Format e unifikuara të dokumentacionit parësor kontabël janë. Dokumentacioni parësor në kontabilitet - çfarë është?

Ligji i Kontabilitetit kërkon që të gjitha transaksionet e biznesit të kryera nga një organizatë të dokumentohen me dokumente mbështetëse (neni 9). Këto dokumente janë dokumentet kryesore të kontabilitetit në bazë të të cilave kryhet kontabiliteti.

Forma të unifikuara

Komiteti Shtetëror i Statistikave të Rusisë, në zhvillimin e rezolutës së lartpërmendur të Qeverisë së Rusisë, miratoi Procedurën për përdorimin e formave të unifikuara të dokumentacionit parësor të kontabilitetit, si dhe albumet e formave të unifikuara të dokumentacionit parësor të kontabilitetit për objekte të caktuara të kontabilitetit. . Tabela ofron një listë të këtyre vendimeve.

Le të theksojmë se me Dekretin e Komitetit Shtetëror të Statistikave të Rusisë, datë 25 dhjetor 1998 Nr. 132, u miratuan albume të formave të unifikuara të dokumentacionit parësor të kontabilitetit për regjistrimin e operacioneve tregtare. Gjegjësisht:

Dokumentet primare janë të nevojshme për të konfirmuar zbatimin e transaksioneve të biznesit. Në thelb, ky është një burim i të dhënave për kontabilitetin në një kompani. Prania dhe ekzekutimi i saktë i raportit parësor është çelësi për kalimin me sukses të kontrolleve tatimore, kontrolleve dhe pasqyrimit të saktë të qarkullimit në llogaritë e kontabilitetit dhe, në përputhje me rrethanat, raportimit të saktë.

Kërkesat që duhet të plotësojnë dokumentet parësore përcaktohen në nenin 9 të ligjit federal nr. 402 "Për kontabilitetin". Sipas tij, detajet e mëposhtme janë të detyrueshme:

• titulli i dokumentit
• data e përpilimit
• emri i ndërmarrjes ose sipërmarrësit individual
• përshkrim që pasqyron thelbin e transaksionit të biznesit
• vlera monetare dhe/ose në natyrë e një transaksioni biznesi
• njësitë matëse
• me ndarje dhe tregues të pozicioneve

Më shpesh, dokumentit i caktohet një numër në shumë forma, vendosja e tij është e detyrueshme. Numërimi zakonisht bëhet nga fillimi i vitit.

Ju lutemi vini re se nevoja për të përgatitur formularë të caktuar varet nga specifikat e aktivitetit, forma e taksimit dhe politikat specifike të kontabilitetit të një organizate të caktuar.

Regjistrimi primar

Dokumentimi i fakteve të veprimtarisë ekonomike ndodh në momentin e kryerjes së tyre ose menjëherë pas përfundimit në letër dhe/ose media elektronike. Një kompani mund të zhvillojë formularët e dokumenteve në mënyrë të pavarur, me përjashtim të organizatave qeveritare që u kërkohet të përdorin formularë të miratuar ligjërisht. Është e rëndësishme të mbani mend se dokumentet e unifikuara, përdorimi i të cilave parashikohet me ligj, kërkohet të plotësohen.

Nëse është e nevojshme të bëhen ndryshime, ato duhet të vërtetohen me nënshkrimin e personit përgjegjës dhe duhet të tregohet edhe data. Ka dokumente në të cilat ndryshimet janë të ndaluara me ligj.

Qëllimet e ndryshme ndryshojnë, më së shpeshti janë të paktën pesë vjet. Shumica e të dhënave të listës së pagave mbahen deri në 75 vjet.

Në bazë të vendit të formimit të tyre, dokumentet parësore ndahen në të jashtme dhe të brendshme, dhe sipas qëllimit të tyre - në dokumente administrative dhe justifikuese. Një shembull i një dokumenti administrativ është. Një dokument mbështetës konfirmon një operacion specifik, një shembull është një certifikatë pranimi për punën e kryer. Ka dokumente që kombinojnë si pronat administrative ashtu edhe ato shfajësuese, d.m.th. i kombinuar, një shembull është një certifikatë për llogaritjen e pagës së pushimeve.

Dokumentet për kontabilitetin e aktiveve fikse dhe zërave të inventarit

Fatura e ngarkesës (CH) është një dokument që regjistron një shitje ose lëshim. Shitësi harton dy formularë TN, njërin e mban për vete si bazë për shlyerje dhe tjetrin ia transferon blerësit, të cilit ky formular i jep të drejtën të pranojë artikujt e inventarit për kontabilitet.

Forma e unifikuar e TN është TORG-12. Këndi i sipërm djathtas përmban kode statistikore. Nëse dërgesa bëhet nga një degë, adresa e saj duhet të tregohet në kolonën "adresa aktuale". TN përmban gjithashtu të gjitha informacionet në lidhje me produktin - emrin, artikujt, kodin e produktit, formën e paketimit, numrin e vendeve në grumbull, njësinë e matjes dhe kodin e saj, peshën në një vend dhe totalin, peshën neto dhe bruto, çmimin dhe koston totale. . Nëse artikulli i inventarit është , ai duhet të pasqyrohet edhe në specifikimin teknik. TN ka kolona me totalet e kolonave aty ku është e nevojshme. Numri i fletëve TN është i fiksuar nëse ka disa prej tyre. Në fund duhet të futni të dhënat e personave përgjegjës.

Regjistrimi i transaksioneve në kontabilitetin OS

Regjistrimi i transaksioneve në kontabilitetin e materialeve

Dokumentet e kontabilitetit të shërbimeve

Përpilohet me një akt, i cili mund të quhet ndryshe - shërbimet e kryera, puna e kryer, pranimi dhe dorëzimi i punës; është e rëndësishme që formulimi i duhur të jetë i shkruar në kontratë për këto shërbime. Klienti merr një kopje të formularit, dhe tjetra mbetet te kontraktori. Nuk ka formë të unifikuar të aktit.

Në akt, përveç detajeve të tjera të detyrueshme, duhet të shënohet edhe periudha për të cilën janë ofruar shërbimet, nëse ato ofrohen me një frekuencë të caktuar. Shembull i një hyrjeje: "Ofrimi i shërbimeve të pastrimit për janar 2018."

Dokumentet e parave të gatshme

Dokumentet për kontabilitetin e transaksioneve bankare

Dokumentet e pagave

Dokumentet kryesore që shërbejnë si bazë për llogaritjen e pagave janë renditur më poshtë:

Dokumentet për kontabilitetin e taksave dhe tarifave

Shumica e dokumenteve të përshkruara më sipër janë parësore për kontabilitetin tatimor. Për shembull, shumat për aktet e shërbimeve të kryera dhe faturat përfshihen në llogaritjen e tatimit mbi të ardhurat dhe kontributet në fonde llogariten gjithashtu në bazë të dokumenteve mbi pagat.

Do të doja të them edhe diçka për faturën. Ky është formulari që përdoret për llogaritjen e TVSH-së. Është kritike që të gjitha detajet e këtij dokumenti të plotësohen saktë dhe plotësisht, përndryshe autoritetet tatimore mund të refuzojnë të pranojnë shumën për zbritje. Një detaj i rëndësishëm - nëse dërgesa bëhet nga një degë, është e nevojshme të tregohet pika e kontrollit të saj, dhe jo organizata mëmë. Një kopje e dokumentit mbetet te ekzekutuesi (shitësi), e dyta ruhet te blerësi.

Vëmendja ndaj përgatitjes së dokumenteve të kontabilitetit parësor është çelësi për formimin e saktë të regjistrave kontabël.

Regjistrat e kontabilitetit

Regjistrat e kontabilitetit janë një mjet për sistematizimin dhe organizimin e të dhënave mbi aktivitetet ekonomike të një kompanie të marra nga dokumentet parësore. Kërkesat për regjistrat rregullohen me nenin 10 të ligjit federal nr. 402. Një ndërmarrje mund të vendosë në mënyrë të pavarur se cilat lloje të regjistrave të përdorë. Mirëmbajtja mund të kryhet në letër ose në mënyrë elektronike duke përdorur një nënshkrim elektronik. Ky informacion regjistrohet në politikën e kontabilitetit.

Shembuj të regjistrave kontabël janë libri kryesor, regjistri i faturave të lëshuara etj.

Detajet e mëposhtme tregohen në regjistra:

• emri i regjistrit
• periudhë
• emri i organizatës
• grupimi kronologjik dhe/ose sistematik i objekteve të kontabilitetit (datat, emrat e zërave të kostos, ndarjet, etj.)
• njësitë matëse
• nënshkrimi i personit/personave përgjegjës dhe pozicioni i tyre

Ekzistojnë disa klasifikime të regjistrave të kontabilitetit:

• Për nga natyra e të dhënave:

1. Kronologjike - të dhënat pasqyrohen kur kryhen transaksionet e biznesit (shembull - regjistrat).
2. Sistematike - informacioni grupohet në bazë të caktimit të llogarive specifike të kontabilitetit (analiza subconto).
3. Kombinuar - regjistrimi kryhet në bazë të një parimi sistematik në rend kronologjik, duke kombinuar dy pikat e para (shembull - libri kryesor).

• Nga pamja:

1. libra.
2. Fletët e lira.
3. Kartat.

Problemi me kontabilitetin parësor tani është kryesisht për faktin se një vend të rëndësishëm në qarkullim zënë transaksionet me individë dhe sipërmarrës individualë, dëshmitë dokumentare të lëshuara prej tyre shpesh nuk janë të unifikuara këtu, por programet e veçanta të kontabilitetit; jo çdo sipërmarrës mund t'i përballojë ato.

Përgjigju

Të gjitha transaksionet e biznesit të kryera në ndërmarrje duhet të jenë të dokumentuara. Për çdo transaksion, duhet të hartohen dokumentet e duhura mbështetëse të kontabilitetit parësor.

Dokumentet primare të kontabilitetit - çfarë vlen për to?

Dokumentet e kontabilitetit parësor ndahen në administrative dhe justifikuese.

E para përfshin, para së gjithash, lloje të ndryshme udhëzimesh, urdhra për të kryer të gjitha llojet e operacioneve. Si rregull, këto forma miratohen nga menaxhmenti i ndërmarrjes.

Dokumentet mbështetëse përfshijnë dokumente që konfirmojnë faktin e transaksionit.

Gjithashtu, formularët administrativë dhe të pafajësisë mund të kombinohen në një dokument kontabël, i cili do të përmbajë si një urdhër për kryerjen e një veprimi, ashtu edhe konfirmimin e ekzekutimit të këtij veprimi.

Dokumentet mbështetëse të kontabilitetit mund të quhen ndryshe dokumente primare të kontabilitetit. Formularët e kontabilitetit parësor janë evidenca e parë e një transaksioni dhe ato janë të detyrueshme për pasqyrimin e transaksionit në kontabilitet. Të gjitha regjistrimet kontabël duhet të pasqyrohen vetëm pasi të jetë marrë një dokument mbështetës i ekzekutuar saktë. Një rregull i rëndësishëm për t'u mbajtur mend është: "Asnjë dokument - pa postim!"

Është e rëndësishme jo vetëm të kesh një formular shfajësimi, por edhe ta formatosh saktë. Prania e gabimeve mund ta bëjë atë të pavlefshëm, prandaj, kur merrni ndonjë formular, sigurohuni që të kontrolloni të gjitha rreshtat për plotësimin e saktë. Është e domosdoshme të kontrollohet prania e nënshkrimeve të personave përgjegjës dhe prania e një vule, dhe ajo duhet të jetë e qartë dhe e lexueshme. Vetëm me regjistrimin e duhur mund të jeni i sigurt se në të ardhmen nuk do të keni probleme me autoritetet e inspektimit. Dokumentet parësore të ekzekutuara saktë në kontabilitet duhet të përmbajnë një grup të caktuar detajesh.

Detajet e detyrueshme të dokumenteve parësore:

• emri dhe kodi i formularit;
• data e përpilimit;
• emri i organizatës;
• lloji i transaksionit të biznesit dhe përmbajtja e tij;
• masat natyrore dhe monetare të funksionimit;
• nënshkrimet e personave përgjegjës.

Komiteti Shtetëror i Statistikave të Rusisë ka krijuar forma të unifikuara të dokumenteve parësore që duhet të përdoren gjatë regjistrimit të transaksioneve të biznesit.

Format standarde të dokumenteve të kontabilitetit parësor përdoren për të regjistruar transaksionet në para, për aktivet fikse, aktivet jo-materiale, inventarin, transaksionet tregtare, si dhe transaksionet që lidhen me.

Nëse është e nevojshme të bëni ndonjë ndryshim në formularët ekzistues të unifikuar, t'i plotësoni ato me detaje dhe linja të nevojshme, atëherë ndërmarrja duhet të lëshojë një urdhër ose urdhër për të futur detaje shtesë. Kur ndryshoni formën standarde të dokumentit parësor të kontabilitetit, ia vlen të mbani mend se nuk mund të fshini detajet ekzistuese, mund t'i plotësoni vetëm ato.

Nëse një formë e unifikuar nuk miratohet për ndonjë dokument parësor të kontabilitetit, atëherë organizata zhvillon në mënyrë të pavarur një formë të përshtatshme për vete, në këtë rast kërkesat kryesore për formularët e ndryshuar janë prania në to e të gjitha detajeve të detyrueshme të treguara më lart.

E drejta për të nënshkruar dokumente parësore mund t'i caktohet vetëm një rrethi të caktuar personash, lista e emrave dhe pozicioneve të të cilëve duhet të pasqyrohet në dokumentin përkatës për të drejtën për të nënshkruar një dokument të caktuar (për shembull, mund të shkarkoni një mostër të fuqisë i avokatit nga lidhja).

Nëse bëhet një gabim në një dokument të kontabilitetit parësor tashmë të plotësuar, ai mund të modifikohet nëse nuk është një formular parash ose banke. Për këtë të fundit nuk lejohen korrigjime. Nëse bëhen gabime në formularët monetarë, formulari kryqëzohet dhe hidhet, pas së cilës plotësohet një formular i ri. Shembuj të formularëve që nuk lejojnë korrigjime përfshijnë porositë hyrëse dhe dalëse të parave, kontrollet në para dhe njoftimet për kontributet në para.

Korrigjimet në dokumentet e kontabilitetit parësor kryhen si më poshtë: është e nevojshme të kaloni të dhënat e specifikuara gabimisht dhe të shkruani informacionin e saktë në krye pranë tij, duhet të tregoni datën e ndryshimit dhe nënshkrimin; Korrigjimet duhet të bien dakord me personat që kanë përpiluar këtë formular dhe kanë nënshkruar atë. Pas miratimit, pranë korrigjimit, duhet të tregoni frazën: "korrigjuar dhe rënë dakord".

Dokumentet kryesore të kontabilitetit. Përpunimi

Pas mbërritjes në ndërmarrje, dokumentet kryesore të kontabilitetit kontrollohen për korrektësi: nëse janë plotësuar të gjitha rreshtat, nëse shumat janë llogaritur saktë, nëse ka nënshkrime dhe vula, nëse të gjitha detajet janë futur saktë. Pas kësaj, formulari duhet të regjistrohet në revista speciale. Për shembull, formulari i listës së pagave T-53 regjistrohet në regjistrin e listës së pagave, formulari T-53a, dhe urdhrat hyrëse dhe dalëse të parave të gatshme regjistrohen në regjistrin e dokumenteve të parave hyrëse dhe dalëse, formulari KO-3. Pas regjistrimit, dokumentet transferohen për ruajtje në departamentin e kontabilitetit, ku depozitohen në dosjet përkatëse dhe ruhen atje për një periudhë të caktuar kohore. Pas një periudhe të caktuar kohe, dokumenti transferohet në arkiv. Periudha e ruajtjes së dokumenteve parësore përcaktohet dhe rregullohet me legjislacionin arkivor. Ruajtja dhe sistematizimi i dokumenteve të kontabilitetit në një ndërmarrje quhet rrjedha e dokumenteve. Lexoni më shumë rreth ruajtjes dhe shkatërrimit të dokumenteve.

Ligji që përcakton kushtet e ruajtjes së dokumenteve parësore të kontabilitetit quhet Ligji Federal i 22 tetorit 2004 Nr. 125-FZ "Për arkivimin në Federatën Ruse".

Kreu i organizatës është përgjegjës për organizimin e duhur të ruajtjes dhe shkatërrimit. Kryekontabilisti është përgjegjës për sigurinë dhe ekzekutimin korrekt të dokumenteve.

Në faqen tonë të internetit mund të shkarkoni shumë forma dhe boshllëqe të dokumenteve të kontabilitetit parësor në seksionin "", ku do të gjeni formularët bosh dhe mostrat e plotësimit të tyre me rekomandime të shkurtra për ekzekutim. Për ta bërë më të lehtë gjetjen e formularit që ju nevojitet, ato ndahen në seksione që mund t'i kuptoni lehtësisht dhe të gjeni formularin që ju nevojitet.

Video mësimi. Fshirja e dokumenteve në Kontabilitetin 1C: udhëzime hap pas hapi

Mësim praktik video për fshirjen e dokumenteve në Kontabilitetin 1C 8.3. Drejtuar nga Olga Likina: ekspert i faqes "Kontabiliteti për Dummies", llogaritar i listës së pagave në M.Video Management LLC. Mësimi përfshin udhëzime hap pas hapi për fshirjen e dokumenteve.

Video mësimi "Si të hartoni dokumentacionin parësor për një ndërmarrje"

Shikoni mësimin video nga mësuesi i faqes së internetit "Kontabiliteti për Dummies", N.V. Gandeva.

Kontabiliteti parësor paraqet fazën fillestare të perceptimit sistematik të regjistrimit të transaksioneve individuale që karakterizojnë proceset dhe dukuritë ekonomike që ndodhin në organizatë. Objektet e tij janë: prokurimi, blerja dhe konsumi i burimeve materiale, kostot e prodhimit, lëvizja e produkteve gjysëm të gatshme dhe balancat e punës në vazhdim, vëllimi i prodhimit të produktit, dërgesa dhe shitja e tij, shlyerjet me furnitorët, blerësit, klientët, bankat, autoritetet financiare. , themeluesit etj.

Informacioni fillestar për proceset dhe dukuritë ekonomike pasqyrohet në dokumentet parësore.

Dokumenti kryesor i kontabilitetit- kjo është një vërtetim me shkrim i një transaksioni biznesi që ka fuqi ligjore dhe nuk kërkon shpjegime apo detaje të mëtejshme.

Dokumenti kryesor i kontabilitetit duhet të ketë:

• emri - përmbajtja financiare dhe ekonomike e një transaksioni biznesi. Një dokument që nuk ka emër, si dhe një dokument me emër të paqartë, të vështirë për t'u lexuar, nuk do të ketë fuqi ligjore;
• emrin, dhe në disa raste adresat dhe llogaritë bankare të palëve (personave juridikë dhe fizikë) pjesëmarrëse në këtë transaksion biznesi. Një dokument parësor që nuk përmban emrin dhe atributet përkatëse të të paktën njërës prej palëve në një transaksion biznesi humb adresueshmërinë e tij dhe nuk mund të ekzekutohet;
• data e përpilimit. Nëse nuk ka ose nuk ka një shkrim të paqartë të datës, dokumenti humbet adresueshmërinë e tij në kohë. Në fakt, një dokument i tillë nuk ka fuqi ligjore;
• përmbajtja e një transaksioni biznesi (objekt dokumentacioni), që rezulton nga emri i dokumentit në të cilin ai shfaqet në formë të përgjithshme;
• metra e transaksionit të biznesit që po kryhet. Mungesa e matësve në dokument e privon atë nga një bazë kontabiliteti dhe shlyerjeje;
• nënshkrimet e personave përgjegjës - drejtori i organizatës dhe llogaritari kryesor.

Dokumentet plotësohen nga punonjësit e kontabilitetit në mënyrë të qartë dhe të lexueshme duke përdorur shkrim manual me bojë ose stilolaps, në një makinë shkrimi ose duke përdorur teknologji kompjuterike.

Si rregull, formularët standardë në formën e boshllëqeve të një natyre ndër-departamentale përdoren për dokumente. Këtu përfshihen formularët e porosive, faturave, faturave, kuponave, deklaratave, etj. Dokumentet primare duhet të përpilohen në momentin e transaksionit, dhe nëse kjo është e pamundur për arsye objektive, atëherë menjëherë pas përfundimit të tij.

Nëse ndodh një gabim në llogaritë në fermë, mund të përdorni metodën e hyrjes negative ose të kundërt. Në këtë rast, futja e gabuar përsëritet me bojë të kuqe ose ngjyra standarde (blu, e zezë) dhe mbyllet në një kornizë drejtkëndore.

Një ngjyrë e kuqe ose një kornizë drejtkëndore do të anulojë një hyrje të gabuar, pas së cilës do të bëhet një hyrje e saktë. Është e mundur të korrigjohen gabimet në të dhënat e kontabilitetit duke tejkaluar dhe korrigjuar më tej (hyrja e gabuar shënohet me një rresht dhe nën të bëhet një hyrje e saktë që tregon datën e korrigjimit dhe nënshkrimin e kontabilistit; nëse është e nevojshme, një certifikatë është hartuar duke zbuluar nevojën për korrigjim dhe arsyen e gabimit).

Nuk duhet të ketë korrigjime, fshirje ose fshirje në para dhe dokumente bankare.

Kur punon me ndonjë dokument, një kontabilist mbështetet në disa parime dhe baza metodologjike të përcaktuara në dokumentet zyrtare.

Në bazë të dokumenteve parësore, regjistrimet bëhen në regjistrat e kontabilitetit, kartat, deklaratat, ditarët, si dhe në disqe, disqe dhe media të tjera.

Dokumentet e kontabilitetit mund të jenë të jashtme dhe të brendshme

Dokumentet e jashtme vijnë në organizatë nga jashtë - nga organet qeveritare, organizatat më të larta, bankat, inspektoriatet tatimore, nga themeluesit, furnitorët, blerësit, etj., Ato përpilohen sipas formularëve standardë. Shembuj të dokumenteve të tilla përfshijnë kërkesë-urdhër pagese, kërkesë pagese, faturë furnizuesi, etj.

Dokumentet e brendshme të përpiluara drejtpërdrejt nga organizata.

• administrative;
• shfajësues (ekzekutiv);
• të kombinuara;
• regjistrimin e kontabilitetit.

Administrative- këto janë dokumente që përmbajnë urdhra, udhëzime për prodhimin, kryerjen e operacioneve të caktuara afariste. Këto përfshijnë urdhra nga drejtuesi i organizatës dhe personat e autorizuar prej tij për të kryer transaksione biznesi.

Shfajësues dokumentet (ekzekutive) vërtetojnë faktin e transaksioneve të biznesit. Këtu përfshihen urdhrat e marrjes, aktet e pranimit të materialeve; aktet e pranimit dhe nxjerrjes jashtë përdorimit të aseteve fikse; dokumente për pranimin e produkteve të prodhuara nga punëtorët, etj.

Të kombinuara dokumentet janë administrative dhe ekzekutive. Këtu përfshihen urdhrat e parave hyrëse dhe dalëse, deklaratat e listës së pagave për pagesën e pagave për punonjësit e organizatës, raportet paraprake të personave përgjegjës, etj.

Dokumentet e kontabilitetit përpilohen në rastin kur nuk ka dokumente standarde për regjistrimin e transaksioneve të biznesit, si dhe gjatë përmbledhjes dhe përpunimit të dokumenteve mbështetëse dhe administrative. Këto janë certifikatat, fletët e shpërndarjes, etj.

Dokumentet e kontabilitetit gjithashtu ndahen në një herë dhe kumulative. Dokumentet primare të njëhershme përdoren gjatë përfundimit të çdo transaksioni biznesi. Dokumentet e akumulimit përpilohen gjatë një periudhe të caktuar të akumulimit gradual të transaksioneve homogjene të biznesit. Në fund të periudhës, këto dokumente llogaritin rezultatet për treguesit përkatës. Shembuj të dokumenteve kumulative janë urdhrat e punës dy javore, mujore, kartat kufitare për lëshimin e materialeve nga magazinat e organizatës, etj.

Dokumentet kontabël ndahen në primare dhe përmbledhëse

Dokumentet primare të përpiluara në momentin e një transaksioni biznesi. Një shembull i dokumenteve të tilla janë faturat për lëshimin e materialeve nga magazinat e organizatës në punëtori.

Dokumentet përmbledhëse të përpiluara në bazë të dokumenteve parësore, për shembull, deklaratat e listës së pagave.

Në momentin e regjistrimit të të dhënave në dokumentet parësore, shfaqet informacion kontabël që nuk regjistrohet automatikisht. Të gjitha karakteristikat e tij sasiore dhe cilësore i nënshtrohen kontrollit logjik, aritmetik dhe ligjor përpara hartimit të dokumenteve parësore. Një kontroll i tillë kryhet si nga punonjësit e përfshirë në mbajtjen e kontabilitetit parësor ashtu edhe nga punonjësit e shërbimeve të menaxhimit.

Me nënshkrimin e urdhrave të parave hyrëse dhe dalëse, pasqyrat e listës së pagave, urdhërpagesat dhe kërkesat dhe dokumentet e tjera bankare, drejtuesi i organizatës analizon tërësisht çdo transaksion biznesi.

• punë paraprake para hartimit të dokumenteve parësore;
• përgatitja e dokumenteve parësore;
• miratimi i dokumenteve parësore;
• punën e departamentit të kontabilitetit në përgatitjen dhe përpunimin e dokumenteve parësore.

Mbledhja e informacionit të kontabilitetit përfshin punën e duhur të shërbimeve të ndryshme të organizatës. Kjo fazë karakterizohet nga niveli më i lartë i analiticitetit dhe efikasitetit të kontabilitetit.

Faza e dytë e procesit të kontabilitetit është përpunimi i informacionit kontabël. Ai përfshin pjesëmarrjen e drejtpërdrejtë të punonjësve të shërbimeve të menaxhimit funksional në marrjen e informacionit kontabël. Kështu, gjatë llogaritjes së artikujve të inventarit në bazë të dokumenteve parësore, parashikohet grupimi dhe përmbledhja e të dhënave në kartat e magazinës së materialeve. Çdo muaj, të dhënat nga kartat dhe librat transferohen në raportet e lëvizjes së pasurisë materiale. Në kohën e duhur, menaxherët e magazinës dhe drejtuesit e departamenteve i paraqesin këto raporte në departamentin e kontabilitetit të organizatës.

Menaxherët gjithashtu marrin pjesë në përpunimin e të dhënave. Kështu, me ndihmën e punonjësve të shërbimeve të ndryshme drejtuese, identifikohen fajtorët e mungesave dhe humbjeve.

Pas kontrollit të llogaritjeve aritmetike, regjistrohet ligjshmëria dhe përshtatshmëria e transaksioneve të biznesit të kryera, dokumentet kontabël dhe më pas bëhet grupimi ekonomik i të dhënave të tyre në një sistem llogarish kontabël sintetike dhe analitike duke regjistruar në regjistrat kontabël.

Regjistrat kontabël janë tabela numërimi të një forme të caktuar, të ndërtuara në përputhje me grupimin ekonomik të të dhënave për pasurinë dhe burimet e formimit të saj. Ato shërbejnë për të pasqyruar transaksionet e biznesit në.

Regjistrat kontabël, në varësi të strukturës së tyre, ndahen në kronologjikë dhe sistematikë. Në regjistrat kronologjikë, transaksionet e biznesit pasqyrohen në sekuencën e përfundimit të tyre. Regjistrat sistematikë kontabël shërbejnë për grupimin e transaksioneve të biznesit sipas karakteristikave të përcaktuara.

Regjistrat kontabël mbahen në formën e librave, kartave, deklaratave, ditareve, si dhe mediave kompjuterike.

Kontabiliteti sintetik kryhet në regjistra sistematikë, dhe kontabiliteti analitik kryhet në regjistra analitikë. Regjistrimet në regjistra bëhen si me dorë ashtu edhe duke përdorur teknologjinë kompjuterike.

Tërësia dhe vendndodhja e detajeve në regjistër përcaktojnë formën e tij, e cila varet nga karakteristikat e objekteve që merren parasysh, qëllimi i regjistrave dhe mënyrat e regjistrimit kontabël. Regjistrimi kontabël i referohet regjistrimit të transaksioneve të biznesit në regjistrat kontabël.

Në librat kontabël, të gjitha faqet janë të numëruara dhe të lidhura. Numri tregohet në faqen e fundit dhe vërtetohet me nënshkrimet e personave të autorizuar. Në disa libra, për shembull, librat e parave të gatshme, faqet nuk janë vetëm të numëruara, por edhe të lidhura me spango dhe të vulosura me një vulë dylli. Në varësi të vëllimit të llogarive në libër, një ose më shumë faqe ndahen për një llogari të caktuar. Librat e kontabilitetit përdoren për kontabilitetin sintetik dhe analitik.

Kartat janë bërë nga letra e trashë ose kartoni i lirë pa u lidhur së bashku. Ato ruhen në kuti të posaçme të quajtura kabinete dosjesh. Kartat hapen për një vit dhe regjistrohen në një regjistër të veçantë për të siguruar kontroll mbi sigurinë e tyre.

Fletët ndryshojnë nga kartat në atë që janë bërë nga letra më pak të dendura dhe kanë një format më të madh. Ato ruhen në dosje të veçanta të quajtura regjistrues. Pasqyrat hapen, si rregull, për një muaj ose një tremujor.

Regjistrimet në regjistrat kontabël duhet të jenë të qarta, koncize, të qarta dhe të lexueshme. Pas regjistrimit të një transaksioni biznesi në regjistrin kontabël, bëhet një shenjë e përshtatshme në dokumentin parësor për të lehtësuar verifikimin e mëvonshëm të afishimit të saktë. Në fund të muajit, rezultatet përmblidhen për çdo faqe të regjistrave kontabël. Regjistrimet përfundimtare të regjistrave sistematikë dhe analitikë duhet të verifikohen duke përpiluar fletë qarkullimi.

Pas miratimit të raportit vjetor, regjistrat kontabël grupohen, lidhen dhe depozitohen në arkivin aktual të organizatës.

Metodat për korrigjimin e regjistrimeve të gabuara në regjistrat kontabël

Ka tre mënyra për të korrigjuar regjistrimet e gabuara në regjistrat kontabël: korrigjim, hyrje shtesë, përmbysje.

Metoda korrigjuese mund të zbatohet vetëm nëse gabimet janë zbuluar përpara se të hartohej bilanci ose ato kanë ndodhur në regjistrat kontabël pa ndikuar në korrespondencën e llogarive. Kjo metodë konsiston në kryqëzimin me një vijë të hollë të tekstit, numrit, sasisë dhe mbishkrimit të pasaktë pranë ose sipër tekstit ose shumës së saktë me klauzolën përkatëse.

Për shembull, nëse në vend të 100 rubla. Nëse pasqyrohen 200 rubla, atëherë duhet të kryqëzohen 200 rubla. dhe shkruani "100 rubla" sipër, dhe në anën tregoni: "200 rubla të kryqëzuara dhe 100 rubla të shkruara sipër, besimi i korrigjuar (data, nënshkrimi)."

Asnjë korrigjim apo blot nuk lejohet në dokumentet monetare, edhe ato të specifikuara, veçanërisht në numra.

Regjistrime shtesë bëhen në rastet kur shuma e një transaksioni biznesi është nënvlerësuar gabimisht. Për shembull, furnizuesi transferoi 150 rubla nga llogaria rrjedhëse. Ky transaksion biznesi pasqyrohet në korrespondencën e saktë të llogarive, por shuma e tij nënvlerësohet në 100 rubla. Është bërë regjistrimi i mëposhtëm i kontabilitetit: debitim në llogarinë "Shlyerjet me furnitorët", kreditim në llogarinë "Llogaria rrjedhëse" - 100 rubla.

Por meqenëse furnitorët duhet të transferojnë 150 rubla, atëherë shuma që mungon prej 50 rubla. është e nevojshme të bëhen shënime shtesë: debitoni në llogarinë "Shlyerjet me furnitorët", kreditimin në llogarinë "Llogaria rrjedhëse" - 50 rubla.

Postime shtesë bëhen në muajin aktual ose në vijim. Ky rregull i korrigjimit të gabimit zbatohet në dy raste: nëse të dhënat e dokumentit parësor nuk regjistrohen në një rresht të veçantë në regjistrin kontabël dhe kur një shumë e nënvlerësuar gabimisht e një transaksioni biznesi është pasqyruar në regjistrin kontabël.

Metoda e kthimitështë se hyrja e pasaktë, kryesisht dixhitale, eliminohet me një numër negativ, pra korrespondenca dhe shuma e pasaktë përsëriten me bojë të kuqe. Në të njëjtën kohë, një hyrje e saktë bëhet duke përdorur bojë të zakonshme. Kthimet ndodhin kur llogaritë korrespondojnë gabimisht ose kur regjistrohet një shumë e ekzagjeruar.

Kur përmbledhni rezultatet e operacioneve, zbriten shënimet e bëra me bojë të kuqe.

Çështja e regjistrimit të dokumenteve të kontabilitetit parësor është jashtëzakonisht e rëndësishme për subjektet afariste. Në fund të fundit, dokumentet e hartuara në përputhje me ligjin, në veçanti, konfirmojnë për qëllimet e llogaritjes së tatimit mbi të ardhurat shpenzimet e bëra nga tatimpaguesi, si dhe vërtetojnë vlefshmërinë e aplikimit të zbritjeve të TVSH-së. Prandaj, përdorimi i dokumenteve, format e të cilave nuk përputhen me kërkesat e përcaktuara, mund të çojë në pasoja të pafavorshme për subjektet afariste.

1. Hartimi i dokumenteve të kontabilitetit parësor

Në përputhje me Pjesën 1 të Artit. 9 i ligjit N 402-FZ, çdo fakt i jetës ekonomike regjistrohet si një dokument kryesor kontabël. Le të theksojmë se deri më 1 janar 2013, në përputhje me paragrafin 1 të Artit. 9 i Ligjit Federal të 21 nëntorit 1996 N 129-FZ "Për Kontabilitetin" (në tekstin e mëtejmë Ligji N 129-FZ), dokumenti i specifikuar u hartua për çdo transaksion biznesi. Megjithatë, konceptet e "transaksionit të biznesit" dhe "faktit të jetës ekonomike" nuk janë identike.

Një fakt i jetës ekonomike është një transaksion, ngjarje, operacion që ka ose është në gjendje të ndikojë në pozicionin financiar të një njësie ekonomike, rezultatin financiar të veprimtarive të tij dhe (ose) fluksin e parave (klauzola 8 e nenit 3 të ligjit nr. 402). -FZ). Ligji Nr. 129-FZ nuk përcaktoi konceptin e "operacioneve të biznesit", por nga paragrafi 2 i Artit. 1 i këtij ligji ka rrjedhur se të gjitha operacionet e kryera nga organizatat gjatë veprimtarisë së tyre janë njohur si të tilla.

Kështu, koncepti i "faktit të jetës ekonomike" që përmban Ligji Nr. 402-FZ është më i gjerë se koncepti i "transaksionit të biznesit", i cili u përdor në ligjin nr. 129-FZ. Dhe këtu lind pyetja kryesore që shqetëson specialistët: cilat fakte të jetës ekonomike mund të dokumentohen në dokumentet parësore të kontabilitetit, të cilat përpilohen sipas formularëve të zhvilluar në mënyrë të pavarur nga organizata, dhe kur mbetet i detyrueshëm përdorimi i formave të unifikuara? Në fund të fundit, rezolutat e Komitetit Shtetëror të Statistikave të Federatës Ruse, të cilat miratuan format e unifikuara të dokumentacionit parësor të kontabilitetit, nuk janë anuluar.

2. Format e veta të dokumenteve të kontabilitetit parësor

Sipas Pjesës 4 të Artit. 9 i ligjit N 402-FZ, format e dokumenteve të kontabilitetit parësor të përdorura nga një organizatë (përveç organizatave të sektorit publik) duhet të miratohen nga drejtuesi i organizatës. Në të njëjtën kohë, ligji në fjalë nuk kërkon përdorimin e detyrueshëm të formularëve të unifikuar. Kujtojmë se para 1 janarit 2013, ishte e mundur të përdoreshin format e dokumenteve parësore të zhvilluara në mënyrë të pavarur vetëm nëse formulari i kërkuar nuk ishte i disponueshëm në albumet e formave të unifikuara të dokumentacionit të kontabilitetit parësor (klauzola 2 e nenit 9 të ligjit nr. 129 -FZ). Sidoqoftë, vërejmë se edhe gjatë hartimit të dokumenteve parësore jo sipas formularëve të unifikuar, tatimpaguesit arritën të mbronin në gjykatë ligjshmërinë e njohjes së shpenzimeve (për më shumë detaje, shih Enciklopedinë e Situatave të Kontestuara mbi tatimin mbi të ardhurat).

Kur zhvilloni format tuaja të dokumenteve të kontabilitetit parësor, mund të merrni si bazë formularët e unifikuar, duke shtuar ose hequr disa nga detajet. Për më tepër, këshillohet përdorimi i GOST R 6.30-2003 "Dokumentacioni organizativ dhe administrativ. Kërkesat për përgatitjen e dokumentit".

Gjatë zhvillimit, duhet të merret parasysh se dokumenti kryesor i kontabilitetit duhet domosdoshmërisht të përmbajë detajet e renditura në Pjesën 2 të Artit. 9 i Ligjit Nr. 402-FZ:

Emri dhe data e përgatitjes së dokumentit;

Emri i subjektit ekonomik që ka përpiluar dokumentin;

Vlera e matjes natyrore dhe (ose) monetare të një fakti të jetës ekonomike, duke treguar njësitë e matjes;

Nënshkrimet, mbiemrat (me iniciale), si dhe pozicionet e personave që kanë kryer transaksionin, funksionimin dhe janë përgjegjës për korrektësinë e ekzekutimit të tij, ose personat përgjegjës për saktësinë e ekzekutimit të ngjarjes.

Duhet të kihet parasysh se lista e detajeve për dokumentet individuale të kontabilitetit parësor mund të zgjerohet nga rregullore të tjera. Për shembull, kërkesat për detajet e faturës përmbahen në Urdhrin e Ministrisë së Transportit të Rusisë, datë 18 shtator 2008 N 152, miratuar në përputhje me Pjesën 1 të Artit. 6 i Ligjit Federal të 8 nëntorit 2007 N 259-FZ "Karta e Transportit Rrugor dhe Transportit Elektrik Tokësor Urban".

Siç është përmendur tashmë, kreu i organizatës duhet të miratojë format e përdorura të dokumenteve të kontabilitetit parësor (Pjesa 4, neni 9 i Ligjit Nr. 402-FZ).

Duhet të theksohet gjithashtu se dokumenti kryesor i kontabilitetit mund të përpilohet në formë elektronike (Pjesa 5, neni 9 i ligjit nr. 402-FZ). Dhe siç e dini, për të shkëmbyer dokumente elektronike, është e nevojshme që pjesëmarrësit në rrjedhën elektronike të dokumenteve të kenë formate dokumentesh të përputhshme. Prandaj, kur zhvilloni format tuaja të dokumenteve dhe formatet e tyre, do të shfaqen vështirësi në zbatimin e menaxhimit elektronik të dokumenteve. Le të theksojmë se në bazë të formularëve të unifikuar, formatet e rekomanduara për dokumente të përdorura gjerësisht janë zhvilluar dhe miratuar tashmë me Urdhrin e Shërbimit Federal të Taksave të Rusisë, datë 21 Mars 2012 N MMВ-7-6/172@: fatura e mallrave (TORG-12) dhe certifikatë pranimi për punë (shërbime). Këto dokumente mund t'i dorëzohen në mënyrë elektronike organit tatimor (për të konfirmuar shpenzimet për qëllime të llogaritjes së tatimit mbi të ardhurat dhe për qëllime të tjera me kërkesë të inspektoratit) dhe palëve.

3. Format e unifikuara të dokumenteve të kontabilitetit parësor

Që nga 1 janari 2013, nuk ka asnjë kërkesë për të përdorur formularë të unifikuar gjatë përgatitjes së dokumenteve të kontabilitetit parësor në Ligjin N 402-FZ, por përdorimi i tyre është i zakonshëm për shumë subjekte biznesi. Për më tepër, zhvillimi i pavarur i formularëve të dokumenteve, përveç atyre të unifikuar, kërkon kohë, njohuri të veçanta dhe kosto shtesë për vendosjen e softuerit për forma të reja, dhe përdorimi i këtyre formave mund të shkaktojë vështirësi në punën si brenda organizatës ashtu edhe me palët.

Ligji Nr. 402-FZ nuk përmban një ndalim për përdorimin e formularëve të unifikuar, kështu që ato ende mund të zbatohen duke miratuar një vendim të tillë në politikën e kontabilitetit ose me një urdhër të veçantë të menaxherit.

Për më tepër, refuzimi i përdorimit të të gjitha formave të unifikuara është mjaft i rrezikshëm.

Në informacionin nr. PZ-10/2012, Ministria e Financave e Rusisë vuri në dukje se format e dokumenteve të kontabilitetit parësor të krijuara nga organet e autorizuara në përputhje me ligjet e tjera federale dhe mbi bazën e tyre mbeten të detyrueshme për përdorim (për shembull, format e dokumenteve të parave të gatshme ).

Në të vërtetë, Rregulloret për procedurën e kryerjes së transaksioneve në para me kartëmonedha dhe monedha të Bankës së Rusisë në territorin e Federatës Ruse (miratuar nga Banka e Rusisë më 12 tetor 2011 N 373-P) parashikojnë përdorimin e format e mëposhtme të unifikuara:

Urdhër pranimi dhe shpenzimi në kesh (formularët N KO-1 dhe KO-2);

- (formulari N KO-4);

Libri i kontabilitetit të fondeve të pranuara dhe të lëshuara nga arkëtari (formulari N KO-5);

Pasqyrat e shlyerjes dhe pagesave (formularët N T-49 dhe T-53).

Këto formularë janë miratuar me Rezoluta të Komitetit Shtetëror të Statistikave të Federatës Ruse të datës 18 gusht 1998 N 88, datë 5 janar 2004 N 1.

Vini re se këto nuk janë të gjitha forma të unifikuara, të cilat janë ende të detyrueshme për t'u përdorur në vitin 2013, pavarësisht lirisë së dhënë për të zhvilluar formularët tuaj.

Për më tepër, mospërdorimi i formave të standardizuara të dokumenteve gjatë regjistrimit të punës dhe pagesës së saj mund të çojë në pasoja të padëshirueshme për organizatat. Pjesa tjetër e këtij numri të veçantë i kushtohet çështjes së përdorimit të këtyre formularëve.

Ekzistojnë forma të tjera të detyrueshme të dokumenteve parësore. Sidoqoftë, kërkesa e përfshirë në Pjesën 4 të Artit. 9 i ligjit N 402-FZ, i përgjithshëm: formularët duhet të miratohen nga titullari i njësisë ekonomike. Prandaj, për të shmangur mosmarrëveshjet me autoritetet rregullatore, është më mirë të miratoni përdorimin e formularëve të unifikuar me urdhër të menaxherit ose ta parashikoni atë në politikën e kontabilitetit.

4. Veçoritë e përdorimit të formave të unifikuara të parësoredokumentet e kontabilitetit për kontabilitetin dhe pagesën e punës

Çështja e përdorimit të formularëve të unifikuar për dokumentimin e ngjarjeve që ndodhin në fushën e marrëdhënieve të punës (marrja në punë e një punonjësi, dhënia e lejes, etj.) meriton vëmendje të veçantë.

Sipas Rostrud, pas hyrjes në fuqi të ligjit N 402-FZ, domethënë nga 1 janari 2013, organizatat joqeveritare kanë të drejtë të përdorin format e dokumenteve të kontabilitetit parësor të zhvilluara prej tyre në mënyrë të pavarur (Letra e datës 14 shkurt 2013 N PG/1487-6-1) .

Si shembull, Rostrud përmend kartën personale të punonjësit (Formulari N T-2) dhe vëren se dokumenti kryesor i kontabilitetit duhet të përmbajë të gjitha detajet e detyrueshme të përcaktuara nga Pjesa 2 e Artit. 9 i Ligjit Nr. 402-FZ. Forma e kartës personale të punonjësit (formulari N T-2), si dhe forma të tjera të unifikuara të dokumenteve parësore të kontabilitetit për regjistrimin e punës dhe pagesën e saj, u miratua me Rezolutën e Komitetit Shtetëror të Statistikave të Federatës Ruse të datës 5 janar 2004. N 1 (më tej referuar si Rezoluta N 1).

Në të njëjtën kohë, është e nevojshme të merret parasysh se kërkesat për përdorimin e kësaj forme të unifikuar për ruajtjen e regjistrimit ushtarak përcaktohen me pikën 27 të Rregullores për regjistrimin ushtarak (miratuar me Dekret të Qeverisë së Federatës Ruse të Nëntorit 27, 2006 N 719 në përputhje me pikën 6 të nenit 8 të Ligjit Federal të 28 Marsit 1998 N 53-FZ "Për Detyrën Ushtarake dhe Shërbimin Ushtarak").

Duke marrë parasysh çështjen e përgatitjes së dokumenteve parësore kur dërgoni një punonjës në një udhëtim pune, Ministria e Punës e Rusisë në letrën nr. 14-2-291 të datës 14 shkurt 2013 vuri në dukje se dokumentet përkatëse (në veçanti, një certifikatë udhëtimi) duhet të të hartohen sipas formularëve të miratuar me rezolutën nr.1.

Ministria e Financave e Rusisë në Informacionin Nr. PZ-10/2012 tregoi se nga 1 janari 2013, format e dokumenteve parësore të kontabilitetit të krijuara nga organet e autorizuara në përputhje me ligjet e tjera federale dhe në bazë të ligjeve të tilla mbeten të detyrueshme.

Për më tepër, duhet të theksohet se kërkesat për dokumentet e kontabilitetit parësor të përfshira në Art. 9 i ligjit N 402-FZ mund të zbatohet vetëm pjesërisht për dokumentet e përdorura për të dokumentuar ngjarje në fushën e marrëdhënieve të punës. Pra, në pjesën 5 të Artit. 9 i ligjit N 402-FZ parashikon mundësinë e hartimit të një dokumenti parësor të kontabilitetit në formë elektronike. Në të njëjtën kohë, Kodi i Punës i Federatës Ruse dhe aktet e tjera rregullatore ligjore që përmbajnë norma të ligjit të punës nuk e lejojnë një mundësi të tillë. Për shembull, në para. 3 pika 26 e Rregullores për veçoritë e dërgimit të punonjësve në udhëtime pune, miratuar me Dekret të Qeverisë së Federatës Ruse të 13 tetorit 2008 N 749, përcaktohet drejtpërdrejt se raporti i punonjësit për punën e kryer në një udhëtim pune i paraqitet me shkrim punëdhënësit. Format e unifikuara të një detyre zyrtare, një raport për përfundimin e tij dhe një certifikatë udhëtimi gjenden gjithashtu në Rezolutën nr.

Duke marrë parasysh sa më sipër, mund të arrijmë në përfundimin se ekzekutimi i dokumenteve duke përdorur forma të zhvilluara në mënyrë të pavarur për regjistrimin e punës dhe pagesën e tij mund të shkaktojë pretendime nga autoritetet e inspektimit, pasi formulari i ri mund të mos marrë parasysh (të mos marrë plotësisht parasysh) kërkesat e legjislacionit të punës për një dokument specifik.

Për shembull, duhet të përmbajë kolona në të cilat është e nevojshme të futni informacione për punën e kryer, transferimin në një punë tjetër të përhershme dhe pushimin nga puna (klauzola 12 e Rregullave për mirëmbajtjen dhe ruajtjen e librave të punës, prodhimin e formularëve të librave të punës dhe ofrimin e tyre tek punëdhënësit, miratuar me Dekret të Qeverisë së Federatës Ruse të 16 Prillit 2003 N 225). Në të njëjtën kohë, ky informacion nuk përfshihet në listën e dhënë në Pjesën 2 të Artit. 9 i Ligjit Nr. 402-FZ.

Kështu, në lidhje me përgatitjen e dokumenteve për kontabilitetin dhe pagesat e punës, aktualisht është më e leverdishme që organizatat të përdorin formularët e unifikuar të miratuar nga Rezoluta nr. 1. Dhe, siç u përmend tashmë, përdorimi i këtyre formularëve të unifikuar në përputhje me Pjesa 4 e Artit. 9 i ligjit N 402-FZ duhet të miratohet ose me një urdhër të veçantë të kreut të organizatës ose me një shtojcë të politikës së kontabilitetit.