Etika e korrespondencës së biznesit. Korrespondencë me punëdhënësin

Suksesi në aktivitetet e çdo organizate, firme tregtare apo sipërmarrjeje është i lidhur pazgjidhshmërisht me kulturën e sjelljes dhe mirësjelljes. Të gjitha veprimet e menaxherit dhe punonjësve duhet patjetër të marrin parasysh rregullat e sjelljes së mirë dhe të jenë të përshtatshme për situatën.

Një nga pjesët më të rëndësishme të mirësjelljes është korrespondenca e biznesit.

Është vlerësuar se pothuajse 50% e kohës në punë shpenzohet duke u marrë me letra dhe postë. Por kjo është e nevojshme, pasi korrespondenca kompetente e biznesit mund të rrisë ndjeshëm qarkullimin e një kompanie dhe të shpejtojë ndërveprimin e shërbimeve dhe departamenteve të ndryshme.

Sigurisht, ka modele të caktuara këtu, dhe ne patjetër do të flasim për to në këtë artikull. Rregullat e korrespondencës së biznesit janë standardizuar prej kohësh. GOST R.6.30-2003 ekzistues do t'ju ndihmojë të vendosni saktë tekstin në fletë, t'ju tregojë se çfarë indensesh, kufijsh dhe shkronjash duhet të bëni. Korrespondenca e biznesit karakterizohet nga uniformiteti dhe përsëritja e modeleve të të folurit.

Sidoqoftë, çdo letër është individuale. Një gjurmë e madhe në të ka lënë identiteti i dërguesit, pozicioni i tij, situata dhe marrësi. Në një farë mase, korrespondenca e biznesit është një kombinim i krijimtarisë dhe punës së palodhur.

Llojet e korrespondencës së biznesit

Qarkullimi i dokumenteve kryhet në letër dhe me postë elektronike.

E gjithë korrespondenca në ndërmarrje mund të ndahet në grupet e mëposhtme:

Korrespondencë zyrtare/joformale;

E brendshme dhe e jashtme.

Korrespondenca zyrtare përfshin oferta tregtare, letra mirënjohjeje dhe garanci, marrëveshje tregtare, urdhra për ndërmarrjen, përgjegjësitë e punës, kërkesa, kërkesa, pretendime.

Korrespondenca joformale përfshin urime të ndryshme nga partnerët e biznesit, klientët dhe punonjësit; ngushëllime, falje, ftesa dhe falenderime.

Dokumentet e brendshme qarkullojnë vetëm ndërmjet departamenteve të një ndërmarrje, ndërsa dokumentet e jashtme shkojnë përtej kufijve të saj.

Rregullat e korrespondencës së biznesit: përmbajtja e brendshme

Kërkesa kryesore është shkurtësia dhe qartësia e letrës. Mos e shtrini tekstin në disa faqe. Opsioni më i mirë është të përshtateni në një.

Rregullat e korrespondencës së biznesit përfshijnë përjashtimin e fjalëve dhe shprehjeve komplekse, të pakuptueshme, të huaja dhe shumë të specializuara nga teksti. Të gjitha fjalitë duhet të jenë të shkurtra, me mendimet kryesore të autorit dhe pa "ujë".

Shmangni interpretimet e dyfishta në letrën tuaj, përndryshe nëse lindin mosmarrëveshje, do të jetë më e vështirë të mbroni këndvështrimin tuaj dhe të provoni atë që keni dashur të thoni me një frazë të caktuar.

Rregullat për shkrimin e korrespondencës së biznesit e detyrojnë shkrimtarin të thërrasë marrësin me emër dhe patronim, të paraprirë nga titulli "I dashur ...". Dhe sigurohuni që të përdorni "ju", edhe nëse keni një marrëdhënie të mirë miqësore me marrësin e letrës.

Në hyrje, përveç që tregon mbiemrin dhe emrin, thuhet edhe qëllimi kryesor i mesazhit. Shembujt e korrespondencës së biznesit njohin mjaft modele dhe klishe për raste të tilla: "Në lidhje me letrën e mëparshme...", "Ju kujtojmë...", "Le të informojmë..." dhe të tjera.

Zbutni një përgjigje të pafavorshme për marrësin (refuzimi i një oferte, refuzimi i bashkëpunimit) me frazat: "Fatkeqësisht, ne nuk do të jemi në gjendje të përfitojmë nga kushtet e propozuara..." ose të ngjashme.

Dokumentacioni i jashtëm në letër

Çdo letër biznesi duhet të shkruhet në letrën e kompanisë me detajet e kompanisë dhe të gjitha informacionet e kontaktit.

Sigurohuni që të përfshini datën e saktë të dokumentit.

Këndi i sipërm i djathtë i fletës është i zënë nga inicialet e adresuesit dhe adresa e kompanisë marrëse.

Ndani tekstin në paragrafë kuptimplotë për ta bërë më të lehtë për lexuesin ta kuptojë dhe perceptojë atë. Jo më shumë se 4-5 rreshta.

Të shkruash të gjitha fjalët me shkronja të mëdha është një formë e keqe.

Dokumentet mund t'i bashkëngjiten letrës. Në këtë rast, ato renditen në një rresht të veçantë në pjesën e poshtme të majtë të fletës. Sipas etiketës së biznesit, një përgjigje për një letër duhet të merret brenda 10 ditëve. Nëse problemi kërkon më shumë kohë për t'u zgjidhur, adresuesi duhet ta njoftojë këtë.

Pas shkrimit, sigurohuni që ta kontrolloni përsëri me kujdes tekstin për gabime, si drejtshkrimore ashtu edhe gramatikore. Nëse keni kohë, duhet ta lini mënjanë letrën dhe t'i ktheni sërish më vonë. Si rregull, do të zbulohen pasaktësi që nuk janë vënë re në fillim. Kjo këshillë është më e rëndësishme kur i përgjigjeni një ankese të klientit. Ju nuk duhet të acaroni një person edhe më shumë me një letër të shkruar analfabete.

Kur dokumenti shkruhet dhe kontrollohet disa herë, printojeni në letër A4. Kjo madhësi është madhësia standarde e përdorur për çdo korrespondencë, edhe nëse vetë teksti zë vetëm gjysmën e një flete.

Provoni bojën në printer përpara se të printoni për të shmangur daljen e turbullt ose të ngadaltë.

Në disa raste, mund të bashkëngjitni kartën tuaj të biznesit në dokument dhe ta vendosni vetë fletën e printuar në një skedar transparent.

Një zarf i markës me logon e kompanisë konsiderohet gjithashtu formë e mirë.

Rregullat për kryerjen e korrespondencës informale të biznesit janë shpesh më emocionale sesa në letrat e biznesit dhe më pak klishe. Shkurtesat dhe përdorimi i mbiemrave shumëngjyrësh janë të përshtatshëm këtu, për shembull, në urime: mahnitëse, e përgjegjshme, e sjellshme.

Email-et e biznesit

Fakti që ju nuk po dërgoni korrespondencë në një zarf përmes rrjetit postar nuk duhet të jetë relaksues. Në këto raste zbatohen edhe rregullat e korrespondencës së biznesit.

Mesazhet kompetente dhe korrekte elektronike të biznesit krijojnë një imazh pozitiv si për ndërmarrjen ashtu edhe për një person specifik. Reputacioni në biznes vlen shumë!

Rregullat bazë për korrespondencën me e-mail

Përdorni adresën tuaj të postës elektronike të punës vetëm për qëllimin e synuar.

Kushtojini vëmendje emrit të kutisë postare. Mos përdorni emra të pasaktë kur punoni, të tilla si "baby", "superman", edhe nëse tregohen në transkriptimin në anglisht.

Gjithmonë plotësoni kolonën "subjekt", përndryshe letra juaj mund të përfundojë në spam. Përshkrime si "plan", "listë", "propozim tregtar", "raport" nuk janë të përshtatshëm. Mund të ketë mjaft letra të ngjashme në kutinë hyrëse të marrësit tuaj. Jini sa më specifik që të jetë e mundur për atë që ka të bëjë me mesazhin tuaj. Mos përdorni më shumë se pesë fjalë. Shkruani me shkronjë të madhe temën tuaj. Nuk ka nevojë të vendosni një periudhë në fund.

Nëse po i përgjigjeni një emaili të marrë më parë, sigurohuni që të hiqni "Re" në rreshtin e subjektit.

Stili i komunikimit

Mbajeni letrën në një format biznesi. Hiqni tonin kërcënues, lutës, urdhërues.

Rregullat e korrespondencës elektronike të biznesit nuk lejojnë përdorimin e emoticoneve ose një numri të madh pikëpyetjesh ose pasthirrmash në tekst.

Jini të sjellshëm. Një përshëndetje e detyrueshme në fillim dhe lamtumira me bashkëbiseduesin në fund është një formë e mirë. Për shembull, "Me respekt..." ose si kjo: "Sinqerisht i juaji...".

Korrespondenca e emailit të biznesit dhe "rregulli i artë" i saj: mos përzieni disa tema të ndryshme në një mesazh. Është më mirë të dërgoni një seri letrash.

Një email duhet të jetë sa gjysma e një letre në letër.

Puna me bashkëngjitje

Nëse ka shumë informacion për t'u përcjellë, mos i vendosni të gjitha në trupin e letrës, por bashkëngjitni si dokumente të veçanta si bashkëngjitje.

Për lehtësinë e marrësit, riemërtoni dokumentet që përgatitët në emra që ai kupton. Kjo do të tregojë interesin tuaj dhe do t'ju fitojë. Mendoni se sa dosje pune ka marrësi në kompjuterin e tij dhe si do të kërkojë letrën tuaj midis tyre.

Sigurohuni që të informoni marrësin për skedarët që po dërgoni në mënyrë që ai të mos i konsiderojë ato si një virus të rastësishëm. Arkivoni dokumente të mëdha.

Është më mirë të dërgoni bashkëngjitje shumë të mëdha (mbi 200 kbajt) në mënyra të tjera, për shembull, përmes një serveri ftp.

Disa serverë të postës nuk lejojnë që formate të tilla si COM, EXE, CMD, PIF dhe një numër të tjerash të kalojnë dhe t'i bllokojnë ato.

Nëse ka pasur disa marrës të letrës suaj, merrni kohë për të fshirë të gjitha dëshmitë e dërgimit masiv çdo herë. Marrësi nuk ka nevojë fare për një informacion të tillë shtesë. Komanda "bcc" do t'ju ndihmojë.

Rregullat për kryerjen e korrespondencës së biznesit me e-mail kërkojnë informimin e palës tjetër se korrespondenca është marrë. Nëse nuk është e mundur të përgjigjeni për momentin, njoftoni bashkëbiseduesin tuaj për këtë. Ruani historinë tuaj të korrespondencës për të shmangur pyetjet dhe procedurat e mëtejshme.

Nëse përgjigja është e rëndësishme dhe urgjente, lejohet të njoftohet gjithashtu adresuesi me telefon, Skype ose ICQ. Nëse pas kësaj nuk keni mundur të arrini një rezultat pozitiv, kujtojeni veten përsëri.

Nuk është e pazakontë që kur kërkoni një dokument, si përgjigje të merrni një letër bosh me një skedar të bashkangjitur. Kjo është e papranueshme. Shembujt e korrespondencës së biznesit kërkojnë që informacioni përkatës të vendoset në trupin e dokumentit. Për shembull, kjo: "Unë po dërgoj të dhënat e nevojshme për kërkesën tuaj."

Mos harroni të tregoni koordinatat në fund të letrës: të gjitha metodat e disponueshme të komunikimit, pozicionin, faqen e internetit të kompanisë, lidhjet me rrjetet sociale.

Kur shkruani kontaktet e organizatës, jepni sa më shumë informacion të jetë e mundur - numrin e telefonit me kodin e zonës, adresën me kodin postar. Në fund të fundit, komunikimi juaj nuk ndodh vetëm me banorët e rajonit tuaj. Nëse i keni të gjitha informacionet, do të jetë më e lehtë t'ju kontaktojmë.

Dhe rregulli i fundit: kush ka filluar korrespondencën duhet të përfundojë dialogun elektronik.

konkluzioni

Korrespondenca e biznesit është një çështje delikate. Ndonjëherë mjafton një shikim për të krijuar një opinion të caktuar për një person dhe organizatën që ai përfaqëson. Njohja e rregullave të shkrimit të biznesit mund të ndihmojë shumë në karrierën tuaj.

Anna Savinova, Partner në firmën ligjore "Korenoy dhe Partners", Moskë; Kandidat i Shkencave Juridike

Kompjuterët, serverët, pikat e aksesit në internet janë pronë e kompanisë. Ju keni të drejtë të kontrolloni nëse punonjësit e përdorin pronën për qëllimin e synuar (Pjesa 2 e nenit 209 të Kodit Civil të Federatës Ruse). Në anën tjetër, korrespondencën e punonjësve Ju nuk mund të lexoni pa pëlqimin e tyre me shkrim - kjo është një shkelje e të drejtës së privatësisë dhe fshehtësisë së korrespondencës (nenet 23 dhe 24 të Kushtetutës së Federatës Ruse).

Kështu, për këtë shkelje, drejtorët mund të gjobiten 100-300 mijë rubla, të privohen nga e drejta për të mbajtur një pozicion drejtues për një periudhë nga dy deri në pesë vjet, madje edhe me burgim deri në katër vjet (Pjesa 2 e nenit 138 të K. Kodi Penal i Federatës Ruse). Përveç kësaj, punonjësi do të duhet të kompensohet për dëmet morale.

Leximi i korrespondencës së punonjësve lejohet vetëm nëse dyshoni se punonjësi po zbulon sekretet tregtare. Por gjykatat nuk lejojnë studimin e postës personale, edhe nëse punonjësi dërgoi informacion konfidencial prej tij.

Për të lexuar korrespondencën e punonjësve dhe për të shmangur përgjegjësinë, duhet të grumbulloni tre prova

1. Informacioni u bë i njohur për palët e treta pa pëlqimin e pronarit të tij. Referojuni paragrafit 9 të nenit 3 të Ligjit Federal të 29 korrikut 2004 Nr. 98-FZ "Për sekretet tregtare" ose nenit 7 të ligjit federal të 27 korrikut 2006 nr. 152-FZ "Për të dhënat personale".

Kompania Arktel zbuloi se kreu i departamentit të burimeve njerëzore, L., dërgonte rregullisht letra që përmbanin të dhëna personale të punonjësve në një kuti postare me domenin mail.ru. Ajo u pushua nga puna për zbulimin e informacionit personal. Punonjësja nuk u pajtua me këtë dhe shkoi në gjykatë me një kërkesë për ta rikthyer në punë dhe për t'i paguar pagat për mungesë të detyruar. Ajo pohoi se informacioni nuk u bë i njohur për palët e treta, pasi e kishte dërguar në emailin e saj personal. Sidoqoftë, gjykata vendosi që L. u pushua nga puna në mënyrë të ligjshme, pasi të dhënat personale të punonjësve u bënë të disponueshme për një palë të tretë - Mail.Ru LLC. Si dëshmi, kompania paraqiti një dispozitë për të siguruar ruajtjen e informacionit konfidencial. Dokumenti u ra dakord me L., ajo u udhëzua se si të punonte me informacione sekrete (vendimi i Gjykatës Rajonale të Moskës, datë 16 shtator 2010 në çështjen nr. 33-18051).

2. Dokumentet i nënshtrohen statusit të sekretit tregtar. Përcaktoni se çfarë informacioni përbën sekret tregtar dhe lista e personave që kanë akses në këtë informacion, shënoni dokumentet si "Sekret tregtar". Përfshini një klauzolë moszbulimi në kontratat e punës. Nëse kjo nuk bëhet, gjykata do të marrë anën e punonjësit.

Një punonjës i ndërmarrjes Energoservice ra dakord që emaili i punës është i destinuar vetëm për qëllime pune dhe se menaxhmenti ka të drejtë të shikojë çdo letër qoftë me ose pa dijeninë e punonjësit. Një ditë, një punonjëse dërgoi dokumente zyrtare nga kutia e saj postare personale. Pasi mësoi për këtë, kompania aplikoi një sanksion disiplinor ndaj saj - një qortim për zbulimin e një sekreti tregtar. Punonjësja shkoi në gjykatë, e cila mori anën e saj. Nuk u vendos asnjë regjim sekret tregtar për dokumentet e dërguara. Punonjësi i dërgoi vetë dokumentet një kolegu dhe jo një pale të tretë. Kompania mësoi për veprimet e saj si rezultat i aksesit të paautorizuar në postën personale. Gjykata vendosi se provat e marra në këtë mënyrë nuk mund të përdoren për masa disiplinore. Gjykata plotësoi kërkesën e punonjësit për kompensimin e dëmit moral për shkak të vuajtjes morale (vendimi i kasacionit të Gjykatës Rajonale të Volgogradit, datë 1 shtator 2011 në çështjen nr. 33-11601/11).

3. Punonjësve u ndalohet përdorimi i postës zyrtare për qëllime personale. Mirato rregullat duke përfshirë kushtet e mëposhtme:

• posta e korporatës përdoret vetëm për qëllime pune;
• nuk respektohet konfidencialiteti i korrespondencës së biznesit;
• korrespondenca mund të hapet, shikohet, kopjohet, shkatërrohet ose zbulohet pa dijeninë e punonjësit.

Vlen të përmendet se një gjykatë ruse mund t'i gjejë formulime të tilla në kundërshtim me Kushtetutën e Federatës Ruse, pavarësisht se mendimi i Gjykatës Evropiane të të Drejtave të Njeriut për këtë çështje është i paqartë.

Më 12 janar 2016, Gjykata Evropiane e të Drejtave të Njeriut shqyrtoi ankesën e një shtetasi rumun, një inxhinier shitjesh, për shkeljen e të drejtës së tij për konfidencialitetin e korrespondencës nga punëdhënësi i tij. Një inxhinier krijoi një llogari në Yahoo Messenger për të punuar me klientët. Pak kohë më vonë, punëdhënësi kontrolloi emailin dhe zbuloi se punonjësi po përdorte internetin për qëllime personale, duke shkelur rregullat e brendshme. Inxhinieri u pushua nga puna. Të gjitha autoritetet, përfshirë gjykatat kombëtare të Rumanisë, ishin unanime: kompania nuk shkeli të drejtat e qytetarëve. Argumentet që ndihmuan në fitore:

• punëdhënësi njoftoi inxhinierin se përdorimi i burimeve për qëllime personale është i ndaluar dhe se aktivitetet e të gjithë personelit janë nën kontroll;
• rishikimi i përmbajtjes së llogarisë ishte mënyra e vetme që kompania të verifikonte sesi punonjësi i kryente detyrat e tij;
• ish-punonjësi shpjegoi në mënyrë jo bindëse pse e përdorte llogarinë e krijuar për qëllime personale gjatë orarit të punës;
• kompania ka studiuar vetëm korrespondencën me Yahoo Messenger, punëdhënësi nuk ka ekzaminuar dokumente të tjera (vendimi i Gjykatës Evropiane të të Drejtave të Njeriut datë 12.01.2016 në çështjen nr. 61496/08).

Kur vendosni nëse do të vendosni kontroll mbi korrespondencën e punonjësve, mbani një ekuilibër midis ruajtjes së fshehtësisë së korrespondencës dhe interesave të korporatës.

Ligjshmëria e leximit të korrespondencës së punonjësve nga punëdhënësi vendoset përfundimisht nga gjykata. Mos harroni, kur merrni vendime që prekin interesat e një punonjësi, nuk mund të mbështeteni në të dhënat e marra vetëm në mënyrë elektronike (klauzola 6 e nenit 86 të Kodit të Punës të Federatës Ruse).

Zyra ligjore "Korenoy dhe Partnerët"
Fusha e veprimtarisë: auditim ligjor dhe konsulencë, zgjidhja e mosmarrëveshjeve tatimore, intelektuale
Territori: zyra qendrore - në Moskë; zyrat përfaqësuese në Shën Petersburg, Kaluga, Tver, Tula, Yaroslavl

Kopjimi i materialit pa leje lejohet nëse ka një lidhje dofollow në këtë faqe

Komunikimi me email është një pjesë integrale e punës së çdo punonjësi modern të zyrës. Dhe kontabilistët nuk bëjnë përjashtim. Si të zhvillohet korrespondenca në atë mënyrë që komunikimi i biznesit të jetë produktiv, emocionalisht i rehatshëm dhe jashtëzakonisht etik? Unë u ofroj lexuesve disa këshilla praktike.

KËSHILLA 1. Mos e neglizhoni thirrjen personale të adresuesit në letrat tuaja

Duke bërë këtë, ju do të tregoni vëmendjen tuaj ndaj personalitetit të personit. Nëse një letër i është shkruar një marrësi specifik, atëherë mungesa e një adrese personale në të duket e pasaktë dhe e pasjellshme.

Kur i shkruani një nga letrat tuaja të para adresuesit, shpesh lind pyetja: cila është mënyra më e mirë për t'iu drejtuar atij - thjesht me emrin e tij apo me emrin dhe patronimin e tij? Në këtë rast, duhet të shikoni se çfarë shkruhet në nënshkrimin që përfundon letrën e personit për ju. Nëse emri tregohet atje (pa patronim), për shembull "Svetlana Kotova", atëherë mos ngurroni të më kontaktoni me emër. Dhe nëse nënshkrimi thotë "Svetlana Vasilievna Kotova, llogaritare kryesore e Trenzor LLC", atëherë duhet t'i drejtoheni marrësit në përputhje me rrethanat. Në çdo rast, opsioni i dytë është jashtëzakonisht i saktë, dhe për këtë arsye fitues.

Unë nuk rekomandoj të mbështeteni në informacionin në fushën "Nga". Në fund të fundit, ajo shpesh plotësohet fillimisht jo nga pronari i adresës së emailit, por nga specialisti i IT-së i kompanisë kur vendosni email.

Meqë ra fjala, kur i drejtoheni një partneri biznesi ose klienti, ju këshilloj fuqimisht të mos përdorni formën e shkurtër të emrit ("Sash" në vend të "Sasha", "An" në vend të "Anya"), pavarësisht sa demokratike është stili i të shkruarit dhe pa marrë parasysh sa e vjetër korrespondenca juaj. Ajo që tingëllon e njohur në të folurin e folur duket shumë e thjeshtë në të folurit e shkruar.

KËSHILLA 2. Kushtojini vëmendje të veçantë formës së përshëndetjes tuaj

Ju nuk duhet të përdorni shprehjen “Mirëdita!”. Edhe nëse keni qëllimin e mirë të përputheni me zonën kohore të marrësit, kjo frazë tingëllon pa shije, madje do të thoja vulgare. Është më mirë të përdorni opsione neutrale: "Përshëndetje...", "Mirëdita...". Dhe sigurisht, shtoni emrin e marrësit në përshëndetje nëse e dini. Personalisht, për shembull, më duket shumë më e këndshme në vend të një pa fytyrë "Përshëndetje!" bëhu personal "Përshëndetje, Tamara!".

Mos harroni se në këtë mënyrë ju kurseni kohën e marrësit. Në fund të fundit, ai do të jetë në gjendje të vlerësojë menjëherë përmbajtjen e letrës së marrë dhe të vendosë shpejt për përparësinë dhe rëndësinë e saj.

Linja e temës duhet të jetë e shkurtër, por në të njëjtën kohë të pasqyrojë me saktësi temën e korrespondencës. Për shembull, “Marrëveshje, faturë, akt nga Alpha LLC” në vend të "Dokumenteve". Meqë ndryshojnë aspektet e çështjes në diskutim, sqaroni temën. Për shembull, "Bashkëpunimi me Perm" → "Bashkëpunimi me Perm. Data e negociatave" → "Bashkëpunimi me Perm. Draft traktati".

Nëse gjatë korrespondencës shihni se fusha “Subject” plotësohet rastësisht nga adresuesi juaj ose nuk plotësohet fare, merrni iniciativën dhe provoni një nga dy skenarët.

Skenari 1. Kur të përgjigjeni, plotësoni vetë fushën "Subject". Nëse marrësi është i vëmendshëm, ndoshta kjo tashmë do të jetë e mjaftueshme për të sjellë korrespondencën tuaj në një formë adekuate.

SKENARI 2. Nëse marrësi vazhdon të injorojë plotësimin e fushës "Subject", shkruajini atij një letër me diçka si më poshtë: "Alla, ju sugjeroj që menjëherë të tregoni temën e letrës në fushën "Subjekt". Mendoj se në këtë mënyrë do të rrisim ndjeshëm efektivitetin e komunikimit tonë.”.

KËSHILLA 4. Kushtojini vëmendje fushave "Për" dhe "Cc".

Ju duhet të kuptoni qartë qëllimin e pranuar përgjithësisht të këtyre fushave në një mjedis biznesi:

• <если>në fushën "Për" listoni vetëm ju - kjo do të thotë që dërguesi i letrës pret një reagim nga ju për pyetjen ose kërkesën e tij;
• <если>ka disa marrës në terren - dërguesi pret një përgjigje nga secili ose ndonjë prej marrësve. Në këtë rast, kur përgjigjeni, ruani listën e marrësve të vendosur nga dërguesi duke përdorur funksionin "Përgjigju të gjithëve" (sigurisht, me kusht që të mos dëshironi t'i përgjigjeni qëllimisht vetëm autorit të letrës, duke fshehur thelbin e përgjigjes suaj nga pjesa tjetër e pjesëmarrësve në korrespondencë);
• <если>emri juaj shfaqet në fushën "Kopjo" - dërguesi dëshiron që ju të jeni në dijeni të pyetjes, por ai nuk pret një përgjigje nga ju. Kjo do të thotë që ju nuk duhet të hyni në korrespondencë për këtë çështje. Nëse ende vendosni ta bëni këtë, atëherë një shenjë e formës së mirë do të ishte të filloni letrën me një nga frazat e mëposhtme: "Nëse është e mundur, unë do të doja të bashkohem në diskutimin e kësaj çështjeje...", “Më lejoni të shpreh mendimin tim…”.

Sa i përket fushës së BCC, nga këndvështrimi i etikës së biznesit, është mjeti më i diskutueshëm i emailit. Ndonjëherë perceptohet si një mjet vëzhgimi dhe informacioni pothuajse sekret. Në fund të fundit, marrësit e vendosur në BCC nuk janë të dukshëm për marrësit e tjerë. Në disa kompani, zakonisht të mëdha, të cilat janë veçanërisht skrupuloze në çështjet e etikës, është rreptësisht e ndaluar përdorimi i kësaj fushe në korrespondencën e korporatave, me përjashtim të postimeve masive. Por në shumicën e kompanive ata e përdorin atë, duke respektuar rregullat e mëposhtme:

• dërgimi i një letre me fushën "Bcc" të plotësuar supozon se autori i letrës ka njoftuar marrësit e fshehur (ose do ta bëjë këtë) për arsyen dhe qëllimin e kësaj forme mesazhi;
• marrësi i fshehur nuk ka nevojë të hyjë në korrespondencë.

Gjatë trajnimeve, shpesh më bëhet pyetja: a ka ndonjë standard të pranuar përgjithësisht në lidhje me kohën brenda së cilës duhet t'i përgjigjemi një letre nga një klient ose koleg? Por ju nuk mund t'i jepni një përgjigje universale.

Nëse flasim për korrespondencën e brendshme, gjithçka këtu përcaktohet nga shpejtësia dhe ritmi i jetës së vetë kompanisë. Ka kompani në të cilat një vonesë në përgjigje prej më shumë se një orë e gjysmë konsiderohet sjellje e keqe. Dhe diku përgjigja gjatë ditës është sipas rendit të gjërave.

Si rregull i përgjithshëm, koha më e pranueshme e përgjigjes ndaj një letre është brenda 2-3 orëve. Kjo është e ashtuquajtura kohë e rehatshme e pritjes, kur dërguesi pret një përgjigje dhe nuk përjeton shqetësim të brendshëm nga heshtja e adresuesit të tij.

Por, çka nëse pasi e keni marrë dhe lexuar letrën, kuptoni se nuk mund t'i jepni një përgjigje të plotë brenda 24 orëve? Më pas, sipas rregullave të sjelljes së mirë, njoftoni dërguesin për marrjen e letrës dhe afatin e përafërt kohor për t'iu përgjigjur asaj. Për shembull: "Përshëndetje, Sergej Vasilievich! Mora letrën tuaj. Do të përgjigjem në dy ditët në vijim” ose “Andrey, e mora letrën. faleminderit! Për t'iu përgjigjur më duhet më shumë informacion. Do të përpiqem të përgjigjem jo më vonë…”.

KËSHILLA 6. Ndiqni rregullat bazë për paraqitjen e informacionit në një letër

Nuk ka shumë prej tyre:

• kur lexoni një letër, vëllimi më i rehatshëm përshtatet "në një ekran", maksimumi - në një faqe A4;
• Vëllimi i bashkëngjitjeve të dërguara nuk duhet të kalojë 3 MB. Skedarët më të mëdhenj mund të shkaktojnë ngrirjen e postës tek marrësi;
• Kur "paketoni" bashkëngjitjet, përdorni kodimin universal zip ose rar. Shtesat e tjera mund të bllokohen ose ndërpriten gjatë transmetimit dhe të krijojnë probleme për marrësin;
• mos filloni kurrë një përgjigje si një letër të re (pa ruajtur historinë e korrespondencës). Përndryshe, marrësi do të detyrohet të humbasë kohë duke kërkuar mesazhin origjinal;
• shkruani në një gjuhë sa më të kuptueshme për marrësin. Shumë njerëz pyesin nëse është e përshtatshme të përdorin fjalor profesional ose të brendshëm të korporatës, zhargon, shkurtesa dhe anglicizma.

Kjo duhet të vendoset veçmas në secilin rast specifik.

Kështu, korrespondenca e brendshme e korporatës në një kompani është pothuajse gjithmonë e mbushur me zhargon dhe shkurtesa: ato janë të njohura dhe të kuptueshme për të gjithë pjesëmarrësit dhe u lejojnë atyre të kursejnë kohë. Por ju duhet t'i përdorni ato me kujdes në korrespondencë me palët.

Kishte një rast të tillë në praktikën time. Një kolege po përgatiste materiale për një shtëpi botuese dhe në letrën e fundit i shkruan: "Masha, ju lutemi dërgoni të gjitha materialet tuaja sa më shpejt që të jetë e mundur". Masha vendosi që ky ishte një përcaktim i një formati të panjohur për të, në të cilin duhej përkthyer teksti. Ajo vrau shumë kohë, me grep ose me grep, duke kuptuar se si të plotësonte kërkesën e botuesit. Imagjinoni bezdinë e Machine kur, 2 ditë më vonë, mëson se misterioz "asap" është një shkurtim për fjalën e përdorur gjerësisht në anglisht "sa më shpejt të jetë e mundur". Por Masha mund të dërgonte materiale brenda gjysmë ore nga momenti që mori kërkesën!

KËSHILLA 7. Përfundoni çdo shkronjë me një bllok nënshkrimi dhe kontaktet tuaja

Pavarësisht se sa nga afër e njihni marrësin dhe sa kohë ka vazhduar korrespondenca juaj, secila prej letrave tuaja duhet të përmbajë një bllok të përbërë nga një nënshkrim dhe informacion kontakti. Ky është një element integral i kulturës së komunikimit të biznesit.

Blloku duhet të përmbajë:

• emrin dhe mbiemrin tuaj. Nuk ka nevojë të përdorni shkurtesa. Në vend të “T.L. Vorotyntsev" në firmën time tregoj "Tamara Leonidovna Vorotyntseva" ose "Tamara Vorotyntseva" në mënyrë që adresuesi të kuptojë se si të më kontaktojë në një letër përgjigje;
• pozicionin tuaj. Kjo i jep marrësit mundësinë për të kuptuar kufijtë e autoritetit dhe kompetencës suaj profesionale në zgjidhjen e çështjeve;
• informacionet e kontaktit (telefoni, emaili, emri i kompanisë, faqja e internetit). Në këtë mënyrë ju do t'i ofroni marrësit mundësinë për komunikim shtesë operacional nëse është e nevojshme.

Për të gjitha ato që u tha, dua të shtoj: emailet tuaja janë pikërisht rrobat me të cilat ju përshëndesin. Me fjalë të tjera, duke respektuar etikën e korrespondencës së biznesit, do t'i bëni përshtypjen më të këndshme marrësit tuaj.

Përgjigju

Si të kryhet korrespondenca e brendshme dhe e jashtme, duke respektuar kuadrin e komunikimit të biznesit? Si të hartoni një njoftim me shkrim për refuzimin e punës dhe të mos shkelni rregullat e korrespondencës së biznesit përmes postës elektronike? Si të bëni korrespondencë biznesi, lexoni artikullin.

Nga artikulli do të mësoni:

Korrespondenca e biznesit me email kërkon shumë kohë për specialistët e burimeve njerëzore të të gjitha gradave. Gjatë komunikimit me aplikantët Me e-mail ka probleme me zgjedhjen e stilit, përmbajtjes dhe dizajnit të letrës. Një përgjigje e shpejtë ndaj çdo kërkese me shkrim nga aplikantët konsiderohet formë e mirë në mjedisin e burimeve njerëzore: letra motivuese për rezyme, pyetje sqaruese, si dhe punë testimi të kryera.

Rregullat themelore për korrespondencën e brendshme me email

Kur komunikoni me kolegët, vartësit dhe menaxhmentin, ndiqni rregullat bazë të korrespondencës së brendshme me email. Kjo do të zvogëlojë kohën për krijimin e letrave dalëse dhe përpunimin e korrespondencës hyrëse.

Si të shkruani një letër të brendshme:

1. Përcaktoni temën e letrës për ta bërë më të lehtë për marrësin përpunimin dhe renditjen e saj.
2. Një letër jopersonale është e përshtatshme vetëm për kërkesat e "departamentit".
3. Për shkronjat e tjera, ju lutemi tregoni emrin dhe mbiemrin e marrësit. Për të kuptuar se si t'i drejtoheni një personi, studioni nënshkrimin në letrën e tij: nëse tregohet vetëm emri dhe mbiemri, mos ngurroni t'i drejtoheni me emër, por "me kushtet tuaja".
4. Nëse po u shkruani eprorëve tuaj të menjëhershëm, vetëm adresa "ju" me emër dhe patronim është e pranueshme, përveç nëse parashikohet ndryshe nga kompania.
5. Edhe nëse komunikoni me një koleg ose klient "pa patronime", mos përdorni versione të shkurtuara të emrit. "Ol", "Kol", "Natasha" janë të papranueshme në korrespondencën e biznesit.
6. Filloni letrën me përshëndetjen zyrtare "Përshëndetje, Anna!", "Mirëdita, Vitaly Alekseevich!".
7. Në fushën "për", shënoni një ose më shumë marrës të letrës, në fushën "kopjoni" - marrësit që duhet të mbahen të informuar.
8. Në trupin e letrës, përdorni fontet standarde, mos përdorni shënues me ngjyra për të theksuar detaje të rëndësishme sipas mendimit tuaj, ndajeni tekstin në paragrafë të vegjël për të rritur "lexueshmërinë" e tekstit.
9. Në korrespondencën e brendshme të biznesit, respektoni dy rregulla: të shkurtër dhe kuptimplotë. Kolegët dhe menaxhmenti juaj do të vlerësojnë që ju kurseni kohë.

Studioni me kujdes rregullat për kryerjen e korrespondencës së biznesit me email të miratuara nga kompania juaj kur aplikoni për një punë. Ndiqni rregullat e etikës së emailit të biznesit për të shmangur pakënaqësinë me kolegët dhe menaxhmentin.

Si të korrespondoni me aplikantët, klientët dhe partnerët e kompanisë?

Shumë specialistë të burimeve njerëzore po pyesin se si të kryejnë korrespondencë biznesi përmes emailit me punëkërkuesit. Si të refuzoni një letër për një aplikant pa lënduar ndjenjat e tij dhe pa kaluar kufirin kur mund të konsiderohet një refuzim diskriminimi? Si t'i përgjigjeni partnerëve dhe klientëve të kompanisë: në një stil biznesi apo mund të përdorni shkurtesa, zhargon ose një adresë personale?

Nuk ka rregulla universale për korrespondencën e biznesit, përveç nëse ato parashikohen nga rregulloret e brendshme të kompanisë punëdhënëse. Në çdo situatë specifike, duhet të shikoni se si ju shkruajnë kolegët tuaj, dhe gjithashtu të studioni stilin e komunikimit me klientët e specialistëve të tjerë.

Korrespondenca e biznesit: shembuj letrash për komunikim me email

Shkruani në emër të një kompanie ose grupi specialistësh, veçanërisht nëse duhet t'i refuzoni punësimin një aplikanti. Përdorni gjuhën e përgjithshme.

Fatkeqësisht, ne nuk mund t'ju bëjmë një ofertë pune tani, por në të ardhmen do të shqyrtojmë kandidaturën tuaj për vendet e lira të disponueshme.

Ose standarde:

Faleminderit për interesimin tuaj për vendet e lira të punës në MegaStroy! Aktualisht konkursi është mbyllur dhe konkursi ka përfunduar. Ne do t'ju mbajmë të informuar për vendet e reja të lira të punës.

Një refuzim i personalizuar është gjithashtu i mundur pa specifikuar arsyet pse kompania nuk mund të punësojë kandidatin. Më poshtë është një shembull i korrespondencës me email të biznesit me një nga kandidatët për një vend të lirë pune.

Përshëndetje, i dashur Ivan Ivanovich!

Faleminderit për pjesëmarrjen në konkursin për vendin vakant “Administrator i Sistemit” pranë kompanisë Globus dhe për interesimin tuaj për vendin tonë të lirë. Ne kemi shqyrtuar me kujdes CV-në tuaj, letrën e motivimit, portofolin (dhe më tej në listë), por, për fat të keq, nuk jemi gati t'ju bëjmë një ofertë pune në këtë moment.

Si të ftoni për një intervistë dhe të shmangni pakënaqësinë me kandidatët nga një intervistë me dy faza:

Përshëndetje, Marina! Faleminderit për interesimin tuaj në pozicionin e Menaxherit të Mbështetjes së Klientit. Ne kemi shqyrtuar CV-në dhe portofolin tuaj dhe ju ftojmë në një intervistë, e cila do të zhvillohet në zyrën qendrore të kompanisë InvestProject në:...

Intervista për këtë vend vakant zhvillohet në dy faza:

1. Biseda e parë me një specialist të burimeve njerëzore do të ndihmojë në përcaktimin se sa mirë përputhet përvoja juaj me kërkesat e vendit të lirë. Ajo do të zhvillohet më 15 maj, në sallën nr.555.

Ju lutemi sillni me vete pasaportën ose patentën e shoferit.

1. Biseda e dytë do të bëhet me drejtuesin e kompanisë. Ne do t'ju informojmë për datën me një letër shtesë nëse përfundoni me sukses fazën e parë të përzgjedhjes.

Nëse jeni gati të merrni pjesë në një konkurs me dy faza për këtë vend vakant, konfirmoni prezencën tuaj në intervistë më datë 15 maj, ora 12:00 në dhomën 555 me një letër përgjigje. Ne presim vendimin tuaj.

Me ndihmën e një përgjigjeje të tillë ndaj përgjigjes së aplikantit, ju mund të ndërpresni menjëherë ata specialistë që nuk janë të gatshëm t'i nënshtrohen një interviste sipas kushteve të kompanisë.

Si të shkruani dhe t'u përgjigjeni letrave nga partnerët dhe klientët e kompanisë?

Korrespondenca zyrtare me e-mail me partnerët dhe klientët e kompanisë është e strukturuar sipas skemave dhe algoritmeve të miratuara për këtë lloj korrespondence. Edhe nëse njihni një klient ose partner të kompanisë për një kohë të gjatë, dhe ai ju drejtohet me emër, gjithmonë drejtojuni klientëve në nivel personal. Si rregull, kompanitë e mëdha kanë udhëzime të brendshme që përfshijnë kërkesat për stilin dhe formatin e korrespondencës së biznesit. Së pari studioni rregullat e korrespondencës me email. Më poshtë është një grup standard rregullash që gjenden në udhëzimet e kompanive të mëdha.

Shkarkoni shabllone për letrat e jashtme të kompanisë!

• Letër përcjellëse nga organizata për draft aktin rregullues vendor dërguar komitetit të sindikatave
• Njoftim nga punëdhënësi për lidhjen e një kontrate pune ose civile me një ish-punonjës shtetëror ose bashkiak
• Letër garanci për të siguruar të huajin e ftuar në punë me pagë minimale, strehim dhe garanci të tjera
• Letër për ndarjen territoriale të fondit pensional të Rusisë: organizata nuk mund të japë informacion në lidhje me kohëzgjatjen e shërbimit të punonjësve duke përdorur formularin SZV-K
• Letër përcjellëse për miratimin e një projektakti rregullator vendor

Rregulla të përgjithshme për korrespondencën e jashtme me email

1. Drejtojuni një personi specifik, personalizoni letrën, përdorni emrin dhe emrin e dytë të marrësit.
2. Dërgo letrën gjatë orarit të punës, koha më e mirë është herët në mëngjes, nga ora 08:00-09:00.
3. Mos e teproni me flamujt: "urgjent", "i rëndësishëm", nëse letra nuk është e rëndësishme për adresuesin.
4. Mos përdorni një postscript paraprakisht;
5. Përdorni faturat e leximit vetëm për letrat që përfshijnë dokumente për miratim urgjent.
6. Është e papranueshme të përdoret zhargon dhe të gjitha llojet e shkurtesave në korrespondencën e jashtme të korporatës.
7. Kur komunikoni me klientë të huaj, merrni parasysh mentalitetin e marrësit;
8. Mos përdorni frazat "ditë të mirë", "kalofshi një ditë të mirë".
9. Mos përdorni email të korporatës për qëllime personale.
10. Mos dërgoni dokumente të brendshme të kompanisë, përfshirë korrespondencën tuaj me klientët, në emailin personal.
11. Mos diskutoni detaje të korrespondencës me punonjësit e kompanisë që nuk kanë të bëjnë me temën e diskutimit.

Kur u përgjigjeni letrave nga klientët dhe partnerët e kompanisë, jini të vëmendshëm dhe të sjellshëm, tregoni interesin tuaj për ta zgjidhur problemin sa më shpejt të jetë e mundur. Ruani temat e postës elektronike dhe caktoni një temë të temës nëse dërguesi e ka harruar atë. Rregullat korrespondencë korporative me e-mail mund të përfshijë edhe rregullat e sjelljes për korrespondencën me e-mail. Nëse kompania ka një rregullore të tillë, detyra e specialistëve të burimeve njerëzore është që ta sjellin atë tek çdo punonjës i ri. Për qartësi, përdorni një mostër të korrespondencës së biznesit me email nga një prej punonjësve me përvojë të kompanisë.

Ndiqni gjithmonë rregullat e korrespondencës me email të korporatës në mënyrë që të ndërtoni një ndërveprim cilësor dhe të shpejtë me kolegët dhe menaxhmentin. Zbatoni rregullat e korrespondencës së biznesit me email kur komunikoni me aplikantët për pozicionet vakante. Ndiqni gjeneralin rregullat e komunikimit të biznesit dhe kur ngarkesa e punës është e madhe, përdorni shabllone për ftesat, refuzimet dhe njoftimet për marrjen e një aplikacioni.