektron poçtuna cavab verərkən dialoqun əsas mətləbini dəyişdirirsinizsə, Mövzunu müvafiq olaraq dəyişdirirsinizsə və ya daha yaxşısı, yeni e-poçt yaratmaqla yeni məsələnin müzakirəsinə başlayın.
Qayda 5. Vaxtından əvvəl göndərilməməsi üçün alıcının ünvanını yalnız məktub tamamlandıqda, yoxlanıldıqdan və göndərilməyə hazır olduqda daxil edin. “Göndər” düyməsi ilə diqqətli olun: məktubu nəzərdə tutduğunuz şəxsə göndərdiyinizə əmin olun.
Qayda 6. Məktubun əsas mətnindən əvvəl salamlama sözündən və alıcının adından ibarət salam yazmağınızdan əmin olun. Bəzi istifadəçilər hesab edirlər ki, e-poçtda salam yazmağa ehtiyac yoxdur, çünki o, guya kağız poçtun mənasız bir qalığıdır, heç bir əhəmiyyətli məlumat daşımır və yalnız stok sözlərindən ibarətdir.
Salamlama məktubu yazan şəxsin tərbiyəsi haqqında məlumat daşıyır. Salam kimi istifadə edin aşağıdakı forma salamlar: "Axşamınız xeyir, əziz (hörmətli) + ünvanı alanın adı, atasının adı!" və ya “Hörmətli (hörmətli) + ünvanı alanın adı, atasının adı, salam!” və yalnız bundan sonra mesajınızın məqsədinə keçin.
Avropada həmişə “Hörmətli cənab/xanım” və ya daha az rəsmi şəkildə müraciət etmək adətdir, xüsusən də ünvanı tanıyırsınızsa, “Hörmətli + ad”. Həyat tempinin və yazışmaların daha sıx olduğu ABŞ-da e-poçt ad və qısa “Salam + ad”dan ibarət ünvanla başlayır. Rus dilində istinaddan sonra nida işarəsi qoyulur yazılı şəkildə istənilən yazışma janrında: işgüzar, şəxsi, rəsmi və s İngilis dili Bu janrların hamısı vergüldən istifadə edir.
Qayda 7. Məktubunuzu düzgün tərtib edin. Çünki monitor ekranından oxumaq kağızı oxumaqdan qat-qat çətindir. Məktubun mətnini məntiqi paraqraflara bölün. Cümlələri 15-20 sözdən çox saxlamağa çalışın. Abzasları bir-birindən abzas və ya boş sətirlə ayırın.
Qayda 8. Qısa və nöqtəli olun. Birinci abzasdakı məktubun mətni oxucunun diqqətini öz mövzusundan az olmayaraq cəlb etməlidir. Potensial oxucunun məhdud zamanından xəbərdar olun. Məktubun məqsədi ilə başlayın, ilk cümlədə aydın şəkildə ifadə edilməlidir. Əgər ilk cümlələr düzgün tərtib olunubsa, onda çox var yüksək ehtimal məktubu alanın onu axıra qədər oxuyacağını. E-poçt məlumatı tez ötürmək üçün nəzərdə tutulub. Böyük həcmli vacib məlumatları göndərmək lazımdırsa, e-poçtda qısa müşayiət edən mətn yazmaq və məlumatın özünü əlavə olaraq formatlaşdırmaq daha yaxşıdır.
Qayda 9. Məktubunuzu yazmağa başlamazdan əvvəl əlavəni əlavə edin. Məqsədi əlavə göndərmək olan, bu əlavə olmadan neçə dəfə məktub almısınız?! Bu cür diqqətsizlik işgüzar nüfuzunuza ən yaxşı təsir göstərə bilməz.
Qayda 10. Kiməsə ilk dəfə yazdığınız zaman heç bir əlavə əlavə etməyin. Əgər siz əlavəni qəbul edənin razılığı olmadan göndərirsinizsə, məktubun mətnində onun hansı növ fayl olduğunu yazmağınızdan əmin olun. 5MB-dan böyük qoşmaları qoymayın, çünki bu baş verə bilər. xoşagəlməz vəziyyət: Faylınızı bir saniyə ərzində poçt serverinə göndərəcəksiniz və alıcınız onu bir saat ərzində endirəcək.
Qayda 11. Cavab məktubunu tərtib edərkən sizdən verilən BÜTÜN suallara cavab verin. Cavab verməkdə çətinlik çəkirsinizsə, direktə yazın.
Qayda 12. E-poçtunuzu göndərməzdən əvvəl orfoqrafiya, qrammatika və durğu işarələrini yoxlayın. E-poçtun sürətli ünsiyyət üsulu olması onun səliqəsiz olması demək deyil. İfadələrinizi orfoqrafiya və qrammatika baxımından mümkün qədər bacarıqlı şəkildə qurun. Bu, təkcə ona görə vacibdir ki, savadsız yazılmış məktub sizin təəssüratınızı korlaya bilər və mətni vergül və nöqtələr olmadan oxumaq çox çətindir.
Qayda 13. E-poçtlara cavab verilməlidir. E-poçt digər insanlarla əlaqə qurmaqdır və bir az nəzakət heç vaxt zərər vermir. Etiket qaydalarına görə, elektron məktublara cavab verilməlidir, cavab müddəti isə üç gündən çox olmamalıdır. Bu müddət ərzində bir e-poçta cavab verməsəniz, bu, ünsiyyətdən açıq imtinadır. Daha çox ehtiyacınız varsa uzun müddət Məktuba cavab vermək üçün gecikmənin səbəblərini izah etməyə dəyər. Tərkibində qoşma olan e-poçt məktubu aldıqda, qoşmanın normal şəkildə gəldiyini və açıldığını təsdiqlədiyinizə əmin olun. Əgər naməlum şəxslərdən məktublar alsanız, onlara cavab verməyə bilərsiniz. Onlar oxumadan silinə bilər. Əlavə edilmiş faylı olan istənməyən e-poçt məktubu alsanız, faylı paketdən çıxarmadan silməlisiniz: çox güman ki, bu, kompüter virusunun mənbəyidir.
Qayda 14. Oxunma qəbzini istəməyin. Siz əsas məktubun mətnindən sonra və imzanızdan əvvəl aşağıdakı ifadəni yaza bilərsiniz: “Xahiş edirik məktubun alındığını cavab məktubu ilə və ya aşağıda göstərilən telefon nömrələrinə zəng edərək təsdiq edin.”
Qayda 15. Mesajınızda heç vaxt böyük hərflərdən istifadə etməməlisiniz. BÖYÜK HƏRFLƏ MƏTN qışqıran sayılır. Ən yaxşı halda o, netiket məsələlərində savadsız sayılır. Bu, oxucunuzda qıcıqlanmaya və ya digər arzuolunmaz reaksiyalara səbəb ola bilər.
Qayda 16. Heç vaxt məxfi məlumatları e-poçt vasitəsilə ötürməyin. Nömrələrinizi yönləndirərkən çox diqqətli olun bank kartları və ya e-poçtun mətnindəki digər məxfi məlumat. Yönləndirildikdə, e-poçt ələ keçirilə və şəxsi mənfəət üçün istifadə edilə bilər. Bundan əlavə, göndərdiyiniz e-poçt kompüterin yaddaşında əbədi olaraq qalır.
Qayda 17.İxtisarlar və emosional dizayndan çox istifadə etməyin. İş e-poçtunda BTW (yeri gəlmişkən) və ya LOL (yüksək səslə gülmək) kimi abbreviaturalardan istifadə etməməyə çalışın, bu da ifadələr (“gülər üzlər”) adlanır. Onlar işgüzar yazışmalarda yersizdir, xüsusən məktubu alan şəxs onların mənasını bilməyə bilər.
Qayda 18. Məktubun sonunda öz imzanızı qoymağınızdan əmin olun. İmza sizi tanıdan və əlaqə məlumatlarınızı ehtiva edən mesajlarınızın sonuna əlavə edilən kiçik mətn blokudur. İmzanızı qısa saxlayın: dörd-yeddi sətirdən çox olmamalıdır. Uzun imza çox yer tutur və bezdirici ola bilər. Bir neçə daxil edin mümkün yollar sizinlə əlaqə saxlayın (adətən bunlar telefon və faks nömrələridir), həmçinin şirkətinizin veb saytına keçid.
Məqalələrə əsasən:
1. 32 ən vacib e-poçt etiketi məsləhətləri. Emailetiket. [Elektron resurs] http://www.emailreplies.com/ Alındı 19/09/2015.
2. E-poçt etiketinin 26 ən mühüm qaydaları. [Elektron resurs] http://email.about.com/od/emailnetiquette/tp/core_netiquette.htm 20 sentyabr 2015-ci ildə alındı.
Materialı İt və Tibbi Təbabət üzrə Dövlət Tibb Mərkəzinin metodisti L.A.Şutilina hazırlamışdır.
Son onilliklər ərzində e-poçt vasitəsilə işgüzar yazışmalar böyük populyarlıq qazandı və işgüzar ünsiyyətin əsas üsullarından birinə çevrildi. Bu gün şəxsiyyətlərarası ünsiyyət praktikasında e-poçtdan istifadə etməyən bir insan tapmaq çətindir. Buna baxmayaraq, bu gün çoxları sual verir: bütün qaydalara əməl olunsun? Ünvanı formalaşdırmaq üçün səlahiyyətli məktubdan necə istifadə etmək olar yaxşı təəssürat göndərən haqqında?
Bu məqalə e-poçt vasitəsilə işgüzar yazışmalar üçün qaydaları təsvir edir və praktiki məsləhət məqalədə təqdim olunanlar düzgün öyrənməyə kömək edəcəkdir işgüzar ünsiyyət e-poçt yazarkən.
Bir çox insan iş gününə poçt qutusunu yeni mesajlar üçün yoxlamaqla başlayır. Ancaq təəssüf ki, məlumat mübadiləsinin bu üsulunun geniş yayılmasına baxmayaraq, bir çoxları işgüzar yazışmaların dilindən düzgün istifadə etməyi bilmirlər, e-poçtları qeyri-rəsmi ünsiyyət üsulu ilə səhv salırlar.
Çatdırılma sürəti sayəsində mühüm rəsmi sənədlərin, blankların, ərizələrin mübadiləsini asanlaşdırır, lakin burada da insanlar məktub göndərərkən səhvlərə yol verirlər. Çox tez-tez olur ki, hər hansı bir fayl mübadiləsi zamanı e-poçt yazarkən, alıcılar nədənsə müşayiət olunan esselər yazmırlar və alıcıların işini çətinləşdirə biləcək mövzuları daxil etmirlər. Bu məqalənin məqsədi suala cavab verməkdir: elektron poçtla məktub göndərmək və e-poçt vasitəsilə işgüzar yazılı ünsiyyətin bütün qaydalarına necə riayət etmək olar?
E-poçt məktublarını tərtib edərkən, göstərilən bütün sahələr doldurulmalıdır
E-poçt vasitəsilə işgüzar yazışmaların aparılması qaydaları məktubu göndərəni e-poçtda göstərilən bütün sahələri, məsələn, məktubu alan və göndərənin ünvanı və adı kimi doldurmağa məcbur edir. Göndərilən məktubun mahiyyətini qısaca təsvir edən mövzu təsvir edilməlidir. Çox vaxt göndərilən məktubun taleyi və orada göstərilən problemin həlli sürəti düzgün təsvir olunan mövzudan asılıdır. Biznes e-poçtu təbriklə başlamalıdır - alıcıya bu sadə hörmət nümayişi yazışma zamanı çox vacibdir. Salamdan sonra "məktubun əsas hissəsi" adlanan mətn olmalıdır və sonunda imza olmalıdır, məsələn, "Hörmətlə, Petr İvanoviç Brisov."
İşgüzar yazışmalarda salamlar
Bu məqama daha çox diqqət yetirməyə dəyər, çünki işgüzar ünsiyyətin istənilən aspektində hörmət jesti çox vacibdir. Optimal təbrik ifadəsi “Axşamınız xeyir” və ya “Salam”dır. E-poçt vasitəsilə işgüzar yazışmaların aparılması göndəricinin “Axşamınız xeyir” və ya “İfadələrindən istifadə etməyi məhdudlaşdırır. Sabahiniz xeyir”, çünki alıcı məktubu aldıqdan çox sonra oxuya bilər. Salamlaşmada işlənən danışıq ifadələrini işlətmək də düzgün deyil.
Təbrik sözü və ya ifadəsindən sonra alıcıya ad və ata adı ilə müraciət etməlisiniz və əgər ad göndərənə məlum deyilsə, bu anı atlaya bilərsiniz. Sonra məktubun məqsədini ifadə etməyə davam edə bilərsiniz.
Biznes e-poçtlarında əlavə edilmiş fayllar
Məktubun əsas məqsədi yalnız yazılı hekayə və məsələnin mahiyyətini təqdim etmək deyil, həm də fayl göndərməkdirsə, əvvəlcə göndərilən obyekti əlavə etmək daha yaxşıdır. Tez-tez olur ki, bir çox göndərənlər diqqətsizlik üzündən məktubun mətnində məsələnin mahiyyətini ifadə edərək, lazımi əlavəni əlavə etməyi unudurlar. Bu cür səhlənkarlıq işgüzar məktubu göndərənin işgüzar nüfuzuna mənfi təsir göstərə bilər.
E-poçt ünvanı tanınan və qısa olmalıdır
Elektron poçtla işgüzar yazışmaların aparılması qaydaları göndərəndən göndərənin adı haqqında həqiqəti əks etdirən məlumatı özündə əks etdirən tanınan elektron ada malik olmasını tələb edir. E-poçt ünvanında qeyri-rəsmi ifadələr və ya sözlər, məsələn, “limon_petya” e-poçt ünvanı olduqda rəsmi məktublar və müraciətlər çox qısa və axmaq görünür. Bu, böyüklər üçün çox ləyaqətsiz görünür. İşgüzar yazışmalar aparmaq üçün ayrıca e-poçt yaratmaq və işgüzar e-poçt etiketinə riayət etmək daha yaxşıdır.
Əvvəllər alınan e-poçtlara cavab vermək üçün sürətli Cavab (Cavab) funksiyasından istifadə
Cavab və ya Cavab funksiyası (qısaldılmış Re :) istifadəçiyə kömək edir sürətli bir şəkildə Göndərəndən əvvəl göndərilmiş mesajlara cavab verin. Bu funksiya həm də verilmiş mövzu üzrə həmsöhbətlə əvvəlki yazışmaları oxumaq üçün universal imkana malikdir. Lakin elektron poçtla işgüzar yazışmaların aparılması qaydaları, yazışma zamanı müzakirənin mahiyyəti dəyişdirilərsə, göndəricini iş məktubunun mövzusunun adını dəyişməyə məcbur edir.
İş məktubu göndərməzdən əvvəl orfoqrafik səhvləri və durğu işarələrini yoxlamalısınız.
E-poçt məlumat mübadiləsini asanlaşdırır, lakin işgüzar yazışmalar zamanı rus dilinin qaydalarını laqeyd etməməlisiniz, çünki ehtiyatsızlıqla edilən səhv göndərənin səlahiyyətinə təsir göstərə bilər. Məktub göndərməzdən əvvəl mətni bir neçə dəfə nəzərdən keçirməli və orfoqrafik və imla üçün diqqətlə yoxlamalısınız durğu işarələri səhvləri. Bir çox e-poçt müştərisində orfoqrafik yoxlama funksiyası var, ona görə də qırmızı ilə vurğulanmış sözlərə diqqət yetirməlisiniz. Düzgün yazımla bağlı şübhəniz varsa, İnternetdə kömək axtarmalı və ya orfoqrafiya lüğətindən istifadə edərək orfoqrafiyanı yoxlamalısınız.
Ünvan sahəsi sonuncu doldurulmalıdır.
Yarımçıq və ya redaktə olunmamış məktubların göndərilməməsi üçün iş məktubunu qəbul edənin ünvanı göndərilməzdən əvvəl ən son anda daxil edilməlidir. Bu qayda işgüzar e-poçt yazışmalarının əsaslarına da daxildir. Elə olur ki, ünvan alanını doldurarkən, e-poçt əvvəllər istifadə edilmiş alıcıların siyahısını təqdim edə bilər;
İş məktubunun strukturlaşdırılması
Mətnin strukturlaşdırılması qaydaları təkcə kağız daşıyıcılara deyil, həm də elektron poçt vasitəsilə işgüzar yazışmaların aparılması qaydalarına aiddir. Monitor ekranında böyük həcmdə məktubların mətnini oxumaq alıcı üçün həmişə əlverişli deyil. Bu məqamı sadələşdirmək üçün mətni məntiqi şəkildə formalaşmış kiçik abzaslara bölməli və işgüzar məktubların mətnini yazarkən mürəkkəb cümlələrdən qaçınmalısınız. Optimal uzunluqİş məktubunda bir cümlə on beş sözdən çox olmamalıdır.
İş məktubunun mahiyyəti mahiyyətcə açıqlanmalıdır
İş məktubunun göstərilən mövzusu ilə yanaşı, alıcı əsas mətnin aydın şəkildə tərtib edilmiş birinci və ikinci cümlələri ilə də maraqlanmalıdır. Göndərənin vəzifəsi məktubun əvvəlində alıcıya müraciət etdiyi problemin və ya məsələnin mahiyyətini bildirməkdir. Birinci cümlə iş məktubunun hansı məqsədlə göndərildiyini göstərməlidir. Nümunə: “Sizə bildiririk ki, “Toplu materialların tədarükü haqqında” 01.02.2017-ci il tarixli 45 nömrəli müqavilə üzrə öhdəliyin müddəti başa çatmaq üzrədir. Müqaviləni yeniləmək üçün ikinci sənədlər paketini təqdim etməlisiniz”. Təyin edilmiş məqsəd sayəsində alıcının dərinləşmək imkanı var əsas fikir iş məktubu. Məktubun mətni çox böyükdürsə, formada bir əlavə kimi bir obyekt əlavə etmək funksiyasından istifadə etmək daha yaxşıdır. mətn sənədi, lakin eyni zamanda, iş məktubunu vurğulayan müşayiət olunan esse mətn qutusu ilə buraxılmalıdır. Nümunə: "Biz sizə Mak-Stroy MMC şirkətindən məktubun elektron surətini baxmağınız üçün göndəririk." “Toplu materialların tədarükü haqqında” 01.02.2017-ci il tarixli 45 nömrəli müqavilənin müddətinin məktubda göstərilən müddətə qədər uzadılması ilə bağlı qərarınızı bizə bildirməyinizi xahiş edirik”.
Hər bir iş e-poçtuna cavab olmalıdır.
İşgüzar yazışmaların mənfi nümunələri var ki, alıcı nədənsə iş məktubuna məhəl qoymur. Bəzən həqiqətən cavabın verilə bilməyəcəyi hallar ola bilər müəyyən vəziyyətlər məsələn, problemin həlli bir neçə gün çəkə bilər və ya alıcı fikirdədir və verilən suala dərhal cavab verə bilmir. Bu halda, bu məsələ ilə bağlı qısa şərh vermək lazımdır, məsələn, “Salam, Pyotr İvanoviç. Məktubunuzu aldım, lakin bu gün cavab verməkdə çətinlik çəkirəm, çünki mən yüksək səviyyəli rəhbərliklə məsləhətləşməliyəm. Probleminizi bildirəcəyəm baş direktorşirkətimizə müraciət edəcək və həftə sonuna qədər rəsmi cavab verəcək. Hörmətlə, Satış şöbəsinin müdiri Belov İvan Gennadieviç.”
Yadda saxlamaq lazımdır ki, üç iş günü ərzində cavab verilməyibsə, iş məktubunu alan şəxsin səssiz qalması faktı göndərənlə əlaqə saxlamamaq və ondan imtina etmək kimi qiymətləndirilə bilər.
Cavab məktubları yazarkən verilən bütün suallara cavab verməlisiniz.
Əgər alıcıya göndərilən məktub sorğu xarakteri daşıyırsa, məktubu tərtib edərkən iş məktubunun qəbul olunmuş mətnində mövcud olan ardıcıllıqla suallara cavab verməlisiniz. Əgər suallar verilibsə, göndərən onlara konkret cavablar alacağına ümid edir. Məktub yazarkən cavablarınızı nömrələməməlisiniz, sadəcə olaraq fikirlərinizi ardıcıllıqla bildirməlisiniz. Verilən bütün suallara cavab vermək üçün əvvəlcə alınan iş məktubunu bir neçə dəfə yenidən oxumaq lazımdır və əgər suallar çox olarsa, onları qaçırmamaq üçün onları ayrıca yazmaq daha yaxşıdır. Əgər verilən bəzi suallara cavab vermək mümkün deyilsə, qeyd etmək lazımdır ki, hazırda nədənsə cavab vermək mümkün deyil.
İxtisarlar, emosional dizayn və böyük hərflərdən çox istifadə etməyin
Göndərənlər ifadələr şəklində qeyri-rəsmi işarələrdən istifadə edərək onu sulandırdıqda işgüzar yazışmaların mənfi nümunələri var. Onların istifadəsi ünsiyyət zamanı məşhurdur sosial şəbəkələr Bununla belə, işgüzar yazışmaların qaydaları emosiyaların bu cür təzahürlərini alqışlamır, çünki alıcı onların əsl mənasını bilməyə və onları anlaşılmaz durğu işarələri səhvləri kimi qəbul edə bilər.
Siz həmçinin mətn yazmağı dayandırmalısınız. böyük hərflərlə. İnternetdə böyük hərflərlə yazılan sözlər toplusu “qırmızı ifadələr” adlanır və çox vaxt belə ifadələr mənfi məna daşıyır. Qəbul edən elektron iş məktubunu oxuyarkən belə bir şrifti mənfi qiymətləndirə bilər ki, bu da mənanın qavranılmasına mənfi təsir göstərəcək. Bir iş məktubunda hər hansı bir məqamın vacibliyini vurğulamağınız lazımdırsa, giriş ifadələrindən istifadə etmək daha yaxşıdır, məsələn, “Qeyd edin ki, müqaviləni yeniləmək üçün sənədlər paketini 02/10/2017 tarixindən gec olmayaraq təqdim etməlisiniz. ” və ya “Qeyd edək ki, müqavilənin uzadılması üçün sənədlər 02/10/2017-ci il tarixinədək təqdim edilməlidir.”
Həssas məlumatları e-poçt vasitəsilə ötürməyin
Şəxsi və ya məxfi məlumatları ötürərkən elektron ünsiyyətdən qaçmaq daha yaxşıdır. poçt qutuları, çünki məlumatın təcavüzkarlar tərəfindən öz eqoist məqsədləri üçün istifadə edilməsi təhlükəsi var. Bu cür məlumatlara aşağıdakılar daxil ola bilər: telefon nömrələri, bank kartları üçün parollar, şəxsi bank hesabları və s. Məlumatın poçt agenti serverində saxlandığını və sındırıldığı təqdirdə oğurlana biləcəyini xatırlamaq lazımdır.
Məktubun sonunda göndərənin imzası olmalıdır.
Daha əvvəl qeyd edildiyi kimi, göndərilən hər bir məktubda xüsusi imza olmalıdır. Çox vaxt poçt qutusu tərtibatçıları iş başlığınızı, adınızı və əlaqə telefon nömrənizi daxil edə biləcəyiniz imza bloku funksiyasını təqdim edirlər. Sonradan bu blok avtomatik olaraq hər hərfin sonunda görünəcək ki, bu da yazmağı asanlaşdıracaq. İmzanın düzgün yazılması vacibdir ki, alıcı məktuba cavab verərkən göndərənə düzgün müraciət etmək imkanı əldə etsin. İmza nümunəsi belə görünə bilər: "Hörmətlə, Nikolay Aleksandroviç Petrov, +79810000000."
Nəticələr çıxararaq qeyd etmək olar ki, e-poçt vasitəsilə işgüzar yazışmaların necə aparılacağını başa düşmək üçün əlavə və mürəkkəb əsasları mənimsəməyə ehtiyac yoxdur. Siz sadəcə onunla bağlı qalmaq lazımdır elementar qaydalarədəb qaydalarına riayət etmək və rus dilinin normalarına riayət etmək.
Çox vaxt sizə göndərilən e-məktubu oxuduqdan sonra cavab məktubu yazmaq istəyi yarana bilər. Bəzən sizinlə qələm yoldaşınız arasında bütöv bir müzakirə başlaya bilər. Məsələn, siz onun məktubuna cavab verdiniz, o sizin cavabınızı cavablandırır və yeni suallar verir, siz cavablandırıb özünüzdən soruşursunuz və s.
E-poçtun yaxşı tərəfi ondan ibarətdir ki, sizdən alıcıya və geriyə mesajlar demək olar ki, dərhal çatdırılır. Buna görə e-poçt vasitəsilə bu cür müzakirələr mümkün oldu, baxmayaraq ki, bu ünsiyyət forması üçün əlbəttə ki, daha rahat xidmətlər mövcuddur. Məktubların adi "kağız" poçt vasitəsilə bu cür köçürülməsini təsəvvür etmək sadəcə ağlasığmaz olardı. Məktublar ora o qədər yavaş göndərilir ki, e-poçt insanların çox daha sürətli və tamamilə pulsuz ünsiyyət qurmasına imkan verən həyat qurtaran xidmətə çevrilib.
Video Təlimatı: Alınan E-poçta Necə Cavab Vermək olar
Video təlimatı: E-poçtu başqa ünvana necə yönləndirmək olar
Kaşkanovun distant kursları. Bu e-poçt ünvanı spam botlardan qorunur. Onu görmək üçün JavaScript-i aktiv etməlisiniz. Bu e-poçt ünvanı spam botlardan qorunur. Onu görmək üçün JavaScript-i aktiv etməlisiniz.
Dostumuza və ya qohumumuza məktub yazarkən səhvlərə və durğu işarələrinə əhəmiyyət verməz, sözləri istədiyimiz kimi ixtisar edə, jarqondan istifadə edə bilərik. Əsas odur ki, nədən danışdığımızı aydınlaşdıraq. Amma yad və ya tanımadığı şəxsə yazıb ondan cavab almaq istəyiriksə, o zaman bəzi qaydaları nəzərə almalıyıq.
Ünsiyyət qaydaları
1. Həmişə məktubun mövzusunu göstərin.
“Mövzu” sahəsi istənilən halda doldurulmalıdır və onun mesajın məzmununa uyğun olması çox arzu edilir.
Məsələn, martın 5-də məsləhətləşmə üçün görüş təyin etmək istəyirsinizsə, yazın: "Məsləhətləşməyə yazıl (03/05)."
2. Məktuba cavab verərkən yazışma tarixçənizi yadda saxlayın.
Kimdənsə məktub aldığınız zaman ona üç yolla cavab verə bilərsiniz:
- Göndərənin ünvanını kopyalayın və ona yeni məktub yazın.
- Mesajın altındakı xüsusi cavab sahəsinə klikləyin.
- "Cavab vermək" düyməsini istifadə edin.
İşgüzar yazışmalar üçün üçüncü şəkildə cavab verməlisiniz, yəni "Cavab ver" düyməsini basın. Aldığınızı təkrarlayan yeni e-poçt açılacaq. Mövzu eynidir, yalnız “Re:” prefiksi ilə orijinal mətn tam olaraq sitat gətirilir.
Bu standart cavab formasıdır və siz bu barədə heç nəyi dəyişməməlisiniz. Cavabınız sitat gətirilən mətndən əvvəl çap olunmalıdır. Bu, söhbətin hər bir iştirakçısının istənilən vaxt müzakirə olunanları xatırlaya bilməsi üçün edilir.
3. Həmişə salam deyin və həmsöhbətinizə "sən" deyə müraciət edin.
İstənilən mesaj salamla başlamalıdır. Və fərdi olsa daha yaxşıdır. Lazım gələrsə, həmsöhbəti adı ilə, əks halda - adı və atasının adı ilə çağırın.
Məktubu aşağıdakı konstruksiya ilə bitirmək məsləhətdir: Hörmətlə, ... (ad/soyad və ya ad/ata adı).
Məsələn: Salam, Aleksey Petroviç. Zəhmət olmasa müqaviləni İvan Mixayloviçə göndərin. Hörmətlə, İlya Krivoşeyev
4. Mümkün qədər tez cavab verin.
Mesaja nə qədər tez cavab versəniz, bir o qədər yaxşıdır. İdeal olaraq bir neçə saat ərzində. Ancaq bir neçə gün ərzində də mümkündür. Cavab vermək üçün nə qədər gözləsəniz, bu, nüfuzunuza bir o qədər pis təsir edər.
Mesajın mətninə gəlincə, onu yazarkən siz də bəzi qaydalara əməl etməlisiniz.
Konkret, lakin ətraflı yazın
Başqasının nə demək istədiyini təxmin etməsinə məcbur etmə. Problem aydın deyilsə, onu mümkün qədər ətraflı təsvir edin: əldə etdiyiniz nəticəni necə əldə etdiniz, tam olaraq nəyə nail olmaq istəyirsiniz və həmsöhbətinizdən nə tələb olunur.
Ancaq bu, bütün təfərrüatları ətraflı şəkildə göstərməyiniz lazım olduğunu ifadə etmir. Lazımsız şeyləri atlayın - başqasının vaxtını qiymətləndirin.
Qısa və əsas yazmağa çalışın
Məsələn, həyat yoldaşınızın, qayınananızın və digər qohumlarınızın vəziyyəti haqqında danışmağa ehtiyac yoxdur.
Ölçüyə gəldikdə, ideal olaraq bir "ekran" (sürüşmə yoxdur). Maksimum - A4 vərəqinə uyğun mətn ölçüsü.
Sağlam düşüncə və ümumi ədəbdən istifadə edin
Nəzakətli, diqqətli olun, məktublarınıza və vaxtınıza görə təşəkkür edirəm.
Tamamilə EDE BİLMƏZİNİZ
1. Durğu işarələrindən sui-istifadə.
Bir nida və ya sual işarəsi kifayətdir. Onlar təkrarlanmamalıdır. Həmçinin, ellipslərdən çox istifadə etməyin.
"Pis" məktubun nümunəsi:
2. Müxtəlif şriftlərdən, hərf ölçülərindən və rənglərdən istifadə edin.
Poçt saytları və proqramları bu parametrləri dəyişməyə imkan verir. Qeyri-adi şrift seçə, hərfləri böyüdə və ya kiçik edə, mətni rəngləndirə bilərsiniz müxtəlif rənglər. Amma bu işgüzar yazışmalarda yersizdir!
Heç nəyi dəyişdirməmək və hər şeyi standart olaraq olduğu kimi tərk etmək daha yaxşıdır. Məqbul olan yeganə şey bəzi sözləri qalın və ya kursivlə vurğulamaqdır. Ancaq yalnız lazım olduqda!
"Pis" məktubun nümunəsi:
3. Gülüş şəkilləri daxil edin.
Şəxsi yazışmalar üçün xoşbəxt və kədərli üzlər, çiçəklər və ürəklər buraxın. IN iş məktublarıİfadələrdən istifadə etməmək daha yaxşıdır - nə mətn, nə də şəkillər.
"Pis" məktubun nümunəsi:
4. Mətni böyük hərflərlə çap edin.
İnternetdə böyük hərflərlə mətn yazmaq pis davranış sayılır. Bu həm işgüzar, həm şəxsi yazışmalara, həm də sosial şəbəkələrdə, Skype, forumlarda və digər yerlərdə ünsiyyətə aiddir. Üstəlik, bu həm bütün mətnə, həm də ayrı-ayrı sözlərə aiddir.
Caps Lock klaviatura düyməsi böyük hərflərdən məsuldur. Yəni bütün hərfləriniz böyük hərflərlə yazılıbsa, sadəcə bir dəfə basıb buraxmaq lazımdır.
Üstəlik, məktubun "Mövzunu" böyük hərflərlə çap etməyin - bu hörmətsizliyin zirvəsidir!
Qeyd: Ayrı-ayrı sözləri və bütün mətni böyük hərflərlə yazmaq qışqırmağa bənzəyir. Qışqırmaq isə mədəni yazışmalardan kənara çıxan aqressiyadır.
Əgər həqiqətən mətndə nəyisə vurğulamağa ehtiyacınız varsa, bunu qalın və ya kursivdən istifadə etməklə etmək daha yaxşıdır.
Məktubun mövzu hissəsində səbirsizliyi ifadə edən "Təcili", "Vacib" və digər sözlərdən qaçınmaq da çox tövsiyə olunur.
Savadlılıq
Bu barədə çox sərt olmamalı, məktublarınızda düzgün yazmağa çalışmalısınız. Bir neçə sadə məsləhət:
- Hər cümlə böyük hərflə başlamalıdır. Onu yazmaq üçün Shift düyməsini basıb saxlayın.
- Hər cümlənin sonunda bir nöqtə olmalıdır. Rus klaviatura düzümündə o, sağdakı alt cərgədə (Shift-dən əvvəl) yerləşir.
- Vergül daxil etmək üçün Shift düyməsini basıb saxlayın və nöqtə düyməsini basın.
- Vergül və ya nöqtədən əvvəl boşluq qoymayın. Onlardan sonra boşluq olmalıdır.
Word mətn redaktorundan (Writer) istifadə etməyi az da olsa bilənlər üçün daha bir məsləhət. Əvvəlcə bu proqramda hərfi yazın. Səhvləri qırmızı xətt ilə vurğulayacaq və belə bir sözün üzərinə sağ klikləməklə, onu düzəldə bilərsiniz.
Bitmiş mətni hərf sahəsinə kopyalayın və yapışdırın. Ancaq daxil etməzdən əvvəl formatlaşdırmanı söndürməlisiniz ki, Word (Writer) formatından formatlaşdırmadan əlavə olunsun.
Mail.ru-da bunu etmək üçün yuxarıdakı "Dizaynı sil" yazısını vurun.
Yandex.Mail-də - sağdakı "Dizaynı deaktiv et" düyməsi.
Yapışdırıldıqdan sonra görünüş yenidən işə salına bilər.
