Ako správne odpovedať na e-mail. Internetový život

A jeho odosielateľ čaká na vašu odpoveď. Ako to urobiť správne? Samozrejme, môžete odosielateľovi poslať odpoveď, kde môžete uviesť, že ide o odpoveď na email z takého a takého dátumu a takého a takého predmetu. Bude však správnejšie a jednoduchšie používať špeciálnu funkciu poštovej služby, ktorá sa nazýva - “ Odpoveď". Poďme sa naučiť, ako správne odpovedať na e-mail pomocou Yandex Mail ako príkladu.

Ako odpovedať na e-mail

Idete do svojej poštovej schránky a uvidíte v priečinku " Doručená pošta» neprečítaný email (odosielateľ a predmet neprečítaného emailu sú vyznačené tučným písmom), otvorte ho kliknutím ľavým tlačidlom myši.

Prečítajte si list a ak to vyžaduje odpoveď, môžete to urobiť dvoma spôsobmi:

Pomocou formulára plnej odpovede je možné list naformátovať podľa želania, t.j. zmeniť písmo, farbu písma, vložiť odkazy, vytvoriť zoznamy, vložiť emotikony atď. čo sa nedá urobiť podľa metódy číslo 1. Ak teda nepotrebujete naformátovať odpoveď špeciálnym spôsobom, môžete použiť formulár rýchlej odpovede, inak použite metódu číslo 2.

Keď dostane odpoveď na svoj e-mail, príjemca uvidí skratku „Re:“ v riadku predmetu a svoju pôvodnú správu v tele e-mailu, ktorému bude predchádzať vaša odpoveď. Ak chcete, odosielateľ môže počas písania odpovede samozrejme pôvodnú správu vymazať, ale stále je lepšie ponechať aspoň časť z nej. V tomto prípade príjemca okamžite pochopí, na ktorý konkrétny list dostal odpoveďový e-mail.

Za posledné desaťročie sa e-mail stal možno jedným z najpopulárnejších prostriedkov obchodnej komunikácie. Dnes je dosť ťažké nájsť človeka, ktorý nepoužíva e-mail vo svojej praxi medziľudskej a medzikultúrnej komunikácie. Pohľadom rýchlo skenujeme adresy a predmety prichádzajúcich správ a rozhodujeme sa, ktoré písmená si prečítame a ktoré vymažeme bez toho, aby sme ich odhalili. Korešpondencia môže byť obchodná alebo súkromná v závislosti od vzťahu medzi korešpondentmi. Ak je list súkromný, tak z hľadiska etiky neexistujú prísne požiadavky – štýl písania a spôsob prezentácie závisí najmä od miery oboznámenia sa s adresátom.

Dnes je pomerne ťažké nájsť spoločnosť, ktorá nepoužíva e-mail vo svojej praxi medziľudskej komunikácie. Je potrebné poznamenať, že v bežnej obchodnej korešpondencii prostredníctvom e-mailu existujú všeobecne uznávané pravidlá, ktoré musíte poznať a dodržiavať. Pozrime sa bližšie na tie najdôležitejšie.

Pravidlo 1 Pri odosielaní e-mailu nezabudnite vyplniť všetky polia. Vo všeobecnosti môže byť štruktúra obchodného e-mailu reprezentovaná takto:

Adresa a meno odosielateľa.

Adresa príjemcu (alebo adresy príjemcov, keď je potrebné poslať list s jedným textom viacerým príjemcom).

Dôležitosť listu (v prípade potreby).

Predmet listu.

Aplikácia.

List pozostávajúci z pozdravu; hlavný text listu; závery; a podpisy.

Pravidlo 2 Adresa a meno odosielateľa musia byť rozpoznateľné. Pri zakladaní schránky preto vždy zadajte svoje meno a priezvisko do stĺpca s menom odosielateľa. Najdôveryhodnejšia adresa je tá, ktorá obsahuje vaše skutočné meno, ako aj názov vašej organizácie v názve domény, napríklad: Táto e-mailová adresa je chránená pred spamovacími robotmi. Pre zobrazenie musíte mať povolený JavaScript. .

Pravidlo 3 Nezabudnite vyplniť pole „Predmet“. Predmet listu je špeciálnym atribútom listu, ktorého prítomnosť značne uľahčuje prácu s elektronickou korešpondenciou. Osud listu veľmi často závisí od jeho Predmetu, najmä ak vám meno a adresa odosielateľa nič nehovorí. Predmet listu by mal byť krátky – nie viac ako 50 znakov – a výstižný. Čím jednoduchší a jasnejší je predmet listu, tým je pravdepodobnejšie, že list bude prečítaný a bude mať odozvu. Hlavne si treba dôkladne premyslieť Tému, keď si s niekým píšete prvýkrát.

Pravidlo 4 Na odpoveď použite iba ikonu („Re:“). Pomocou ikony umiestnenej v poli adresy listu, na ktorý odpovedáte, otvorte formulár na zostavenie odpovede. Tento formulár už obsahuje adresu vášho partnera, text jeho listu a Predmet. Ikona (Re) je skratkou anglického slova „Reply:“ alebo „Response:“ a znamená „Moja odpoveď na:“. Ak sa teda zmení predmet listu, zmeny predmetu je potrebné vykonať pomocou šípky nadol umiestnenej napravo od ikony Re. V rozbaľovacom zozname, ktorý sa otvorí, vyberte príkaz „zmeniť tému“.

Ak pri odpovedaní na niečí e-mail zmeníte hlavnú myšlienku dialógu, zmeňte podľa toho predmet, ale je lepšie začať diskusiu o novej otázke vytvorením nového listu.

Pravidlo 5 Aby ste predišli predčasnému odoslaniu, zadajte adresu príjemcu až vtedy, keď je list dokončený, skontrolovaný a pripravený na odoslanie. Buďte opatrní pri tlačidle "Odoslať": uistite sa, že list posielate osobe, ktorej chcete.

Pravidlo 6 Pred telo listu nezabudnite napísať pozdrav pozostávajúci z uvítacieho slova a mena príjemcu. Niektorí používatelia sa domnievajú, že pozdrav v e-maile nie je potrebné písať, keďže ide údajne o bezvýznamný pozostatok papierovej pošty, že nenesie žiadne zmysluplné informácie a obsahuje iba služobné slová.

Pozdrav nesie informáciu o výchove človeka, ktorý list píše. Ako pozdrav použite nasledujúcu formu adresy: „Dobrý deň, drahý (vážený) + meno, priezvisko adresáta! alebo "Vážený (vážený) + meno, priezvisko adresáta, ahoj!" a až potom pokračujte k účelu vašej správy.

V Európe je zvykom vždy oslovovať „Vážený pán/Vážená pani“ alebo menej formálne, najmä ak ste oboznámení s adresátom „Vážený + meno“. V Spojených štátoch, kde je tempo života a korešpondencie intenzívnejšie, e-mail začína názvom pozostávajúcim z mena a krátkeho „Ahoj + meno“. V ruštine je výkričník umiestnený za písomnou adresou v akomkoľvek žánri korešpondencie: obchodnej, súkromnej, úradnej atď., Zatiaľ čo v angličtine je čiarka umiestnená vo všetkých týchto žánroch.

Pravidlo 7 Správne štruktúrujte list. Keďže čítanie z obrazovky monitora je oveľa ťažšie ako čítanie papiera. Rozdeľte text e-mailu na logické odseky. Snažte sa udržať vety nie dlhšie ako 15-20 slov. Jednotlivé odseky oddeľte odsadením alebo prázdnym riadkom.

Pravidlo 8 Buďte struční a vyjadrujte myšlienky k veci. Hlavný text listu z prvého odseku by mal upútať pozornosť čitateľa nie menej ako jeho Predmet. Buďte si vedomí obmedzeného času potenciálneho čitateľa. Začnite s účelom listu, mal by byť jasne uvedený v prvej vete. Ak sú prvé vety formulované správne, potom je veľmi vysoká pravdepodobnosť, že príjemca listu ho dočíta až do konca. E-mail je určený na rýchle sprostredkovanie informácií. Ak potrebujete poslať dôležité informácie, ktoré obsahujú veľké množstvo, je lepšie napísať krátky sprievodný text do e-mailu a samotnú informáciu usporiadať ako prílohu.

Pravidlo 9 Pred písaním e-mailu pripojte prílohu. Koľkokrát ste museli dostať list, ktorého účelom bolo poslať prílohu, bez tejto samotnej prílohy?! Takáto neopatrnosť nemusí mať najlepší vplyv na povesť vašej firmy.

Pravidlo 10 Keď niekomu píšete prvýkrát, nepripájajte žiadne prílohy. Ak predsa len posielate nejaký druh prílohy bez súhlasu príjemcu, tak do textu listu určite napíšte, o aký súbor ide. Nepripájajte prílohy väčšie ako 5 MB, pretože môže dôjsť k takejto nepríjemnej situácii: za sekundu odošlete súbor na poštový server a príjemca si ho bude hodinu sťahovať.

Pravidlo 11 Keď píšete odpoveď, odpovedzte na VŠETKY otázky, ktoré sa vás pýtajú. Ak je pre vás ťažké odpovedať, napíšte priamo.

Pravidlo 12 Pred odoslaním e-mailu skontrolujte pravopis, gramatiku a interpunkciu. To, že e-mail je rýchly spôsob komunikácie, neznamená, že musí byť nedbalý. Zostavte svoje frázy čo najinteligentnejšie z hľadiska pravopisu a gramatiky. Je to dôležité nielen preto, že nespisovne napísaný list z vás môže pokaziť dojem, ale aj preto, že je veľmi ťažké prečítať text bez čiarok a bodiek.

Pravidlo 13 Na emaily treba odpovedať. E-mail je o spojení s inými ľuďmi a trocha zdvorilosti nikdy nezaškodí. Podľa pravidiel etikety treba odpovedať na e-maily, pričom doba odozvy by nemala presiahnuť tri dni. Ak neodpoviete na e-mail v tejto lehote, ide o jasné odmietnutie komunikácie. Ak na odpoveď na list potrebujete dlhší čas, oplatí sa vysvetliť dôvody meškania. Keď dostanete e-mail s prílohou, uistite sa, že príloha prišla a otvorila sa normálne. Keď dostávate listy od neznámych ľudí, nemôžete na ne odpovedať. Môžu byť vymazané bez čítania. Ak dostanete nevyžiadaný e-mail s priloženým súborom, mali by ste súbor odstrániť bez rozbalenia: s najväčšou pravdepodobnosťou ide o zdroj počítačového vírusu.

Pravidlo 14 Nežiadajte o potvrdenie o prečítaní. Za text hlavného listu a pred svoj podpis môžete napísať nasledujúcu vetu: „Potvrďte prijatie listu spätným listom alebo zavolaním na nižšie uvedené čísla.“

Pravidlo 15 V tele správy by sa nikdy nemali používať veľké písmená. TEXT VEĽKÝMI PÍSMENAMI sa považuje za krik. V lepšom prípade sa o nej hovorí ako o negramotnosti v záležitostiach sieťovej etikety. To môže spôsobiť podráždenie alebo inú nežiaducu reakciu vo vašej čítačke.

Pravidlo 16 Nikdy neposkytujte dôverné informácie prostredníctvom e-mailu. Pri preposielaní čísel bankových kariet alebo iných citlivých informácií v tele e-mailu buďte veľmi opatrní. E-mail počas prenosu možno zachytiť a použiť na osobný zisk. Vami odoslaný e-mail navyše zostáva navždy v pamäti počítača.

Pravidlo 17 Nezneužívajte skratky a emocionálny dizajn. V obchodnom e-maile sa vyhnite používaniu skratiek ako BTW (mimochodom) alebo LOL (hlasný smiech), známe tiež ako emotikony („usmievajúce sa tváre“). V obchodnej korešpondencii sú nevhodné, najmä preto, že príjemca listu nemusí poznať ich význam.

Pravidlo 18 Nezabudnite uviesť svoj podpis na konci listu. Podpis je malý blok textu pridaný na koniec vašich správ, ktorý vás identifikuje a obsahuje vaše kontaktné informácie. Udržujte svoj podpis krátky: nie viac ako štyri až sedem riadkov. Dlhý podpis zaberá veľa miesta a môže byť nepríjemný. Uveďte niekoľko možných spôsobov, ako vás kontaktovať (zvyčajne telefónne a faxové čísla), ako aj odkaz na webovú stránku vašej spoločnosti.

Na základe článkov:

1. 32 najdôležitejších tipov e-mailovej etikety E-mailová etiketa. [Elektronický zdroj] http://www.emailreplies.com/ Skontrolované 19.09.2015.

2. Top 26 najdôležitejších pravidiel e-mailovej etikety. [Elektronický zdroj] http://email.about.com/od/emailnetiquette/tp/core_netiquette.htm Skontrolované dňa 20.09.2015.

Materiál pripravila Shutilina L.A., metodička GMC DOgM

Za posledné desaťročia si obchodná korešpondencia prostredníctvom e-mailu získala obrovskú popularitu a stala sa jedným z hlavných spôsobov obchodnej komunikácie. Dnes je ťažké nájsť človeka, ktorý by nepoužíval e-mail v praxi medziľudskej komunikácie. Napriek tomu si dnes mnohí kladú otázku: aby boli dodržané všetky pravidlá? Ako vytvoriť dobrý dojem o odosielateľovi pomocou kompetentného listu?

Tento článok popisuje pravidlá obchodnej e-mailovej korešpondencie a praktické rady uvedené v článku vám pomôžu naučiť sa správnu obchodnú komunikáciu pri písaní e-mailov.

Mnoho ľudí začína svoj pracovný deň tým, že si skontroluje poštovú schránku, či nemá nové správy. Ale, žiaľ, napriek prevládaniu tohto spôsobu výmeny informácií mnohí nevedia správne používať jazyk obchodnej korešpondencie a berú e-maily na neformálny spôsob komunikácie.

Vďaka rýchlosti doručenia zjednodušuje výmenu dôležitých úradných dokumentov, formulárov, žiadostí, no aj tu ľudia robia chyby pri odosielaní listov. Často sa stáva, že pri písaní e-mailu pri výmene akýchkoľvek súborov z nejakého dôvodu adresáti neskladajú úvodné eseje a nezadávajú témy, čo môže príjemcom skomplikovať prácu. Účelom tohto článku je odpovedať na otázku: ako poslať e-mail a dodržiavať všetky pravidlá obchodnej písomnej komunikácie e-mailom?

Pri písaní e-mailov musia byť vyplnené všetky poskytnuté polia

Pravidlá obchodnej e-mailovej korešpondencie ukladajú odosielateľovi listu povinnosť vyplniť všetky polia uvedené v e-maile, ako je adresa a meno príjemcu a odosielateľa listu. Nezabudnite opísať predmet, ktorý stručne popisuje podstatu odosielaného listu. Osud odoslaného listu a rýchlosť riešenia problému v ňom uvedeného veľmi často závisí od správne opísanej témy. Pracovný e-mail by mal začínať pozdravom – tento jednoduchý prejav úcty k príjemcovi je v korešpondencii veľmi dôležitý. Po pozdrave by mal nasledovať text, ktorý sa nazýva "telo listu" a na konci sa nechá podpis, napríklad "S úctou Brisov Petr Ivanovič."

Pozdravy v obchodnej korešpondencii

V tomto bode stojí za to zamerať vašu pozornosť ďalej, pretože gesto rešpektu je veľmi dôležité v každom aspekte obchodnej komunikácie. Optimálna pozdravná fráza je „Dobré popoludnie“ alebo „Dobrý deň“. Vedenie obchodnej korešpondencie prostredníctvom e-mailu obmedzuje odosielateľa v používaní fráz „Dobrý večer“ alebo „Dobré ráno“, pretože príjemca môže list prečítať oveľa neskôr, ako ho dostane. Rovnako nie je správne používať pri pozdrave hovorové výrazy používané pri pozdrave.

Po slove alebo fráze pozdravu by ste mali osloviť príjemcu menom a priezviskom, a ak je meno odosielateľovi neznáme, tento moment možno preskočiť. Potom môžete pristúpiť k prezentácii účelu listu.

Prílohy v obchodnej e-mailovej korešpondencii

Ak hlavným účelom listu nie je len písomné rozprávanie a prezentácia podstaty problému, ale aj zaslanie súboru, potom je lepšie priložiť odovzdaný predmet. Často sa stáva, že mnohí odosielatelia kvôli nepozornosti, ktorí v texte listu uviedli podstatu problému, zabudnú pripojiť potrebnú prílohu. Takáto nedbalosť môže nepriaznivo ovplyvniť obchodnú povesť odosielateľa obchodného listu.

E-mailová adresa by mala byť rozpoznateľná a stručná.

Pravidlá obchodnej e-mailovej korešpondencie ukladajú odosielateľovi povinnosť mať rozpoznateľné elektronické meno, ktoré musí obsahovať pravdivé údaje o mene odosielateľa. Oficiálne listy a odvolania vyzerajú veľmi nestručne a hlúpo, keď sú v e-mailovej adrese uvedené neformálne výrazy alebo slová, napríklad e-mailová adresa „limon_petya“. Pre dospelého človeka to vyzerá veľmi nedôstojne. Pre obchodnú korešpondenciu je lepšie vytvoriť samostatný e-mail a dodržiavať etiketu obchodnej e-mailovej korešpondencie.

Použitie funkcie Rýchla odpoveď (odpoveď) na odpovedanie na predtým prijaté e-maily

Funkcia Reply or Response (skrátene Re:) pomáha používateľovi rýchlym spôsobom odpovedať na predtým odoslané správy od odosielateľa. Táto funkcia má tiež univerzálnu schopnosť prečítať predchádzajúcu korešpondenciu s partnerom na danú tému. Pravidlá obchodnej e-mailovej korešpondencie však ukladajú odosielateľovi povinnosť premenovať predmet obchodného listu, ak sa v priebehu korešpondencie zmení podstata diskusie.

Pred odoslaním obchodného listu skontrolujte pravopisné chyby a interpunkčné chyby.

E-mail zjednodušuje výmenu informácií, ale v obchodnej korešpondencii by ste nemali zanedbávať pravidlá ruského jazyka, pretože neopatrne urobená chyba môže ovplyvniť autoritu odosielateľa. Pred odoslaním listu by ste mali text niekoľkokrát skontrolovať a starostlivo skontrolovať, či neobsahuje pravopisné chyby a interpunkčné chyby. Mnoho e-mailových klientov má kontrolu pravopisu, takže dávajte pozor na slová podčiarknuté červenou farbou. Ak máte akékoľvek pochybnosti o správnom pravopise, mali by ste vyhľadať pomoc na internete alebo skontrolovať pravopis pomocou pravopisného slovníka.

Pole adresy musí byť vyplnené ako posledné.

Aby ste sa vyhli odosielaniu nedokončených alebo neupravených listov, adresu príjemcu obchodného listu zadávajte až na poslednú chvíľu pred odoslaním. Toto pravidlo je zahrnuté aj v základoch obchodnej e-mailovej korešpondencie. Stáva sa, že pri vypĺňaní poľa adresát môže e-mail ponúknuť zoznam predtým použitých adresátov, tu by ste mali zamerať svoju pozornosť aj na to, aby ste omylom neodoslali zostavený obchodný list cudziemu adresátovi.

Štruktúrovanie obchodného listu

Pravidlá štruktúrovania textu platia nielen pre papierové médiá, ale aj pre pravidlá obchodnej korešpondencie prostredníctvom e-mailu. Pre príjemcu nie je vždy vhodné čítať veľké množstvo textových správ na obrazovke monitora. Aby ste tento bod zjednodušili, mali by ste text rozdeliť na logicky vytvorené malé odseky a vyhnúť sa komplikovaným vetám pri písaní textu obchodných listov. Optimálna dĺžka jednej vety v obchodnom liste by nemala byť väčšia ako pätnásť slov.

Podstata obchodného listu by mala byť uvedená vo veci samej

Okrem uvedeného predmetu obchodného listu by adresáta mala zaujímať aj jasne formulovaná prvá a druhá veta hlavného textu. Úlohou odosielateľa je na začiatku listu uviesť podstatu problému alebo problému, s ktorým sa obracia na adresáta. V prvej vete by mal byť uvedený účel, na ktorý sa obchodný list posiela. Príklad: „Oznamujeme vám, že sa končia podmienky záväzku zo zmluvy č. 45 zo dňa 02.01.2017 „O dodávke sypkých materiálov“. Na predĺženie zmluvy by ste mali predložiť nový balík dokumentov. Vďaka určenému účelu má príjemca možnosť ponoriť sa do hlavnej myšlienky obchodného listu. Ak je text listu príliš veľký, potom je lepšie použiť funkciu pripojenia predmetu ako prílohy vo forme textového dokumentu, ale zároveň by mala byť v textovom poli ponechaná titulná esej, ktorá osvetľuje obchodný list. Ukážka: „Posielame vám elektronickú kópiu listu od Mak-Stroy LLC na posúdenie. Dovoľujeme si Vás požiadať, aby ste nám oznámili svoje rozhodnutie o predĺžení Zmluvy č. 45 zo dňa 2. januára 2017 „O dodávke sypkých materiálov“ do termínu uvedeného v liste.“

Na každý obchodný e-mail je potrebné odpovedať.

Existujú negatívne príklady obchodnej korešpondencie, keď príjemca z nejakého dôvodu ignoruje obchodný list. Niekedy skutočne môžu nastať prípady, keď nie je možné dať odpoveď kvôli určitým situáciám, napríklad lehota na vyriešenie problému môže trvať niekoľko dní alebo je príjemca zamyslený a nemôže okamžite odpovedať na položenú otázku. V tomto prípade treba uviesť krátky komentár k tejto veci, napríklad: „Dobrý deň, Petr Ivanovič. Dostal som váš list, ale dnes je pre mňa ťažké odpovedať, pretože sa musím poradiť s vyšším vedením. Váš problém nahlásim generálnemu riaditeľovi našej spoločnosti a do konca týždňa dám oficiálnu odpoveď. S pozdravom, obchodný manažér Belov Ivan Gennadievich.

Je potrebné pripomenúť, že ak odpoveď nebola poskytnutá do troch pracovných dní, mlčanie príjemcu obchodného listu možno hodnotiť ako ignorovanie a odmietnutie komunikácie s odosielateľom.

Pri písaní listov s odpoveďou by ste mali odpovedať na všetky položené otázky.

Ak má list odoslaný adresátovi dotazovaciu povahu, potom pri zostavovaní listu by mali byť odpovede na otázky uvedené v poradí, ktoré je uvedené v prijatom texte obchodného listu. Ak boli položené otázky, odosielateľ dúfa, že na ne dostane konkrétne odpovede. Pri skladaní listu by sa odpovede nemali číslovať, stačí uviesť myšlienku v poradí. Ak chcete odpovedať na všetky položené otázky, musíte si najprv niekoľkokrát prečítať prijatý obchodný list a ak je otázok príliš veľa, je lepšie ich napísať oddelene, aby ste nezmeškali. Ak nie je možné odpovedať na niektoré z položených otázok, stojí za to uviesť, že v súčasnosti z nejakého dôvodu nie je možné odpovedať.

Nezneužívajte skratky, emocionálny dizajn a veľké písmená

Existujú negatívne príklady obchodnej korešpondencie, keď ju odosielatelia riedia neformálnymi znakmi vo forme emotikonov. Ich používanie je obľúbené pri komunikácii na sociálnych sieťach, pravidlá obchodnej korešpondencie však takéto prejavy emócií nevítajú, keďže príjemca nemusí poznať ich skutočný význam a považovať ich za nepochopiteľný súbor interpunkčných chýb.

Oplatí sa tiež odmietnuť písať text veľkými písmenami. Na internete sa súbor slov napísaných veľkými písmenami nazýva „kričiace frázy“ a častejšie takéto frázy nesú negatívnu konotáciu. Príjemca pri čítaní obchodného e-mailu môže takéto písmo vnímať negatívne, čo nepriaznivo ovplyvní vnímanie významu. Ak je v obchodnom liste potrebné zdôrazniť dôležitosť niektorého bodu, je lepšie použiť úvodné vety, napríklad „Upozorňujeme, že balík dokumentov na predĺženie zmluvy je potrebné dodať najneskôr do 2.10. 2017“ alebo „Upozorňujeme, že doklady na predĺženie zmluvy je potrebné predložiť do 10.2.2017.

Neposielajte citlivé informácie e-mailom

Na prenos osobných alebo dôverných informácií je lepšie odmietnuť e-mailové schránky, pretože hrozí zachytenie informácií votrelcami na ich vlastné sebecké účely. Takéto informácie môžu zahŕňať: telefónne čísla, heslá k bankovým kartám, osobné bankové účty atď. Je dôležité si uvedomiť, že informácie sú uložené na serveri poštového agenta a v prípade hackerstva môžu byť odcudzené.

Na konci listu musí byť podpis odosielateľa.

Ako už bolo spomenuté, každý odoslaný e-mail musí obsahovať špecifický podpis. Vývojári poštových schránok často zavádzajú funkciu podpisového bloku, do ktorého môžete zadať svoje údaje o pozícii, mene a kontaktnom telefónnom čísle. Následne sa tento blok automaticky zobrazí na konci každého písmena, čo uľahčí písanie. Je dôležité správne napísať podpis, aby mal príjemca možnosť pri odpovedi na list správne osloviť odosielateľa. Príklad podpisu môže vyzerať takto: "S úctou, Nikolaj Aleksandrovič Petrov, +79810000000."

Na záver možno poznamenať, že na to, aby ste pochopili, ako viesť obchodnú korešpondenciu prostredníctvom e-mailu, nemusíte ovládať ďalšie a zložité základy. Stačí dodržiavať základné pravidlá etikety a dodržiavať normy ruského jazyka.

Po prečítaní e-mailu, ktorý vám prišiel, môžete byť veľmi často v pokušení napísať e-mail s odpoveďou. Niekedy sa medzi vami a vaším kamarátom môže začať celá diskusia. Napríklad ste odpovedali na jeho list, on odpovedá na vašu odpoveď a kladie nové otázky, vy odpovedáte a pýtate sa na svoje atď.

E-mail je dobrý, pretože správy od vás k adresátovi a späť sú doručené takmer okamžite. Preto boli možné takéto diskusie e-mailom, aj keď, samozrejme, existujú aj pohodlnejšie služby pre túto formu komunikácie. Bolo by jednoducho nemysliteľné predstaviť si takýto prevod listami cez obyčajnú „papierovú“ poštu. Listy sú také pomalé, že e-mail sa stal záchrancom, ktorý ľuďom umožňuje komunikovať oveľa rýchlejšie a zadarmo.

Videonávod: Ako odpovedať na e-mail, ktorý dostanete

Videonávod: Ako preposlať e-mail na inú adresu

Dištančné kurzy Kashkanov. Táto e-mailová adresa je chránená pred spamovacími robotmi. Pre zobrazenie musíte mať povolený JavaScript. Táto e-mailová adresa je chránená pred spamovacími robotmi. Pre zobrazenie musíte mať povolený JavaScript.

Keď píšeme list priateľovi alebo príbuznému, môžeme ignorovať chyby a interpunkčné znamienka, skracovať slová, ako sa nám páči, používať slang. Hlavná vec je mať jasno v tom, o čom hovoríme. Ale ak píšeme cudziemu alebo neznámemu človeku a chceme od neho dostať odpoveď, potom by sa mali brať do úvahy niektoré pravidlá.

Pravidlá komunikácie

1. Vždy uveďte predmet e-mailu.

Pole „Predmet“ musí byť v každom prípade vyplnené a je veľmi žiaduce, aby sa zhodovalo s obsahom správy.

Ak sa chcete napríklad prihlásiť na konzultáciu 5. marca, stačí napísať: “Prihlás sa na konzultáciu (05.03)”.

2. Pri odpovedaní na list si uložte históriu korešpondencie.

Keď od niekoho dostanete e-mail, existujú tri spôsoby, ako naň odpovedať:

Skopírujte si adresu odosielateľa a napíšte mu nový list.
Kliknite na pole odpovede v spodnej časti správy.
Použite tlačidlo "Odpovedať".

V obchodnej korešpondencii by ste mali odpovedať tretím spôsobom, to znamená kliknúť na tlačidlo „Odpovedať“. Otvorí sa nový e-mail, v ktorom sa bude opakovať ten, ktorý ste dostali. Téma je rovnaká, len s predponou "Re:", pôvodný text je plne citovaný.

Toto je všeobecne akceptovaná forma odpovede a nemali by ste na nej nič meniť. Vaša odpoveď musí byť napísaná pred citovaným textom. Deje sa tak, aby si každý účastník konverzácie mohol kedykoľvek spomenúť, o čom sa diskutovalo.

3. Vždy pozdravte a oslovte partnera „vy“.

Každá správa by mala začínať pozdravom. A je lepšie, ak je to individuálne. Ak je to vhodné, zavolajte partnera menom, inak - menom a patronymom.

Je žiaduce ukončiť list konštrukciou: S pozdravom ... (krstné meno / priezvisko alebo meno / patronymia).

Napríklad: Dobrý deň, Alexey Petrovič. Pošlite zmluvu Ivanovi Michajlovičovi. S pozdravom Ilya Krivosheev

4. Odpovedzte čo najrýchlejšie.

Čím skôr odpoviete na správu, tým lepšie. Ideálne - v priebehu niekoľkých hodín. Ale je to možné na niekoľko dní. Čím dlhšie otáľate s odpoveďou, tým horšie to ovplyvňuje vašu reputáciu.

Čo sa týka textu správy, pri jej písaní by ste sa tiež mali riadiť niektorými pravidlami.

Buďte konkrétni, ale podrobní

Nenúťte toho druhého hádať, čo ste tým mysleli. Ak problém nie je zrejmý, opíšte ho čo najpodrobnejšie: ako ste dosiahli výsledok, ktorý máte, čo presne chcete dosiahnuť a čo sa vyžaduje od partnera.

To však vôbec neznamená, že musíte špecifikovať všetky podrobnosti do najmenších detailov. Vynechajte prebytok – vážte si čas druhého človeka.

Snažte sa byť stručný a vecný

Netreba sa napríklad baviť o tom, ako sa darí manželke, svokre a ďalším príbuzným.

Čo sa týka veľkosti, ideálne jedna „obrazovka“ (žiadne rolovanie). Maximum je veľkosť textu, ktorá sa zmestí na hárok A4.

Riaďte sa zdravým rozumom a pravidlami slušnosti

Buďte zdvorilí, ohľaduplní, ďakujeme za listy a váš čas.

Čo absolútne NEROBIŤ

1. Nadmerné používanie interpunkcie.

Stačí jeden výkričník alebo otáznik. Nemali by sa duplikovať. Tiež nepreháňajte elipsu.

Príklad „zlého“ listu:

2. Používajte rôzne typy písma, veľkosť a farbu písmen.

Poštové stránky a programy vám umožňujú zmeniť tieto nastavenia. Môžete si vybrať neobvyklé písmo, zväčšiť alebo zmenšiť písmená, zafarbiť text v rôznych farbách. Ale v obchodnej korešpondencii je to nevhodné!

Je lepšie nemeniť vôbec nič a nechať všetko tak, ako je štandardne nastavené. Jediné, čo je povolené, je urobiť niektoré slová tučným písmom alebo kurzívou. Ale len v prípade potreby!

Príklad „zlého“ listu:

3. Vložte emotikony.

Nechajte vtipné a smutné tváre, kvety a srdcia na osobnú korešpondenciu. V obchodných listoch je lepšie nepoužívať emotikony – ani text, ani obrázky.

Príklad „zlého“ listu:

4. Vytlačte text veľkými písmenami.

Tlačenie textu veľkými písmenami na internete sa považuje za neslušné správanie. Týka sa to tak obchodnej a osobnej korešpondencie, ako aj komunikácie na sociálnych sieťach, Skype, fórach a iných miestach. A to platí pre celý text aj jednotlivé slová.

Kláves Caps Lock ovláda veľké písmená. To znamená, že ak sú všetky vaše písmená napísané veľkými písmenami, stačí ho raz stlačiť a uvoľniť.

Okrem toho netlačte "Predmet" listu veľkými písmenami - to je vrchol neúcty!

Na poznámku. Tlačenie jednotlivých slov a celého textu veľkými písmenami je vnímané ako plač. A krik je agresia, ktorá presahuje rámec kultúrnej korešpondencie.

Ak naozaj potrebujete niečo v texte zvýrazniť, je lepšie to urobiť tučným písmom alebo kurzívou.

A je tiež veľmi žiaduce vyhnúť sa slovám „Urgentné“, „Dôležité“ a iným, ktoré vyjadrujú netrpezlivosť v predmete listu.

Gramotnosť

Netreba to brať príliš tvrdo, ale snažte sa písať do listov správne. Niekoľko jednoduchých tipov:

Každá veta musí začínať veľkým písmenom. Ak ho chcete zadať, podržte stlačený kláves Shift.
Na konci každej vety by mala byť bodka. V ruskom rozložení klávesnice sa nachádza v spodnom riadku vpravo (pred Shift).
Ak chcete vytlačiť čiarku, podržte kláves Shift a stlačte bodku.
Pred čiarku ani bodku nedávajte medzeru. Po nich by mal zostať priestor.

A ešte jeden tip pre tých, ktorí vedia aspoň trochu ovládať textový editor Word (Writer). Najprv zadajte písmeno v tomto programe. Chyby podčiarkne červenou čiarou a kliknutím pravým tlačidlom myši na takéto slovo ho môžete opraviť.

Skopírujte hotový text a vložte ho do poľa pre písmeno. Pred vložením by ste však mali vypnúť formátovanie, aby sa pridalo bez dekorácie z programu Word (Writer).

V e-maile mail.ru musíte kliknúť na nápis „Odstrániť dizajn“ v hornej časti.

V Yandex.Mail - tlačidlo "Zakázať dizajn" vpravo.

Po prilepení je možné vzhľad znova zapnúť.