Si t'i përgjigjeni mirë një emaili. Jeta në internet

Dhe dërguesi i tij pret një përgjigje nga ju. Si ta bëjmë atë siç duhet? Natyrisht, ju mund t'i dërgoni një letër përgjigje dërguesit, ku mund të tregoni se kjo është një përgjigje ndaj një emaili nga një datë e tillë dhe e tillë e një subjekti. Por do të jetë më e saktë dhe më e lehtë të përdoret funksioni special i shërbimit të postës, i cili quhet kështu - " Përgjigju". Le të mësojmë se si t'i përgjigjemi saktë një emaili duke përdorur Yandex Mail si shembull.

Si t'i përgjigjeni emailit

Duke shkuar në kutinë tuaj postare dhe duke parë në dosje " inbox» email i palexuar (dërguesi dhe subjekti i emailit të palexuar janë me shkronja të zeza), hapeni duke klikuar mbi të me butonin e majtë të miut.

Lexoni letrën dhe nëse kërkon një përgjigje, atëherë kjo mund të bëhet në dy mënyra:

Me ndihmën e formularit të plotë të përgjigjes, letra mund të formatohet sipas dëshirës, d.m.th. ndryshoni fontin, ngjyrën e shkronjave, futni lidhje, bëni lista, futni emoticon, etj. çfarë nuk mund të bëhet sipas metodës numër 1. Kështu, nëse nuk keni nevojë të formatoni përgjigjen në një mënyrë të veçantë, atëherë mund të përdorni formularin e përgjigjes së shpejtë, përndryshe përdorni metodën numër 2.

Kur ata marrin një përgjigje për emailin e tyre, marrësi do të shohë shkurtesën "Re:" në rreshtin e temës dhe mesazhin e tyre origjinal në trupin e emailit, i cili do të paraprihet nga përgjigja juaj. Nëse dëshironi, gjatë shtypjes së një përgjigjeje, dërguesi sigurisht që mund të fshijë mesazhin origjinal, por gjithsesi është më mirë të lini të paktën një pjesë të tij. Në këtë rast, marrësi do të kuptojë menjëherë se cila letër e tij ka marrë një email përgjigjeje.

Gjatë dekadës së fundit, emaili është bërë ndoshta një nga mjetet më të njohura të komunikimit të biznesit. Sot është mjaft e vështirë të gjesh një person që nuk përdor e-mail në praktikën e tij të komunikimit ndërpersonal dhe ndërkulturor. Duke skanuar shpejt adresat dhe subjektet e mesazheve hyrëse me një shikim, ne vendosim se cilat letra të lexojmë dhe cilat të fshijmë pa zbuluar. Korrespondenca mund të jetë biznesi ose private në varësi të marrëdhënies midis korrespondentëve. Nëse letra është private, atëherë nuk ka kërkesa strikte nga pikëpamja e etikës - stili i të shkruarit dhe mënyra e paraqitjes varen kryesisht nga shkalla e njohjes me adresuesin.

Sot, është mjaft e vështirë të gjesh një kompani që nuk përdor e-mail në praktikën e saj të komunikimit ndërpersonal. Duhet të theksohet se në korrespondencën e zakonshme të biznesit përmes postës elektronike ekzistojnë rregulla përgjithësisht të pranuara që duhet të dini dhe të ndiqni. Le të hedhim një vështrim më të afërt në ato më të rëndësishmet.

Rregulli 1 Kur dërgoni një e-mail, sigurohuni që të plotësoni të gjitha fushat. Në përgjithësi, struktura e një emaili biznesi mund të përfaqësohet si më poshtë:

Adresa dhe emri i dërguesit.

Adresa e marrësit (ose adresat e marrësit kur ka nevojë për të dërguar një letër me një tekst disa marrësve).

Rëndësia e letrës (kjo është nëse është e nevojshme).

Lënda e letrës.

Shtojca.

Një letër e përbërë nga një përshëndetje; teksti i trupit të letrës; përfundime; dhe nënshkrimet.

Rregulli 2 Adresa dhe emri i dërguesit duhet të jenë të dallueshme. Prandaj, kur filloni një kuti postare, vendosni gjithmonë emrin dhe mbiemrin tuaj në kolonën e emrit të dërguesit. Adresa më e besueshme është ajo që përmban emrin tuaj të vërtetë, si dhe emrin e organizatës suaj në emrin e domenit, për shembull: Kjo adresë emaili mbrohet nga reklamat e padëshiruara. Duhet të keni të aktivizuar JavaScript për ta parë. .

Rregulli 3 Sigurohuni që të plotësoni fushën "Subject". Tema e letrës është një atribut i veçantë i letrës, prania e së cilës lehtëson shumë punën me korrespondencën elektronike. Fati i një letre shumë shpesh varet nga lënda e saj, veçanërisht nëse emri dhe adresa e dërguesit nuk ju tregojnë asgjë. Tema e letrës duhet të jetë e shkurtër - jo më shumë se 50 karaktere - dhe e saktë. Sa më i thjeshtë dhe më i qartë të jetë Tema e letrës, aq më shumë ka të ngjarë që letra të lexohet dhe të ketë një përgjigje. Është veçanërisht e nevojshme të mendoni me kujdes për Temën kur i shkruani dikujt për herë të parë.

Rregulli 4 Përdorni ikonën ("Re:") vetëm për përgjigjen. Duke përdorur ikonën e vendosur në fushën e adresës së letrës së cilës po i përgjigjeni, hapni formularin për përpilimin e një përgjigjeje. Ky formular përmban tashmë adresën e bashkëbiseduesit tuaj, tekstin e letrës së tij dhe subjektin. Ikona (Re) është një shkurtim i fjalës angleze "Përgjigje:" ose "Përgjigje:" dhe do të thotë "Përgjigja ime për:". Prandaj, nëse subjekti i shkronjës ndryshon, ndryshimet e temës duhet të bëhen duke përdorur shigjetën poshtë që ndodhet në të djathtë të ikonës Re. Në listën rënëse që hapet, zgjidhni komandën "ndrysho temën".

Nëse, kur i përgjigjeni emailit të dikujt, ndryshoni idenë kryesore të dialogut, ndryshoni temën në përputhje me rrethanat, por është më mirë të filloni një diskutim për një pyetje të re duke krijuar një letër të re.

Rregulli 5 Për të shmangur dërgimin e parakohshëm, futni adresën e marrësit vetëm kur letra të jetë përfunduar, kontrolluar dhe gati për t'u dërguar. Kini kujdes me butonin "Dërgo": sigurohuni që t'ia dërgoni letrën personit që dëshironi.

Rregulli 6 Sigurohuni që të shkruani një përshëndetje, e përbërë nga një fjalë mirëseardhjeje dhe emri i marrësit, përpara trupit të letrës. Disa përdorues besojnë se përshëndetja në një e-mail nuk ka nevojë të shkruhet, pasi supozohet se është një relike e pakuptimtë e postës letre, që nuk përmban asnjë informacion kuptimplotë dhe përmban vetëm fjalë të zakonshme.

Përshëndetja përmban informacion për edukimin e personit që po shkruan letrën. Si përshëndetje, përdorni formën e mëposhtme të adresës: "Mirëdita, i dashur (i nderuar) + emrin, patronimin e adresuesit!" ose "I dashur (i dashur) + emri, patronimi i adresuesit, përshëndetje!" dhe vetëm atëherë vazhdoni me qëllimin e mesazhit tuaj.

Në Evropë është zakon që gjithmonë t'i drejtoheni "I nderuar Zotëri/Zonjë" ose më pak zyrtarisht, veçanërisht nëse jeni të njohur me adresuesin, "I dashur + emër". Në Shtetet e Bashkuara, ku ritmi i jetës dhe i korrespondencës është më intensiv, një email fillon me një titull të përbërë nga një emër dhe një "Hi + name" të shkurtër. Në rusisht, një pikëçuditëse vendoset pas një adrese me shkrim në çdo zhanër të korrespondencës: biznes, privat, zyrtar, etj., ndërsa në anglisht vendoset presje në të gjitha këto zhanre.

Rregulli 7 Strukturoni letrën tuaj siç duhet. Meqenëse leximi nga ekrani i monitorit është shumë më i vështirë sesa leximi i letrës. Ndani tekstin tuaj të emailit në paragrafë logjikë. Mundohuni të mbani fjali jo më të gjata se 15-20 fjalë. Ndani paragrafët nga njëri-tjetri me një rresht ose një rresht bosh.

Rregulli 8 Jini konciz dhe shprehni mendimet deri në pikën. Teksti kryesor i letrës nga paragrafi i parë duhet të tërheqë vëmendjen e lexuesit jo më pak se Tema e tij. Jini të vetëdijshëm për kohën e kufizuar të lexuesit të mundshëm. Filloni me qëllimin e letrës, duhet të shprehet qartë në fjalinë e parë. Nëse fjalitë e para janë formuluar saktë, atëherë ekziston një probabilitet shumë i madh që marrësi i letrës ta lexojë atë deri në fund. Një email është krijuar për të përcjellë shpejt informacionin. Nëse keni nevojë të dërgoni informacione të rëndësishme që përmbajnë një sasi të madhe, është më mirë të shkruani një tekst të shkurtër shoqërues në një email dhe të rregulloni vetë informacionin si një bashkëngjitje.

Rregulli 9 Bashkangjitni një bashkëngjitje përpara se të filloni të shkruani emailin tuaj. Sa herë ju është dashur të merrni një letër, qëllimi i së cilës ishte dërgimi i një bashkëngjitjeje, pa vetë këtë bashkëngjitje?! Një pakujdesi e tillë mund të mos ketë efektin më të mirë në reputacionin tuaj të biznesit.

Rregulli 10 Kur i shkruan dikujt për herë të parë, mos i bashkëngjit asnjë bashkëngjitje. Nëse ende dërgoni një lloj bashkëngjitjeje pa pëlqimin e marrësit, atëherë sigurohuni që të shkruani në tekstin e letrës se çfarë lloj skedari është. Mos bashkëngjitni bashkëngjitje më të mëdha se 5 MB, sepse një situatë e tillë e pakëndshme është e mundur: do ta dërgoni skedarin tuaj në serverin e postës brenda një sekonde dhe marrësi juaj do ta shkarkojë atë për një orë.

Rregulli 11 Kur hartoni një letër përgjigjeje, përgjigjuni TË GJITHA pyetjeve të bëra nga ju. Nëse e keni të vështirë të përgjigjeni, atëherë thjesht shkruani drejtpërdrejt.

Rregulli 12 Përpara se të dërgoni një email, kontrolloni drejtshkrimin, gramatikën dhe shenjat e pikësimit. Vetëm për shkak se emaili është një mënyrë e shpejtë për të komunikuar nuk do të thotë se duhet të jetë e ngadaltë. Ndërtoni frazat tuaja sa më inteligjente që të jetë e mundur për sa i përket drejtshkrimit dhe gramatikës. Kjo është e rëndësishme jo vetëm sepse një letër e shkruar në mënyrë analfabete mund të të prishë përshtypjen, por sepse është shumë e vështirë të lexosh tekstin pa presje dhe pika.

Rregulli 13 Email-et duhet të përgjigjen. Email-i ka të bëjë me lidhjen me njerëzit e tjerë dhe pak mirësjellje nuk dëmton kurrë. Sipas rregullave të mirësjelljes, emailet duhet të përgjigjen dhe koha e përgjigjes nuk duhet të kalojë tre ditë. Nëse nuk i përgjigjeni një emaili brenda kësaj periudhe, ky është një refuzim i qartë për të komunikuar. Nëse ju duhet një kohë më e gjatë për t'iu përgjigjur letrës, ia vlen të shpjegoni arsyet e vonesës. Kur merrni një email që përmban një bashkëngjitje, sigurohuni që të konfirmoni që bashkëngjitja ka mbërritur dhe është hapur normalisht. Kur merrni letra nga njerëz të panjohur, nuk mund t'u përgjigjeni atyre. Ato mund të fshihen pa lexuar. Nëse merrni një email të pakërkuar me një skedar të bashkangjitur, duhet ta fshini skedarin pa e zbërthyer: ka shumë të ngjarë që ky është burimi i një virusi kompjuterik.

Rregulli 14 Mos kërkoni një faturë leximi. Ju mund të shkruani frazën e mëposhtme pas tekstit të letrës kryesore dhe para nënshkrimit tuaj: "Ju lutemi konfirmoni marrjen e letrës me letër kthimi ose duke telefonuar numrat më poshtë".

Rregulli 15 Shkronjat e mëdha nuk duhet të përdoren kurrë në trupin e mesazhit. TEKSTI ME SHKRONJA KAPITALE trajtohet si të bërtitur. Në rastin më të mirë, quhet analfabetizëm në çështjet e mirësjelljes së rrjetit. Kjo mund të shkaktojë acarim ose reagime të tjera të padëshiruara te lexuesi juaj.

Rregulli 16 Asnjëherë mos jepni informacion konfidencial me email. Jini shumë të kujdesshëm kur dërgoni numrat e kartës suaj bankare ose informacione të tjera të ndjeshme në trupin e një emaili. E-mail gjatë transmetimit mund të përgjohet dhe përdoret për përfitime personale. Përveç kësaj, e-mail-i i dërguar nga ju mbetet përgjithmonë në kujtesën e kompjuterit.

Rregulli 17 Mos abuzoni me shkurtesat dhe modelin emocional. Në emailin e biznesit, shmangni përdorimin e shkurtesave të tilla si BTW (nga rruga) ose LOL (qeshni me zë të lartë), të njohura gjithashtu si emoticons ("fytyra të buzëqeshura"). Ato janë të papërshtatshme në korrespondencën e biznesit, veçanërisht pasi marrësi i letrës mund të mos e dijë kuptimin e tyre.

Rregulli 18 Sigurohuni që të vendosni nënshkrimin tuaj në fund të letrës. Një nënshkrim është një bllok i vogël teksti i shtuar në fund të mesazheve tuaja që ju identifikon dhe përmban informacionin tuaj të kontaktit. Mbajeni nënshkrimin tuaj të shkurtër: jo më shumë se katër deri në shtatë rreshta. Një nënshkrim i gjatë merr shumë hapësirë dhe mund të jetë i bezdisshëm. Përfshini disa mënyra të mundshme për t'ju kontaktuar (zakonisht numrat e telefonit dhe faksit), si dhe një lidhje në faqen e internetit të kompanisë suaj.

Bazuar në artikuj:

1. 32 këshillat më të rëndësishme të mirësjelljes me email. [Burimi elektronik] http://www.emailreplies.com/ Kontrolluar më 19/09/2015.

2. 26 rregullat më të rëndësishme të mirësjelljes së emailit. [Burimi elektronik] http://email.about.com/od/emailnetiquette/tp/core_netiquette.htm Kontrolluar më 20/09/2015.

Materiali u përgatit nga Shutilina L.A., metodologe e GMC DOgM

Gjatë dekadave të fundit, korrespondenca e biznesit përmes postës elektronike ka fituar popullaritet të jashtëzakonshëm dhe është bërë një nga mënyrat kryesore të komunikimit të biznesit. Sot është e vështirë të gjesh një person që nuk do të përdorte e-mail në praktikën e komunikimeve ndërpersonale. Përkundër kësaj, shumë sot po bëjnë pyetjen: në mënyrë që të ndiqen të gjitha rregullat? Si të krijoni një përshtypje të mirë për dërguesin me ndihmën e një letre kompetente?

Ky artikull përshkruan rregullat e korrespondencës me e-mail të biznesit dhe këshillat praktike të paraqitura në artikull do t'ju ndihmojnë të mësoni komunikimin e duhur të biznesit kur hartoni e-mail.

Shumë njerëz e fillojnë ditën e tyre të punës duke kontrolluar kutinë e tyre postare për mesazhe të reja. Por, për fat të keq, pavarësisht përhapjes së kësaj metode të shkëmbimit të informacionit, shumë nuk dinë të përdorin saktë gjuhën e korrespondencës së biznesit, duke marrë email për një mënyrë informale komunikimi.

Për shkak të shpejtësisë së dorëzimit, ajo thjeshton shkëmbimin e dokumenteve të rëndësishme zyrtare, formularëve, aplikacioneve, por edhe këtu njerëzit gabojnë kur dërgojnë letra. Ndodh shpesh që kur hartoni një email kur shkëmbeni ndonjë skedar, për ndonjë arsye, adresuesit nuk hartojnë ese të kopertinës dhe nuk futin tema, gjë që mund të komplikojë punën e marrësve. Qëllimi i këtij artikulli është t'i përgjigjet pyetjes: si të dërgoni një e-mail dhe të ndiqni të gjitha rregullat e komunikimit me shkrim të biznesit me e-mail?

Kur shkruani email, duhet të plotësohen të gjitha fushat e dhëna

Rregullat e korrespondencës me emailin e biznesit detyrojnë dërguesin e letrës të plotësojë të gjitha fushat e dhëna në e-mail, si adresën dhe emrin e marrësit dhe dërguesit të letrës. Sigurohuni që të përshkruani temën, e cila përshkruan shkurtimisht thelbin e letrës që dërgohet. Shumë shpesh, fati i letrës së dërguar dhe shpejtësia e zgjidhjes së problemit të përcaktuar në të varen nga tema e përshkruar saktë. Një email biznesi duhet të fillojë me një përshëndetje - ky akt i thjeshtë respekti për marrësin është shumë i rëndësishëm në korrespondencë. Pas përshëndetjes, duhet të vijojë një tekst, i cili quhet "trupi i letrës", dhe në fund lihet një nënshkrim, për shembull, "Me respekt, Brisov Petr Ivanovich".

Përshëndetje në korrespondencën e biznesit

Në këtë pikë, ia vlen të përqendroni më tej vëmendjen tuaj, pasi gjesti i respektit është shumë i rëndësishëm në çdo aspekt të komunikimit të biznesit. Fraza optimale përshëndetëse është "Mirëdita" ose "Përshëndetje". Kryerja e korrespondencës së biznesit me e-mail e kufizon dërguesin të përdorë frazat "Mirëmbrëma" ose "Mirëmëngjes", pasi marrësi mund ta lexojë letrën shumë më vonë sesa ta marrë atë. Gjithashtu nuk është e saktë përdorimi i shprehjeve bisedore që përdoren në përshëndetje në përshëndetje.

Pas një fjale ose fraze përshëndetjeje, duhet t'i drejtoheni marrësit me emër dhe patronim, dhe nëse emri është i panjohur për dërguesin, ky moment mund të anashkalohet. Pas kësaj, mund të vazhdoni me prezantimin e qëllimit të letrës.

Bashkëngjitjet në korrespondencën e emailit të biznesit

Nëse qëllimi kryesor i letrës nuk është vetëm një rrëfim me shkrim dhe prezantimi i thelbit të çështjes, por edhe dërgimi i një dosjeje, atëherë është më mirë të bashkëngjitni në radhë të parë objektin e dërguar. Ndodh shpesh që shumë dërgues, për shkak të pavëmendjes, pasi kanë deklaruar thelbin e çështjes në tekstin e letrës, harrojnë të bashkangjisin bashkëngjitjen e nevojshme. Një neglizhencë e tillë mund të ndikojë negativisht në reputacionin e biznesit të dërguesit të një letre biznesi.

Adresa e emailit duhet të jetë e dallueshme dhe koncize.

Rregullat e korrespondencës me email të biznesit e detyrojnë dërguesin të ketë një emër elektronik të njohur, i cili duhet të përmbajë informacion të vërtetë për emrin e dërguesit. Letrat dhe apelet zyrtare duken shumë jo koncize dhe budallaqe kur në adresën e emailit tregohen shprehje ose fjalë joformale, për shembull, adresa e emailit "limon_petya". Duket shumë e padenjë për një të rritur. Për korrespondencën e biznesit, është më mirë të krijoni një email të veçantë dhe të ndiqni etiketën e korrespondencës me email të biznesit.

Përdorimi i funksionit të përgjigjes së shpejtë (përgjigje) për t'iu përgjigjur emaileve të marra më parë

Funksioni Përgjigja ose Përgjigja (shkurtuar si Re:) e ndihmon përdoruesin në mënyrë të shpejtë t'i përgjigjet mesazheve të dërguara më parë nga dërguesi. Ky funksion ka gjithashtu aftësinë universale për të lexuar korrespondencën e mëparshme me bashkëbiseduesin për një temë të caktuar. Por rregullat e korrespondencës me email të biznesit e detyrojnë dërguesin të riemërtojë temën e një letre biznesi nëse thelbi i diskutimit ndryshon gjatë korrespondencës.

Përpara se të dërgoni një letër biznesi, korrigjoni për gabime drejtshkrimore dhe pikësimi.

E-mail thjeshton shkëmbimin e informacionit, por në korrespondencën e biznesit, nuk duhet të neglizhoni rregullat e gjuhës ruse, pasi një gabim i bërë pa kujdes mund të ndikojë në autoritetin e dërguesit. Para se të dërgoni një letër, duhet ta rishikoni tekstin disa herë dhe ta kontrolloni me kujdes për gabime drejtshkrimore dhe pikësimi. Shumë klientë të postës elektronike kanë një kontrollues drejtshkrimi, prandaj kushtojini vëmendje fjalëve të nënvizuara me të kuqe. Nëse keni ndonjë dyshim për drejtshkrimin e saktë, atëherë duhet të kërkoni ndihmë në internet ose të kontrolloni drejtshkrimin duke përdorur një fjalor drejtshkrimor.

Fusha e adresës duhet të plotësohet e fundit.

Për të shmangur dërgimin e letrave të papërfunduara ose të pa redaktuara, adresa e marrësit të një letre biznesi duhet të futet në momentin e fundit përpara dërgimit. Ky rregull përfshihet gjithashtu në bazat e korrespondencës me email të biznesit. Ndodh që kur plotësoni fushën e adresuesit, posta elektronike mund të ofrojë një listë të marrësve të përdorur më parë, këtu duhet gjithashtu të përqendroni vëmendjen tuaj në mënyrë që të mos dërgoni gabimisht një letër biznesi të përpiluar te një adresues i palës së tretë.

Strukturimi i një letre biznesi

Rregullat e strukturimit të tekstit zbatohen jo vetëm për mediat në letër, por edhe për rregullat e korrespondencës së biznesit me postë elektronike. Nuk është gjithmonë e përshtatshme për marrësin të lexojë vëllime të mëdha të mesazheve me tekst në ekranin e monitorit. Për të thjeshtuar këtë pikë, duhet ta ndani tekstin në paragrafë të vegjël të formuar logjikisht dhe të shmangni fjalitë e ndërlikuara në shkrimin e tekstit të letrave të biznesit. Gjatësia optimale e një fjalie në një letër biznesi nuk duhet të jetë më shumë se pesëmbëdhjetë fjalë.

Thelbi i një letre biznesi duhet të tregohet mbi meritat

Përveç temës së specifikuar të letrës së biznesit, marrësi duhet të jetë i interesuar edhe për një fjali të parë dhe të dytë të artikuluar qartë të tekstit kryesor. Detyra e dërguesit është të deklarojë në fillim të letrës thelbin e problemit ose çështjes për të cilën ai i drejtohet marrësit. Fjalia e parë duhet të tregojë qëllimin për të cilin është dërguar letra e biznesit. Shembull: “Ju bëjmë me dije se afatet e detyrimit sipas kontratës nr.45 datë 02.01.2017 “Për furnizimin me materiale me shumicë” janë në përfundim. Për të zgjatur kontratën, duhet të paraqisni një paketë të re dokumentesh. Falë qëllimit të caktuar, marrësi ka mundësinë të gërmojë në idenë kryesore të një letre biznesi. Nëse teksti i letrës është shumë i madh, atëherë është më mirë të përdorni funksionin e bashkëngjitjes së një objekti si një bashkëngjitje në formën e një dokumenti teksti, por në të njëjtën kohë, një ese kopertine duhet të lihet në fushën e tekstit që ndriçon letrën e biznesit. Shembull: “Po ju dërgojmë për shqyrtim një kopje elektronike të letrës nga Mak-Stroy LLC. Ju lutemi të na informoni për vendimin tuaj në lidhje me zgjatjen e kontratës nr.45, datë 02.01.2017 “Për furnizimin me materiale me shumicë” deri në afatin e përcaktuar në shkresë.”

Çdo email biznesi duhet t'i përgjigjet.

Ka shembuj negativë të korrespondencës së biznesit kur marrësi e injoron letrën e biznesit për ndonjë arsye. Ndonjëherë mund të ketë vërtet raste kur një përgjigje nuk mund të jepet për shkak të situatave të caktuara, për shembull, afati për zgjidhjen e një problemi mund të zgjasë disa ditë ose marrësi është në mendime dhe nuk mund t'i përgjigjet menjëherë pyetjes së parashtruar. Në këtë rast, duhet të jepet një koment i shkurtër për këtë çështje, për shembull, "Përshëndetje, Petr Ivanovich. E kam marrë letrën tuaj, por sot e kam të vështirë të përgjigjem, pasi duhet të konsultohem me drejtuesit më të lartë. Unë do të raportoj problemin tuaj tek CEO i kompanisë sonë dhe do të jap një përgjigje zyrtare deri në fund të javës. Sinqerisht juaji, Menaxher i Shitjeve Belov Ivan Gennadievich.

Vlen të kujtohet se nëse përgjigja nuk është dhënë brenda tre ditëve të punës, atëherë heshtja e marrësit të një letre biznesi mund të vlerësohet si injorim dhe refuzim për të komunikuar me dërguesin.

Kur shkruani letra përgjigjeje, duhet t'u përgjigjeni të gjitha pyetjeve të parashtruara.

Nëse letra e dërguar marrësit është e një natyre pyetëse, atëherë gjatë përpilimit të letrës, përgjigjet e pyetjeve duhet të jepen në rendin që është i pranishëm në tekstin e marrë të letrës së biznesit. Nëse janë bërë pyetje, dërguesi shpreson të marrë përgjigje konkrete për to. Gjatë hartimit të një letre, përgjigjet nuk duhet të jenë të numëruara, thjesht duhet të shprehni mendimin me radhë. Për t'iu përgjigjur të gjitha pyetjeve të parashtruara, së pari ju duhet të rilexoni letrën e marrë të biznesit disa herë, dhe nëse ka shumë pyetje, është më mirë t'i shkruani ato veçmas në mënyrë që të mos humbisni. Nëse është e pamundur t'i përgjigjeni disa prej pyetjeve të parashtruara, ia vlen të tregoni se për momentin, për ndonjë arsye, nuk mund të jepet një përgjigje.

Mos abuzoni me shkurtesat, modelin emocional dhe shkronjat e mëdha

Ka shembuj negativë të korrespondencës së biznesit kur dërguesit e hollojnë atë duke përdorur shenja joformale në formën e emoticoneve. Përdorimi i tyre është i popullarizuar kur komunikoni në rrjetet sociale, megjithatë, rregullat e korrespondencës së biznesit nuk i mirëpresin manifestime të tilla emocionesh, pasi marrësi mund të mos e dijë kuptimin e tyre të vërtetë dhe t'i marrë ato për një grup të pakuptueshëm gabimesh pikësimi.

Vlen gjithashtu të refuzohet të shkruhet teksti me shkronja të mëdha. Në internet, një grup fjalësh të shkruara me shkronja të mëdha quhet "fraza bërtitëse" dhe më shpesh fraza të tilla kanë një konotacion negativ. Marrësi, kur lexon një email biznesi, mund ta konsiderojë negativisht një font të tillë, gjë që do të ndikojë negativisht në perceptimin e kuptimit. Nëse në një letër biznesi është e nevojshme të theksohet rëndësia e ndonjë pike, është më mirë të përdorni fraza hyrëse, për shembull, "Ju lutemi vini re se duhet të siguroni një paketë dokumentesh për të zgjatur kontratën jo më vonë se 02/10/ 2017” ose “Keni parasysh që dokumentet për vazhdimin e kontratës duhet të dorëzohen përpara datës 10 shkurt 2017.

Mos dërgoni informacione të ndjeshme me email

Për të transferuar informacione personale ose konfidenciale, është më mirë të refuzoni kutitë postare elektronike, pasi ekziston një kërcënim i përgjimit të informacionit nga sulmuesit për qëllimet e tyre egoiste. Një informacion i tillë mund të përfshijë: numrat e telefonit, fjalëkalimet e kartave bankare, llogaritë personale bankare, etj. Është e rëndësishme të mbani mend se informacioni ruhet në serverin e agjentit të postës dhe, në rast hakimi, mund të vidhet.

Nënshkrimi i dërguesit duhet të jetë në fund të letrës.

Siç u përmend më herët, çdo email i dërguar duhet të përmbajë një nënshkrim specifik. Shpesh, zhvilluesit e kutisë postare prezantojnë funksionin e një blloku nënshkrimi, në të cilin mund të futni të dhënat tuaja për pozicionin, emrin dhe numrin e telefonit të kontaktit. Më pas, ky bllok do të shfaqet automatikisht në fund të çdo shkronje, gjë që do ta bëjë më të lehtë shtypjen. Është e rëndësishme të shkruani saktë një nënshkrim në mënyrë që marrësi të ketë mundësinë t'i drejtohet saktë dërguesit kur i përgjigjet letrës. Një shembull i një nënshkrimi mund të duket si ky: "Me respekt, Nikolay Aleksandrovich Petrov, +79810000000."

Duke nxjerrë përfundime, mund të vërehet se për të kuptuar se si të kryeni korrespondencë biznesi me postë elektronike, nuk keni nevojë të zotëroni bazat shtesë dhe komplekse. Duhet vetëm t'i përmbahen rregullave elementare të mirësjelljes dhe të respektojnë normat e gjuhës ruse.

Shumë shpesh, pasi të keni lexuar një email që ju ka ardhur, mund të dëshironi të shkruani një email përgjigjeje. Ndonjëherë një diskutim i tërë mund të fillojë mes jush dhe shokut tuaj të stilolapsit. Për shembull, ju i përgjigjeni letrës së tij, ai i përgjigjet përgjigjes tuaj dhe bën pyetje të reja, ju përgjigjeni dhe pyesni tuajat, etj.

E-mail-i është i mirë sepse mesazhet nga ju te adresuesi juaj dhe mbrapa dërgohen pothuajse menjëherë. Kjo është arsyeja pse diskutime të tilla me e-mail u bënë të mundura, megjithëse ka, natyrisht, shërbime më të përshtatshme për këtë formë komunikimi. Do të ishte thjesht e paimagjinueshme të imagjinohej një transferim i tillë me letra përmes postës së zakonshme "letër". Letrat atje janë aq të ngadalta saqë emaili është bërë një shpëtimtar që i lejon njerëzit të komunikojnë shumë më shpejt dhe falas.

Video tutorial: Si t'i përgjigjeni një emaili që merrni

Video tutorial: Si të përcillni një email në një adresë tjetër

Kurse në distancë Kashkanov. Kjo adresë emaili mbrohet nga reklamat e padëshiruara. Duhet të keni të aktivizuar JavaScript për ta parë. Kjo adresë emaili mbrohet nga reklamat e padëshiruara. Duhet të keni të aktivizuar JavaScript për ta parë.

Kur i shkruajmë një letër një miku ose të afërmi, mund të shpërfillim gabimet dhe shenjat e pikësimit, të shkurtojmë fjalët sipas dëshirës, të përdorim zhargon. Gjëja kryesore është të jemi të qartë se për çfarë po flasim. Por nëse i shkruajmë një personi të panjohur ose të panjohur dhe duam të marrim një përgjigje prej tij, atëherë duhen pasur parasysh disa rregulla.

Rregullat e komunikimit

një. Gjithmonë tregoni temën e emailit.

Fusha "Subject" duhet të plotësohet në çdo rast dhe është shumë e dëshirueshme që ajo të përputhet me përmbajtjen e mesazhit.

Nëse dëshironi, për shembull, të regjistroheni për një konsultë më 5 mars, thjesht shkruani: "Regjistrohu për një konsultë (05.03)".

2. Kur i përgjigjeni një letre, ruani historinë e korrespondencës.

Kur merrni një email nga dikush, ekzistojnë tre mënyra për t'iu përgjigjur atij:

Kopjoni adresën e dërguesit dhe shkruani atij një letër të re.
Klikoni në kutinë e përgjigjes në fund të mesazhit.
Përdorni butonin "Përgjigju".

Në korrespondencën e biznesit, duhet të përgjigjeni në mënyrën e tretë, domethënë, klikoni në butonin "Përgjigju". Do të hapet një email i ri, duke përsëritur atë që keni marrë. Tema është e njëjtë, vetëm me parashtesën “Re:”, teksti origjinal është cituar plotësisht.

Kjo është forma e pranuar përgjithësisht e përgjigjes dhe nuk duhet të ndryshoni asgjë në të. Përgjigja juaj duhet të shtypet përpara tekstit të cituar. Kjo është bërë në mënyrë që secili pjesëmarrës në bisedë në çdo kohë të kujtojë atë që u diskutua.

3 . Përshëndetni gjithmonë dhe drejtojuni bashkëbiseduesit me “ti”.

Çdo mesazh duhet të fillojë me një përshëndetje. Dhe është më mirë nëse është individuale. Nëse është e përshtatshme, thirrni bashkëbiseduesin me emër, përndryshe - me emër dhe patronim.

Është e dëshirueshme që letra të përfundojë me ndërtimin: Sinqerisht, ... (emri / mbiemri ose emri / patronimi).

Për shembull: Përshëndetje, Alexey Petrovich. Ju lutemi dërgoni kontratën te Ivan Mikhailovich. Përshëndetje, Ilya Krivosheev

4 . Pergjigju sa me shpejt.

Sa më shpejt t'i përgjigjeni një mesazhi, aq më mirë. Ideale - brenda pak orësh. Por është e mundur për disa ditë. Sa më shumë të vononi me një përgjigje, aq më keq ajo ndikon në reputacionin tuaj.

Sa i përket tekstit të mesazhit, kur e shkruani, duhet të udhëhiqeni edhe nga disa rregulla.

Bëhu specifik por i detajuar

Mos e bëni personin tjetër të marrë me mend se çfarë do të thoshit. Nëse problemi nuk është i dukshëm, përshkruani atë me sa më shumë detaje: si e keni marrë rezultatin që keni, çfarë saktësisht dëshironi të arrini dhe çfarë kërkohet nga bashkëbiseduesi.

Por kjo nuk do të thotë aspak se ju duhet të specifikoni të gjitha detajet në detajet më të vogla. Hiqni tepricën - vlerësoni kohën e personit tjetër.

Mundohuni të jeni të shkurtër dhe të saktë

Nuk ka nevojë, për shembull, të flasësh për gjendjen e gruas, vjehrrës dhe të afërmve të tjerë.

Për sa i përket madhësisë, në mënyrë ideale një "ekran" (pa lëvizje). Maksimumi është madhësia e tekstit që përshtatet në një fletë A4.

Udhëhiquni nga sensi i përbashkët dhe rregullat e mirësjelljes

Jini të sjellshëm, të vëmendshëm, faleminderit për letrat dhe kohën tuaj.

Çfarë absolutisht MOS duhet bërë

një. Përdorimi i tepruar i shenjave të pikësimit.

Mjafton një pasthirrmë ose pikëpyetje. Ato nuk duhet të dublikohen. Gjithashtu, mos e teproni me elipsën.

Një shembull i një letre "të keqe":

2. Përdorni shkronja të ndryshme, madhësi dhe ngjyrë të shkronjave.

Faqet dhe programet e postës ju lejojnë t'i ndryshoni këto cilësime. Mund të zgjidhni një font të pazakontë, të rritni ose zvogëloni shkronjat, të ngjyrosni tekstin me ngjyra të ndryshme. Por në korrespondencën e biznesit kjo është e papërshtatshme!

Është më mirë të mos ndryshoni asgjë fare dhe të lini gjithçka ashtu siç është si parazgjedhje. E vetmja gjë që lejohet është që disa fjalë të bëhen të theksuara ose të pjerrëta. Por vetëm nëse është e nevojshme!

Një shembull i një letre "të keqe":

3 . Futni emoticon.

Lërini fytyra, lule dhe zemra qesharake dhe të trishtuara për korrespondencën personale. Në letrat e biznesit, është më mirë të mos përdorni emoticon - as tekst dhe as fotografi.

Një shembull i një letre "të keqe":

4 . Printoni tekstin me shkronja të mëdha.

Shtypja e tekstit me shkronja të mëdha në internet konsiderohet sjellje e keqe. Kjo vlen si për korrespondencën e biznesit ashtu edhe për atë personale, si dhe për komunikimin në rrjetet sociale, Skype, forume dhe vende të tjera. Dhe kjo vlen si për të gjithë tekstin ashtu edhe për fjalët individuale.

Tasti i tastierës Caps Lock kontrollon shkronjat e mëdha. Kjo do të thotë, nëse të gjitha shkronjat tuaja janë shtypur me shkronja të mëdha, thjesht duhet ta shtypni një herë dhe ta lëshoni.

Për më tepër, mos e printoni "Subjektin" e letrës me shkronja të mëdha - ky është kulmi i mosrespektimit!

Në një shënim. Shtypja e fjalëve individuale dhe e gjithë tekstit me shkronja të mëdha perceptohet si një klithmë. Dhe të bërtiturit është agresion, i cili shkon përtej fushëveprimit të korrespondencës kulturore.

Nëse vërtet duhet të nënvizoni diçka në tekst, është më mirë ta bëni atë duke përdorur stil të theksuar ose të pjerrët.

Dhe është gjithashtu shumë e dëshirueshme që të shmangen fjalët "Urgjente", "E rëndësishme" dhe të tjera që shprehin padurim në rreshtin e temës së letrës.

shkrim-lexim

Kjo nuk duhet marrë shumë ashpër, por përpiquni të shkruani saktë në letrat tuaja. Disa këshilla të thjeshta:

Çdo fjali duhet të fillojë me një shkronjë të madhe. Për ta shtypur, mbani të shtypur tastin Shift.
Duhet të ketë një pikë në fund të çdo fjalie. Në paraqitjen e tastierës ruse, ajo është në rreshtin e poshtëm në të djathtë (para Shift).
Për të printuar një presje, mbani të shtypur Shift dhe shtypni butonin pikë.
Mos vendosni hapësirë përpara presjes ose pikës. Pas tyre duhet të ketë një hapësirë.

Dhe një këshillë tjetër për ata që dinë të përdorin të paktën pak redaktorin e tekstit Word (Writer). Shkruani shkronjën së pari në këtë program. Do të nënvizojë gabimet me një vijë të kuqe dhe duke klikuar me të djathtën mbi një fjalë të tillë, mund ta korrigjoni atë.

Kopjoni tekstin e përfunduar dhe ngjisni në fushën për shkronjën. Por përpara se të ngjitni, duhet të fikni formatimin në mënyrë që të shtohet pa dekorim nga programi Word (Writer).

Në postën mail.ru, për këtë ju duhet të klikoni në mbishkrimin "Hiq dizajnin" në krye.

Në Yandex.Mail - butoni "Disable design" në të djathtë.

Pas ngjitjes, pamja mund të rikthehet përsëri.