Dokumentet e rregullta të detyrueshme të kontabilitetit. Dokumentet primare dhe rrjedha e dokumenteve

Ndërmarrja kryen dhjetëra operacione çdo ditë. Kontabilistët u dërgojnë para palëve, fondeve dhe themeluesve, llogarisin pagat, marrin kompjuterë dhe mobilje, ngarkojnë gjoba, llogarisin amortizimin, etj. Për çdo operacion të tillë, është e nevojshme të hartohet një dokument parësor (Klauzola 1, neni 9 i Ligjit Federal të 6 dhjetorit 2011 Nr. 402-FZ "Për Kontabilitetin", më tej Ligji Nr. 402-FZ).

Dokumenti parësor krijohet në momentin e transaksionit ose pas përfundimit të tij si konfirmim i faktit të transaksionit (Klauzola 3 e nenit 9 të ligjit nr. 402-FZ). Bazuar në të dhënat parësore, kontabilistët bëjnë regjistrime.

Një faturë, një akt për ofrimin e shërbimeve për krijimin e një faqe interneti, një certifikatë kontabiliteti - të gjitha këto janë dokumente parësore që kontabilistët përdorin në punën e tyre të përditshme. Ekzistojnë shumë lloje të produkteve primare, dhe diversiteti i tyre varet nga karakteristikat e aktiviteteve të kompanisë. Për shembull, në një kompani transporti, një nga llojet kryesore të dokumentacionit parësor do të jetë fatura e ngarkesës, dhe në një bibliotekë - një akt i heqjes së literaturës.

Dokumentet primare supozohet të ruhen në ndërmarrje për të paktën pesë vjet, dhe periudha fillon të llogaritet pas vitit raportues (Klauzola 1, neni 29 i ligjit nr. 402-FZ). Kjo do të thotë, një dokument i datës 07/03/2016 duhet të ruhet të paktën deri në vitin 2021 përfshirëse. Periudhat e veçanta të ruajtjes së materialeve parësore përcaktohen me Listën e miratuar me Urdhrin e Ministrisë së Kulturës, datë 25 gusht 2010, nr. 558. Për ruajtjen e dokumenteve të kontabilitetit, ndërmarrjet shpesh krijojnë arkiva të veçanta.

Dokumenti kryesor mund të jetë në letër ose elektronik. Në praktikë, gjithnjë e më shumë kompani po përdorin menaxhimin elektronik të dokumenteve (EDM). Në veçanti, kompanitë shkëmbejnë kontrata, fatura për pagesë, akte, fletëdorëzimi dhe fatura.

EDI thjeshton ndjeshëm procedurën për përpunimin e dokumenteve parësore që nga momenti i krijimit deri në momentin e regjistrimit dhe përshpejton punën ndërmjet palëve. Një plus i madh është se dokumentet elektronike nuk kanë nevojë të printohen nëse kjo nuk bie ndesh me ligjin ose me kushtet e kontratës (Klauzola 6, neni 9 i ligjit nr. 402).

Dokumenti elektronik është i certifikuar me nënshkrim elektronik të kualifikuar. Nëse palët marrin një vendim të duhur, dokumenti parësor mund të nënshkruhet me një nënshkrim të thjeshtë ose të pakualifikuar (letër e Departamentit të Politikës Tatimore dhe Doganore të Ministrisë së Financave të Rusisë, datë 12 shtator 2016 nr. 03-03-06/ 2/53176).

Mungesa e dokumenteve parësore në një kompani mund të sjellë një gjobë serioze prej 10,000 deri në 30,000 rubla (neni 120 i Kodit Tatimor të Federatës Ruse). Autoritetet tatimore do të vendosin gjithashtu një gjobë për gabimet në regjistrim. Për më tepër, personat përgjegjës për përpunimin e dokumenteve mund të gjobiten sipas nenit 15.11 të Kodit të Kundërvajtjeve Administrative të Federatës Ruse në shumën prej 2,000 deri në 3,000 rubla. Ekziston edhe një rrezik tjetër: nëse gjatë kontrollit organet tatimore nuk gjejnë dokumentin e kërkuar, mund të heqin një pjesë të shpenzimeve nga baza e tatueshme, për rrjedhojë, kompania do të duhet të paguajë tatimin shtesë mbi të ardhurat.

Detajet e detyrueshme të dokumentit parësor

Vetëm dokumenti parësor me të gjitha detajet e kërkuara ka fuqi ligjore (klauzola 4 e nenit 9 të ligjit nr. 402-FZ):

1. titulli (për shembull, "Akti i shërbimeve të ofruara", "Urdhërpagesë", "Certifikatë kontabiliteti");
2. data e përpilimit;
3. emri i autorit të dokumentit (për shembull, OJSC SKB Kontur, LLC Soyuz, IP Ivanova E.V.);
4. përmbajtja e dokumentit ose transaksionit të biznesit (për shembull, "Shërbimet e aksesit në internet", "Materialet e transferuara për përpunim", "Pagesa e faturës për furnizimet e zyrës", "Interesi i përllogaritur sipas marrëveshjes së kredisë");
5. tregues natyrorë dhe monetarë (copa, metra, rubla, etj.);
6. pozicionet përgjegjëse (për shembull, "Kontabilist", "Magazinier", "Menaxheri i Burimeve Njerëzore", "Shef i Departamentit të Shitjeve", etj.);
7. nënshkrimet personale të palëve.

Një dokument i ekzekutuar siç duhet do të ndihmojë nëse është e nevojshme në procedurat ligjore, për shembull, kur blerësi nuk paguan borxhin ose përpiqet të zhvlerësojë transaksionin. Por një dokument me gabime ose nënshkrime fiktive mund të luajë një shaka mizore - kështu që nuk duhet të nënshkruani kurrë për furnizuesin nëse ai papritmas harron të nënshkruajë. Ruani me kujdes të gjitha dokumentet kryesore dhe gjithmonë kontrolloni me kujdes të gjitha detajet në dokumentet hyrëse.

Në praktikë, është ende e mundur të hasësh ankesa të klientëve në lidhje me mungesën e një vule. Ju kujtojmë se që nga 04/07/2015, vula është anuluar për shumicën e organizatave dhe mund të përdoret sipas dëshirës (Ligji Federal i 04/06/2015 Nr. 82-FZ). Informacioni në lidhje me vulën e organizatës duhet të specifikohet në statut. Nëse pala tjetër insiston të vendosë një vulë, dhe ju nuk e keni një të tillë ligjërisht, mund ta njoftoni me shkrim palën për mungesën e saj dhe të jepni një ekstrakt nga politika e kontabilitetit.

Format e dokumenteve parësore

Në punën tuaj, ju mund të përdorni format e unifikuara dhe tuajat të dokumenteve parësore (klauzola 4, neni 9 i Ligjit Federal të 6 dhjetorit 2011 Nr. 402-FZ "Për Kontabilitetin"). Në këtë rast, një dokument parësor i bërë në shtëpi duhet të ketë të gjitha detajet e kërkuara. Shumë kompani janë të detyruara të zhvillojnë versionin e tyre të aktit të fshirjes së materialeve, pasi nuk ka një formë të unifikuar të dokumentit.

Lejohet të përdoret një formë e kombinuar e dokumentit parësor, kur forma e unifikuar merret si bazë dhe plotësohet me kolonat ose rreshtat e nevojshëm. Në këtë rast, të gjitha detajet e detyrueshme duhet të ruhen (Rezoluta e Komitetit Shtetëror të Statistikave të Federatës Ruse, datë 24 Mars 1999 Nr. 20).

Zgjedhja e kompanisë në lidhje me format e përdorura të kontabilitetit parësor duhet të specifikohet në politikat e saj kontabël.

Në procesin e veprimtarisë, mund të lindë nevoja për dokumente të reja parësore, atëherë ato mund të zhvillohen dhe miratohen nga politika e kontabilitetit.

Kushtojini vëmendje! Meqenëse pala juaj mund të përdorë gjithashtu një dokument parësor të zhvilluar në mënyrë të pavarur, politika juaj e kontabilitetit duhet të tregojë se ju gjithashtu i pranoni këto dokumente për kontabilitet.

Për shumicën e dokumenteve, ju keni të drejtë të mos përdorni formularë të unifikuar, por transaksionet me para duhet të kryhen vetëm sipas formularëve të miratuar të dokumenteve (informacion i Ministrisë së Financave të Federatës Ruse nr. PZ-10/2012).

Llojet e dokumenteve parësore

Specialistët mund të gjejnë format kryesore të dokumenteve parësore në albumet e formave të unifikuara të miratuara nga rezolutat e Komitetit Shtetëror të Statistikave të Federatës Ruse. Këtu janë ato më të zakonshmet.

Dokumentet për kontabilitetin e transaksioneve tregtare

• TORG-12;
• Etiketa e produktit;
• Dokument universal i transferimit.

Dokumentet për kontabilitetin e aktiveve fikse

• OS-1 "Akti për pranimin dhe transferimin e aktiveve fikse (përveç ndërtesave, strukturave)";
• OS-4 "Akti për fshirjen e aktiveve fikse";
• OS-6 "Karta e inventarit për regjistrimin e aktiveve fikse".

Arka kryesore

Transaksionet me para të gatshme përpunohen ekskluzivisht në përputhje me Procedurën për kryerjen e transaksioneve me para (Udhëzimi i Bankës Qendrore të Federatës Ruse, datë 11 Mars 2014 Nr. 3210-U). Ju nuk mund, për shembull, të krijoni një "harxhues" në formë të lirë ose të zhvilloni versionin tuaj.

Format e dokumenteve primare të parave të gatshme janë miratuar me Rezolutën e Komitetit Shtetëror të Statistikave të Federatës Ruse, datë 18 gusht 1998 nr. 88:

• KO-1 “Urdhër pranimi në arkë”;
• KO-2 “Urdhër shpenzimi në para të gatshme”;
• KO-3 “Revista e regjistrimit të dokumenteve të arkës hyrëse dhe dalëse”;
• KO-4 “Libri Cash”;
• KO-5 “Libri i kontabilitetit të fondeve të pranuara dhe të lëshuara nga arkëtari”.

Dokumentet e parave të gatshme duhet të kontrollohen me shumë skrupulozitet, sepse dokumente të tilla parësore lidhen drejtpërdrejt me lëvizjen e parave të gatshme dhe gjithmonë tërheqin vëmendjen e autoriteteve inspektuese. Për shembull, autoritetet tatimore patjetër do t'i kushtojnë vëmendje PKO, në të cilën shuma tejkalon 100,000 rubla. Dhe të gjitha sepse nuk mund të paguani me para në dorë me një palë tjetër në një shumë që tejkalon 100,000 rubla. Mungesa e nënshkrimeve në dokumentet e parave të gatshme do të jetë gjithashtu një arsye për procedurat me Shërbimin Federal të Taksave.

Le të përmbledhim. Pra, dokumentet parësore janë pjesë përbërëse e kontabilitetit dhe kontabilitetit tatimor. Transaksionet nuk mund të kryhen pa dokumente mbështetëse. Shpesh kontabilistët krijojnë shënime kontabël bazuar në një kopje ose skanim të dokumentit parësor. Është shumë e rëndësishme që kopjet të zëvendësohen me dokumente origjinale në kohën e duhur, përndryshe autoritetet rregullatore mund ta konsiderojnë operacionin ose transaksionin si fiktiv. Vetëm dokumentet e hartuara në përputhje me ligjin janë një garanci e sigurisë dhe besueshmërisë së kontabilitetit në kompani.

dokumenti kryesor i kontabilitetit

Dokumentet primare përbëjnë bazën e të gjithë kontabilitetit. Aktivitetet financiare dhe ekonomike të një organizate shoqërohen nga operacione të shumta. Për këtë qëllim përdoret një element i metodës së kontabilitetit - dokumentacioni. Dokumentacioni është metoda kryesore e monitorimit të kontabilitetit të aktiviteteve ekonomike të një organizate, kontrolli kryesor i saj. dokument - Kjo është dëshmi e shkruar e një transaksioni biznesi të përfunduar, duke i dhënë fuqi ligjore të dhënave kontabël. Dokumentacioni shërben si bazë për regjistrimet e mëvonshme kontabël dhe siguron saktësinë, besueshmërinë dhe padiskutueshmërinë e treguesve kontabël, si dhe mundësinë e kontrollit të tyre.

Dokumentet duhet të kenë fuqi ligjore, d.m.th. të përmbajnë një numër detajesh të detyrueshme (tregues):

• - emri i dokumentit;
• - data;
• - emrin e organizatës në emër të së cilës është hartuar dokumenti;
• - përmbajtja e operacionit;
• - masat sasiore dhe të kostos;
• - emrin dhe pozicionin e personave përgjegjës për zbatimin e tij dhe korrektësinë e ekzekutimit të tij;
• - nënshkrimet personale të këtyre personave dhe transkriptet e tyre;
• - vula organizative, vula.

Dokumentet duhet të përpilohen në mënyrë të tillë që të ruhen për një kohë të gjatë (bojë, stilolaps, makinë shkrimi, printer). Dokumentet parësore duhet të hartohen ose në momentin e transaksionit (para, banka) ose menjëherë pas përfundimit të tij. Ata që përpiluan dhe nënshkruan dokumentin janë përgjegjës për krijimin e tij në kohë dhe me cilësi të lartë, për saktësinë e të dhënave dhe transferimin e tij brenda afatit të caktuar për regjistrim në regjistrat kontabël.

Dokumentet përfshijnë:

• - primare (faturat, faturat, urdhrat e arkës hyrëse dhe dalëse, fletët e gardhit, etj.);
• - regjistrat e kontabilitetit (raportet e arkës, ditarët e porosive, libri kryesor, raportet e mallit, etj.);
• - raportimi (bilanci dhe shtojcat e tij).

Të gjitha regjistrimet e kontabilitetit mbahen në bazë të dokumenteve parësore, pastaj informacioni prej tyre transferohet në regjistrat kontabël, ku sistemohen, domethënë regjistrohen në llogaritë e kontabilitetit. Në fund të periudhës raportuese, raportimi i ndërmarrjes plotësohet sipas regjistrave kontabël.

Dokumentacioni parësor krijon lëvizjen e informacionit kontabël, i siguron kontabilitetit informacionin e nevojshëm për një pasqyrim të vazhdueshëm dhe të vazhdueshëm të aktiviteteve ekonomike të ndërmarrjes.

Sipas qëllimit të tyre, të gjitha dokumentet parësore ndahen në: dokumente organizative dhe administrative, dokumente mbështetëse, dokumente kontabël dhe dokumente të kombinuara.

• - organizative dhe administrative (urdhra, udhëzime, udhëzime, autorizime) lejojnë operacionet, dhe informacioni i përfshirë në to nuk pasqyrohet në regjistrat e kontabilitetit;
• - dokumentet justifikuese (faturat, pretendimet, urdhrat e marrjes, etj.) pasqyrojnë faktin e transaksionit, informacioni i përfshirë në to regjistrohet në regjistrat kontabël. Ekzistojnë një sërë dokumentesh që kombinojnë një natyrë lejuese dhe shfajësuese (urdhra shpenzimesh në para, fletëpagesa për pagat), të dhënat e përfshira në to futen në regjistrat e kontabilitetit;
• - dokumentet e kontabilitetit përpilohen në departamentin e kontabilitetit në bazë të dokumenteve administrative ose mbështetëse për të përmbledhur të dhënat e kontabilitetit, dokumente të tilla janë certifikatat e kontabilitetit, llogaritjet e kostove të përgjithshme, tabelat e zhvillimit.
• - dokumentet e kombinuara kryejnë njëkohësisht funksionet e dokumenteve administrative dhe justifikuese dhe kontabël. Për shembull, një faturë për lëshimin e pasurive materiale përmban një urdhër për lëshimin e materialeve nga magazina në punishte, si dhe regjistrimin e lëshimit të tyre aktual, etj.

Në bazë të metodës së regjistrimit të transaksioneve, dokumentet ndahen në një herë dhe kumulative.

Dokumentet e njëhershme përdoren vetëm një herë për të pasqyruar një transaksion të vetëm ose disa transaksione të kryera njëkohësisht. Pas regjistrimit, dokumenti një herë shkon në departamentin e kontabilitetit dhe shërben si bazë për reflektim në kontabilitet. Për shembull, urdhrat e parave hyrëse dhe dalëse, pasqyrat e listës së pagave, etj.

Dokumentet kumulative përpilohen gjatë një periudhe të caktuar (javë, dekadë, muaj) për të pasqyruar transaksionet homogjene të përsëritura që regjistrohen në to ndërsa ndodhin. Në fund të periudhës, llogariten totalet për treguesit e përdorur për llogaritë. Dokumentet e akumulimit përfshijnë kartat e kufirit, porositë dyjavore ose mujore, etj.

Në varësi të vendit ku hartohen, dokumentet mund të jenë të brendshme ose të jashtme.

Vendase dokumentet përpilohen në ndërmarrje për të pasqyruar operacionet e brendshme. Për shembull, arkëtimet dhe urdhrat e shpenzimeve, faturat, aktet, pasqyrat e pagave, etj.

E jashtme dokumentet plotësohen jashtë kufijve të ndërmarrjes së caktuar dhe mbërrijnë në formë të formalizuar. Për shembull, faturat, pasqyrat bankare, faturat, etj.

Sipas radhës së hartimit të dokumenteve dallohen dokumentet parësore dhe përmbledhëse.

fillore dokumentet hartohen për çdo transaksion individual në momentin e përfundimit të tij. Për shembull, një urdhër arkëtimi në para, urdhërpagesa, akte për shlyerjen e aktiveve fikse, etj.

Përmbledhje dokumentet përpilohen në bazë të dokumenteve parësore të përpiluara më parë. Përdorimi i tyre lehtëson kontrollin e operacioneve homogjene. Ato mund të jenë ekzekutive, kontabël ose të kombinuara. Për shembull, raportet e paradhënies dhe parave të gatshme, grupimi dhe pasqyrat akumuluese. Në veçanti, raporti paraprak, duke qenë i kombinuar, kryen funksionet e një dokumenti mbështetës dhe kontabël. Ai ofron një përshkrim të plotë të shlyerjeve me personat përgjegjës: bilancin ose mbishpenzimin e paradhënies së mëparshme, madhësinë e këtij paradhënie, shumën e shpenzuar, gjendjen dhe datën e hyrjes së tij në arkë ose mbishpenzimin dhe datën e tij. rimbursimi nga ndërmarrja. Për më tepër, deklarata paraprake ofron një përshkrim të shpenzimeve të prodhimit në llogaritë pas verifikimit dhe miratimit të raportit. Në anën e pasme të raportit ka një listë të shpenzimeve individuale dhe dokumentet mbështetëse të tyre.

Sipas radhës së plotësimit, dokumentet mund të klasifikohen në ato të përpiluara me dorë dhe duke përdorur teknologjinë kompjuterike.

Dokumentet e hartuara me dorë, plotësuar me dorë ose në një makinë shkrimi.

Dokumentet e ekzekutuara duke përdorur teknologji kompjuterike, regjistrojnë automatikisht informacionin rreth operacioneve të prodhimit në momentin e përfundimit të tyre.

Pranimi, verifikimi dhe përpunimi kontabël i dokumenteve. Dokumentet e marra nga departamenti i kontabilitetit përpunohen për t'i përgatitur ato për regjistrim në regjistrat kontabël. Faza kryesore e përpunimit të kontabilitetit të dokumenteve në një organizatë është verifikimi i dokumenteve të marra në thelb, në formë dhe aritmetikisht.

Kur kontrolloni dokumentet për meritat e tyre, është e nevojshme të përcaktohet ligjshmëria, korrektësia dhe përshtatshmëria e transaksionit të përfunduar të biznesit. Sipas procedurës aktuale të kontabilitetit, dokumentet parësore për transaksionet e biznesit që bien ndesh me ligjin dhe procedurën e vendosur për marrjen, ruajtjen dhe shpenzimin e fondeve, inventarit dhe sendeve të tjera me vlerë nuk duhet të pranohen për ekzekutim. Nëse dokumente të tilla parësore merren nga departamenti i kontabilitetit, llogaritari kryesor duhet të njoftojë kreun e organizatës për paligjshmërinë e një transaksioni specifik biznesi.

Kontrolli paraprak kryhet nga departamenti i kontabilitetit gjatë përgatitjes së dokumenteve. Është gjithashtu e rëndësishme sepse shumica e dokumenteve përpilohen nga persona përgjegjës financiarë, dhe jo nga punonjës kontabël.

Kontrollimi i formularit ju lejon të siguroheni që një formular i formularit të duhur është përdorur për të përfunduar një transaksion specifik biznesi, të gjithë numrat janë futur qartë, përmbajtja e transaksionit dhe të gjitha detajet janë pasqyruar.

Pas kësaj, kontabilisti kryen një kontroll aritmetik, i cili zbret në kontrollimin e korrektësisë së llogaritjeve dhe llogaritjeve aritmetike, si dhe tatimin e dokumenteve. Taksimi bëhet duke shumëzuar sasinë me çmimin. Kontrolli aritmetik ju lejon të kontrolloni llogaritjet aritmetike të totaleve, korrektësinë e pasqyrimit të treguesve sasiorë dhe të kostos.

Pas verifikimit, kontabilisti përpunon dokumentet. Caktimi i llogarisë së dokumenteve konsiston në përcaktimin e llogarive në të cilat transaksionet e biznesit të regjistruara në dokumente duhet të regjistrohen në debi dhe kredi.

Drejtimet kryesore për përmirësimin e dokumentacionit janë unifikimi dhe standardizimi .

Dokumentet e kontabilitetit parësor pranohen për kontabilitet nëse hartohen në përputhje me formularin e përfshirë në albumin e formave të unifikuara të dokumentacionit parësor të kontabilitetit.

Unifikimi i formave të dokumentacionit parësor të kontabilitetit ka një rëndësi të madhe për përmirësimin e kontabilitetit, pasi vendos dhe konsolidon kërkesa uniforme për dokumentimin e veprimtarive ekonomike të organizatave, sistemon kontabilitetin, përjashton nga qarkullimi format e vjetruara dhe arbitrare dhe promovon organizimin racional të kontabilitetit.

Dokumentet e unifikuara- këto janë dokumente standarde të miratuara në mënyrën e përcaktuar dhe të destinuara për regjistrimin e transaksioneve homogjene në organizata me forma të ndryshme të pronësisë dhe karakteristika të ndryshme të industrisë.

Standardizimi - vendosja e madhësive identike, standarde për dokumentet standarde, gjë që redukton konsumin e letrës për prodhimin e dokumenteve, thjeshton përpunimin dhe ruajtjen e tyre.

Rrjedha e dokumenteve në organizata është një pjesë integrale e proceseve të biznesit. Dokumentet e kontabilitetit janë krijuar për të regjistruar me shkrim të gjitha ngjarjet që ndodhin në ndërmarrje që ndikojnë në çështjet e punës.

Thelbi dhe rëndësia e dokumenteve të kontabilitetit

Kërkesat legjislative, në veçanti dispozitat e Ligjit të Kontabilitetit, e bëjnë të detyrueshme dokumentimin e të gjitha ngjarjeve në sferën ekonomike. Dokumentet e kontabilitetit përdoren për të konfirmuar përfundimin e çdo transaksioni dhe shërbejnë si dëshmi me shkrim të proceseve në vazhdim.

Një dokument kontabël është një formë në të cilën mund të regjistrohen ngjarjet aktuale, vlerësimi i tyre dhe kriteret e tjera që dallojnë një transaksion biznesi.

Sipas llojit, dokumentet e kontabilitetit financiar dhe qëllimi i tyre mund të klasifikohen si më poshtë:

1. Administrative. Në bazë të tyre, transaksionet e biznesit nuk regjistrohen. Këto dokumente veprojnë si udhëzime për kryerjen e veprimeve të caktuara. Ky grup përfshin urdhra dhe udhëzime nga menaxhmenti.
2. Shfajësues - konfirmoni përfundimin e transaksioneve aktuale në aktivitetet aktuale të kompanisë. Ato janë baza për të bërë regjistrime, për shembull, aktet e pranimit dhe transferimit të sendeve me vlerë, fatura për fshirje, lëvizje të brendshme. Shpesh prania e tyre duhet të konfirmohet me dokumente administrative.
3. Dokumentet e kontabilitetit janë krijuar për të thjeshtuar procedurën e kontabilitetit. Janë deklarata të ndryshme, certifikata kontabël që shpjegojnë procedurën e kryerjes së veprimeve dhe përshtatshmërinë e tyre.
4. Dokumentet e kombinuara kanë karakteristikat e dokumenteve administrative dhe shfajësuese në të njëjtën kohë. Ato shërbejnë si bazë për shfaqjen e një transaksioni biznesi dhe gjithashtu përmbajnë një tregues të përfundimit të tij. Në këtë rast, si shembull, mund të konsiderojmë dokumentet e parave të gatshme (urdhri i parasë së shpenzimeve).

Çfarë vlen për dokumentet e kontabilitetit

Dokumentet që rregullojnë kontabilitetin formohen sipas rendit në të cilin janë përpiluar, domethënë ndahen në primare dhe të konsoliduara. Baza për të bërë regjistrime kontabël janë dokumentet kryesore të kontabilitetit. Ato mund të gjenerohen drejtpërdrejt në ndërmarrje, ose mund të merren nga jashtë - nga furnitorët, blerësit dhe palët e tjera. Dokumentet kryesore kontabël që lidhen me ato parësore janë faturat, pagesat, paratë, bankat dhe dokumente të tjera. Raportet përmbledhëse përpilohen në bazë të të dhënave parësore dhe përmbajnë informacion të përgjithësuar.

Sipas përmbajtjes së tyre, ato mund të marrin vlera materiale dhe monetare. Pjesa materiale pasqyron praninë dhe lëvizjen e mallrave dhe sendeve të tjera me vlerë. Për shembull, aktet e pranimit dhe transferimit, faturat për lëshimin e mallrave japin një ide të saktë të llojeve dhe sasive të pronës që lëviz. Është dhënë gjithashtu një vlerësim i kostos së operacionit të kryer.

Disa dokumente kanë të bëjnë ekskluzivisht me ato të vendbanimeve. Po flasim për fletëpagesat, urdhërpagesat, deklaratat bankare. Informacioni që ata mbajnë është ekskluzivisht i natyrës financiare - statusi i vendbanimeve me kontraktorët, pagat për punonjësit.

Deri kohët e fundit, kërkesa për përdorimin e detyrueshëm të formave të unifikuara në kontabilitet mbeti. Hyrja në fuqi e ligjit nr. 402-FZ për kontabilitetin bën të mundur që menaxhmenti i organizatave të zhvillojë në mënyrë të pavarur forma të dokumenteve parësore. Por në të njëjtën kohë, mbeten disa kërkesa për praninë e detajeve të detyrueshme. Kjo do të thotë, në kontabilitetin parësor, i vetmi dokument kontabël i vlefshëm është një formular që pasqyron informacionin e mëposhtëm:

• emrin dhe datën e përgatitjes së formularit;
• detajet e subjektit afarist;
• përmbajtjen e operacionit dhe karakteristikat e tij në aspektin monetar dhe sasior;
• nënshkrimet e personave përgjegjës.

Për çfarë përdoren dokumentet e kontabilitetit?

Për organizatat dhe madje edhe sipërmarrësit, rëndësia e dokumenteve të kontabilitetit është e madhe. Ato shërbejnë jo vetëm si konfirmim i fakteve të kryera të aktivitetit ekonomik, por gjithashtu ndihmojnë në përcaktimin e gjendjes aktuale financiare të kompanisë. Në bazë të tyre, subjektet kryejnë llogaritjet tatimore, ndërsa ulja e bazës tatimore është e mundur vetëm nëse kanë dokumente të hartuara saktë nga pikëpamja e legjislacionit.

Mungesa e dokumenteve të nevojshme parësore, certifikatave dhe deklaratave mund të krijojë më pas shumë probleme për organizatën, duke ngritur pyetje shtesë nga autoritetet rregullatore. Shpesh ky fakt shërben si bazë për rillogaritjen e bazës tatimore.

Çfarë dokumentesh kontabël duhet të ketë një LLC për të siguruar funksionimin e vazhdueshëm të ndërmarrjes? Në varësi të specifikave të punës, këto janë dokumente që rregullojnë aktivitetet e ndërmarrjes - urdhra, udhëzime, politika kontabël. Konfirmimi i fakteve të të ardhurave të marra dhe shpenzimeve të bëra janë faturat, faturat, fletëpagesat me personelin dhe dokumentet e tjera të parave të gatshme dhe bankare. Për të thjeshtuar procedurën e kontabilitetit, përdoren gjerësisht pasqyrat e qarkullimit dhe akumulimit që përmbajnë informacion të përgjithshëm për transaksionet homogjene.

Transferimi i dokumenteve dhe periudha e ruajtjes

Duke qenë se roli dhe rëndësia e dokumenteve kontabël janë të pamohueshme për çdo subjekt biznesi, lëvizja dhe ruajtja e tyre duhet gjithashtu t'i nënshtrohet disa rregullave.

Organizatat hartojnë në mënyrë të pavarur një plan të rrjedhës së dokumenteve parësore, i cili përfshin fazat e mëposhtme:

• pritje ose regjistrim;
• përpunim;
• ruajtje;
• transferimi në arkiv.

Orari i specifikuar duhet të përmbajë kornizën kohore optimale për përpunimin e të dhënave të marra. Nëse është e nevojshme, lejohen rregullime në periudhat e përcaktuara.

Ruajtja e dokumenteve parësore sigurohet nga punonjësit e shërbimit të kontabilitetit. Në të njëjtën kohë, kur ndryshoni personat përgjegjës, është e nevojshme të hartohet një akt pranimi dhe transferimi i dokumenteve të kontabilitetit, një mostër e të cilit zhvillohet duke marrë parasysh karakteristikat e kompanisë. Por në të njëjtën kohë, është e nevojshme të krijohet një regjistër i detajuar i dokumenteve të kontabilitetit gjatë transferimit të rasteve, një mostër e të cilit do të sigurojë informacion të plotë për vëllimin ekzistues të transaksioneve.

Periudha e ruajtjes së dokumenteve ndryshon në varësi të qëllimit të tyre. Informacioni që siguron të dhëna për llogaritjet tatimore duhet të jetë i disponueshëm për të paktën 4 vjet. Formularët e plotësuar të informacionit të punonjësve mbahen deri në 75 vjet.

Regjistri i dokumenteve të kontabilitetit gjatë transferimit të rasteve (shembull)

Bankat Sot Live

Artikujt e shënuar me këtë simbol gjithmonë relevante. Ne jemi duke e monitoruar këtë

Dhe përgjigjet për komentet për këtë artikull janë dhënë nga avokat i kualifikuar dhe gjithashtu vetë autori artikuj.

Dokumentet primare të raportit të kontabilitetit janë lidhja më e rëndësishme në rrjedhën e dokumenteve të çdo kompanie. Pa to, nuk do të jetë e mundur jo vetëm të llogariten saktë të gjitha të ardhurat, shpenzimet dhe arkëtimet, por edhe të llogariten saktë (dhe aq më tepër, të konfirmohen me autoritetet tatimore) zbritjet në zyrën e taksave. Çfarë është një "primare" dhe cilat janë kërkesat për të? Le ta kuptojmë.

Është e nevojshme të kuptohet se çfarë nënkuptohet në përgjithësi me këtë përkufizim. Pra, dokumentet parësore të kontabilitetit janë konfirmimi i transaksioneve të biznesit të kryera në ndërmarrje që kanë sjellë një efekt ekonomik. Ky është një dokument mbështetës - për shembull, një lloj faturë.

Këto dokumente janë të rëndësishme jo vetëm për qëllime kontabël. Ato janë të nevojshme për të respektuar ligjet tatimore dhe për të konfirmuar të gjitha transaksionet. Duke përdorur dokumentet parësore, ju mund të përcaktoni shtrirjen e detyrimeve të kompanisë ndaj shtetit. Zyra e taksave do të kërkojë këto vërtetime për të verifikuar saktësinë e llogaritjeve.

Dokumentet parësore duhet të hartohen menjëherë në kohën e operacionit, ose menjëherë pas përfundimit të tij. Por kjo e fundit është e mundur vetëm nëse nuk është e mundur të merreni me shkresat gjatë procesit.

Dhe ia vlen të kujtojmë se vonesa të tilla janë shumë të dekurajuara dhe lejohen vetëm në situata të jashtëzakonshme.

Çfarë është "primare"

Ky lloj dokumenti është ai që konfirmon veprimet e biznesit tashmë të përfunduara. Për shembull, blerja e një torno të re. Pa dokumentacion parësor që mund të konfirmojë këtë apo atë veprim, është e pamundur të futen shpenzimet/të ardhurat apo marrja e ndonjë gjëje në librin kontabël.

Dokumentet primare mund të jenë elektronike ose letre - nuk ka asnjë ndryshim. E vetmja veçori e një administrimi të tillë elektronik të dokumenteve është se kërkohet një nënshkrim elektronik për konfirmim. Megjithatë, disa biznese mund të kufizojnë përdorimin e tyre të aftësive dixhitale. Sipas kushteve të kontratës ose në disa raste të rregulluara me ligj, është e mundur të kërkohet sigurimi i vetëm një dokumenti "primar" në letër.

Dokumenti kryesor i kontabilitetit duhet të përmbajë të gjithë informacionin e nevojshëm për kontabilitetin e aktiviteteve të biznesit. Përndryshe, mund të lindin probleme tatimore. Nëse nuk mund të konfirmoni ndonjë shpenzim ose të ardhur, shuma e zbritjeve mund të rritet.

Një dokument i tillë është dëshmi e faktit se në ekonominë e organizatës janë ndërmarrë disa veprime që kanë ndikuar në situatën ekonomike.

Lista e dokumenteve të kontabilitetit

Është interesante se ligji nuk rregullon dokumente specifike, kështu që ju mund të zgjidhni nga shumë opsione të pranueshme. Kjo do t'ju lejojë të rregulloni komoditetin e raportimit. Por çfarë lloj "primare" ekziston gjithsesi?

1. Marrëveshja. Përmban kushte specifike të një transaksioni biznesi. Ai liston të gjitha nuancat financiare dhe përgjegjësinë e të gjitha palëve të përfshira për zbatimin.
2. Lista e paketimit. Lista e të gjitha shërbimeve të ofruara ose mallrave të transferuara. Ai mbahet nga secili pjesëmarrës në transaksion - do t'ju duhet të bëni kopje.
3. Certifikata e transferimit dhe pranimit. Konfirmon që shërbimi është kryer plotësisht dhe cilësia e tij plotëson të rënë dakord. Ky akt konfirmon pranimin e punës së kryer dhe, në përputhje me rrethanat, miratimin e plotë të klientit.
4. Certifikata e transferimit dhe pranimit nr. OS-1. Ndryshe nga dokumenti i mëparshëm, ai përdoret në regjistrimin e aktiviteteve me hyrje dhe dalje të aseteve fikse.
5. Kontrollo. Konfirmimi i gatishmërisë për të paguar për një produkt ose shërbim. Në faturë mund të renditen kushte dhe çmime shtesë për shërbimet e ofruara. Ky dokument ju lejon gjithashtu të ktheni para.
6. Fletëpagesa. Përdoret për të zgjidhur problemet e biznesit që lidhen me personelin. Kjo do të thotë, këto deklarata marrin parasysh të gjitha situatat e pagave. Është e nevojshme të përfshihet jo vetëm vetë paga në fletëpagesë. Por edhe të gjitha shpërblimet, jashtë orarit, stimujt dhe “infuzionet” e tjera të parave tek punonjësi.
7. Dokumentet e parave të gatshme. E nevojshme për kontabilitetin e transaksioneve financiare për shitjen e mallrave ose shërbimeve. Kjo kategori përfshin jo vetëm librin e arkës, por edhe urdhërpagesat dhe shpenzimet.

Lexoni gjithashtu:

Si të zbuloni nëse një kartë Sberbank është e bllokuar

Natyrisht, të gjitha këto dokumente hartohen ndryshe në varësi të rregullave dhe procedurave të vendosura. Rregullat bazë janë të përcaktuara dhe duhet të ndiqen kur krijohet një primar.

Klasifikimi i dokumenteve parësore

Ka disa mënyra për të kategorizuar të dhënat e kontabilitetit. Kjo thjeshton ndjeshëm përkufizimin dhe vetë rrjedha e dokumentit bëhet sipas parimeve dhe veçorive të caktuara.

Pra, dokumentet parësore ndahen:

1. Sipas qëllimit. Ka ato administrative - prokura dhe urdhërpagesa; ekzekutiv/shfajësues – fletëpagesat dhe certifikatat e punës së kryer; dokumentet e kontabilitetit – deklaratat, llogaritjet dhe certifikatat; të kombinuara – urdhra në para, raporte paraprake dhe kërkesa; dhe formularët e rreptë të raportimit - abonimet, librat e faturave, e kështu me radhë.
2. Sipas vëllimit të përmbajtjes së të dhënave. Dokumentet primare aktuale janë të përfshira - urdhra në para dhe çeqe; dhe dokumentet primare të konsoliduara - raportet e parave të gatshme për një periudhë të caktuar dhe pasqyrat.
3. Sipas metodës së pasqyrimit të transaksioneve të biznesit. Ka raporte një herë - raporte të parave të gatshme; dhe deklaratat akumuluese dhe kartat kufitare.
4. Sipas vendit të përpilimit. Të ndara në të brendshme (gjithçka e zyrtarizuar nga organizata) dhe të jashtme (të marra nga furnitorët, kontraktorët, etj.).

Ky klasifikim gjithëpërfshirës pasqyron pothuajse të gjitha dokumentet parësore që kontabiliteti mund të hasë gjatë përgatitjes së raporteve.

Regjistrat kontabël për fillore

Çdo dokument parësor i marrë nga departamenti i kontabilitetit duhet të regjistrohet. Prandaj, ekzistojnë regjistra kontabël të veçantë. Këto janë tabela të veçanta numërimi të bëra në një formë specifike. Ato janë të nevojshme për të mbledhur informacion në lidhje me transaksionet e biznesit në llogari dhe për të mos u ngatërruar në një mori certifikatash, faturash etj.

Regjistrat kontabël janë të ndryshëm. Si rregull, ato ndahen në kategoritë e mëposhtme:

1. Me takim. Kjo përfshin kronologjike (dokumentet regjistrohen ashtu siç duken), sistematike (dokumenti parësor regjistrohet duke marrë parasysh karakteristikat e tij të grupimit). Kombinimi i këtyre dy llojeve quhet regjistra sinkronikë - në mënyrë ideale kjo është ajo që duhet të bëjë kontabiliteti.
2. Duke përmbledhur të dhënat. Regjistrat e integruar (nga të veçanta në të përgjithshme) dhe të diferencuara (nga të përgjithshme në të veçanta) bëjnë pjesë në këtë kategori.
3. Nga pamja e jashtme. Gjithçka është shumë e thjeshtë - ato ndahen sipas formës fizike të regjistrit. Mund të jetë në formën e një karte, libri, media elektronike etj.

Mirëmbajtja e duhur e regjistrave kontabël do të thjeshtojë ndjeshëm detyrën dhe do të mbrojë nga shumë probleme.

Kërkesat për dokumentacionin parësor

Meqenëse dokumenti parësor është një pjesë e rëndësishme e rrjedhës së dokumenteve të kontabilitetit, është e nevojshme të tregohet shumë i kujdesshëm në mirëmbajtjen dhe plotësimin e tij. Ka disa kërkesa, norma dhe standarde që duhet të respektohen.

Lexoni gjithashtu:

Western Union - çfarë është dhe si ta përdorim atë

Çfarë duhet të jetë në fillore

Dokumentet e kontabilitetit parësor duhet të krijohen sipas standardeve të caktuara në mënyrë që organet tatimore t'i pranojnë pa problem dhe askush të mos ketë probleme në të ardhmen. Prandaj, është e nevojshme të tregoni informacionin e mëposhtëm në dokumentin parësor:

1. Emri i një dokumenti specifik.
2. Data e përpilimit.
3. Emri i subjektit i cili (ose në emër të të cilit) kryhet ky apo ai veprim.
4. Cili është thelbi i një transaksioni biznesi?
5. Matësit e transaksioneve të biznesit. Ka para ose në natyrë. Nëse është e natyrshme, duhet të tregoni se çfarë po matet.
6. Personat përgjegjës për kryerjen e saktë të operacionit dhe përgatitjen e dokumenteve për të. Sigurohuni që të tregoni pozicionet.
7. Nënshkrimet e personave të përfshirë, emrat e tyre të plotë dhe informacione të tjera që do të ndihmojnë në identifikimin e tyre.

Prania e të gjitha këtyre të dhënave është e nevojshme jo vetëm për të konfirmuar që operacioni është kryer në të vërtetë. Informacioni i specifikuar në dokument do të lejojë, nëse është e nevojshme, të verifikojë të gjithë treguesit, të kontaktojë aktorët dhe të sqarojë disa pika.

Rregullat për përgatitjen e dokumentacionit parësor

Është e rëndësishme të mbani mend se kur krijoni dokumente të tilla, nuk mjafton thjesht të merren parasysh të dhënat që duhet të ketë. Rregulloret vendosin rregulla të caktuara për mbajtjen dhe krijimin e letrave të tilla. Nëse ato shkelen, ose inspektorët tatimorë kanë dyshime, jo vetëm që do t'ju duhet të ribëni dokumentin, por edhe të paguani një gjobë të madhe. Sidomos nëse shkelja nuk është e para.

1. Shkruani rreptësisht pa gabime (përfshirë shenjat e pikësimit) dhe njolla. Shmangni gabimet e shtypit në dokumentet elektronike.
2. Ju mund të përdorni çdo stilolaps. Por këshillohet të zgjidhni ato që nuk do të njollosen kur shkruani - kjo do të shpërndajë papastërti në letër, gjë që është e papranueshme.
3. Është e nevojshme të hartohen dokumente në rast të supozimeve se do të kryhet një lloj transaksioni biznesi. Si mjet i fundit (i cili nuk rekomandohet fare), ju mund të hartoni dhe dorëzoni një raport parësor menjëherë pas operacionit.
4. Absolutisht të gjitha të dhënat e llogaritura të paraqitura në formë dixhitale duhet të kopjohen me fjalë.
5. Nëse nuk ka të dhëna për të plotësuar detajet në formularin fillestar, duhet të vendosni një vizë atje. Lënia e linjave boshe është rreptësisht e ndaluar.

Është e rëndësishme të mbani mend se sa më i përgjegjshëm të jetë llogaritari në plotësimin e dokumenteve parësore, aq më pak probleme do të ketë organizata në të ardhmen.

Çfarë duhet të bëni nëse tashmë është bërë një gabim?

Në një situatë kur është e nevojshme të korrigjoni një ose një dokument tjetër parësor, duhet të dini se çfarë mund dhe nuk mund të bëhet. Pra, kur korrigjoni gabimet, mund të:

1. Kryqëzoni informacionin e pasaktë dhe tregoni informacionin e saktë pranë tij. Është e nevojshme të vendosni nënshkrimin e personit që ka korrigjuar informacionin, si dhe udhëzimin "Beso të korrigjuarit" dhe datën specifike kur është bërë korrigjimi.
2. Bëni shënime shtesë. Përdoret nëse vlerat totale të transaksioneve janë ekzekutuar, por si rezultat ato rezultojnë të jenë pak më të larta. Në këtë rast, është e nevojshme të regjistrohen bilancet në një dokument të ri dhe të merren parasysh në periudhën aktuale ose të ardhshme të raportimit.
3. Kryeni përmbysjen. Kjo do të thotë, korrigjoni hyrjen duke përdorur vlera negative: shkruani të dhënat e pasakta me paste të kuqe dhe më pas tregoni të dhënat e sakta pranë saj.

Dokumentet primare të kontabilitetit ose regjistrimet parësore, siç i quajnë kontabilistët, janë baza e kontabilitetit, si kontabiliteti ashtu edhe tatimor. Pa regjistrimin e duhur, mirëmbajtjen dhe dokumentet parësore, është e pamundur të kryhen aktivitete të ligjshme biznesi.

Ligji “Për Kontabilitetin” i datës 6 dhjetor 2011 Nr. 402-FZ tregon se “çdo fakt i jetës ekonomike i nënshtrohet regjistrimit si dokument parësor kontabël”.

Për t'u siguruar që i keni të gjitha dokumentet e nevojshme, duhet të kontrolloni rregullisht kontabilitetin tuaj dhe për ata që nuk kanë kohë për këtë, ne rekomandojmë një shërbim falas të auditimit të kontabilitetit.

Dokumenti parësor vërteton me shkrim faktin e një transaksioni biznesi, konfirmon kryerjen e shpenzimeve të biznesit gjatë llogaritjes së bazës tatimore dhe përcakton përgjegjësinë e interpretuesve për kryerjen e transaksioneve të biznesit. Dokumentet parësore kërkohen nga inspektorët tatimorë gjatë kontrollit të deklaratave dhe raporteve dhe janë të nevojshme kur kalojnë kontrollet.

Duke pasur parasysh që jo vetëm kontabilistët, por edhe menaxherët, sipërmarrësit individualë, menaxherët e shitjeve dhe punonjësit e tjerë plotësojnë dhe përgatisin dokumentet parësore, ju ftojmë të njiheni me kërkesat për këto dokumente.

Kush i zhvillon format e dokumenteve parësore?

Dokumentet primare të kontabilitetit janë unifikuar(forma e së cilës u zhvillua nga Rosstat (ish Goskomstat i Federatës Ruse) ose Banka Qendrore) dhe zhvilluar në mënyrë të pavarur nga tatimpaguesit.

Neni 9 i ligjit nr. 402-FZ përmban listën e mëposhtme të detajeve të detyrueshme të dokumenteve parësore (të unifikuara ose të zhvilluara në mënyrë të pavarur):

• emri i dokumentit;
• data e përgatitjes së dokumentit;
• emri i subjektit ekonomik që ka përpiluar dokumentin;
• përmbajtja e faktit të jetës ekonomike;
• vlera e matjes natyrore dhe (ose) monetare të një fakti të jetës ekonomike, duke treguar njësitë e matjes;
• emrin e pozicionit të personit që ka përfunduar transaksionin, operacionin dhe personin përgjegjës për ekzekutimin e tij;
• nënshkrimet e këtyre personave.

Sa i përket vulës, megjithëse nuk është e shënuar në detajet e kërkuara, nëse ka një fushë "M.P." (hapësirë ​​për printim) kërkohet stampimi i tij.

Nëse tatimpaguesi është i kënaqur me formularët e unifikuar nga Goskomstat (për fat të mirë, lista e tyre është e madhe), atëherë nuk është e nevojshme të zhvilloni formularët tuaj. Ekziston edhe koncepti i "parësores së modernizuar", d.m.th. dokumentet parësore të unifikuara në të cilat tatimpaguesi ka bërë shtesat e veta.

Ju lutemi vini re Ju nuk mund të zhvilloni dhe miratoni në mënyrë të pavarur format e dokumenteve kryesore të mëposhtme:

• dokumente cash;
• urdhërpagesë dhe dokumente të tjera shlyerje bankare;
• formularët e unifikuar për pagesat duke përdorur një arkë;
• fletëpagesa;
• listën e pagave dhe listën e pagave.

Dokumentet e tilla parësore mund të unifikohen vetëm.

Ku mund të gjej mostra të dokumenteve parësore të unifikuara?

Zhvillimi dhe miratimi i formularëve për dokumentet parësore është përgjegjësi e Goskomstat (tani Rosstat). Sot vazhdojnë të përdoren format e unifikuara të zhvilluara në vitet '90 të shekullit të kaluar. Vetëm dokumentet e shlyerjes (pagesave) të zhvilluara nga Banka e Rusisë kanë një botim relativisht të ri - nga 2012.

Dokumentet e tilla quhen ndryshe: akte, ditar, fatura, deklarata, urdhra, libra, udhëzime, përllogaritje, prokura, urdhra etj. Duke përdorur këtë tabelë do të gjeni se në cilën Rezolutë të Komitetit Shtetëror të Statistikave janë format e unifikuara të parësisë. dokumentet që ju nevojiten janë publikuar.

Në faqen tonë të internetit mund të shkarkoni formularët e dokumenteve parësore të unifikuara dhe nga .

Një formular i rreptë i raportimit (SRF) është gjithashtu një dokument parësor, por ka kërkesa të veçanta për të. Lista e detajeve të detyrueshme të BSO është më e gjerë se lista e dokumenteve të zakonshme parësore, në veçanti, kërkohet TIN dhe prania e një vule.

Në artikullin "" mund të zbuloni se në cilat raste është e nevojshme të përdorni formën e unifikuar të këtij dokumenti dhe kur mund ta zhvilloni vetë.

Gabimet në dokumentet parësore

Para së gjithash, dokumentet burimore duhet të përmbajnë detaje të detyrueshme të specifikuara saktë. Sipas Ministrisë së Financave, një tatimpagues mund të marrë parasysh shpenzimet në deklaratën tatimore parësore nëse ajo përmban vetëm gabime të vogla.

Gabime të tilla nuk duhet të ndërhyjnë në identifikimin e saktë të shitësit dhe blerësit, emrin e mallrave dhe vlerën e tyre, si dhe rrethana të tjera të faktit të dokumentuar të jetës ekonomike (nga shkresa e Ministrisë së Financave, datë 4 shkurt 2015 Nr. 03-03-10/4547).

Fatkeqësisht, formulimi tipik i thjeshtë i shpjegimeve të zyrtarëve shpesh nuk bën të mundur që të kuptohet qartë se cilat pasaktësi ose gabime në dokumentet parësore do të konsiderohen të parëndësishme.

Për shembull, a është një gabim i vogël nëse emri i një tatimpaguesi është me shkronja të vogla në vend të shkronjave të mëdha? Në një shkresë tjetër - datë 05/02/2012 Nr. 03-07-11/130, Ministria e Financave tregon se gabime si zëvendësimi i shkronjave të mëdha me shkronja të vogla dhe anasjelltas; kthimi i shkronjave; tregimi i pasaktë i formës organizative dhe ligjore nuk është pengesë për identifikimin e tatimpaguesit (nëse TIN-i dhe detajet e tjera tregohen saktë).

Por gabimet e mëposhtme mund të konsiderohen të rëndësishme për dokumentet parësore:

• gabime aritmetike (çmimi/sasia e mallrave ose shuma e tatimit tregohet gabimisht);
• emra të ndryshëm të të njëjtit produkt (për shembull, në specifikimet për kontratën e furnizimit, ëmbëlsirat quhen "Bambole vaffle në çokollatë", dhe në faturë - "Bear në veri");
• titujt e pasaktë të punës së atyre që nënshkruajnë dokumentet parësore (për shembull, në prokurën thuhet "Zëvendësdrejtor i Përgjithshëm", dhe në certifikatën e pranimit thuhet "Zëvendësdrejtor");
• shumat në numra nuk përkojnë me të njëjtat shuma të treguara me fjalë (në vend të 155,000 rubla (njëqind e pesëdhjetë e pesë mijë rubla), janë shkruar 155,000 rubla (pesëdhjetë e pesë mijë rubla).

Zyra e taksave mund të mos pranojë shpenzime për dokumente të tilla parësore, pala tjetër mund të ketë probleme gjatë zbritjes së TVSH-së.

Ju mund të korrigjoni dokumentet kryesore vetëm në mënyrë korrigjuese(teksti i pasaktë kryqëzohet me një vijë të hollë dhe teksti i saktë shkruhet sipër). Korrigjimet shoqërohen me mbishkrimin “E korrigjuar”, datën dhe nënshkrimet e personave përgjegjës. Korrigjimet e porosive hyrëse dhe dalëse, dokumenteve bankare dhe BSO janë të papranueshme. Ato duhet të përpilohen përsëri.

Kushtojini vëmendje faktit që dokumentet parësore nënshkruhen gjatë periudhës së vlefshmërisë së prokurës së lëshuar për nënshkrimin e tyre, përndryshe inspektorët do të konsiderojnë se dokumentet janë nënshkruar nga një punonjës i paautorizuar. E njëjta gjë duhet të monitorohet në lidhje me nënshkrimet në dokumentin tuaj parësor të përfaqësuesve të palëve: autorizimet e lëshuara ndaj tyre duhet të jenë aktuale.

Kur përgatitni dokumente parësore, duhet të keni kujdes jo vetëm për plotësimin e tyre, por edhe për korrespondencën e datave të tyre dhe detajeve të tjera me dokumente të tjera, për shembull, kontratat dhe faturat. Kështu, zbritja e TVSH-së në një faturë të hartuar më herët se fletëdorëzimi do të jetë e diskutueshme.

Pyetjet nga organet tatimore do të ngrihen me fatura ose akte të nënshkruara më herët se marrëveshja, ekzekutimi i të cilave vërtetohet me dokumente parësore. Ekziston një rrugëdalje nga kjo situatë, e parashikuar në paragrafin 2 të Artit. 425 i Kodit Civil të Federatës Ruse: tregoni në tekstin e marrëveshjes klauzolën e mëposhtme: "Kushtet e kësaj marrëveshje zbatohen gjithashtu për marrëdhëniet e palëve që lindën para përfundimit të saj".

Ose, për shembull, në akt thuhet se puna ka përfunduar në periudhën nga 10 deri më 30 mars, ndërsa në kontratë periudha e punës është caktuar nga data 10 deri më 30 prill. Në këtë rast, ju mund të hartoni një marrëveshje shtesë të kontratës, e cila tregon afatin aktual për përfundimin e punës ose tregon në vetë aktin që puna është përfunduar përpara afatit.

Kontraktorët duhet të jenë të kujdesshëm kur klienti nënshkruan certifikatat e përfundimit të punës. Nëse nënkontraktorët janë përfshirë sipas kontratës, kontraktuesi duhet të nënshkruajë marrëveshje me ta përpara se puna t'i dorëzohet klientit. Nëse këto data nuk korrespondojnë, autoritetet tatimore mund të konsiderojnë kostot e nënkontraktorit të pajustifikuara dhe të mos i njohin ato gjatë llogaritjes së bazës tatimore.

Rrjedha e dokumenteve të dokumenteve parësore

Rrjedha e dokumenteve të dokumenteve parësore përfshin fazat e mëposhtme:

• përgatitja e dokumentit parësor;
• transferimi i dokumentit në departamentin e kontabilitetit, ku kontrollohet dhe futet në regjistra;
• ruajtja aktuale dhe transferimi i mëvonshëm i dokumentit në arkiv.

Nuk është një pyetje kot: kur duhet të hartohen dokumentet parësore? Përgjigja për këtë është në nenin 9 të ligjit nr. 402-FZ “Dokumenti kryesor i kontabilitetit duhet të hartohet kur kryen një fakt të jetës ekonomike, dhe nëse kjo nuk është e mundur, menjëherë pas përfundimit të tij.”

Është e papranueshme të hartohen dokumente parësore disa ditë pas një transaksioni biznesi. Të gjithë punonjësit që kanë të drejtë të hartojnë regjistrimin parësor duhet të respektojnë një plan të rrjedhës së dokumenteve, në të cilin mund të vendosni, për shembull, afatet e mëposhtme për paraqitjen e dokumenteve në departamentin e kontabilitetit:

• urdhërat hyrëse dhe dalëse të parave të gatshme - në ditën e përgatitjes;
• dokumentet në lidhje me regjistrimin e shitjeve - jo më vonë se ditën tjetër të punës;
• raporte paraprake - jo më vonë se tre ditë pune pas shpenzimit të mjeteve;
• vërtetimet e paaftësisë për punë - jo më vonë se ditën tjetër të punës pas shkuarjes në punë, etj.

Për sa i përket dokumenteve të nënshkruara nga palët, detyrimi për t'i transferuar ato në kohën e duhur mund të parashikohet në tekstin e kontratës, për shembull, si më poshtë: "Blerësi merr përsipër t'i transferojë Furnizuesit origjinalet e fletëdorëzimit të nënshkruar, aktet dhe faturat jo më vonë se dy ditë pune nga data e nënshkrimit të tyre.”

Kur dorëzon një dokument parësor të nënshkruar, departamenti i kontabilitetit kontrollon formën e dokumentit; disponueshmëria e detajeve të kërkuara; ligjshmëria e transaksionit të biznesit; llogaritjet aritmetike. Të dhënat nga dokumentet parësore të verifikuara futen në regjistrat kontabël.

Ruajtja aktuale e dokumenteve parësore zakonisht kryhet në departamentin e kontabilitetit, dhe në fund të vitit, dokumentet grupohen sipas datës, mblidhen në pako dhe transferohen në arkiv. Dokumentet kryesore duhet të ruhen për të paktën pesë vjet.