Factori care promovează și împiedică munca eficientă în echipă. Îmbunătățirea performanței angajaților: modalități eficiente

Indiferent ce produs creează o companie, creșterea eficienței muncii îi poate îmbunătăți profiturile. A face mai mult cu mai puține resurse este o realitate a mediului de afaceri competitiv de astăzi, iar această dinamică este puțin probabil să se schimbe în curând.

Anton Solovey, șeful departamentului de experți Falcongaze, vorbește despre metode de creștere a eficienței muncii în companie și oferă sfaturi cu privire la modul de organizare a procesului de muncă în așa fel încât să se obțină productivitate maximă.

S-ar părea că nu este relevant în 2018 să reamintim că tehnologia informatică este o modalitate excelentă de a crește productivitatea companiei și de a ajuta fiecare angajat să facă mai mult în mai puțin timp. Cu toate acestea, aceasta este o zonă care se dezvoltă atât de dinamic, care necesită un control separat asupra inovațiilor emergente care schimbă ideea procesului de lucru.

Atunci când se evaluează starea companiei și nevoia de tehnologie informatică, este necesar să se studieze procese manuale, care sunt utilizate în firmă și decid cum pot folosi tehnologia potrivită.

Există, de asemenea, probleme de filtrare pe Internet (cum să preveniți împrăștierea timpului economisit în acest fel) și de organizare instrumente convenabile pentru comunicarea în cadrul echipei: e-mail și panouri de mesaje, mesagerie instantanee și așa mai departe.

De exemplu, pe Rusbase a fost o poveste despre optimizarea managementului în studioul Nimax, unde au existat sfaturi privind alegerea unui nou sistem de management al proiectelor și vânzărilor, precum și a unui nou messenger. Nu este atât de important ce instrument specific va fi folosit - este mult mai important ca acesta să fie același pentru întreaga echipă și utilizarea sa este uniformă. Și, de asemenea, în siguranță.

Controlul și stabilirea termenelor limită

Este necesar să se monitorizeze și să se limiteze cât timp petrece un angajat pe sarcini. Pentru a face acest lucru, puteți utiliza una dintre aplicațiile de urmărire a activității și, astfel, puteți determina ce sarcini sunt efectuate în timpul zilei în ansamblu. Acest lucru vă va ajuta să scăpați de lucrurile inutile și să instalați timp optim pentru a rezolva problema. Acesta este așa-numitul stres controlat. Când un angajat se uită la ceas, el devine concentrat și productiv.

Un punct important este că procesul de optimizare nu trebuie să fie haotic, ci controlat.

În ciuda faptului că dezvoltarea noastră - sistemul SecureTower DLP - este destinată în primul rând să ofere securitatea informatiei- mulți clienți îl folosesc și pentru a lucra cu procesele de afaceri. De exemplu, după implementare, puteți analiza starea fluxurilor de informații, modul în care departamentele interacționează între ele, unde și ce informații sunt stocate, cât de eficient funcționează sistemul de management, dacă există angajați în mod clar neloiali și în ce grupuri să se împartă în funcție de gradul de atenție al securiștilor față de acestea. Unul dintre primele lucruri pe care companiile noastre clienți le găsesc de obicei este angajații care sunt ocupați să navigheze pe internet și să joace jocuri în timpul zilei.

Potrivit unui sondaj realizat de managerii noștri în ultimul an în rândul companiilor care folosesc dezvoltarea noastră, 80% dintre respondenți au raportat că companiile lor au prevenit scurgerile de informații cu valoare comercială, iar 11% au indicat că s-au făcut încercări de extragere a unor astfel de date mai mult de 10. ori.

Ce altceva?

Încă un lucru condiție importantă- controlați nu numai angajații, ci și managerii de linie. Într-una dintre companiile în al cărei mediu informațional a fost introdusă cu mult timp în urmă o soluție DLP, un specialist care lucra cu programul a fost declanșat de regulile de securitate care raportau că în departamentul de contabilitate pentru luna precedentă unul dintre computere a rămas adesea pornit după programul de lucru, iar programele de contabilitate erau active în ea.

După o investigație suplimentară, s-a dovedit că departamentul avea un nou manager, care a aranjat lucrul în așa fel încât unul dintre contabili a fost nevoit să rămână constant până târziu. Pur și simplu și-a renunțat unele dintre sarcinile subordonatului său.

Cum să vă protejați afacerea de angajații neloiali

La construirea sistem modern relațiile într-o organizație nu se pot realiza fără o protecție puternică. Pe de o parte, sistemul DLP va stimula psihologic angajatul să adere în mod responsabil la responsabilitățile de muncă și să îmbunătățească climatul social din organizație. Și, pe de altă parte, pentru a proteja afacerea de angajații neloiali și de persoane din interior, al căror scop este să dăuneze companiei, să profite de resursele acesteia și să fure informații confidențiale.

De exemplu, un angajat al unei companii de proiectare a clădirilor a fost găsit că scurgea informații către concurenți. Nu a fost ușor să-i urmărești activitățile, deoarece nu a trimis desene direct prin e-mail sau mesagerie instant, ci le-a copiat pe computer și a făcut fotografii.

Folosind modulul de monitorizare a sistemului de fișiere, serviciul de securitate a informațiilor a creat o bancă de date cu o documentație deosebit de importantă. Sistemul a scanat toate stațiile de lucru din rețea și a dezvăluit că această documentație a fost stocată de un utilizator care nici măcar nu a fost implicat în acest proiect.

Metodele de mai sus de creștere a eficienței muncii necesită o mai mare independență față de angajat, iar aceasta, la rândul său, întărește importanța monitorizării activităților acestuia. Construirea cu competență a relațiilor între angajator și angajat poate contribui la realizarea muncii companiei nou nivelși crește profiturile.

Unul dintre factorii pentru munca eficientă a unei echipe este asigurarea unui climat moral și psihologic normal în ea. Prezența sa este evidențiată de sprijinul reciproc al oamenilor, absența conflictelor constante între ei, discuții deschise despre dezacorduri și alte probleme dificile și reticența de a se muta într-un loc nou. Este mai bine ca echipa să fie diversă și să fie formată din oameni diferiți.

Trebuie să aibă o echipă eficientă dimensiune optimă. Cu cât sunt mai mulți oameni, cu atât le este mai dificil să comunice între ei și să ajungă la un acord asupra problemelor cheie.

O caracteristică importantă a unei echipe sănătoase este claritatea obiectivelor. Toată lumea ar trebui să aibă o idee bună despre ce rezultate ar trebui să țină, să înțeleagă clar și să împărtășească obiectivele echipei. Și atunci oamenii vor căuta un compromis între interesele personale și cele colective pentru a-și satisface nevoile și a contribui la cauza comună.

Performanța echipei este influențată și de implementarea anumitor norme și standarde de comportament, care includ onestitatea, competența, profesionalismul și standardele etice.

Menținerea unui climat moral și psihologic normal în echipă este importantă în asigurarea eficacității echipei.

Principalele semne ale unui climat moral și psihologic favorabil:

1) încrederea și exigențele ridicate ale membrilor grupului unul față de celălalt;

2) critică prietenoasă și de afaceri;

3) exprimarea liberă a propriei opinii atunci când se discută probleme care afectează întreaga echipă;

4) absența presiunii din partea managerilor asupra subordonaților și recunoașterea dreptului acestora de a lua decizii semnificative pentru grup;

5) conștientizarea suficientă a membrilor echipei cu privire la sarcinile sale și starea de fapt în implementarea acestora;

6) satisfacție față de apartenența la o echipă;

7) un grad ridicat de implicare emoțională și asistență reciprocă în situații care provoacă o stare de frustrare (înșelăciune, supărare, distrugere de planuri) în oricare dintre membrii echipei;

8) asumarea răspunderii pentru starea de fapt din grup de către fiecare dintre membrii acestuia etc.

Există, de asemenea, 10 factori care împiedică munca eficientă în munca în echipă.

1) Nepotrivirea liderului.

Leadership-ul este poate cel mai mult factor important, care determină calitatea muncii echipei. Un lider care nu dorește să folosească o abordare de echipă sau care nu are capacitatea de a folosi acest stil de conducere va suprima orice inițiativă de consolidare a echipei. Un lider bun este mereu atent o atenție deosebităși arată prin exemplu personal cum să rezolvi problemele la o soluție completă.

2) Angajații necalificați.

Dacă membrii echipei nu au abilități de bază, este puțin probabil să se obțină rezultate utile. Este necesar să se realizeze o combinație de profesionale și calitati umane, care împreună vă permit doar să faceți față cu succes muncii dvs. Nevoile pentru anumite calități nu sunt aceleași în echipe diferite.

3) Clima neconstructivă.

De multe ori se dovedește că o echipă reunește oameni cu medii foarte diferite, cu valori și planuri de viață foarte diferite. Dacă angajații sunt dedicați sarcinilor echipei este unul dintre semnele unui climat pozitiv. Angajamentul față de echipă trebuie dezvoltat în mod conștient, deoarece rareori apare de la sine până când fiecare angajat decide personal să-și dedice energia obiectivelor colective. Dacă apar neînțelegeri între angajați, este mai bine să vorbiți despre ele public. Când problemele importante rămân nespuse, climatul din echipă devine defensiv - oamenii își ascund părerile, preferând să fie confortabil decât firesc.

4) Obiective neclare.

Dacă nu există o viziune clară asupra obiectivului, atunci, ca rezultat, membrii individuali ai echipei nu pot contribui la succesul general. Chiar și atunci când obiectivele sunt clare pentru toată lumea, este important să găsim un compromis între interesele personale și cele colective. Echipa eficienta oferă fiecărui angajat posibilitatea de a-și satisface interesele personale și de a contribui la implementarea celor colective.

5) Rezultate slabe de performanță.

Unele echipe au un climat pozitiv și conducere eficientă, dar nu are puterea de a finaliza sarcina. Drept urmare, rezultatele sunt scăzute, în ciuda competenței generale. Scopul muncii în grup este de a produce rezultate tangibile care să răspundă nevoilor organizației. Chiar dacă o echipă are un climat moral bun, dar rezultatele sunt slabe, atunci nu își justifică existența.

6) Metode de lucru ineficiente.

Într-o echipă bună, metodele de lucru sunt atât de rafinate încât devin o disciplină informală, dar strictă. Oamenii învață să aplice criterii de calitate în întâlnirile lor. Angajații individuali dobândesc abilități personale care sunt recunoscute și utilizate în cadrul echipei. Există spirit de competență la întâlniri și rareori există un moment plictisitor. Echipa se mișcă rapid și menține un ritm ridicat, dar un nivel ridicat de atenție personală și ușurință în comunicare asigură că toate problemele relevante sunt abordate.

7) Lipsa de deschidere și confruntare.

În unele grupuri se formează un fel de conspirație atunci când oamenii și evenimentele nu sunt analizate critic. Aici fluxul liber al judecăților și comentariilor este inhibat pentru a crea un microclimat prietenos. Membrii echipei pot descuraja deschiderea din mai multe motive: Politețe: Membrii echipei cred că eticheta socială exclude confruntarea. Frica de a „pierde fața”: oamenii simt că criticile colegilor pot duce la o scădere a autorității lor. Lipsa calificărilor: membrii echipei înțeleg beneficiile analizei atente, dar pur și simplu nu se simt capabili să o desfășoare în mod constructiv; le lipsește capacitatea necesară de a analiza și de a face comparații personale.

8) Angajații nedezvoltați.

Munca eficientă în echipă trebuie să reunească abilitățile tuturor angajaților. Toate celelalte lucruri fiind egale, echipe cu nivel înalt abilități individuale. Abilitățile pot să nu depindă de educație, calificări și experiență. Alți manageri par să aibă totul cunoștințe necesareși aptitudini, dar nu reușesc niciodată să obțină rezultate notabile. Alții au un nivel de educație scăzut, iar la prima vedere pare că le lipsesc abilitățile de management, dar, în ciuda acestui fapt, afacerea lor are un succes incredibil.

9) Creativitate scăzută.

O echipă eficientă este capabilă să genereze idei creative și să le implementeze. Multe depind de o tendință comună de a inova, greu de descris. Unele organizații au atins punctul în care munca acolo este interesantă și, în astfel de cazuri, viața este literalmente în plină desfășurare. Repetarea plictisitoare a sarcinilor fără sens nu face decât să mărească frustrarea și să suprime vitalitatea, entuziasmul și creativitatea. Din punct de vedere organizatoric, acest lucru este periculos, deoarece privează sistemul de creativitate și crește rezistența la schimbare.

10) Relații neconstructive cu alte echipe.

La serviciu, de obicei trebuie să ai de-a face cu alte echipe, dar uneori calitatea unei astfel de interacțiuni este scăzută. Destul de des, conexiunile sunt nesatisfăcătoare și lipsesc obiectivele comune. Liderul echipei are un rol deosebit în întărirea legăturilor cu alte echipe și poate face multe pentru a preveni ostilitatea și apariția cooperării.

Evenimentele de criză din economie dau un impuls creșterii eficacității și eficienței afacerilor pentru a îmbunătăți eficiența întreprinderii. Astăzi nu sunt mai puțini jucători pe piață, dar banii au scăzut. În același timp, concurența devine și mai dură, ceea ce înseamnă că victoria va reveni celor care își gestionează întreprinderea sau organizația mai eficient. Iată șase moduri de a vă îmbunătăți eficiența muncii.

Selectăm o echipă

Pentru o eficiență ridicată, o companie are nevoie de un grup de oameni bine coordonat. O echipă coerentă va fi mult mai capabilă să îndeplinească obiectivele companiei și să îndeplinească criteriile de performanță. Întărirea personalului va fi ajutată de pregătirea avansată, motivarea pozitivă a lucrătorilor, posibilitatea de interschimbabilitate a angajaților și prezența unei anumite rezerve de personal.

Ne îmbunătățim și ne modernizăm

Această metodă destul de comun, presupune modernizare, ca software(denumit în continuare software), precum și echipamente de actualizare care vor oferi performanțe mai mari. De asemenea, este obișnuit să se instaleze software special pentru corporație, care face posibilă crearea unei conexiuni mai strânse între personal și automatizarea unor procese ale întreprinderii. Introducerea automatizării a arătat o creștere foarte bună a eficienței unei organizații sau întreprinderi.

În ceea ce privește actualizarea echipamentelor, aceasta trebuie efectuată în mod constant. Amintiți-vă doar că acesta este un proces destul de costisitor și, prin urmare, necesită injecții mari de numerar și va dura câțiva ani pentru a plăti. Într-o chestiune atât de delicată, trebuie să calculați totul cu atenție.

Reducem costurile

O evaluare a eficienței unei întreprinderi este dată pe baza profitului crescut al acesteia. Pentru a crește această estimare, există un număr imens de moduri, de la cumpărare preturi micişi terminând cu reducerea personalului organizaţiei. Dar să nu uităm că ne-am deschis afacerea pentru a câștiga bani și nu pentru a căuta materiale ieftine, reducerile de locuri de muncă vor ajuta doar pentru o perioadă scurtă de timp, pe termen lung, cu această abordare, întreprinderea va dispărea. Costurile, desigur, trebuie controlate, dar această metodă de creștere a eficienței unei întreprinderi este destul de lejeră, iar dacă luăm în considerare starea actuală a lucrurilor, este de-a dreptul periculoasă.

Ajustăm sistemul de management

Această metodă nu implică dezvoltarea completă a propriului sistem bazat pe propria experiență, ci îmbunătățirea unui sistem deja creat la alte întreprinderi. Pe în acest moment Există șase sisteme cele mai populare: Lean Manufacturing, TPS, Quality Management System (QMS), 6 Sigma și Teoria Constrângerilor.

Ajustarea sistemului de management este caracterizată de o complexitate ridicată a implementării și, în același timp, de indicatori de performanță sporiți ai întreprinderii dumneavoastră. Profesionalismul șefului unei organizații sau întreprinderi este determinat, în primul rând, de capacitatea de a fi sceptic și de a-și evalua propriul sistem de management al afacerii.

Odată cu schimbarea proprietarului unei întreprinderi sau înlocuirea unei echipe de manageri de top, sistemul se schimbă de obicei. Noul liderînlocuiește managerii deoarece nu se așteaptă ca aceștia să facă modificări în sistemul său de management al întreprinderii și îi este mai ușor să angajeze oameni noi care nu au legătură cu fostul proprietar. Sunt cunoscute și cazuri opuse când înlocuiri frecvente personalul nu își îmbunătățește niciodată eficiența.

Să ne mișcăm creierul

Un alt mod de a o numi este „Fă ceva”. În metodele menționate mai sus, aceasta, într-o formă sau alta, este utilizată. Această metodă funcționează astfel: proprietarul își adună adjuncții și nu îi lasă să plece până când „își dau seama” cum să crească eficiența companiei. Cel mai adesea, după un astfel de „brainstorming”, cel structura organizatoricaîntreprinderi: remaniere a șefilor de departament, fuziune sau invers, servicii de dezmembrare și alte evenimente similare care sunt menite să crească viteza de luare a deciziilor. Rezultatul sunt metodele prezentate mai sus - achiziționarea la prețuri mici, concedierea angajaților, modernizarea și schimbarea sistemului de management, care, apropo, vă poate salva întreprinderea de la închidere.

Folosind Teoria Constrângerilor

Teoria este să găsiți elementul care vă limitează întreprinderea. Dacă ați realizat principala problemă a organizației dvs., de exemplu, software-ul cu un minim de funcții, atunci trebuie să achiziționați și să instalați un software nou, mai funcțional, cu recalificarea personalului care îl va folosi. Acesta este un exemplu simplu. Cel mai adesea, în timpul brainstorming-ului, adevăratele probleme ale ineficienței pur și simplu nu sunt vizibile sub gunoiul altora, mai puțin importante. Cele mai bune soluții a căuta principala problema Compania folosește instrumente TOC: arborele logic al realității curente sau „Thundercloud”.

Concluzie

În situația modernă, statul depune un efort destul de mare pentru dezvoltarea și menținerea antreprenoriatului. Dar managerii organizațiilor și întreprinderilor ar trebui să-și facă griji și cu privire la creșterea eficienței afacerii lor. Sper că acest articol a ajutat la creșterea eficienței întreprinderii dumneavoastră.

Să ne uităm la factorii demotivatori care reduc performanța personalului. Ce să evitați atunci când lucrați cu colegii, precum și când comunicați cu angajații. Această întrebare se referă la echipa de conducere. Este necesar să se motiveze corect angajații, să fie loiali, atunci impactul și eficiența muncii vor ajunge la un nivel superior.

În material, vom lua în considerare în detaliu conceptul însuși de demotivare și, de asemenea, vom afla despre metodele sale și factorii morali demotivatori.

Fiecare director trebuie să știe că baza dezvoltării de succes a oricărei companii este performanța ridicată a angajaților săi.

Baza productivității și a muncii eficiente este motivația corectă, instrumentele sale folosite în practică. Fiecare director trebuie să înțeleagă ce acțiuni trebuie să întreprindă în raport cu subalternii săi, astfel încât aceștia să fie dispuși să lucreze și să meargă la muncă cu plăcere.

Pedeapsa părtinitoare reduce eficiența muncii

Conceptul se mai numește și demotivare materială. Uneori, conducerea vede că colegii lor de rang inferior se eschivează de responsabilitățile lor directe și vor să-i încurajeze cumva.

Pentru a face acest lucru, ei „taie” salariile personalului. (De vreme ce voi, cetățeni, sunteți leneși, lucrați fără entuziasm, atunci decid să vă plătesc mai puțin).

Dar este de remarcat faptul că decizie luată incorect. Pentru că este puțin probabil ca cineva să realizeze fapte pentru o taxă atât de mică. Dacă un angajat a lucrat prost înainte, atunci măsurile luate nu vor fi un stimulent pentru el. Într-o astfel de situație, conducerea este înlăturată din funcție și se găsește o persoană mai competentă și mai obiectivă care este capabilă să motiveze corespunzător subordonații.

Lipsa de respect și sâcâiala constantă descurajează orice persoană să-și îndeplinească îndatoririle. Dacă nu lăudați niciodată personalul care lucrează, dar îi convingeți că sunt proști, netalentați și ca zero specialiști, atunci este greu să vă așteptați la o revenire deplină de la ei.

Există o altă modalitate care afectează negativ atitudinea colegilor (vezi), este latentă. Aceștia sunt angajați, așa-numiți sabotori, cardinali cenuşii. În echipe sunt colegi care își tratează îndatoririle în mod iresponsabil, discută constant pe telefoanele mobile, stau în rețelele sociale. O astfel de atitudine are un efect negativ asupra serviciului întregii forțe de muncă, pentru că mulți urmează exemplu prost, imita.

Să discutăm despre cele mai comune modalități de a pune presiune materială și morală asupra colegilor:

Factori financiari

• Lipsa primelor, stimulentelor, bonusurilor pentru munca bună a angajaților.
• Cheltuielile materiale ale angajaților nu sunt rambursate. De exemplu, comunicatii mobile, indemnizații de călătorie etc.

Factori morali care reduc performanța angajatului

• Interesul angajaților pentru dezvoltarea de noi proiecte și idei nu este încurajat.
• Orice inițiativă din partea personalului este respinsă.
• Nu există un sistem clar de sarcini pentru fiecare poziție (vezi).
• Orele suplimentare regulate, volumul de muncă suplimentar.
• Sunt stabilite sarcini care sunt prea dificile pentru angajați.
• Tratarea incorectă a colegilor de muncă.
• Ignorarea regulilor de etichetă în afaceri.
• Nerespectarea promisiunilor, lipsa de dezvoltare a carierei.
• Presiune puternică din partea managerului, cicăli frecvente, instalarea de instrumente de control. De exemplu, aceasta ar putea fi instalate balize pe telefoane, raportând minut cu minut asupra muncii efectuate.

Opinia expertului: Ce reduce performanța angajaților?

Olga Nilova

Consultant principal de recrutare Kelly Services CIS

Mulți factori pot influența performanța personalului. Le-aș împărți în două părți: circumstanțe personale și factori externi.

Circumstanțele personale care afectează calitatea muncii

Dintre aspectele personale, este de remarcat motivația angajaților de a presta munca, precum și cunoștințele și aptitudinile necesare îndeplinirii anumitor funcții.

Este puțin probabil ca un angajat să fie eficient dacă nu îi place categoric ceea ce face. Acest lucru se poate datora nu numai, de exemplu, inițial alegere greșită profesie, dar și pentru că angajatul este „ars” și are nevoie de o nouă provocare. Un angajat epuizat de munca monotonă cu siguranță nu este pregătit pentru o muncă productivă. Așa cum un angajat care nu are experiența și competențele necesare pentru a îndeplini munca care i-a fost atribuită va da cu siguranță rezultate slabe.

Factori externi care afectează productivitatea angajaților

Circumstanțele externe includ condiții de muncă nefavorabile, lipsa resurselor, prea multă muncă și relații proaste în echipă.

Imaginați-vă că lucrați într-un birou cu ventilație slabă, caz în care lipsa de oxigen poate nu numai să reducă productivitatea, ci și să afecteze negativ sănătatea angajaților. Sau ești distras de nesfârșitele certuri și conflicte ale colegilor tăi: asta nu numai că te va strica sistemul nervos, dar ia și timp prețios de lucru.

Ce factori demotivanți folosesc managerii fără să știe?

ÎN ultimii ani Problemele de motivare a personalului ocupă unul dintre primele puncte în ceea ce privește managementul personalului. În efortul de a obține eficiență, managerii se dezvoltă diverse sisteme motivație pentru angajații dvs. Dar sunt aceste metode întotdeauna eficiente?

De exemplu, sistemele fine folosite încă în multe companii: există o părere că acest lucru crește motivația, de exemplu, a managerilor de vânzări. Este posibil ca un astfel de angajat să încerce să lucreze mai bine, dar cât timp va lucra în această companie este o mare întrebare. Sau critici și instrucțiuni constante: managerul crede că acest lucru va fi benefic și angajatul își va ajusta munca, dar, de fapt, această metodă poate obține o demotivare completă.

Este foarte ușor să demotivezi un angajat. Este suficient să-i oferi ceea ce nu are nevoie cu adevărat. De exemplu, transferați-l dintr-o funcție executivă într-o funcție de conducere. Din politețe, angajatul va fi de acord cu promovarea, dar se va simți deplasat. După cum știți, nu toți oamenii se străduiesc să crească în carieră.

Comunicarea prost stabilită poate avea, de asemenea, un impact negativ asupra motivației: se întâmplă ca managerul să stabilească sarcinile neclar și, ca urmare, angajatul să nu înțeleagă ce i se cere angajatului de multe ori termene nerealiste pentru îndeplinirea sarcinilor; Toate acestea duc ulterior și la burnout și demotivarea personalului.

Acum sunteți familiarizat cu factorii care pot afecta impact negativ pentru munca eficientă a personalului. Ca urmare, dezvoltarea companiei este întârziată și munca este prost efectuată. Încercați să trageți concluziile corecte, nu ar trebui să permiteți erori specificate la conducerea colegilor. Fii sincer, respectuos și răbdător cu angajații. Arată-le angajaților că îi prețuiești pe ei și serviciile pe care le oferă, mulțumește-le pentru munca lor. Atunci organizația ta va deveni puternică, puternică și va înflori în fața ochilor noștri.

Sunt patru conditii obligatorii, care sunt necesare pentru implementarea cu succes a conceptului de lean manufacturing în birou. Ar trebui să le amintiți întotdeauna și să le implementați, indiferent de stadiul de transformare în care vă aflați. Fără ele nu vei reuși. Fiecare dintre condiții presupune că vei încerca să-ți înțelegi angajații, să le explici noile principii de lucru și să-i implici în implementarea noului concept. Aceste patru condiții reprezintă fundația pe care se va sprijini totul.

Condiția 1. Modelul „Comportament – ​​Atitudini – Cultură”

Această condiție va minimiza rezistența personalului la schimbare. Primul pas în implementarea principiilor lean manufacturing este să schimbați comportamentul angajaților dumneavoastră dacă intenționați să creați o cultură de îmbunătățire continuă a tuturor proceselor din organizația dumneavoastră. Angajații tăi trebuie să înțeleagă că realizarea unor schimbări pozitive (adică implementarea principiilor lean) va ajuta organizația să aibă succes pe termen lung.

Această condiție îi va ajuta pe angajați să înțeleagă de ce procedurile de operare ale organizației ar putea să nu fie pe deplin eficiente. Pe măsură ce o companie crește și volumul de muncă crește, reducerea deșeurilor ar trebui să devină o prioritate de top în toate domeniile operațiunilor sale. Angajații companiei trebuie să recunoască faptul că fiecare tip de proces administrativ implică costuri. În secțiunea privind a doua condiție, explicăm cum să transmitem personalului nevoia de schimbare.

Condiția 3. Șapte tipuri de pierderi

Instrumentele și principiile Lean ajută organizațiile să identifice și să elimine șapte tipuri de deșeuri. Vechea zicală „Nu poți îmbunătăți ceea ce nu poți vedea”, poate fi reformulată ca „Nu poți îmbunătăți ceea ce nu înțelegi”. Este esențial ca angajații să obțină cunoștințe de bază despre pierderi și să învețe cum să le înțeleagă.

Condiția 4: Angajamentul managementului

Implementarea principiilor lean manufacturing trebuie să aibă loc de sus în jos. Liderii seniori trebuie să fie 100% dedicați schimbării pozitive în companie și 100% angajați să creeze o întreprindere slabă pentru a menține succesul existent sau pentru a atinge noi culmi. Colaborarea dintre managementul de la vârful organizației și angajații interesați de schimbare este cheia pentru a ne asigura că principiile lean nu sunt doar adoptate, ci devin parte integrantă strategia de dezvoltare pe termen lung a companiei.

Condiția 1. Modelul „comportament – ​​vederi – cultură”

Pentru a avea succes în îmbunătățirea oricărui proces, este esențial să înțelegeți comportamentul și atitudinile oamenilor care lucrează la birou sau la o anumită sarcină.

În anii 1990. În SUA au apărut concepte precum „munca în echipă”, „grupuri de lucru autonome”, „implicarea angajaților”, „echipe împuternicite”, etc. Grupurile de lucru autonome formate din angajați obișnuiți trebuiau să schimbe cultura organizațională a companiilor. Controlul strict de către manageri a devenit un lucru din trecut, iar angajații au luat parte din ce în ce mai mult la conducerea companiei. Ideea a fost corectă, dar nu au existat suficiente instrumente pentru a obține rezultatele dorite. Cu toate acestea, în cadrul unor astfel de proiecte am reușit să învățăm o mulțime de lucruri utile.

Atunci când au introdus în practică concepte precum „lider de echipă”, „lucrare în echipă” și „grupuri de lucru autonome”, oamenii s-au confruntat cu întrebarea ce anume ar trebui făcut și cum.

Împuternicirea singură (fără instrumente speciale) nu a adus rezultatele dorite. Au fost unele succese, dar nu au fost susținute de nimic și, în consecință, inițiativa a dispărut rapid.

Figura arată că managerii americani au încercat mai întâi să se schimbe cultura corporativă, așteptându-se la o schimbare ulterioară a opiniilor și comportamentului subordonaților. Aruncând o privire mai atentă asupra conceptului de lean manufacturing și sistem de producție Cercetătorii Toyota au descoperit o abordare complet diferită. Ei au descoperit că atunci când s-au folosit instrumente de producție slabă, comportamentul oamenilor s-a schimbat mai întâi, deoarece au căutat să identifice și să elimine deșeurile. Odată ce lucrătorii au început să simtă că își pot controla zona, reducând pierderile și ușurându-și munca, opiniile lor s-au schimbat: au realizat nevoia de îmbunătățire continuă a tuturor proceselor. Odată cu opiniile fiecărui angajat în parte, cultura organizației în ansamblu s-a schimbat radical. Principiul principal al muncii nu a fost identificarea erorilor, ci prevenirea acestora, care, de fapt, este esența lean manufacturing.

Modelul Comportament-Atitudine-Cultură, care se bazează pe filosofia lean, este simplu. Implementarea acestuia necesită eforturi constante atât din partea conducerii, cât și a angajaților obișnuiți. Este greu să rupi obiceiurile care s-au dezvoltat la locul de muncă. Pentru ca o organizație să crească, este nevoie de disciplină, determinare și perseverență. Primele mici succese vor servi drept imbold pentru schimbări în comportamentul și atitudinile oamenilor față de schimbările din întreaga cultură organizațională.

Posesia de cunoștințe

Altul punct important, referitor la abordarea tradițională a organizării muncii de birou, este că, de regulă, un angajat individual al companiei este deținătorul a 80% din cunoștințele despre un anumit proces. Acest lucru poate cauza probleme dacă acel angajat se îmbolnăvește, pleacă în vacanță sau în afaceri, se mută la un alt loc de muncă sau renunță. În aceste cazuri, lucrarea nu poate fi finalizată. Specializarea restrânsă a personalului și concentrarea cunoștințelor într-unul sau în câteva persoane pot pune serioase obstacole în calea dezvoltării unei companii.

Pentru că în cazurile în care managerii nu au cunoștințe necesare(au o înțelegere slabă a unui anumit proces), pot oferi sprijin doar subordonaților lor, eficiența organizației este compromisă din următoarele motive:

Construirea unui birou slab include (dar nu se limitează la):

1. Accentul se pune pe procese, nu pe oameni.
2. Cunoștințele organizaționale sunt ușor de transferat de la o persoană la alta.
3. Există o înțelegere detaliată a proceselor de lucru, ceea ce permite un control mai bun și o îmbunătățire continuă.
4. Cunoștințele procesului sunt standardizate pentru a asigura uniformitate maximă.
5. Pierderile sunt identificate și eliminate pe măsură ce apar (zilnic, orar și minut).

Aceste cinci principii vor permite unui angajat să-și înțeleagă mai bine nu numai propria muncă, ci și munca pe care o fac colegii săi. Acest lucru asigură că cunoștințele despre proces sunt împărtășite în cadrul grupului.

Schimbarea nu are loc peste noapte. Orice modificare ar trebui implementată în etape.

Prima etapă. Convinge-i pe alții și stabilește direcția corectă

În cele mai multe cazuri, angajații companiei sunt purtătorii a 80% din informațiile despre procese, iar managerii (sau organizația) - 20%. Acest pas explică și de ce organizația ar trebui să fie purtătoarea cunoștințelor. Poate dura până la șase luni pentru finalizare.

Etapa a doua. Organizați-vă fluxul de lucru

Angajații vor controla doar 50% din cunoștințele de proces, în timp ce managerii (sau organizația) vor controla restul de 50%. Instrumentele vă vor permite să sistematizați cunoștințele angajaților și să le transferați organizației, astfel încât schimbările pozitive să fie simțite de toată lumea. Această etapă poate dura de la șase luni la un an.

Etapa a treia. Salvează rezultatele

La a treia etapă a tranziției către crearea unui birou lean, angajații companiei vor începe, neobservați, să participe zilnic la îmbunătățirea continuă a tuturor proceselor de afaceri. 80% din cunoștințe vor fi acum structurate în noua abordare a muncii. Este greu de crezut că 100% din cunoștințele de proces pot fi în cadrul unei organizații. În această etapă, este necesar să începeți procesul de documentare graduală, sistematică a cunoștințelor.

Factorul cheie de succes în implementarea conceptului de lean manufacturing în birou, precum și menținerea rezultatelor obținute, este îmbunătățirea continuă, zilnică. Pe măsură ce comportamentul angajaților tăi se schimbă, va trebui să introduci recompense pentru a recunoaște schimbările. Oamenii care se adaptează ușor la schimbare vor accepta rapid sistem nou. Îi vor vedea imediat beneficiile. Cei care se adaptează încet la schimbare pot rezista și se pot agăța de vechile principii. Aveți răbdare: mai devreme sau mai târziu noul concept va vorbi de la sine, iar angajații vor simți beneficiile acestuia. Nu te poți muta într-un birou slab dintr-o singură lovitură. Trebuie să faci mulți pași mici, trepți în fiecare zi.

Condiția 2. Justificare economică pentru trecerea la metodele lean

Pentru ca o companie să rămână competitivă la nivel global, managerii trebuie să se concentreze pe costuri. Cheltuielile administrative sau de birou reprezintă cea mai mare parte a costului unui produs sau serviciu. Costurile administrative se ridică de obicei la 60-80% din prețul final al produsului. Pentru a rămâne competitive, companiile își reduc intens costurile administrative. Toyota a creat o întreagă filozofie de reducere a costurilor. Condițiile de piață (constanta din ecuație) determină prețul de vânzare. Costul și profitul sunt cantități variabile. Dorința companiilor de a reduce costurile interne a servit drept imbold pentru îmbunătățirea tuturor proceselor de afaceri.

Datorită filozofiei și instrumentelor lean manufacturing, orice organizație își poate reduce costurile interne prin eliminarea risipei și astfel să rămână competitivă pe piața globală. Pentru a elimina deșeurile în procesele administrative, acestea trebuie mai întâi identificate, iar acest lucru necesită o înțelegere detaliată a ceea ce sunt deșeurile.

Condiția 3. Șapte tipuri de pierderi

Scopul lean manufacturing este de a identifica, analiza și elimina toate deșeurile din procesul de productie. Munca pentru eliminarea pierderilor trebuie să continue în fiecare zi, în fiecare oră, în fiecare minut. Noua abordare este avantajoasă și pentru departament și nu înseamnă tăierea oamenilor, ci folosirea cu înțelepciune a muncii acestora și creșterea valorii acesteia pentru organizație. Prin urmare, conducerea companiei poate avea nevoie să revizuiască conținutul postului sau responsabilitățile postului personalului, astfel încât să îndeplinească principiile producției eficiente.

Pentru a înțelege mai bine conceptul de lean manufacturing, este necesar să înțelegem mai întâi deșeurile. Este important să identificăm pierderile la cel mai scăzut nivel.

Deșeurile sunt toate operațiunile care necesită timp și resurse, dar nu adaugă valoare produsului sau serviciului finit. Consumatorul plătește pentru valoare; Risipirea este orice tranzacție pe care o face organizația ta cu un produs sau serviciu pentru care clienții tăi ar putea plăti atunci când nu ar trebui. Pe măsură ce consumatorii devin din ce în ce mai conștienți de adevăratele costuri ale bunurilor și serviciilor, se așteaptă ca companiile să-și optimizeze costurile și să elimine risipa. Clienții cer prețuri stabile și prețuri mai mici ca urmare a economiilor. Pierderile organizației trebuie să fie plătite de consumatori. Ca urmare a tuturor acestora vedem că:

• costul zilnic al tratamentului diferă în diferite spitale;
• taxa pentru procesarea unei cereri de credit ipotecar, precum și ratele ipotecare, variază semnificativ între diferitele instituții de creditare;
• există o mare variație a taxelor de școlarizare în instituțiile de învățământ superior;
• anual ratele dobânzilor conform diferitelor carduri de credit variază foarte mult;
• prețul de a face ceva proiect de constructie oferite de diferiți contractori pot varia semnificativ.

O astfel de variabilitate în toate aceste exemple și în multe altele apare din cantitatea de pierdere care este „acceptabilă” pentru o organizație (indiferent de modul în care este definită).

1. Supraproducție

A face un anumit tip de muncă înainte de a fi nevoie este o risipă. Acesta este cel mai rău tip de deșeuri, deoarece supraproducția duce la alte pierderi.

Exemple de supraproducție:

• întocmirea de rapoarte pe care nimeni nu le citește și de care nimeni nu are nevoie;
• realizarea de copii suplimentare ale documentelor;
• trimiterea aceluiași document prin e-mail sau fax de mai multe ori;
• introducerea de informații repetitive în mai multe documente;
• întâlniri fără rost.

Instrumente pentru a elimina supraproducția:

• timp takt;
• pas;
• munca standardizata;
• echilibrarea sarcinii de lucru;
• studierea necesității unei anumite operații.

2. Așteptare (timp la coadă)

Orice așteptare (pentru persoane, semnături, informații etc.) este o pierdere. Acest tip de pierdere poate fi comparat cu un măr care agăța jos, care este ușor de atins, de cules și de utilizat în scopul propus. De multe ori nu considerăm hârtia din tava de intrare ca fiind o sursă de deșeuri. Totuși, amintiți-vă de câte ori trecem prin această tavă, încercând să găsim ceva de care avem nevoie? De câte ori începi ceva înainte de a-l termina? Pentru a scăpa de acest tip de pierdere, trebuie să urmați principiul „terminat și depus (sau aruncat)”.

Exemple de pierderi de al doilea tip:

• număr mare semnături și permise obligatorii;
• dependența de alți angajați pentru îndeplinirea oricăror sarcini;
• întârzieri în obținerea informațiilor;
• probleme de software;
• executarea sarcinilor de către diferite departamente;

Instrumente pentru eliminarea pierderilor de al doilea tip:

• pas;
• curieri;
• sistem de management al documentelor.

3. Mișcarea

Orice mișcare de persoane, documente și/sau comunicații electronice care nu creează valoare este deșeu. Acest tip de deșeuri apare din cauza amenajării proaste a biroului, a echipamentelor de birou defecte sau învechite și a lipsei materialele necesare. Aceste pierderi sunt insidioase și invizibile în acele procese de birou care nu au fost analizate pentru posibile îmbunătățiri. Indiferent de industrie, puteți găsi angajați într-o companie care par „ocupați”, dar nu adaugă de fapt valoare produsului sau serviciului. Instrumentele de producție lean vă pot ajuta să identificați, să reduceți și/sau să eliminați deșeurile de tip 3.

Exemple de pierderi de al treilea tip:

• caută fișiere pe computer;
• căutarea documentelor într-un dulap de dosare;
• recitirea constantă a cărților de referință în căutarea informațiilor;
• îndeplinirea unei sarcini de către diferite departamente în absența unei interacțiuni eficiente;
• lipsa responsabilității pentru îndeplinirea unei sarcini.

Instrumente pentru eliminarea pierderilor de al treilea tip:

• munca standardizata;
• reamenajarea spațiului de lucru;
• sistem de tragere și supermarket;
• urmărirea documentelor.

4. Mutarea

Mișcarea inutilă a documentelor afectează timpul necesar pentru finalizarea oricărei lucrări în birou. Chiar dacă există acces gratuit Cu internetul și e-mailul, este foarte comun ca clienților să li se trimită documente de mică sau deloc valoare. Pentru a organiza o muncă eficientă, este important să se reducă sau să se elimine acest tip de deșeuri, pentru care toate lucrările trebuie împărțite în operațiuni secvențiale și amplasate cât mai aproape una de cealaltă. Dacă nu puteți scăpa de mutarea documentelor între procese, atunci trebuie să fie automatizat cât mai mult posibil. Puneți-vă întrebări, de exemplu: „Este aspectul biroului optim?” sau „Transferul documentelor de la o etapă de lucru la alta este automatizat?”

Exemple de pierderi de al patrulea tip:

• trimiterea de documente inutile;
• înregistrarea prea frecventă a documentelor în curs;
• prea multe adrese în lista de corespondență;
• transmiterea manuală a documentelor la următoarea etapă de lucru;
• executarea unei sarcini de către mai multe departamente;
• prioritizare incorectă.

Instrumente pentru eliminarea pierderilor de al patrulea tip:

• distribuirea uniformă a volumului de muncă;
• harta fluxului valoric;
• flux continuu;
• sistem de management al documentelor;
• munca standardizata;
• mijloace de control vizual.

5. Supraprocesare

Efectuarea unor lucrări care nu sunt cerute de clienții interni sau externi este al cincilea tip de deșeuri. Prelucrarea excesivă nu creează valoare pentru client și clientul nu ar trebui să plătească pentru aceasta. În procesele administrative, aceste pierderi sunt cel mai greu de detectat. Pentru a face acest lucru, puteți adresa următoarele întrebări, de exemplu: „Ce operațiuni de bază trebuie efectuate pentru a satisface nevoile clientului?” sau „Cât de clar reprezentăm nevoile clienților noștri?”

Exemple de pierderi de al cincilea tip:

• rapoarte sau informații duplicate;
• introducerea datelor repetitive;
• difuzarea de informații false;
• editarea constantă a documentelor;
• întâlniri ineficiente și lipsa agendei;
• lipsa unei planificări clare a proiectului.

Instrumente pentru eliminarea pierderilor de al cincilea tip:

• metode de colectare a datelor;
• urmărirea documentelor;
• munca standardizata;
• sistem de management al documentelor.

6. Inventar (timp)

Teancuri de hârtie, articole de papetărie suplimentare, număr mare semnăturile de pe documente sunt toate pierderi. Ocupă spațiu și timp. Dacă procesarea unui document este suspendată până la primirea acestuia Informații suplimentare(semnături etc.) și situația se schimbă, atunci timpul petrecut cu acest document poate fi considerat o pierdere. Într-un mediu de birou, există două tipuri principale de deșeuri care pot fi clasificate ca inventar: 1) rechizite de birou și 2) timp.

Exemple de pierderi de al șaselea tip:

• documente care așteaptă semnătura sau viza cuiva;
• munca care necesită finalizarea altor procese pentru a continua;
• documente învechite;
• echipamente de birou învechite;
• pregătirea insuficientă a personalului suport;
• cumpărarea de rechizite de birou suplimentare.

Instrumente pentru eliminarea pierderilor de al șaselea tip:

• harta fluxului valoric;
• munca standardizata;
• Carduri Kanban pentru rechizite de birou;
• echilibrarea volumului de muncă - heijunka;
• pas vizual;
• sistem de management al documentelor.

7. Căsătoria

Pierderile datorate defectelor includ orice prelucrare care a dus la defecte și prelucrarea suplimentară necesară pentru a le elimina. Un defect (atât intern, cât și extern) implică o prelucrare suplimentară a documentelor care nu adaugă valoare produsului sau serviciului. Este nevoie de mai puțin timp pentru a face o lucrare corect de prima dată decât pentru a o reface. Corectarea defectelor sunt pierderi care cresc costul oricărui produs sau serviciu, iar consumatorul nu trebuie să plătească pentru ele. Pierderile de acest tip pot reduce semnificativ profiturile.

Exemple de pierderi de al șaptelea tip:

• erori de introducere a datelor;
• erori în stabilirea prețurilor;
• transferul documentaţiei incomplete către pașii următori prelucrare;
• pierderea documentelor sau a informațiilor;
• informații incorecte din document;
• organizarea ineficientă a fișierelor pe un computer sau a dosarelor într-un dulap de fișiere;
• selectarea incorectă a angajaților pentru a servi clientul.

Instrumente pentru eliminarea pierderilor de al șaptelea tip:

• asigurarea rezultatelor previzibile;
• mijloace de control vizual;
• munca standardizata;
• sistem de management al documentelor;
• jurnalul opririlor și sarcinilor neprogramate;
• scurte întâlniri organizatorice;
• instrumente de prevenire a erorilor.

8. Folosirea irațională a muncii

În multe cazuri utilizare irațională travaliul este al optulea tip de pierdere. Munca oamenilor este folosită greșit atunci când lucrătorii îndeplinesc sarcini care nu necesită toate cunoștințele, abilitățile și abilitățile lor pentru a crea valoare. Un sistem adecvat de management al performanței poate reduce semnificativ acest tip de deșeuri. Dezvolta strategia corporativăși metode de repartizare a lucrătorilor în acele zone în care aceștia vor aduce cele mai multe beneficii organizației.

Exemple de pierderi de al optulea tip:

• încălcarea termenelor de proiectare;
• repartizarea neuniformă a volumului de muncă din cauza personalului insuficient calificat;
• absenteism frecvent și fluctuație mare a personalului;
• sistem inadecvat de management al performanței;
• evaluarea insuficientă a competențelor profesionale înainte de angajare.

Instrumente pentru eliminarea pierderilor de al optulea tip:

• contabilitatea proceselor de lucru;
• munca standardizata;
• sistem de management al documentelor;
• scurte întâlniri organizatorice;
• justificarea trecerii la un birou slab.

Luați în considerare următoarele întrebări.

1. Cum pot transmite informații despre pierderi tuturor angajaților organizației?
2. Ce pierderi pot fi eliminate rapid?
3. Ce poți face pentru a îmbunătăți imediat satisfacția clienților?

Aceste întrebări vor stârni reflecția celorlalți și vă vor ajuta să aveți un dialog productiv despre pierdere.

Condiția 4: Implicarea managementului

Companii precum Microsoft, Wal-Mart, Federal Express, GE și Nike au un lucru în comun, o caracteristică foarte importantă - un lider incontestabil în frunte, după care se ghidează alții. Managerii de top Bill Gates, Sam Walton și Fred Smith sunt nucleul companiei lor. Ei se disting printr-o perspectivă excepțională și ei sunt cei care și-au transformat afacerea într-un imperiu nemuritor.

John Maxwell, în cartea sa „The 21 Irrefutable Laws of Leadership”, descrie prima sa lege, legea plafonului: „Abilitatea de a conduce determină nivelul de eficacitate al unei persoane (organizație). Un lider puternic îmbunătățește foarte mult capacitățile unei organizații. Dacă conducerea este slabă, atunci capacitățile organizației sunt limitate.”

Este important de înțeles că trecerea la managementul slab este imposibilă fără participarea deplină a conducerii companiei. Când director general, după ce a citit în avion la întoarcerea din vacanță despre lean manufacturingîn Wall Street Journal, spunându-i directorului său de vârf: „E ceva acolo”, nu înseamnă că este pregătit pentru o schimbare pe termen lung.

Conducerea companiei ar trebui să fie condusă de dorința de îmbunătățire. Managerul de top trebuie să ia parte activ la implementarea noilor principii. Chiar dacă un proiect pilot de reinginiere a proceselor de afaceri implică trei persoane, conducerea de vârf a companiei ar trebui să fie implicată. Această participare include:

• alocarea resurselor necesare;
• participarea la ședința de lansare;
• consultarea echipei dacă este necesar;
• manifestarea interesului pentru realizările echipei și participarea la întâlnirile echipei;
• recompensarea echipei pe baza rezultatelor muncii;
• sprijin pentru membrii echipei în caz de dificultăți.

Aceasta nu este deloc o listă exhaustivă, dar ea subliniază modalitățile cheie prin care managementul companiei își poate demonstra angajamentul față de managementul lean.

Interval de timp

Tranziția la un birou slab poate dura de la câteva luni la câțiva ani. Acest lucru va depinde de următorii factori:

1. Dimensiunea organizației. Cu cât organizația este mai mică, cu atât va dura mai puțin timp. ÎN companii mari(peste 500 lucrători de birou) proiectele pilot ar trebui începute mai întâi într-un departament și apoi extinse la întreaga companie.
2. Disponibilitatea instrumentelor necesare.
3. Realizând beneficiile. Reorganizarea muncii de birou va avea succes dacă compania va recunoaște nevoia de a pregăti personalul în profesii conexe, de a coopera între departamente, de a atrage generaliști mai degrabă decât de specialiști restrânși, de a folosi cunoștințele organizaționale și de a încuraja parteneriatele între manageri și subordonați.