Cum să răspunzi bine la un e-mail. Viața pe internet

Și expeditorul ei așteaptă un răspuns de la tine. Cum se face corect? Desigur, puteți trimite o scrisoare de răspuns expeditorului, unde puteți indica că acesta este un răspuns la un e-mail de la o astfel de dată și un subiect. Dar va fi mai corect și mai ușor să utilizați funcția specială a serviciului de corespondență, care se numește așa - „ Răspuns". Să învățăm cum să răspundem corect la un e-mail folosind Yandex Mail ca exemplu.

Cum să răspunzi la e-mail

Intră în căsuța poștală și vezi în dosar " Inbox» e-mail necitit (expeditorul și subiectul e-mailului necitit sunt îngroșate), deschideți-l făcând clic pe el cu butonul stâng al mouse-ului.

Citiți scrisoarea și, dacă necesită un răspuns, atunci acest lucru se poate face în două moduri:

Cu ajutorul formularului de răspuns complet, scrisoarea poate fi formatată după cum doriți, de ex. schimbați fontul, culoarea fontului, inserați link-uri, faceți liste, inserați emoticoane etc. ce nu se poate face conform metodei numărul 1. Astfel, dacă nu trebuie să formatați răspunsul într-un mod special, atunci puteți utiliza formularul de răspuns rapid, altfel folosiți metoda numărul 2.

Când primește un răspuns la e-mailul său, destinatarul va vedea abrevierea „Re:” în linia de subiect și mesajul original în corpul e-mailului, care va fi precedat de răspunsul dumneavoastră. Dacă se dorește, în timp ce tastează un răspuns, expeditorul poate, desigur, șterge mesajul original, dar este mai bine să lași măcar o parte din el. În acest caz, destinatarul va înțelege imediat ce scrisoare anume a primit un e-mail de răspuns.

În ultimul deceniu, e-mailul a devenit poate unul dintre cele mai populare mijloace de comunicare în afaceri. Astăzi este destul de dificil să găsești o persoană care să nu folosească e-mailul în practica sa de comunicare interpersonală și interculturală. Scanând rapid adresele și subiectele mesajelor primite cu o privire, decidem ce litere să citim și pe care să le ștergem fără a le dezvălui. Corespondența poate fi de afaceri sau privată în funcție de relația dintre corespondenți. Dacă scrisoarea este privată, atunci nu există cerințe stricte din punct de vedere al eticii - stilul de scriere și modul de prezentare depind în principal de gradul de cunoaștere a destinatarului.

Astăzi, este destul de dificil să găsești o companie care să nu folosească e-mailul în practica de comunicare interpersonală. Trebuie remarcat faptul că în corespondența comercială obișnuită prin e-mail există reguli general acceptate pe care trebuie să le cunoașteți și să le urmați. Să aruncăm o privire mai atentă la cele mai importante.

Regula 1 Când trimiteți un e-mail, asigurați-vă că completați toate câmpurile. În general, structura unui e-mail de afaceri poate fi reprezentată astfel:

Adresa și numele expeditorului.

Adresa destinatarului (sau adresele destinatarului atunci când este nevoie să trimiteți o scrisoare cu un singur text către mai mulți destinatari).

Importanța scrisorii (aceasta este dacă este necesar).

Subiectul scrisorii.

Aplicație.

O scrisoare constând dintr-un salut; textul textului scrisorii; concluzii; și semnături.

Regula 2 Adresa și numele expeditorului trebuie să fie recunoscute. Prin urmare, atunci când porniți o cutie poștală, introduceți întotdeauna numele și prenumele în coloana cu numele expeditorului. Adresa cea mai de încredere este cea care conține numele dvs. real, precum și numele organizației dvs. în numele domeniului, de exemplu: Această adresă de e-mail este protejată de spamboți. Trebuie să aveți JavaScript activat pentru a vizualiza. .

Regula 3 Asigurați-vă că completați câmpul „Subiect”. Subiectul scrisorii este un atribut special al scrisorii, a cărui prezență facilitează foarte mult lucrul cu corespondența electronică. Soarta unei scrisori depinde foarte des de Subiectul acesteia, mai ales dacă numele și adresa expeditorului nu vă spun nimic. Subiectul scrisorii trebuie să fie scurt - nu mai mult de 50 de caractere - și la obiect. Cu cât subiectul scrisorii este mai simplu și mai clar, cu atât este mai probabil ca scrisoarea să fie citită și să aibă un răspuns. Este necesar mai ales să te gândești cu atenție la Subiect atunci când îi scrii cuiva pentru prima dată.

Regula 4 Folosiți pictograma ("Re:") numai pentru răspuns. Folosind pictograma plasată în câmpul de adresă al scrisorii la care răspundeți, deschideți formularul pentru compilarea unui răspuns. Acest formular conține deja adresa interlocutorului dvs., textul scrisorii sale și Subiectul. Pictograma (Re) este o abreviere a cuvântului englezesc „Răspuns:” sau „Răspuns:” și înseamnă „Răspunsul meu la:”. Prin urmare, dacă subiectul literei se modifică, modificările subiectului trebuie făcute folosind săgeata în jos situată în dreapta pictogramei Re. În lista derulantă care se deschide, selectați comanda „schimbați tema”.

Dacă, atunci când răspundeți la e-mailul cuiva, schimbați ideea principală a dialogului, schimbați subiectul în consecință, dar este mai bine să începeți o discuție despre o nouă întrebare prin crearea unei noi scrisori.

Regula 5 Pentru a evita trimiterea prematură, introduceți adresa destinatarului numai atunci când scrisoarea este completată, verificată și gata de trimis. Atenție la butonul „Trimite”: asigură-te că trimiți scrisoarea persoanei pe care o dorești.

Regula 6 Asigurați-vă că scrieți un salut, constând dintr-un cuvânt de bun venit și numele destinatarului, înainte de corpul scrisorii. Unii utilizatori cred că salutul dintr-un e-mail nu trebuie scris, deoarece se presupune că este o relicvă lipsită de sens a corespondenței de hârtie, că nu conține nicio informație semnificativă și conține doar cuvinte de obligație.

Salutul conține informații despre creșterea persoanei care scrie scrisoarea. Ca salut, utilizați următoarea formă de adresă: „Bună ziua, dragă (respectată) + numele, patronimul destinatarului!” sau „Dragă (draga) + nume, patronimicul destinatarului, salut!” și abia apoi treceți la scopul mesajului dvs.

În Europa se obișnuiește să se adreseze întotdeauna „Stimate domn/doamnă” sau mai puțin formal, mai ales dacă sunteți familiarizat cu destinatarul, „Stimate + nume”. În Statele Unite, unde ritmul de viață și corespondența este mai intens, un e-mail începe cu un titlu format dintr-un nume și un scurt „Hi + name”. În rusă, un semn de exclamare este plasat după o adresă scrisă în orice gen de corespondență: de afaceri, privat, oficial etc., în timp ce în engleză este plasată o virgulă în toate aceste genuri.

Regula 7 Structurați-vă corect scrisoarea. Deoarece citirea de pe un ecran de monitor este mult mai dificilă decât citirea hârtiei. Împărțiți textul e-mailului în paragrafe logice. Încercați să păstrați propozițiile de cel mult 15-20 de cuvinte. Separați paragrafele unul de celălalt cu o indentație sau un rând liber.

Regula 8 Fii concis și exprimă gândurile la obiect. Textul principal al scrisorii din primul paragraf ar trebui să atragă atenția cititorului nu mai puțin decât subiectul său. Fiți conștienți de timpul limitat al potențialului cititor. Începeți cu scopul scrisorii, ar trebui să fie precizat clar în prima propoziție. Dacă primele propoziții sunt formulate corect, atunci există o probabilitate foarte mare ca destinatarul scrisorii să o citească până la sfârșit. Un e-mail este conceput pentru a transmite rapid informații. Dacă trebuie să trimiteți informații importante care conțin o cantitate mare, este mai bine să scrieți un scurt text însoțitor într-un e-mail și să aranjați informațiile în sine ca atașament.

Regula 9 Atașați un atașament înainte de a începe să vă scrieți e-mailul. De câte ori a trebuit să primești o scrisoare, al cărei scop era să trimiți un atașament, fără acest atașament în sine?! O astfel de neglijență poate să nu aibă cel mai bun efect asupra reputației afacerii tale.

Regula 10 Când îi scrieți cuiva pentru prima dată, nu atașați niciun atașament. Dacă tot trimiteți un fel de atașament fără acordul destinatarului, atunci asigurați-vă că scrieți în textul scrisorii despre ce fel de fișier este acesta. Nu atașați atașamente mai mari de 5MB, deoarece este posibilă o astfel de situație neplăcută: vă veți trimite fișierul la serverul de e-mail într-o secundă, iar destinatarul îl va descărca timp de o oră.

Regula 11 Când compuneți o scrisoare de răspuns, răspundeți la TOATE întrebările adresate. Dacă vă este greu să răspundeți, atunci scrieți direct.

Regula 12Înainte de a trimite un e-mail, verificați ortografia, gramatica și semnele de punctuație. Doar pentru că e-mailul este o modalitate rapidă de comunicare nu înseamnă că trebuie să fie neglijent. Construiește-ți frazele cât mai inteligent posibil în ceea ce privește ortografie și gramatică. Acest lucru este important nu numai pentru că o scrisoare scrisă analfabet vă poate strica impresia, ci pentru că este foarte dificil să citiți textul fără virgule și puncte.

Regula 13 La e-mailuri trebuie să se răspundă. E-mailul înseamnă conectarea cu alte persoane, iar puțină curtoazie nu strică niciodată. Conform regulilor de etichetă, la e-mailuri trebuie să se răspundă, iar timpul de răspuns nu trebuie să depășească trei zile. Dacă nu răspundeți la un e-mail în această perioadă, acesta este un refuz clar de a comunica. Dacă aveți nevoie de mai mult timp pentru a răspunde la scrisoare, merită să explicați motivele întârzierii. Când primiți un e-mail care conține un atașament, asigurați-vă că confirmați că atașamentul a sosit și s-a deschis normal. Când primiți scrisori de la persoane necunoscute, nu le puteți răspunde. Ele pot fi șterse fără citire. Dacă primiți un e-mail nesolicitat cu un fișier atașat, ar trebui să ștergeți fișierul fără a despacheta: aceasta este cel mai probabil sursa unui virus informatic.

Regula 14 Nu cereți o chitanță de citire. Puteți scrie următoarea frază după textul scrisorii principale și înaintea semnăturii dvs.: „Vă rugăm să confirmați primirea scrisorii prin scrisoare de retur sau sunând la numerele de mai jos.”

Regula 15 Literele mari nu trebuie folosite niciodată în corpul mesajului. TEXTUL CU MAJUSCULĂ este tratat ca un strigăt. În cel mai bun caz, se numește analfabetism în chestiuni de etichetă în rețea. Acest lucru poate provoca iritații sau alte reacții nedorite în cititorul dvs.

Regula 16 Nu furnizați niciodată informații confidențiale prin e-mail. Fiți foarte atenți când redirecționați numerele cardului bancar sau alte informații sensibile în corpul unui e-mail. E-mail-ul în timpul transmiterii poate fi interceptat și folosit pentru câștig personal. În plus, e-mailul trimis de dumneavoastră rămâne pentru totdeauna în memoria computerului.

Regula 17 Nu abuzați de abrevieri și design emoțional. În e-mailurile de afaceri, evitați să utilizați abrevieri precum BTW (apropo) sau LOL (râde cu voce tare), cunoscute și sub denumirea de emoticoane („fețe zâmbitoare”). Sunt nepotrivite în corespondența de afaceri, mai ales că destinatarul scrisorii poate să nu le cunoască semnificația.

Regula 18 Asigurați-vă că vă puneți semnătura la sfârșitul scrisorii. O semnătură este un mic bloc de text adăugat la sfârșitul mesajelor dvs. care vă identifică și conține informațiile dvs. de contact. Păstrați-vă semnătura scurtă: nu mai mult de patru până la șapte rânduri. O semnătură lungă ocupă mult spațiu și poate fi enervantă. Includeți mai multe modalități posibile de a vă contacta (de obicei numere de telefon și de fax), precum și un link către site-ul web al companiei dvs.

Pe baza articolelor:

1. Cele mai importante 32 de sfaturi privind eticheta prin e-mail. [Resursa electronica] http://www.emailreplies.com/ Verificat pe 19/09/2015.

2. Top 26 Cele mai importante reguli de etichetă prin e-mail. [Resursă electronică] http://email.about.com/od/emailnetiquette/tp/core_netiquette.htm Verificat pe 20/09/2015.

Materialul a fost pregătit de Shutilina L.A., metodolog al GMC DOgM

În ultimele decenii, corespondența de afaceri prin e-mail a câștigat o popularitate imensă și a devenit una dintre principalele căi de comunicare în afaceri. Astăzi este dificil să găsești o persoană care să nu folosească e-mailul în practica comunicării interpersonale. În ciuda acestui fapt, mulți își pun astăzi întrebarea: ca să fie respectate toate regulile? Cum să creați o impresie bună despre expeditor cu ajutorul unei scrisori competente?

Acest articol descrie regulile corespondenței prin e-mail de afaceri, iar sfaturile practice prezentate în articol vă vor ajuta să învățați comunicarea corectă de afaceri atunci când compuneți e-mailuri.

Mulți oameni își încep ziua de lucru verificând căsuța poștală pentru mesaje noi. Dar, din păcate, în ciuda prevalenței acestei metode de schimb de informații, mulți nu știu să folosească corect limbajul corespondenței de afaceri, luând e-mailurile pentru un mod informal de comunicare.

Datorită vitezei de livrare, simplifică schimbul de documente oficiale importante, formulare, cereri, dar și aici oamenii greșesc atunci când trimit scrisori. Se întâmplă adesea ca atunci când compun un e-mail la schimbul de fișiere, din anumite motive, destinatarii să nu compună eseuri de copertă și să nu introducă subiecte, ceea ce poate complica munca destinatarilor. Scopul acestui articol este de a răspunde la întrebarea: cum să trimiteți un e-mail și să respectați toate regulile de comunicare scrisă de afaceri prin e-mail?

Când compuneți e-mailuri, trebuie completate toate câmpurile furnizate

Regulile corespondenței prin e-mail de afaceri obligă expeditorul scrisorii să completeze toate câmpurile prevăzute în e-mail, cum ar fi adresa și numele destinatarului și expeditorul scrisorii. Asigurați-vă că descrieți subiectul, care descrie pe scurt esența scrisorii trimise. Foarte des, soarta scrisorii trimise și viteza de rezolvare a problemei expuse în aceasta depind de subiectul descris corect. Un e-mail de afaceri ar trebui să înceapă cu un salut - acest simplu act de respect față de destinatar este foarte important în corespondență. După salut, trebuie să urmeze un text, care se numește „corpul scrisorii”, iar la sfârșit se lasă o semnătură, de exemplu, „Cu respect, Brisov Petr Ivanovici”.

Salutări în corespondența de afaceri

În acest moment, merită să vă concentrați mai mult atenția, deoarece gestul de respect este foarte important în orice aspect al comunicării de afaceri. Fraza optimă de salut este „Bună ziua” sau „Bună ziua”. Efectuarea corespondenței de afaceri prin e-mail limitează expeditorul să folosească expresiile „Bună seara” sau „Bună dimineața”, deoarece destinatarul poate citi scrisoarea mult mai târziu decât a primit-o. De asemenea, nu este corect să folosiți expresii colocviale folosite în salut în salut.

După un cuvânt sau o expresie de salut, ar trebui să vă adresați destinatarului prin nume și patronim, iar dacă numele este necunoscut de către expeditor, acest moment poate fi sărit. După aceea, puteți trece la prezentarea scopului scrisorii.

Atașamente în corespondența de e-mail de afaceri

Dacă scopul principal al scrisorii nu este doar o narațiune scrisă și o prezentare a esenței problemei, ci și trimiterea unui fișier, atunci este mai bine să atașați obiectul transmis în primul rând. Se întâmplă adesea ca mulți expeditori, din cauza neatenției, după ce au precizat esența problemei în textul scrisorii, să uite să atașeze atașamentul necesar. O astfel de neglijență poate afecta negativ reputația de afaceri a expeditorului unei scrisori de afaceri.

Adresa de e-mail trebuie să fie recunoscută și concisă.

Regulile corespondenței prin e-mail de afaceri obligă expeditorul să aibă un nume electronic recunoscut, care trebuie să conțină informații veridice despre numele expeditorului. Scrisorile și apelurile oficiale par foarte neconcise și stupide atunci când în adresa de e-mail sunt indicate expresii sau cuvinte informale, de exemplu, adresa de e-mail „limon_petya”. Arată foarte nedemn pentru un adult. Pentru corespondența de afaceri, este mai bine să creați un e-mail separat și să urmați eticheta corespondenței prin e-mail de afaceri.

Utilizarea funcției de răspuns rapid (răspuns) pentru a răspunde la e-mailurile primite anterior

Funcția Răspuns sau Răspuns (abreviată ca Re:) ajută utilizatorul într-un mod rapid să răspundă la mesajele trimise anterior de la expeditor. Această funcție are și capacitatea universală de a citi corespondența anterioară cu interlocutorul pe o anumită temă. Dar regulile corespondenței prin e-mail de afaceri obligă expeditorul să redenumească subiectul unei scrisori de afaceri dacă esența discuției este schimbată în timpul corespondenței.

Înainte de a trimite o scrisoare de afaceri, corectați pentru erori de ortografie și de punctuație.

E-mailul simplifică schimbul de informații, dar în corespondența de afaceri, nu trebuie să neglijați regulile limbii ruse, deoarece o greșeală făcută neglijent poate afecta autoritatea expeditorului. Înainte de a trimite o scrisoare, ar trebui să revizuiți textul de mai multe ori și să îl verificați cu atenție pentru erori de ortografie și de punctuație. Mulți clienți de e-mail au un verificator ortografic, așa că acordați atenție cuvintelor subliniate cu roșu. Dacă aveți îndoieli cu privire la ortografia corectă, atunci ar trebui să căutați ajutor pe Internet sau să verificați ortografia folosind un dicționar de ortografie.

Câmpul de adresă trebuie completat ultimul.

Pentru a evita trimiterea de scrisori neterminate sau needitate, adresa destinatarului unei scrisori de afaceri trebuie introdusă în ultimul moment înainte de trimitere. Această regulă este inclusă și în elementele de bază ale corespondenței prin e-mail de afaceri. Se întâmplă ca la completarea câmpului destinatar, e-mailul să poată oferi o listă cu destinatarii utilizați anterior, aici ar trebui să vă concentrați și atenția pentru a nu trimite în mod greșit o scrisoare de afaceri compilată unui terț destinatar.

Structurarea unei scrisori de afaceri

Regulile de structurare a textului se aplică nu numai suporturilor de hârtie, ci și regulilor de corespondență comercială prin e-mail. Nu este întotdeauna convenabil pentru destinatar să citească volume mari de mesaje text pe ecranul monitorului. Pentru a simplifica acest punct, ar trebui să împărțiți textul în paragrafe mici formate logic și să evitați propozițiile complicate în scrierea textului scrisorilor de afaceri. Lungimea optimă a unei propoziții dintr-o scrisoare de afaceri nu trebuie să depășească cincisprezece cuvinte.

Esența unei scrisori de afaceri ar trebui menționată pe fond

Pe lângă subiectul specificat al scrisorii de afaceri, destinatarul ar trebui să fie interesat și de o primă și a doua propoziție clar articulată a textului. Sarcina expeditorului este să precizeze la începutul scrisorii esența problemei sau problemei asupra căreia se adresează destinatarului. Prima propoziție ar trebui să indice scopul pentru care este trimisă scrisoarea de afaceri. Exemplu: „Vă informăm că termenii obligației din contractul nr. 45 din 02.01.2017 „Cu privire la furnizarea de materiale vrac” se apropie de sfârșit. Pentru a prelungi contractul, trebuie să trimiteți un nou pachet de documente. Datorită scopului desemnat, destinatarul are posibilitatea de a se adânci în ideea principală a unei scrisori de afaceri. Dacă textul scrisorii este prea mare, atunci este mai bine să utilizați funcția de atașare a unui obiect ca atașament sub forma unui document text, dar, în același timp, un eseu de copertă trebuie lăsat în câmpul de text care luminează scrisoarea de afaceri. Exemplu: „Vă trimitem o copie electronică a scrisorii de la Mak-Stroy LLC pentru revizuire. Vă rugăm să ne comunicați decizia dumneavoastră cu privire la prelungirea Contractului nr. 45 din 2 ianuarie 2017 „Cu privire la furnizarea de materiale vrac” până la termenul specificat în scrisoare.”

Fiecare e-mail de afaceri trebuie să primească răspuns.

Există exemple negative de corespondență comercială când destinatarul ignoră scrisoarea de afaceri dintr-un motiv oarecare. Uneori pot exista într-adevăr cazuri în care un răspuns nu poate fi dat din cauza anumitor situații, de exemplu, termenul pentru rezolvarea unei probleme poate dura câteva zile sau destinatarul este pe gânduri și nu poate răspunde imediat la întrebarea pusă. În acest caz, ar trebui făcut un scurt comentariu cu privire la această chestiune, de exemplu, „Bună ziua, Petr Ivanovich. Am primit scrisoarea dumneavoastră, dar astăzi îmi este greu să răspund, deoarece trebuie să mă consulte cu conducerea superioară. Voi raporta problema dumneavoastră directorului general al companiei noastre și voi oferi un răspuns oficial până la sfârșitul săptămânii. Cu stimă, directorul de vânzări Belov Ivan Gennadievich.

Merită să ne amintim că, dacă răspunsul nu a fost dat în termen de trei zile lucrătoare, atunci tăcerea destinatarului unei scrisori de afaceri poate fi evaluată ca ignorare și refuz de a comunica cu expeditorul.

Când scrieți scrisori de răspuns, ar trebui să răspundeți la toate întrebările puse.

Dacă scrisoarea trimisă destinatarului este de natură interogativă, atunci la alcătuirea scrisorii, răspunsurile la întrebări trebuie date în ordinea prezentă în textul primit al scrisorii de afaceri. Dacă au fost puse întrebări, expeditorul speră să primească răspunsuri concrete la acestea. Când compuneți o scrisoare, răspunsurile nu trebuie numerotate, trebuie doar să expuneți gândul în ordine. Pentru a răspunde la toate întrebările puse, mai întâi trebuie să recitiți scrisoarea de afaceri primită de mai multe ori, iar dacă există prea multe întrebări, este mai bine să le scrieți separat pentru a nu rata. Daca este imposibil sa raspunzi la unele dintre intrebarile puse, merita sa indicam ca momentan, din anumite motive, nu se poate da un raspuns.

Nu abuzați de abrevieri, design emoțional și majuscule

Există exemple negative de corespondență de afaceri atunci când expeditorii o diluează folosind semne informale sub formă de emoticoane. Folosirea lor este populară atunci când comunică pe rețelele sociale, cu toate acestea, regulile corespondenței de afaceri nu acceptă astfel de manifestări de emoții, deoarece destinatarul poate să nu cunoască adevăratul lor sens și să le considere un set de neînțeles de erori de punctuație.

De asemenea, merită să refuzați să scrieți textul cu majuscule. Pe Internet, un set de cuvinte scrise cu majuscule se numește „fraze strigătoare” și mai des astfel de fraze au o conotație negativă. Destinatarul, atunci când citește un e-mail de afaceri, poate privi negativ un astfel de font, ceea ce va afecta negativ percepția semnificației. Dacă într-o scrisoare de afaceri este necesar să subliniați importanța oricărui punct, este mai bine să folosiți fraze introductive, de exemplu, „Vă rugăm să rețineți că trebuie să furnizați un pachet de documente pentru a prelungi contractul cel târziu până la 02/10/ 2017” sau „Vă rugăm să rețineți că documentele de prelungire a contractului trebuie depuse înainte de 10 februarie 2017.

Nu trimiteți informații sensibile prin e-mail

Pentru a transfera informații personale sau confidențiale, este mai bine să refuzați căsuțele de e-mail, deoarece există o amenințare de interceptare a informațiilor de către intruși în propriile lor scopuri egoiste. Astfel de informații pot include: numere de telefon, parole ale cardurilor bancare, conturi bancare personale etc. Este important de reținut că informațiile sunt stocate pe serverul agentului de corespondență și, în caz de hacking, pot fi furate.

Semnătura expeditorului trebuie să fie la sfârșitul scrisorii.

După cum am menționat mai devreme, fiecare e-mail trimis trebuie să conțină o semnătură specifică. Adesea, dezvoltatorii de cutii poștale introduc funcția unui bloc de semnătură, în care puteți introduce datele despre poziție, nume și numărul de telefon de contact. Ulterior, acest bloc va fi afișat automat la sfârșitul fiecărei litere, ceea ce va ușura tastarea. Este important să scrieți corect o semnătură pentru ca destinatarul să aibă posibilitatea de a se adresa corect expeditorului atunci când răspunde la scrisoare. Un exemplu de semnătură ar putea arăta astfel: „Cu respect, Nikolay Aleksandrovich Petrov, +79810000000”.

Tragând concluzii, se poate observa că, pentru a înțelege cum să desfășurați corespondența de afaceri prin e-mail, nu este necesar să stăpâniți elemente de bază suplimentare și complexe. Trebuie doar să respectați regulile elementare de etichetă și să respectați normele limbii ruse.

De foarte multe ori, după ce ai citit un e-mail care a venit la tine, poți fi tentat să scrii un e-mail de răspuns. Uneori poate începe o întreagă discuție între tine și prietenul tău de corespondență. De exemplu, tu i-ai răspuns la scrisoarea lui, el îți răspunde la răspunsul tău și pune întrebări noi, tu răspunzi și le întrebi pe ale tale etc.

E-mailul este bun, deoarece mesajele dvs. către destinatar și înapoi sunt livrate aproape instantaneu. De aceea au devenit posibile astfel de discuții prin e-mail, deși există, desigur, servicii mai convenabile pentru această formă de comunicare. Ar fi pur și simplu de neconceput să ne imaginăm un astfel de transfer prin scrisori prin poștă obișnuită „de hârtie”. Scrisorile de acolo sunt atât de lente încât e-mailul a devenit o salvare care le permite oamenilor să comunice mult mai rapid și gratuit.

Tutorial video: Cum să răspundeți la un e-mail pe care îl primiți

Tutorial video: Cum să redirecționați un e-mail către o altă adresă

Cursuri la distanță Kashkanov. Această adresă de e-mail este protejată de spamboți. Trebuie să aveți JavaScript activat pentru a vizualiza. Această adresă de e-mail este protejată de spamboți. Trebuie să aveți JavaScript activat pentru a vizualiza.

Când scriem o scrisoare unui prieten sau rudă, putem ignora greșelile și semnele de punctuație, putem abrevia cuvintele după cum ne place, folosim argou. Principalul lucru este să fim clari despre ce vorbim. Dar dacă scriem unui străin sau unei persoane necunoscute și dorim să obținem un răspuns de la el, atunci ar trebui să ținem cont de unele reguli.

Reguli de comunicare

1 . Indicați întotdeauna subiectul e-mailului.

Câmpul „Subiect” trebuie completat în orice caz și este foarte de dorit ca acesta să se potrivească cu conținutul mesajului.

Dacă doriți, de exemplu, să vă înscrieți la o consultație pe 5 martie, scrieți: „Înscrieți-vă pentru o consultație (05.03)”.

2. Când răspundeți la o scrisoare, salvați istoricul corespondenței.

Când primiți un e-mail de la cineva, există trei moduri de a răspunde la acesta:

Copiați adresa expeditorului și scrieți-i o nouă scrisoare.
Faceți clic pe caseta de răspuns din partea de jos a mesajului.
Folosiți butonul „Răspuns”.

În corespondența de afaceri, ar trebui să răspundeți în al treilea mod, adică faceți clic pe butonul „Răspunde”. Se va deschide un nou e-mail, repetându-l pe cel primit. Subiectul este același, doar cu prefixul „Re:”, textul original este citat integral.

Aceasta este forma general acceptată a răspunsului și nu ar trebui să schimbați nimic în el. Răspunsul dumneavoastră trebuie scris înainte de textul citat. Acest lucru se face astfel încât fiecare participant la conversație să își poată aminti în orice moment ceea ce s-a discutat.

3 . Salutați întotdeauna și adresați-vă interlocutorului cu „tu”.

Orice mesaj ar trebui să înceapă cu un salut. Și este mai bine dacă este individual. Dacă este cazul, chemați interlocutorul după nume, în caz contrar - după nume și patronimic.

Este de dorit să se încheie scrisoarea cu construcția: Cu stimă, ... (prenume / prenume sau prenume / patronimic).

De exemplu: Bună, Alexey Petrovici. Vă rugăm să trimiteți contractul lui Ivan Mihailovici. Salutări, Ilya Krivosheev

4 . Răspunde cât mai repede posibil.

Cu cât răspunzi mai repede la un mesaj, cu atât mai bine. Ideal - în câteva ore. Dar este posibil pentru câteva zile. Cu cât întârzi mai mult cu un răspuns, cu atât îți afectează mai rău reputația.

În ceea ce privește textul mesajului, atunci când îl scrieți, ar trebui să vă ghidați și după câteva reguli.

Fii specific, dar detaliat

Nu-l face pe celălalt să ghicească ce ai vrut să spui. Dacă problema nu este evidentă, descrie-o cât mai detaliat: cum ai obținut rezultatul pe care îl ai, ce anume vrei să obții și ce se cere de la interlocutor.

Dar asta nu înseamnă deloc că trebuie să specificați toate detaliile în cele mai mici detalii. Omite excesul - prețuiește timpul celeilalte persoane.

Încearcă să fii scurt și la obiect

Nu este nevoie, de exemplu, să vorbiți despre cum se descurcă soția, soacra și alte rude.

În ceea ce privește dimensiunea, în mod ideal, un „ecran” (fără defilare). Maximul este dimensiunea textului care se încadrează pe o coală A4.

Fii ghidat de bunul simț și de regulile decenței

Fii politicos, atent, mulțumesc pentru scrisori și timpul acordat.

Ce să NU faci absolut

1 . Utilizarea excesivă a punctuației.

Un singur semn de exclamare sau de întrebare este suficient. Ele nu trebuie duplicate. De asemenea, nu abuzați de punctele de suspensie.

Un exemplu de scrisoare „rea”:

2. Folosiți fonturi, dimensiuni și culori diferite ale literelor.

Site-urile și programele de e-mail vă permit să modificați aceste setări. Puteți alege un font neobișnuit, puteți mări sau micșora literele, colorați textul în diferite culori. Dar în corespondența de afaceri acest lucru este nepotrivit!

Este mai bine să nu schimbați nimic și să lăsați totul așa cum este implicit. Singurul lucru care este permis este să faceți unele cuvinte îngroșate sau italice. Dar numai dacă este necesar!

Un exemplu de scrisoare „rea”:

3 . Introduceți emoticoane.

Lăsați fețe amuzante și triste, flori și inimi pentru corespondența personală. În scrisorile de afaceri, este mai bine să nu folosiți emoticoane - nici text, nici imagini.

Un exemplu de scrisoare „rea”:

4 . Imprimați textul cu majuscule.

Imprimarea textului cu majuscule pe Internet este considerată o manieră proastă. Acest lucru se aplică atât corespondenței de afaceri și personale, cât și comunicării pe rețelele sociale, Skype, forumuri și alte locuri. Și acest lucru se aplică atât întregului text, cât și cuvintelor individuale.

Tasta de la tastatură Caps Lock controlează literele mari. Adică, dacă toate literele tale sunt tastate cu litere mari, trebuie doar să o apeși o dată și să o eliberezi.

Mai mult, nu tipăriți „Subiectul” literei cu majuscule - acesta este culmea lipsei de respect!

Pe o notă. Imprimarea cuvintelor individuale și a întregului text cu majuscule este percepută ca un strigăt. Iar țipatul este o agresiune, care depășește sfera corespondenței culturale.

Dacă într-adevăr trebuie să evidențiați ceva în text, este mai bine să o faceți folosind stilul aldin sau cursiv.

Și este, de asemenea, foarte de dorit să evitați cuvintele „Urgent”, „Important” și altele care exprimă nerăbdare în subiectul scrisorii.

Alfabetizare

Acest lucru nu trebuie luat prea aspru, dar încercați să scrieți corect în scrisorile voastre. Câteva sfaturi simple:

Fiecare propoziție trebuie să înceapă cu o literă mare. Pentru a o introduce, țineți apăsată tasta Shift.
Ar trebui să existe un punct la sfârșitul fiecărei propoziții. În aspectul tastaturii rusești, este în rândul de jos din dreapta (înainte de Shift).
Pentru a imprima o virgulă, țineți apăsată Shift și apăsați tasta punct.
Nu pune un spațiu înainte de virgulă sau punct. Ar trebui să existe un spațiu după ele.

Și încă un sfat pentru cei care știu să folosească măcar puțin editorul de text Word (Writer). Tastați prima litera în acest program. Va sublinia erorile cu o linie roșie și făcând clic dreapta pe un astfel de cuvânt, îl puteți corecta.

Copiați textul terminat și inserați-l în câmpul pentru scrisoare. Dar înainte de a lipi, ar trebui să dezactivați formatarea, astfel încât să fie adăugată fără decorare din programul Word (Writer).

În e-mailul mail.ru, pentru aceasta trebuie să faceți clic pe inscripția „Eliminați designul” din partea de sus.

În Yandex.Mail - butonul „Dezactivați designul” din dreapta.

După lipire, aspectul poate fi reactivat.