Documente contabile regulate obligatorii. Documentele primare și fluxul de documente

Întreprinderea efectuează zeci de operațiuni în fiecare zi. Contabilii trimit bani către contrapărți, fonduri și fondatori, calculează salariile, primesc computere și mobilier, percep penalități, calculează amortizarea etc. Pentru fiecare astfel de operațiune, este necesar să se întocmească un document primar (clauza 1, articolul 9 din Legea federală din 6 decembrie 2011 nr. 402-FZ „Cu privire la contabilitate”, denumită în continuare Legea nr. 402-FZ).

Documentul primar este creat în momentul tranzacției sau la finalizarea acesteia ca confirmare a faptului tranzacției (clauza 3 a articolului 9 din Legea nr. 402-FZ). Pe baza datelor primare, contabilii fac înregistrări.

O factură, un act pentru furnizarea de servicii pentru crearea unui site web, un certificat contabil - toate acestea sunt documente primare pe care contabilii le folosesc în munca lor zilnică. Există multe tipuri de produse primare, iar diversitatea acestora depinde de caracteristicile activităților companiei. De exemplu, într-o companie de transport, unul dintre principalele tipuri de documentație primară va fi conosamentul, iar într-o bibliotecă - un act de anulare a literaturii.

Documentele primare ar trebui să fie stocate la întreprindere timp de cel puțin cinci ani, iar perioada începe să conteze după anul de raportare (clauza 1, articolul 29 din Legea nr. 402-FZ). Adică un document din data de 07.03.2016 trebuie păstrat cel puțin până în 2021 inclusiv. Perioadele separate de păstrare a materialelor primare sunt stabilite prin Lista aprobată prin Ordinul Ministerului Culturii din 25 august 2010 nr. 558. Pentru păstrarea documentelor contabile, întreprinderile creează adesea arhive speciale.

Documentul principal poate fi hârtie sau electronic. În practică, tot mai multe companii folosesc managementul electronic al documentelor (EDM). În special, companiile fac schimb de contracte, facturi de plată, acte, bonuri de livrare și facturi.

EDI simplifică semnificativ procedura de procesare a documentelor primare din momentul în care sunt create și până în momentul în care sunt înregistrate și accelerează lucrul între contrapărți. Un mare plus este că documentele electronice nu trebuie să fie tipărite dacă acest lucru nu contravine legii sau termenilor contractului (clauza 6, articolul 9 din Legea nr. 402).

Documentul electronic este certificat cu o semnătură electronică calificată. Dacă părțile iau o decizie adecvată, documentul primar poate fi semnat cu o semnătură simplă sau necalificată (scrisoare a Departamentului de Politică Fiscală și Vamală al Ministerului Finanțelor al Rusiei din 12 septembrie 2016 Nr. 03-03-06/ 2/53176).

Absența documentelor primare într-o companie poate atrage o amendă gravă de la 10.000 la 30.000 de ruble (articolul 120 din Codul fiscal al Federației Ruse). Autoritățile fiscale vor emite și o amendă pentru erori de înregistrare. În plus, persoanele responsabile de procesarea documentelor pot fi amendate în temeiul articolului 15.11 din Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse, în valoare de 2.000 până la 3.000 de ruble. Există un alt pericol: dacă în timpul auditului autoritățile fiscale nu găsesc documentul solicitat, pot elimina o parte din cheltuieli din baza impozabilă, prin urmare, compania va trebui să plătească impozit suplimentar pe venit.

Detalii obligatorii ale documentului primar

Doar documentul primar cu toate detaliile necesare are forță juridică (clauza 4 a articolului 9 din Legea nr. 402-FZ):

1. titlu (de exemplu, „Act de servicii prestate”, „Ordin de plată”, „Certificat contabil”);
2. data întocmirii;
3. numele autorului documentului (de exemplu, OJSC SKB Kontur, LLC Soyuz, IP Ivanova E.V.);
4. conținutul documentului sau tranzacției comerciale (de exemplu, „Servicii de acces la internet”, „Materiale transferate pentru procesare”, „Plata facturii pentru furnituri de birou”, „Dobânda acumulată în baza contractului de împrumut”);
5. indicatori naturali și monetari (bucăți, metri, ruble etc.);
6. posturi responsabile (de exemplu, „Contabil”, „Magazin”, „Manager HR”, „Șef Departament Vânzări”, etc.);
7. semnăturile personale ale părților.

Un document executat corect va ajuta, dacă este necesar, în procedurile judiciare, de exemplu, atunci când cumpărătorul nu plătește datoria sau încearcă să invalideze tranzacția. Dar un document cu erori sau semnături fictive poate juca o glumă crudă - așa că nu ar trebui să semnezi niciodată pentru furnizor dacă acesta a uitat brusc să semneze. Stocați cu atenție toate documentele primare și verificați întotdeauna cu atenție toate detaliile din documentele primite.

În practică, este încă posibil să întâlniți plângeri ale clienților cu privire la lipsa unui sigiliu. Vă reamintim că din 04.07.2015, sigiliul a fost anulat pentru majoritatea organizațiilor și poate fi folosit după bunul plac (Legea Federală din 04.06.2015 Nr. 82-FZ). Informațiile despre sigiliul organizației trebuie specificate în cartă. Dacă contrapartea insistă să pună o ștampilă, iar dumneavoastră nu aveți una legal, puteți notifica contrapartea în scris despre absența acesteia și furnizați un extras din politica contabilă.

Formele documentelor primare

În munca dvs., puteți utiliza forme unificate și proprii de documente primare (clauza 4, articolul 9 din Legea federală din 6 decembrie 2011 nr. 402-FZ „Cu privire la contabilitate”). În acest caz, un document primar de casă trebuie să aibă toate detaliile necesare. Multe companii sunt forțate să dezvolte propria versiune a actului de anulare a materialelor, deoarece nu există o formă unificată a documentului.

Este permisă utilizarea unei forme combinate a documentului primar, atunci când forma unificată este luată ca bază și completată cu coloanele sau rândurile necesare. În acest caz, toate detaliile obligatorii trebuie păstrate (Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse din 24 martie 1999 nr. 20).

Alegerea companiei cu privire la formele de contabilitate primară utilizate trebuie specificată în politicile sale contabile.

În procesul de activitate, poate apărea nevoia de noi documente primare, apoi acestea pot fi elaborate și aprobate de politica contabilă.

Fiţi atenți! Deoarece contrapartea dvs. poate folosi și un document primar dezvoltat independent, politica dvs. contabilă trebuie să indice că acceptați și aceste documente pentru contabilitate.

Pentru majoritatea documentelor, aveți dreptul de a nu utiliza formulare unificate, dar tranzacțiile în numerar ar trebui să fie executate numai conform documentelor aprobate (informații ale Ministerului Finanțelor al Federației Ruse nr. PZ-10/2012).

Tipuri de documente primare

Specialiștii pot găsi principalele forme ale documentelor primare în albumele de formulare unificate aprobate prin rezoluțiile Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse. Iată cele mai comune.

Documente pentru contabilizarea tranzacţiilor comerciale

• TORG-12;
• Eticheta produsului;
• Document de transfer universal.

Documente de contabilitate a mijloacelor fixe

• OS-1 „Lege privind acceptarea și transferul mijloacelor fixe (cu excepția clădirilor, structurilor)”;
• OS-4 „Lege privind radierea imobilizărilor”;
• OS-6 „Card de inventar pentru înregistrarea mijloacelor fixe”.

Casa de marcat primară

Tranzacțiile cu numerar sunt procesate exclusiv în conformitate cu Procedura pentru efectuarea tranzacțiilor cu numerar (Instrucțiunea Băncii Centrale a Federației Ruse din 11 martie 2014 nr. 3210-U). Nu puteți, de exemplu, să proiectați un „consumabil” în formă liberă sau să vă dezvoltați propria versiune.

Formularele documentelor primare de numerar sunt aprobate prin Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse din 18 august 1998 nr. 88:

• KO-1 „Ordin de primire în numerar”;
• KO-2 „Ordin de cheltuieli în numerar”;
• KO-3 „Jurnalul de înregistrare a documentelor de numerar de intrare și de ieșire”;
• KO-4 „Cartea de numerar”;
• KO-5 „Cartea de contabilitate a fondurilor acceptate și emise de casier”.

Documentele de numerar trebuie verificate cu mare scrupulozitate, deoarece astfel de documente primare sunt direct legate de circulația numerarului și atrag întotdeauna atenția autorităților de inspecție. De exemplu, autoritățile fiscale vor acorda cu siguranță atenție PKO, în care suma depășește 100.000 de ruble. Și totul pentru că nu puteți plăti în numerar cu o contraparte într-o sumă care depășește 100.000 de ruble. Lipsa semnăturilor în documentele de numerar va fi, de asemenea, un motiv pentru procedurile cu Serviciul Fiscal Federal.

Să rezumam. Deci, documentele primare sunt o parte integrantă a contabilității și contabilității fiscale. Tranzacțiile nu pot fi efectuate fără documente justificative. Adesea, contabilii creează înregistrări contabile pe baza unei copii sau scanări a documentului primar. Este foarte important să înlocuiți copiile cu documentele originale în timp util, altfel autoritățile de reglementare pot considera operațiunea sau tranzacția fictive. Doar documentele întocmite în condițiile legii sunt o garanție a securității și fiabilității contabilității în companie.

document contabil primar

Documentele primare formează baza întregii contabilități. Activitățile financiare și economice ale unei organizații sunt însoțite de numeroase operațiuni. În acest scop se folosește un element al metodei contabile - documentația. Documentarea este principala metodă de monitorizare contabilă a activităților economice ale unei organizații, controlul său primar. document - Aceasta este o dovadă scrisă a unei tranzacții comerciale finalizate, dând forță legală datelor contabile. Documentația servește ca bază pentru înregistrările contabile ulterioare și asigură acuratețea, fiabilitatea și incontestabilitatea indicatorilor contabili, precum și posibilitatea controlului acestora.

Documentele trebuie să aibă forță juridică, adică să conțină o serie de detalii obligatorii (indicatori):

• - denumirea documentului;
• - data;
• - numele organizației în numele căreia a fost întocmit documentul;
• - continutul operatiunii;
• - masuri cantitative si de cost;
• - numele și funcția persoanelor responsabile cu implementarea acestuia și corectitudinea executării acestuia;
• - semnăturile personale ale acestor persoane și stenogramele lor;
• - sigilii de organizare, timbre.

Documentele trebuie întocmite folosind mijloace care să asigure păstrarea înregistrărilor pe termen lung (cerneală, pix, mașină de scris, imprimantă). Documentele primare trebuie întocmite fie în momentul efectuării tranzacției (numerar, banca), fie imediat după finalizarea acesteia. Cei care au întocmit și semnat documentul sunt responsabili pentru realizarea la timp și de înaltă calitate a acestuia, pentru acuratețea datelor și transferul acestuia în termenul stabilit pentru înregistrarea în registrele contabile.

Documentele includ:

• - primar (facturi, facturi, comenzi de numerar de intrare si iesire, foi de gard etc.);
• - registre contabile (rapoarte de casierie, jurnal de comenzi, registru general, rapoarte de marfa etc.);
• - raportare (bilanţ şi anexe la acesta).

Toate evidențele contabile se țin pe baza documentelor primare, apoi informațiile din acestea sunt transferate în registrele contabile, unde sunt sistematizate, adică înregistrate în conturi contabile. La sfârşitul perioadei de raportare, raportarea întreprinderii se completează conform registrelor contabile.

Documentația primară dă naștere mișcării informațiilor contabile, oferă contabilității informațiile necesare pentru o reflectare continuă și continuă a activităților economice ale întreprinderii.

În funcție de scopul lor, toate documentele primare sunt împărțite în: documente organizatorice și administrative, documente justificative, documente contabile și documente combinate.

• - organizatorice si administrative (ordine, instructiuni, instructiuni, imputerniciri) permit operatiuni, iar informatiile cuprinse in acestea nu sunt reflectate in registrele contabile;
• - documentele justificative (facturi, pretentii, ordine de primire, etc.) reflecta fapta tranzactiei, informatiile continute in ele fiind consemnate in registrele contabile. Există o serie de documente care îmbină caracterul permisiv și cel exculpator (ordine de cheltuială în numerar, fișe de plată pentru salarii), datele conținute în acestea sunt introduse în registrele contabile;
• - documentele contabile se intocmesc in compartimentul de contabilitate pe baza de documente administrative sau justificative pentru a rezuma inregistrarile contabile, astfel de documente sunt certificate contabile, calcule de cheltuieli generale, tabele de dezvoltare.
• - documentele combinate îndeplinesc simultan funcțiile de documente administrative și justificative și contabile. De exemplu, o factură pentru eliberarea bunurilor materiale conține o comandă de eliberare a materialelor din depozit în atelier, precum și înregistrarea emiterii lor efective etc.

Pe baza metodei de înregistrare a tranzacțiilor, documentele sunt împărțite în unică și cumulative.

Documentele unice sunt utilizate o singură dată pentru a reflecta o singură tranzacție sau mai multe tranzacții efectuate simultan. După înregistrare, documentul unic ajunge la departamentul de contabilitate și servește drept bază pentru reflectarea în contabilitate. De exemplu, comenzi de numerar de intrare și de ieșire, extrase de plată etc.

Documentele cumulate sunt compilate pe o anumită perioadă (săptămână, deceniu, lună) pentru a reflecta tranzacțiile recurente omogene care sunt înregistrate în ele pe măsură ce apar. La sfârşitul perioadei se calculează totalurile indicatorilor utilizaţi pentru conturi. Documentele de acumulare includ carduri de limită, comenzi de două săptămâni sau lunare etc.

În funcție de locul în care sunt întocmite, documentele pot fi interne sau externe.

Intern documentele sunt întocmite la întreprindere pentru a reflecta operațiunile interne. De exemplu, încasări de numerar și ordine de cheltuieli, facturi, acte, extrase de plată etc.

Extern documentele se completează în afara granițelor întreprinderii date și ajung în formă oficială. De exemplu, facturi, extrase bancare, borderouri etc.

După ordinea în care se întocmesc actele, există documente primare și de sinteză.

Primar documentele sunt întocmite pentru fiecare tranzacție individuală în momentul finalizării acesteia. De exemplu, un ordin de primire de numerar, ordine de plată, acte de anulare a activelor fixe etc.

Rezumat documentele se întocmesc pe baza documentelor primare întocmite anterior. Utilizarea lor facilitează controlul operațiunilor omogene. Ele pot fi executive, contabile sau combinate. De exemplu, rapoarte de avans și de numerar, situații de grupare și cumulative. În special, raportul de avans, fiind unul combinat, îndeplinește funcțiile de document justificativ și contabil. Oferă o descriere completă a decontărilor cu persoane responsabile: soldul sau supracheltuiala avansului anterior, mărimea acestui avans, suma cheltuită, soldul și data înscrierii acestuia în casa de marcat sau supracheltuiala și data acestuia. rambursare de către întreprindere. În plus, decontul de avans oferă o descriere a cheltuielilor de producție în conturi după verificarea și aprobarea raportului. Pe reversul raportului există o listă a cheltuielilor individuale și documentele justificative ale acestora.

După ordinea în care sunt completate, documentele pot fi clasificate în cele compilate manual și folosind tehnologia computerizată.

Documentele intocmite manual, completat manual sau la masina de scris.

Documente executate folosind tehnologie informatică,înregistrează automat informații despre operațiunile de producție la momentul finalizării acestora.

Acceptarea, verificarea si prelucrarea contabila a documentelor. Documentele primite de departamentul de contabilitate sunt prelucrate pentru a le pregăti pentru înscrieri în registrele contabile. Etapa principală a procesării contabile a documentelor într-o organizație este verificarea documentelor primite în esență, în formă și aritmetic.

La verificarea documentelor pe merit, este necesar să se stabilească legalitatea, corectitudinea și oportunitatea tranzacției comerciale finalizate. Conform procedurii contabile actuale, documentele primare privind tranzacțiile comerciale care contravin legii și procedurii stabilite de primire, depozitare și cheltuire a fondurilor, inventarului și a altor valori nu ar trebui să fie acceptate pentru execuție. Dacă astfel de documente primare sunt primite de departamentul de contabilitate, contabilul șef trebuie să notifice șeful organizației despre ilegalitatea unei anumite tranzacții comerciale.

Controlul preliminar este efectuat de departamentul de contabilitate la intocmirea documentelor. De asemenea, este important pentru că majoritatea documentelor sunt întocmite de persoane responsabile financiar, și nu de angajați contabili.

Verificarea formularului vă permite să vă asigurați că a fost utilizat un formular al formularului corespunzător pentru a finaliza o anumită tranzacție comercială, toate numerele sunt introduse clar, conținutul tranzacției și toate detaliile sunt reflectate.

După aceasta, contabilul efectuează o verificare aritmetică, care se rezumă la verificarea corectitudinii calculelor și calculelor aritmetice și impozitarea documentelor. Impozitarea se face prin înmulțirea cantității cu prețul. Verificarea aritmetică vă permite să controlați calculele aritmetice ale totalurilor, corectitudinea reflectării indicatorilor cantitativi și de cost.

După verificare, contabilul prelucrează documentele. Atribuirea conturilor de documente constă în determinarea conturilor în care tranzacțiile comerciale înregistrate în documente trebuie înregistrate ca debite și credite.

Principalele direcții de îmbunătățire a documentației sunt unificarea și standardizarea .

Documentele contabile primare sunt acceptate în contabilitate dacă sunt întocmite în conformitate cu forma cuprinsă în albumul de formulare unificate de documentație contabilă primară.

Unificarea formelor de documentație contabilă primară are o importanță deosebită pentru îmbunătățirea contabilității, întrucât stabilește și consolidează cerințe uniforme pentru documentarea activităților economice ale organizațiilor, sistematizează contabilitatea, exclude din circulație formele învechite și arbitrare și promovează organizarea rațională a contabilității.

Documente unificate- sunt documente standard aprobate în modul prescris și destinate înregistrării tranzacțiilor omogene în organizații cu diferite forme de proprietate și diferite caracteristici ale industriei.

Standardizare - stabilirea unor dimensiuni identice, standard, pentru documentele standard, ceea ce reduce consumul de hârtie pentru producerea documentelor, simplifică procesarea și stocarea acestora.

Fluxul de documente în organizații este o parte integrantă a proceselor de afaceri. Documentele contabile sunt concepute pentru a înregistra în scris toate evenimentele care au loc la întreprinderi care afectează problemele de lucru.

Esența și semnificația documentelor contabile

Cerințele legislative, în special prevederile Legii contabilității, fac obligatorie documentarea tuturor evenimentelor din sfera economică. Documentele contabile sunt folosite pentru a confirma finalizarea oricăror tranzacții și servesc drept dovezi scrise ale proceselor în curs.

Un document contabil este o formă în care evenimentele curente, evaluarea acestora și alte criterii care disting o tranzacție comercială pot fi înregistrate.

După tip, documentele financiar-contabile și scopul acestora pot fi clasificate după cum urmează:

1. Administrativ. Pe baza acestora, tranzacțiile comerciale nu sunt înregistrate. Aceste documente acționează ca instrucțiuni pentru efectuarea anumitor acțiuni. Acest grup include comenzi și instrucțiuni de la conducere.
2. Exculpator - confirma finalizarea tranzacțiilor efective în activitățile curente ale companiei. Ele stau la baza realizării înregistrărilor, de exemplu, acte de acceptare și transfer de valori, facturi pentru ștergere, mișcare internă. Adesea prezența lor trebuie confirmată prin documente administrative.
3. Documentele contabile sunt concepute pentru a simplifica procedura contabilă. Sunt diverse declarații, certificate contabile care explică procedura de efectuare a acțiunilor și oportunitatea acestora.
4. Documentele combinate poartă în același timp caracteristicile documentelor administrative și a celor cu titlu justificativ. Ele servesc ca bază pentru apariția unei tranzacții comerciale și, de asemenea, conțin o indicație a finalizării acesteia. În acest caz, ca exemplu, putem lua în considerare documentele de numerar (comandă de numerar de cheltuieli).

Ce se aplică documentelor contabile

Documentele care reglementează contabilitatea se formează după ordinea în care au fost întocmite, adică sunt împărțite în primare și consolidate. Baza pentru efectuarea înregistrărilor contabile sunt documentele contabile primare. Acestea pot fi generate direct la întreprindere sau pot fi primite din exterior - de la furnizori, cumpărători și alte contrapărți. Principalele documente contabile aferente celor primare sunt facturile, plata, numerarul, banca si alte documente. Rapoartele de sinteză sunt întocmite pe baza datelor primare și conțin informații generalizate.

După conținutul lor, ele pot prelua valori materiale și bănești. Partea materială reflectă prezența și mișcarea mărfurilor și a altor obiecte de valoare. De exemplu, actele de acceptare și transfer, facturile pentru eliberarea mărfurilor oferă o idee exactă a tipurilor și cantităților de proprietate mutate. De asemenea, se oferă o estimare a costurilor operațiunii efectuate.

Unele lucrări se referă exclusiv la cele de decontare. Vorbim de fișe de plată, ordine de numerar, extrase de cont. Informațiile pe care le transportă sunt exclusiv de natură financiară - statutul decontărilor cu contractanții, salariile angajaților.

Până de curând, a rămas cerința privind utilizarea obligatorie a formularelor unificate în contabilitate. Intrarea în vigoare a Legii nr. 402-FZ privind contabilitatea oferă conducerii organizațiilor posibilitatea de a dezvolta în mod independent forme de documente primare. Dar, în același timp, rămân unele cerințe pentru prezența detaliilor obligatorii. Adică, în contabilitatea primară, singurul document contabil valabil este un formular care reflectă următoarele informații:

• denumirea și data întocmirii formularului;
• detalii despre entitate comercială;
• conținutul operațiunii și caracteristicile acesteia în termeni monetari și cantitativi;
• semnăturile persoanelor responsabile.

La ce sunt folosite documentele contabile?

Pentru organizații și chiar antreprenori, importanța documentelor contabile este mare. Ele nu servesc doar ca confirmare a faptelor realizate ale activității economice, dar ajută și la determinarea stării financiare actuale a companiei. Pe baza acestora, subiecții efectuează calcule fiscale, în timp ce reducerea bazei de impozitare este posibilă doar dacă au documente corect întocmite din punct de vedere al legislației.

Absența documentelor, certificatelor și declarațiilor primare necesare poate crea ulterior multe probleme organizației, ridicând întrebări suplimentare din partea autorităților de reglementare. Adesea, acest fapt servește drept bază pentru recalcularea bazei de impozitare.

Ce documente contabile ar trebui să aibă un SRL pentru a asigura funcționarea continuă a întreprinderii? În funcție de specificul lucrării, acestea sunt documente care reglementează activitățile întreprinderii - ordine, instrucțiuni, politici contabile. Confirmarea faptelor de venituri încasate și cheltuieli efectuate sunt facturi, facturi, fișe de salariu cu personalul, precum și alte numerar și documente bancare. Pentru simplificarea procedurii contabile, sunt utilizate pe scară largă cifra de afaceri și situațiile cumulative care conțin informații generale despre tranzacțiile omogene.

Transferul documentelor și perioada de depozitare

Având în vedere că rolul și semnificația documentelor contabile sunt de netăgăduit pentru fiecare entitate comercială, deplasarea și păstrarea acestora trebuie, de asemenea, să fie supusă unor reguli.

Organizațiile întocmesc în mod independent un program al fluxului de documente primare, care include următoarele etape:

• recepție sau înregistrare;
• prelucrare;
• depozitare;
• transfer în arhivă.

Programul specificat ar trebui să conțină intervalul de timp optim pentru procesarea datelor primite. Dacă este necesar, sunt permise ajustări la perioadele stabilite.

Depozitarea documentelor primare este asigurată de angajații serviciului de contabilitate. În același timp, la schimbarea persoanelor responsabile, este necesar să se întocmească un act de acceptare și transfer de documente contabile, un eșantion din care este elaborat ținând cont de caracteristicile companiei. Dar, în același timp, este necesar să se creeze un registru detaliat al documentelor contabile atunci când se transferă cazuri, un eșantion al căruia va oferi informații complete despre volumul existent de tranzacții.

Perioada de stocare a documentelor variază în funcție de scopul acestora. Informațiile care furnizează date privind calculele fiscale trebuie să fie disponibile pentru cel puțin 4 ani. Formularele de informații ale angajaților completate sunt păstrate până la 75 de ani.

Registrul documentelor contabile la transferul cazurilor (eșantion)

Banks Today Live

Articole marcate cu acest simbol întotdeauna relevante. Monitorizăm acest lucru

Și răspunsurile la comentariile la acest articol sunt date de avocat calificat si de asemenea autorul însuși articole.

Documentele primare ale raportului contabil sunt cea mai importantă verigă în fluxul de documente al oricărei companii. Fără acestea, nu va fi posibil nu numai să se calculeze corect toate veniturile, cheltuielile și încasările, ci și să se calculeze corect (și cu atât mai mult, să se confirme cu autoritățile fiscale) deducerile către biroul fiscal. Ce este un „primar” și care sunt cerințele pentru acesta? Să ne dăm seama.

Este necesar să înțelegem ce se înțelege în general prin această definiție. Deci, documentele contabile primare sunt confirmarea tranzacțiilor comerciale efectuate la întreprindere care au adus un anumit efect economic. Acesta este un document justificativ - de exemplu, un fel de factură.

Aceste documente sunt importante nu numai în scopuri contabile. Acestea sunt necesare pentru a respecta legile fiscale și pentru a confirma toate tranzacțiile. Folosind documentele primare, puteți determina sfera obligațiilor companiei față de stat. Fiscul va solicita aceste certificate pentru a verifica acuratețea calculelor.

Documentele primare trebuie întocmite imediat în momentul efectuării operațiunii, sau imediat după finalizarea acesteia. Dar aceasta din urmă este posibilă numai dacă nu este posibil să se ocupe de documente în timpul procesului.

Și merită să ne amintim că astfel de întârzieri sunt foarte descurajate și sunt permise numai în situații excepționale.

Ce este „primar”

Acest tip de document este cel care confirmă acțiunile de afaceri deja finalizate. De exemplu, cumpărarea unui strung nou. Fără documentație primară capabilă să confirme cutare sau cutare acțiune, este imposibil să se înscrie cheltuieli/venituri sau primirea a ceva în cartea contabilă.

Documentele primare pot fi fie electronice, fie pe hârtie - nu există nicio diferență. Singura particularitate a unei astfel de gestionări electronice a documentelor este că este necesară o semnătură electronică pentru confirmare. Cu toate acestea, unele companii își pot limita utilizarea capabilităților digitale. În conformitate cu termenii contractului sau în unele cazuri reglementate de lege, este posibil să se solicite furnizarea doar a unui document „primar” pe hârtie.

Documentul contabil primar trebuie sa contina toate informatiile necesare contabilitatii activitatilor comerciale. În caz contrar, pot apărea probleme fiscale. Dacă nu puteți confirma nicio cheltuială sau venit, valoarea deducerilor poate crește.

Un astfel de document este dovada faptului că s-au întreprins anumite acțiuni în economia organizației care au afectat situația economică.

Lista documentelor contabile

Interesant este că legea nu reglementează anumite documente, așa că puteți alege dintre multe opțiuni acceptabile. Acest lucru vă va permite să ajustați confortul raportării. Dar ce fel de „primar” există oricum?

1. Acord. Conține termeni specifici unei tranzacții comerciale. Acesta enumeră toate nuanțele financiare și responsabilitatea tuturor părților implicate pentru implementare.
2. Lista de ambalare. Listarea tuturor serviciilor furnizate sau a bunurilor transferate. Este păstrat de fiecare participant la tranzacție - va trebui să faceți copii.
3. Certificat de transfer și acceptare. Confirmă că serviciul a fost efectuat în totalitate și că calitatea acestuia satisface cele convenite. Acest act confirmă acceptarea lucrării efectuate și, în consecință, aprobarea deplină a clientului.
4. Certificat de transfer și acceptare Nr. OS-1. Spre deosebire de documentul anterior, acesta este utilizat la înregistrarea activităților cu intrare și ieșire a mijloacelor fixe.
5. Verifica. Confirmarea dorinței de a plăti pentru un produs sau serviciu. Factura poate enumera condiții și prețuri suplimentare pentru serviciile furnizate. Acest document vă permite și să returnați bani.
6. buletinul de plată. Folosit pentru a rezolva probleme de afaceri legate de personal. Adică aceste declarații țin cont de toate situațiile salariale. Este necesar să includeți nu numai salariul în sine în fișa de salariu. Dar și toate bonusurile, orele suplimentare, stimulentele și alte „infuzii” în numerar către angajat.
7. Documente de numerar. Necesar pentru contabilizarea tranzacțiilor financiare de vânzare de bunuri sau servicii. Această categorie include nu numai registrul de numerar, ci și ordinele de chitanță și cheltuieli.

Citeste si:

Cum să aflați dacă un card Sberbank este blocat

Desigur, toate aceste documente sunt întocmite diferit în funcție de regulile și procedurile stabilite. Regulile de bază sunt definite și trebuie urmate la crearea unui primar.

Clasificarea documentelor primare

Există mai multe moduri de a clasifica înregistrările contabile. Acest lucru simplifică în mod semnificativ definiția și fluxul de documente în sine. Gruparea are loc în funcție de anumite principii și caracteristici.

Deci, documentele primare sunt împărțite:

1. După scop. Sunt administrative - procura si ordine de plata; executiv/exculpator – fișe de salariu și certificate de muncă prestată; documente contabile – extrase, calcule și certificate; combinate – comenzi de numerar, rapoarte anticipate și daune; și formulare stricte de raportare - abonamente, registre de chitanțe și așa mai departe.
2. După volumul conținutului de date. Sunt incluse documentele primare efective - ordine de numerar și cecuri; și documente primare consolidate - rapoarte de numerar pentru o anumită perioadă și situații.
3. După metoda de reflectare a tranzacţiilor comerciale. Există rapoarte unice - rapoarte de numerar; și extrasele acumulate și cardurile cu limită.
4. După locul de compilare. Împărțit în intern (totul formalizat de organizație) și extern (primit de la furnizori, externalizatori etc.).

Această clasificare cuprinzătoare reflectă aproape toate documentele primare pe care contabilitatea le poate întâlni la întocmirea rapoartelor.

Registre contabile pentru primar

Fiecare document primar primit de departamentul de contabilitate trebuie să fie înregistrat. Prin urmare, există registre contabile speciale. Acestea sunt tabele speciale de numărare realizate într-o formă specifică. Ele sunt necesare pentru a colecta informații despre tranzacțiile comerciale pe conturi și pentru a nu se confunda într-o grămadă de certificate, facturi și așa mai departe.

Registrele contabile sunt diferite. De regulă, acestea sunt împărțite în următoarele categorii:

1. Prin programare. Aceasta include cronologic (documentele sunt înregistrate așa cum apar), sistematic (documentul primar este înregistrat ținând cont de caracteristicile sale de grupare). Combinația dintre aceste două tipuri se numește registre sincronice - în mod ideal, asta ar trebui să facă contabilitatea.
2. Prin rezumarea datelor.În această categorie intră registrele integrate (de la particular la general) și diferențiate (de la general la particular).
3. După aparență. Totul este foarte simplu - sunt împărțiți în funcție de forma fizică a registrului. Poate fi sub formă de card, carte, suport electronic și așa mai departe.

Întreținerea corectă a registrelor contabile va simplifica semnificativ sarcina și va proteja împotriva multor probleme.

Cerințe pentru documentația primară

Deoarece documentul primar este o parte importantă a fluxului de documente contabile, este necesar să fiți foarte atenți în menținerea și completarea acestuia. Există anumite cerințe, norme și standarde care vor trebui respectate.

Citeste si:

Western Union - ce este și cum se utilizează

Ce ar trebui să fie în primar

Documentele contabile primare trebuie realizate după anumite standarde pentru ca organele fiscale să le accepte fără probleme, iar nimeni nu va avea probleme pe viitor. Prin urmare, este necesar să se indice următoarele informații în documentul principal:

1. Numele unui anumit document.
2. Data compilarii.
3. Numele subiectului care (sau în numele căruia) se realizează această sau acea acțiune.
4. Care este esența unei tranzacții comerciale?
5. Contoare de tranzacții comerciale. Există numerar sau în natură. Dacă este natural, trebuie să indicați ceea ce se măsoară.
6. Persoane responsabile pentru desfășurarea corectă a operațiunii și pregătirea documentelor pentru aceasta. Asigurați-vă că indicați pozițiile.
7. Semnăturile persoanelor implicate, numele lor complete și alte informații care vor ajuta la identificarea acestora.

Prezența tuturor acestor date este necesară nu numai pentru a confirma că operațiunea a fost efectiv efectuată. Informațiile specificate în document vor permite, dacă este necesar, verificarea tuturor indicatorilor, contactarea actorilor și clarificarea unor puncte.

Reguli de pregătire a documentației primare

Este important să rețineți că atunci când creați astfel de documente, nu este suficient să luați în considerare pur și simplu datele pe care ar trebui să le conțină. Reglementările stabilesc anumite reguli pentru menținerea și crearea unor astfel de documente. Dacă acestea sunt încălcate, sau inspectorii fiscali au îndoieli, nu numai că va trebui să refaceți documentul, ci și să plătiți o amendă mare. Mai ales dacă încălcarea nu este prima.

1. Scrieți strict fără erori (inclusiv semne de punctuație) și pete. Evitați greșelile de scriere în documentele electronice.
2. Puteți folosi orice stilouri. Dar este recomandabil să le alegeți pe cele care nu se vor murda atunci când scrieți - acest lucru va împrăștia murdărie pe hârtie, ceea ce este inacceptabil.
3. Este necesar să se întocmească documente în cazul în care se presupune că se va efectua un fel de tranzacție comercială. În ultimă instanță (ceea ce nu este deloc recomandat), puteți întocmi și transmite un raport primar imediat după operație.
4. Absolut toate datele calculate prezentate în formă digitală trebuie să fie duplicate în cuvinte.
5. Dacă nu există date pentru a completa detaliile în formularul inițial, trebuie să puneți o liniuță acolo. Lăsarea liniilor goale este strict interzisă.

Este important de reținut că, cu cât contabilul este mai responsabil în completarea documentelor primare, cu atât organizația va avea mai puține probleme în viitor.

Ce să faci dacă a fost deja făcută o greșeală?

Într-o situație în care este necesar să corectați unul sau altul document primar, trebuie să știți ce se poate și ce nu se poate face. Deci, atunci când corectați erorile puteți:

1. Tăiați informațiile incorecte și indicați informațiile corecte lângă acestea. Este necesar să se pună semnătura persoanei care a corectat informația, precum și instrucțiunea „Crede corectat” și data concretă la care a fost efectuată corectarea.
2. Faceți note suplimentare. Este folosit dacă valorile totale ale tranzacțiilor au fost executate, dar, ca urmare, acestea s-au dovedit a fi ușor mai mari. În acest caz, este necesară înregistrarea soldurilor într-un nou document și luarea în considerare a acestora în perioada de raportare curentă sau următoare.
3. Efectuați inversarea. Adică, corectați intrarea folosind valori negative: notați datele incorecte în pastă roșie, apoi indicați datele corecte lângă ea.

Documentele contabile primare sau înregistrările primare, așa cum le numesc contabilii, stau la baza contabilității, atât contabile, cât și fiscale. Fără înregistrarea, întreținerea și documentele primare adecvate, este imposibil să desfășurați activități comerciale legale.

Legea „Cu privire la contabilitate” din 6 decembrie 2011 nr. 402-FZ indică faptul că „orice fapt al vieții economice este supus înregistrării ca document contabil primar”.

Pentru a vă asigura că aveți toate documentele necesare, ar trebui să vă verificați regulat contabilitatea, iar pentru cei care nu au timp pentru aceasta, vă recomandăm un serviciu gratuit de audit contabil.

Documentul primar dovedește în scris faptul unei tranzacții comerciale, confirmă comisionarea cheltuielilor de afaceri la calcularea bazei de impozitare și stabilește responsabilitatea executanților pentru efectuarea tranzacțiilor comerciale. Documentele primare sunt solicitate de inspectorii fiscali la verificarea declarațiilor și rapoartelor și sunt necesare la trecerea auditurilor.

Având în vedere că nu numai contabilii, ci și managerii, antreprenorii individuali, directorii de vânzări și alți angajați completează și pregătesc documentele primare, vă invităm să vă familiarizați cu cerințele pentru aceste documente.

Cine elaborează formele documentelor primare?

Documentele contabile primare sunt unificat(a cărui formă a fost dezvoltată de Rosstat (fostul Goskomstat al Federației Ruse) sau Banca Centrală) și dezvoltat independent de contribuabili.

Articolul 9 din Legea nr. 402-FZ conține următoarea listă de detalii obligatorii ale documentelor primare (unificate sau dezvoltate independent):

• denumirea documentului;
• data întocmirii documentului;
• denumirea entității economice care a întocmit documentul;
• continutul faptului vietii economice;
• valoarea măsurării naturale și (sau) monetare a unui fapt de viață economică, indicând unitățile de măsură;
• denumirea funcției persoanei care a finalizat tranzacția, operațiunea și persoana responsabilă cu executarea acesteia;
• semnăturile acestor persoane.

În ceea ce privește sigiliul, deși nu figurează printre detaliile solicitate, dacă există un câmp „M.P.” (spațiu pentru imprimare) este necesară amprenta acestuia.

Dacă contribuabilul este mulțumit de formularele unificate de la Goskomstat (din fericire, lista acestora este uriașă), atunci nu este necesar să vă dezvoltați propriile formulare. Există și conceptul de „primar modernizat”, adică. documente primare unificate la care contribuabilul a făcut propriile completări.

Vă rugăm să rețineți Nu puteți dezvolta și aproba în mod independent formularele următoarelor documente primare:

• documente de numerar;
• ordin de plată și alte documente de decontare bancară;
• formulare unificate pentru plăți folosind o casă de marcat;
• scrisoare de parcurs;
• salariu si salariu.

Astfel de documente primare pot fi doar unificate.

Unde pot găsi mostre de documente primare unificate?

Elaborarea și aprobarea formularelor pentru documentele primare este responsabilitatea Goskomstat (acum Rosstat). Astăzi, formele unificate dezvoltate în anii 90 ai secolului trecut continuă să fie folosite. Doar documentele de decontare (plată) elaborate de Banca Rusiei au o ediție relativ nouă - din 2012.

Astfel de documente sunt denumite diferit: acte, jurnale, facturi, extrase, ordine, cărți, instrucțiuni, calcule, împuterniciri, ordine etc. Folosind acest tabel, veți găsi în ce Rezoluție a Comitetului de Stat pentru Statistică formele unificate de primar documentele de care aveți nevoie sunt publicate.

Pe site-ul nostru web puteți descărca formulare de documente primare unificate iar de către .

Un formular de raportare strict (SRF) este, de asemenea, un document principal, dar există cerințe speciale pentru acesta. Lista detaliilor obligatorii BSO este mai largă decât lista documentelor primare obișnuite, în special, sunt necesare TIN-ul și prezența unui sigiliu.

În articolul „” puteți afla în ce cazuri este necesar să utilizați forma unificată a acestui document și când îl puteți dezvolta singur.

Erori în documentele primare

În primul rând, documentele sursă trebuie să conțină detalii obligatorii specificate corect. Potrivit Ministerului de Finanțe, un contribuabil poate lua în considerare cheltuielile pe declarația fiscală primară dacă acesta conține doar erori minore.

Astfel de erori nu trebuie să interfereze cu identificarea exactă a vânzătorului și cumpărătorului, a denumirii mărfurilor și a valorii acestora și a altor circumstanțe ale faptului documentat al vieții economice (din scrisoarea Ministerului Finanțelor din 4 februarie 2015 nr. 03-03-10/4547).

Din păcate, formularea simplă tipică a explicațiilor funcționarilor nu face deseori posibilă înțelegerea clară care inexactități sau erori din documentele primare vor fi considerate nesemnificative.

De exemplu, este o eroare minoră dacă numele unui contribuabil este cu litere mici în loc de litere mari? Într-o altă scrisoare - din 05/02/2012 Nr.03-07-11/130, Ministerul Finanțelor a indicat că erori precum înlocuirea majusculelor cu minuscule și invers; litere inversate; indicarea incorectă a formei organizatorice și juridice nu reprezintă un obstacol în identificarea contribuabilului (dacă TIN-ul și alte detalii sunt corect indicate).

Dar următoarele erori pot fi considerate semnificative pentru documentele primare:

• erori aritmetice (pretul/cantitatea produsului sau valoarea taxei este indicata gresit);
• denumiri diferite ale aceluiași produs (de exemplu, în caietul de sarcini pentru contractul de furnizare bomboanele se numesc „Boomoane de vafe în ciocolată”, iar în factură - „Ursul în nord”);
• titlurile de post inexacte ale celor care semnează documentele primare (de exemplu, împuternicirea menționează „director general adjunct”, iar certificatul de acceptare menționează „director adjunct”);
• sumele în cifre nu coincid cu aceleași sume indicate în cuvinte (în loc de 155.000 de ruble (o sută cincizeci și cinci de mii de ruble), sunt scrise 155.000 de ruble (cincizeci și cinci de mii de ruble).

Fiscul poate să nu accepte cheltuieli pentru astfel de documente primare și contrapartea poate avea probleme la deducerea TVA.

Puteți corecta documentele primare doar într-un mod corectiv(textul incorect este tăiat cu o linie subțire, iar textul corect este scris deasupra). Corectările sunt însoțite de inscripția „Corectate”, data și semnăturile persoanelor responsabile. Corectările comenzilor de intrare și de ieșire, documentelor bancare și BSO sunt inacceptabile. Ele trebuie compilate din nou.

Atenție la faptul că documentele primare sunt semnate în perioada de valabilitate a împuternicirii emise pentru semnarea lor, în caz contrar inspectorii vor considera că documentele au fost semnate de un angajat neautorizat. Același lucru trebuie monitorizat și în ceea ce privește semnăturile de pe documentul principal al reprezentanților contrapărților: împuternicirile eliberate acestora trebuie să fie la zi.

Când pregătiți documentele primare, trebuie să aveți grijă nu numai la completarea lor, ci și la corespondența datelor și a altor detalii cu alte documente, de exemplu, contracte și facturi. Astfel, deducerea TVA pe o factură întocmită anterior avizului de livrare va fi controversată.

Întrebările din partea organelor fiscale vor fi ridicate prin facturi sau acte semnate anterior acordului, a căror executare este confirmată prin documente primare. Există o cale de ieșire din această situație, prevăzută la alin.2 al art. 425 din Codul civil al Federației Ruse: indicați în textul acordului următoarea clauză: „Condițiile acestui acord se aplică și relațiilor părților care au apărut înainte de încheierea acestuia”.

Sau, de exemplu, actul prevede că lucrarea a fost finalizată în perioada 10 martie – 30 martie, în timp ce în contract perioada de lucru este stabilită în perioada 10 aprilie – 30 aprilie. În acest caz, puteți întocmi un acord suplimentar la contract, care indică termenul efectiv de finalizare a lucrării sau indică în actul propriu-zis că lucrarea a fost finalizată înainte de termen.

Antreprenorii trebuie să fie atenți când clientul semnează certificatele de finalizare a lucrărilor. Dacă subcontractanții au fost implicați în cadrul contractului, antreprenorul trebuie să semneze acorduri cu aceștia înainte ca lucrarea să fie predată clientului. În cazul în care aceste date nu corespund, autoritățile fiscale pot considera nejustificate costurile subcontractantului și să nu le recunoască la calcularea bazei de impozitare.

Fluxul documentelor documentelor primare

Fluxul de documente al documentelor primare include următoarele etape:

• pregătirea documentului primar;
• transferul documentului către departamentul de contabilitate, unde este verificat și înscris în registre;
• stocarea curentă și transferul ulterior al documentului în arhivă.

Nu este o întrebare inutilă: când ar trebui întocmite documentele primare? Răspunsul la aceasta este în articolul 9 din Legea nr. 402-FZ „Documentul contabil primar trebuie întocmit la comiterea unui fapt al vieţii economice, iar dacă acest lucru nu este posibil, imediat după finalizarea acestuia.”

Este inacceptabil să întocmești documente primare la câteva zile după o tranzacție comercială. Toți angajații care au dreptul să întocmească înregistrarea primară trebuie să respecte un program de flux de documente, în care puteți stabili, de exemplu, următoarele termene limită pentru depunerea documentelor la departamentul de contabilitate:

• comenzi de numerar primite și ieșite - în ziua pregătirii;
• documente legate de înregistrarea vânzărilor - cel târziu în următoarea zi lucrătoare;
• rapoarte anticipate - nu mai târziu de trei zile lucrătoare de la cheltuirea fondurilor;
• certificate de incapacitate de muncă - cel târziu în următoarea zi lucrătoare după plecarea la muncă etc.

În ceea ce privește documentele semnate de contrapărți, obligația de a le transfera în timp util poate fi prevăzută în textul contractului, de exemplu, astfel: „Cumpărătorul se obligă să transfere Furnizorului originalele bonurilor de livrare semnate, acte. și facturi în cel mult două zile lucrătoare de la data semnării acestora.”

La depunerea unui document primar semnat, departamentul de contabilitate verifică forma documentului; disponibilitatea detaliilor solicitate; legalitatea tranzacției comerciale; calcule aritmetice. Datele din documentele primare verificate sunt introduse în registrele contabile.

Stocarea curentă a înregistrărilor primare se realizează de obicei în departamentul de contabilitate, iar la sfârșitul anului, documentele sunt grupate pe dată, colectate în pachete și transferate în arhivă. Documentele primare trebuie păstrate cel puțin cinci ani.