Kā pareizi atbildēt uz e-pastu. Interneta dzīve

Un tā sūtītājs gaida no jums atbildi. Kā to izdarīt pareizi? Protams, var nosūtīt sūtītājam vēstuli ar atbildi, kur var norādīt, ka šī ir atbilde uz epastu no tāda un tāda datuma un tāda un tāda tēma. Bet pareizāk un vienkāršāk būtu izmantot īpašu pasta pakalpojuma funkciju, ko sauc par “ Atbilde" Uzzināsim, kā pareizi atbildēt uz e-pastu, piemēram, izmantojot Yandex Mail.

Kā pareizi atbildēt uz e-pastu

Kad ieejat pastkastē un mapē redzat “ Iesūtne» nelasīts e-pasts (nelasītā e-pasta sūtītājs un tēma ir treknrakstā), atveriet to, noklikšķinot uz tā ar peles kreiso taustiņu.

Izlasiet vēstuli un, ja tai ir nepieciešama atbilde, ir divi veidi, kā to izdarīt:

Izmantojot pilna forma atbildi, vēstuli var formatēt pēc vēlēšanās, t.i. mainīt fontu, fonta krāsu, ievietot saites, izveidot sarakstus, ievietot emocijzīmes utt. ko nevar izdarīt, izmantojot metodi Nr.1. Tādējādi, ja atbilde nav jāformatē īpašā veidā, varat izmantot ātrās atbildes veidlapu, pretējā gadījumā izmantojiet metodi Nr.

Kad saņemsiet atbildi uz savu e-pasta ziņojumu, adresāts redzēs saīsinājumu “Re:” tēmā un sākotnējo ziņojumu e-pasta ziņojuma pamattekstā, pirms kura būs jūsu atbilde. Ja vēlas, rakstot atbildi, sūtītājs, protams, var izdzēst sākotnējo ziņojumu, taču tomēr labāk ir atstāt vismaz daļu no tā. Šādā gadījumā adresāts uzreiz sapratīs, uz kuru konkrētu vēstuli nosūtīts atbildes e-pasts.

Pēdējo desmit gadu laikā e-pasts, iespējams, ir kļuvis par vienu no populārākajiem biznesa saziņas līdzekļiem. Mūsdienās ir diezgan grūti atrast cilvēku, kurš savā starppersonu un starpkultūru komunikāciju praksē neizmanto e-pastu. Ātri ar acīm skenējot ienākošo ziņojumu adreses un tēmas, mēs izlemjam, kurus burtus lasīt un kurus dzēst, neatverot. Atkarībā no korespondentu attiecībām sarakste var būt lietišķa vai privāta. Ja vēstule ir privāta, tad tai nav stingru ētikas prasību - rakstīšanas stils un pasniegšanas veids galvenokārt ir atkarīgs no adresāta pazīstamības pakāpes.

Mūsdienās ir diezgan grūti atrast uzņēmumu, kas savā starppersonu saziņas praksē neizmanto e-pastu. Jāpiebilst, ka parastajā biznesa sarakstē pa e-pastu ir vispārpieņemti noteikumi, kas jāzina un jāievēro. Sīkāk pakavēsimies pie nozīmīgākajiem.

1. noteikums. Sūtot e-pastu, noteikti aizpildiet visus laukus. IN vispārējs skats Uzņēmuma e-pasta struktūru var attēlot šādi:

Sūtītāja adrese un vārds.

Adresāta adrese (vai adresātu adreses, ja nepieciešams nosūtīt vēstuli ar vienu tekstu vairākiem adresātiem).

Rakstīšanas nozīme (ja nepieciešams).

Vēstules priekšmets.

Pieteikums.

Vēstule, kas sastāv no apsveikuma; vēstules galvenais teksts; secinājumi; un paraksti.

2. noteikums. Sūtītāja adresei un vārdam ir jābūt atpazīstamam. Tāpēc, atverot pastkasti, sūtītāja vārda kolonnā vienmēr ievadiet savu vārdu un uzvārdu. Visuzticamākā adrese ir tā, kurā ir jūsu īstais vārds, kā arī jūsu organizācijas nosaukums domēna nosaukumā, piemēram: Šī adrese e-pasts aizsargāts no surogātpasta robotiem. Lai to skatītu, jums ir jābūt iespējotam JavaScript. .

3. noteikums. Noteikti aizpildiet sleju “Vēstules tēma”. Vēstules tēmas rindiņa ir īpašs vēstules rekvizīts, kura klātbūtne ievērojami atvieglo darbu ar elektronisko saraksti. Vēstules liktenis ļoti bieži ir atkarīgs no tās Temata, it īpaši, ja sūtītāja vārds un adrese neko neizsaka. Vēstules tēmas rindiņai jābūt īsai – ne vairāk kā 50 rakstzīmēm – un precīzai. Jo vienkāršāks un skaidrāks ir vēstules priekšmets, jo lielāka iespēja, ka vēstule tiks izlasīta un uz to būs atbilde. Pirmo reizi rakstot kādam, jums īpaši rūpīgi jāpārdomā tēma.

4. noteikums. Izmantojiet ikonu (“Re:”) tikai atbildei. Izmantojot ikonu, kas atrodas tās vēstules adreses laukā, uz kuru jūs atbildat, atveriet atbildes rakstīšanas veidlapu. Šajā veidlapā jau ir norādīta jūsu sarunu biedra adrese, viņa vēstules teksts un tēma. Piktogramma (Re) ir saīsinājums Angļu vārds“Atbildēt:” vai “Atbilde:” nozīmē “Mana atbilde uz:”. Tāpēc, ja mainās vēstules priekšmets, tēmas izmaiņas ir jāveic, izmantojot lejupvērsto bultiņu, kas atrodas pa labi no ikonas Re. Atvērtajā nolaižamajā sarakstā atlasiet komandu "mainīt motīvu".

Ja, atbildot uz kāda lietotāja e-pastu, maināt dialoga galveno punktu, attiecīgi mainīt tēmu vai vēl labāk, sāciet diskusijas par jaunu problēmu, izveidojot jaunu e-pastu.

5. noteikums. Lai izvairītos no priekšlaicīgas nosūtīšanas, ievadiet adresāta adresi tikai tad, kad vēstule ir aizpildīta, pārbaudīta un gatava nosūtīšanai. Esiet piesardzīgs ar pogu “Sūtīt”: pārliecinieties, vai vēstuli sūtāt paredzētajai personai.

6. noteikums. Pirms vēstules galvenā teksta noteikti uzrakstiet apsveikumu, kas sastāv no sveiciena vārda un adresāta vārda. Daži lietotāji uzskata, ka sveiciens e-pastā nav jāraksta, jo tas it kā ir bezjēdzīgs papīra pasta relikts, ka tajā nav nekādas būtiskas informācijas un tajā ir tikai pamatvārdi.

Apsveikums satur informāciju par vēstules rakstītāja audzināšanu. Izmantojiet kā sveicienu šādu veidlapu sveicieni: “Labdien, dārgais (cienījamais) + adresāta vārds, uzvārds!” vai "Cienījamais (cienījamais) + adresāta vārds, uzvārds, sveiki!" un tikai pēc tam pārejiet pie sava ziņojuma mērķa.

Eiropā ir pieņemts vienmēr uzrunāt “Dārgais kungs/kundze” vai mazāk formāli, īpaši, ja zini adresātu “Cienījamais + vārds”. ASV, kur dzīves un sarakstes temps ir intensīvāks, e-pasts sākas ar adresi, kas sastāv no vārda un īsa “Hi + name”. Krievu valodā pēc norādes tiek likta izsaukuma zīme rakstiski jebkurā korespondences žanrā: lietišķā, privātā, oficiālā utt., atrodoties iekšā angļu valoda Visos šajos žanros tiek izmantots komats.

7. noteikums. Pareizi strukturējiet savu vēstuli. Jo lasīt no monitora ekrāna ir daudz grūtāk nekā lasīt papīru. Sadaliet vēstules tekstu loģiskās rindkopās. Centieties, lai teikumi nepārsniegtu 15-20 vārdus. Atdaliet rindkopas vienu no otras ar atkāpi vai tukšu rindiņu.

8. noteikums. Esiet īss un precīzs. Vēstules pamattekstam no pirmās rindkopas vajadzētu piesaistīt lasītāja uzmanību ne mazāk kā tās tēmai. Esiet informēts par potenciālā lasītāja ierobežoto laiku. Sāciet ar vēstules mērķi, tas ir skaidri jānorāda pirmajā teikumā. Ja pirmie teikumi ir pareizi formulēti, tad ir ļoti liela varbūtība ka vēstules saņēmējs to izlasīs līdz galam. E-pasts ir paredzēts, lai ātri nodotu informāciju. Ja jums ir jānosūta svarīga informācija ar lielu apjomu, labāk ir uzrakstīt īsu pavadtekstu e-pastā un formatēt pašu informāciju kā pielikumu.

9. noteikums. Pirms sākat rakstīt vēstuli, lūdzu, pievienojiet pielikumu. Cik reizes jūs esat saņēmis vēstuli, kuras mērķis bija nosūtīt pielikumu, bez šī pielikuma?! Šādai neuzmanībai var nebūt vislabākā ietekme uz jūsu biznesa reputāciju.

10. noteikums. Rakstot kādam pirmo reizi, nepievienojiet pielikumus. Ja nosūtāt pielikumu bez adresāta piekrišanas, vēstules pamattekstā noteikti ierakstiet, kāda veida fails tas ir. Nepievienojiet pielikumus, kas lielāki par 5 MB, jo tas var notikt. nepatīkama situācija: pēc sekundes jūs nosūtīsit failu uz pasta serveri, un adresāts to lejupielādēs stundu.

11. noteikums. Rakstot atbildes vēstuli, atbildiet uz VISIEM jums uzdotajiem jautājumiem. Ja jums ir grūti atbildēt, rakstiet tieši.

12. noteikums. Pirms e-pasta sūtīšanas pārbaudiet pareizrakstību, gramatiku un pieturzīmes. Tas, ka e-pasts ir ātrs saziņas veids, nenozīmē, ka tam ir jābūt aplietam. Veidojiet frāzes pēc iespējas kompetentāk pareizrakstības un gramatikas ziņā. Tas ir svarīgi ne tikai tāpēc, ka analfabēti uzrakstīta vēstule var sabojāt iespaidu par jums, bet arī tāpēc, ka ir ļoti grūti lasīt tekstu bez komatiem un punktiem.

13. noteikums. Uz e-pastiem ir jāatbild. E-pasts ir saistīts ar saziņu ar citiem cilvēkiem, un neliela pieklājība nekad nenāk par ļaunu. Saskaņā ar etiķetes noteikumiem uz e-pastiem ir jāatbild, un atbildes laiks nedrīkst pārsniegt trīs dienas. Ja šajā laika posmā neatbildat uz e-pastu, tas ir nepārprotams atteikums sazināties. Ja vajag vairāk ilgu laiku Lai atbildētu uz vēstuli, ir vērts paskaidrot kavēšanās iemeslus. Kad saņemat e-pasta ziņojumu ar pielikumu, noteikti pārbaudiet, vai pielikums ir saņemts un atvērts normāli. Ja saņemat vēstules no nepazīstamiem cilvēkiem, varat uz tām neatbildēt. Tos var izdzēst bez lasīšanas. Ja saņemat nevēlamu e-pastu ar pievienotu failu, dzēsiet failu, to neizpakojot: visticamāk, tas ir datorvīrusa avots.

14. noteikums. Neprasiet lasīšanas apliecinājumu. Pēc galvenās vēstules teksta un pirms paraksta varat rakstīt šādu frāzi: “Lūdzu, apstipriniet vēstules saņemšanu ar atbildes vēstuli vai zvanot uz zemāk norādītajiem tālruņu numuriem.”

15. noteikums. Ziņojumā nekad nevajadzētu lietot lielos burtus. TEKSTS AR LIELajiem burtiem tiek uzskatīts par kliegšanu. Labākajā gadījumā viņš tiek uzskatīts par analfabētu etiķetes jautājumos. Tas var izraisīt jūsu lasītāja kairinājumu vai citas nevēlamas reakcijas.

16. noteikums. Nekad nepaziņojiet konfidenciālu informāciju pa e-pastu. Esiet ļoti uzmanīgs, pārsūtot savus numurus bankas kartes vai citu konfidenciālu informāciju e-pasta ziņojuma pamattekstā. Pārsūtot e-pastu, to var pārtvert un izmantot personīga labuma gūšanai. Turklāt jūsu nosūtītais e-pasts uz visiem laikiem paliek datora atmiņā.

17. noteikums. Nelietojiet pārmērīgi saīsinājumus un emocionālu dizainu. Biznesa e-pastā mēģiniet neizmantot tādus saīsinājumus kā BTW (starp citu) vai LOL (skaļi smieties), ko sauc arī par emocijzīmēm ("smaidošām sejām"). Tie ir nepiemēroti lietišķajā sarakstē, jo īpaši tāpēc, ka vēstules saņēmējs var nezināt to nozīmi.

18. noteikums. Vēstules beigās noteikti parakstiet savu parakstu. Paraksts ir neliels teksta bloks, kas pievienots jūsu ziņojumu beigām, kas jūs identificē un satur jūsu kontaktinformāciju. Saglabājiet savu parakstu īsu: ne vairāk kā četras līdz septiņas rindiņas. Garš paraksts aizņem daudz vietas un var būt kaitinošs. Iekļaut vairākus iespējamie veidi sazināties ar jums (parasti tie ir tālruņa un faksa numuri), kā arī saiti uz jūsu uzņēmuma vietni.

Pamatojoties uz rakstiem:

1. 32 svarīgākie e-pasta etiķetes padomi.E-pasta etiķete. [Elektroniskais resurss] http://www.emailreplies.com/ Iegūts 19.09.2015.

2. 26 svarīgākie e-pasta etiķetes noteikumi. [Elektroniskais resurss] http://email.about.com/od/emailnetiquette/tp/core_netiquette.htm Iegūts 20.09.2015.

Materiālu sagatavoja L.A.Šutilina, Valsts suņu un medicīnas medicīnas centra metodiķe.

Pēdējo desmitgažu laikā biznesa sarakste pa e-pastu ir ieguvusi milzīgu popularitāti un kļuvusi par vienu no galvenajām biznesa komunikācijas metodēm. Mūsdienās starppersonu komunikācijas praksē ir grūti atrast cilvēku, kurš neizmantotu e-pastu. Neskatoties uz to, daudzi mūsdienās uzdod jautājumu: lai tiktu ievēroti visi noteikumi? Kā izmantot kompetentu vēstuli, lai izveidotu adresātu labs iespaids par sūtītāju?

Šajā rakstā ir aprakstīti noteikumi lietišķajai sarakstei pa e-pastu, un praktiski padomi rakstā sniegtā informācija palīdzēs jums uzzināt pareizo biznesa komunikācija veidojot e-pastus.

Daudzi cilvēki sāk savu darba dienu, pārbaudot, vai pastkastē nav jaunu ziņojumu. Bet diemžēl, neskatoties uz šīs informācijas apmaiņas metodes izplatību, daudzi nezina, kā pareizi lietot biznesa korespondences valodu, sajaucot e-pastus ar neformālu saziņas veidu.

Pateicoties piegādes ātrumam, tas vienkāršo svarīgu oficiālu dokumentu, veidlapu, iesniegumu apmaiņu, taču arī šeit cilvēki kļūdās, sūtot vēstules. Ļoti bieži gadās, ka, sastādot e-pastu, apmainoties ar jebkādiem failiem, adresāti nez kāpēc neraksta pavadošās esejas un neievada tēmas, kas var apgrūtināt adresātu darbu. Šī raksta mērķis ir atbildēt uz jautājumu: kā nosūtīt vēstuli pa e-pastu un ievērot visus lietišķās rakstiskās saziņas pa e-pastu noteikumus?

Rakstot e-pastus, ir jāaizpilda visi norādītie lauki

Lietišķās sarakstes pa e-pastu noteikumi uzliek par pienākumu vēstules sūtītājam aizpildīt visus e-pastā paredzētos laukus, piemēram, vēstules saņēmēja un sūtītāja adresi un vārdu. Jāapraksta tēma, kas īsi raksturo nosūtāmās vēstules būtību. Ļoti bieži nosūtītās vēstules liktenis un tajā norādītās problēmas risināšanas ātrums ir atkarīgs no pareizi aprakstītās tēmas. Darba e-pasta ziņojumam jāsākas ar sveicienu — šī vienkāršā cieņas izrādīšana adresātam ir ļoti svarīga sarakstē. Pēc sveiciena ir jābūt tekstam, ko sauc par “vēstules pamattekstu”, un beigās jāatstāj paraksts, piemēram, “Ar cieņu, Petrs Ivanovičs Brisovs”.

Sveicieni lietišķajā sarakstē

Šim jautājumam ir vērts pievērst lielāku uzmanību, jo cieņas žests ir ļoti svarīgs jebkurā biznesa komunikācijas aspektā. Optimālā sveiciena frāze ir “Labdien” vai “Labdien”. Lietišķās korespondences vadīšana pa e-pastu ierobežo sūtītāja iespēju lietot frāzes “Labvakar” vai “ Labrīt”, jo adresāts vēstuli var izlasīt ilgi pēc tās saņemšanas. Tāpat nav pareizi lietot sarunvalodas izteicienus, ko lieto apsveikumā.

Pēc apsveikuma vārda vai frāzes uzrunājiet adresātu pēc vārda un uzvārda, un, ja vārds sūtītājam nav zināms, šo brīdi var izlaist. Pēc tam varat pāriet uz vēstules mērķa norādīšanu.

Pievienotie faili biznesa e-pastos

Ja vēstules galvenais mērķis ir ne tikai rakstisks stāstījums un jautājuma būtības izklāsts, bet arī faila nosūtīšana, tad labāk vispirms pievienot nosūtīto objektu. Bieži gadās, ka daudzi sūtītāji neuzmanības dēļ, vēstules pamattekstā norādījuši jautājuma būtību, aizmirst pievienot nepieciešamo pielikumu. Šāda nolaidība var negatīvi ietekmēt biznesa vēstules sūtītāja biznesa reputāciju.

E-pasta adresei jābūt atpazīstamai un kodolīgai

Lietišķās sarakstes pa e-pastu noteikumi paredz, ka sūtītājam jābūt atpazīstamam elektroniskam vārdam, kurā jāsatur patiesa informācija par sūtītāja vārdu. Oficiālās vēstules un aicinājumi izskatās ļoti lakoniski un muļķīgi, ja e-pasta adresē ir neformāli izteicieni vai vārdi, piemēram, e-pasta adrese “limon_petya”. Pieaugušam tas izskatās ļoti necienīgi. Lai veiktu biznesa korespondenci, labāk ir izveidot atsevišķu e-pastu un ievērot biznesa e-pasta etiķeti.

Ātrās atbildes (atbildes) funkcijas izmantošana, lai atbildētu uz iepriekš saņemtajiem e-pastiem

Funkcija Reply vai Response (saīsinātajā versijā izskatās kā Re:) palīdz lietotājam ātrā veidā Atbildēt uz iepriekš nosūtītajām ziņām no sūtītāja. Šai funkcijai ir arī universāla iespēja lasīt iepriekšējo saraksti ar sarunu biedru par noteiktu tēmu. Bet lietišķās sarakstes pa e-pastu noteikumi uzliek par pienākumu sūtītājam pārdēvēt lietišķās vēstules tēmu, ja sarakstes laikā tiek mainīta diskusijas būtība.

Pirms biznesa vēstules nosūtīšanas jums ir jāpārbauda pareizrakstības kļūdas un pieturzīmes.

E-pasts vienkāršo informācijas apmaiņu, taču lietišķās sarakstes laikā nevajadzētu ignorēt krievu valodas noteikumus, jo neuzmanīgi pieļauta kļūda var ietekmēt sūtītāja autoritāti. Pirms vēstules nosūtīšanas vairākas reizes jāpārskata teksts un rūpīgi jāpārbauda tā pareizrakstība un pieturzīmju kļūdas. Daudziem e-pasta klientiem ir pareizrakstības pārbaudes funkcija, tāpēc jums vajadzētu pievērst uzmanību vārdiem, kas pasvītroti ar sarkanu krāsu. Ja jums ir šaubas par pareizrakstību, jums vajadzētu meklēt palīdzību internetā vai pārbaudīt pareizrakstību, izmantojot pareizrakstības vārdnīcu.

Adresāta lauks jāaizpilda pēdējais.

Lai izvairītos no nepabeigtu vai nerediģētu vēstuļu nosūtīšanas, biznesa vēstules saņēmēja adrese jāievada pašā pēdējā brīdī pirms nosūtīšanas. Šis noteikums ir iekļauts arī biznesa e-pasta sarakstes pamatos. Gadās, ka, aizpildot adresāta lauku, e-pasts var piedāvāt iepriekš izmantoto adresātu sarakstu, šeit arī jākoncentrē sava uzmanība, lai nejauši nenosūtītu sastādītu biznesa vēstuli trešajai pusei.

Biznesa vēstules strukturēšana

Teksta strukturēšanas noteikumi attiecas ne tikai uz papīra medijiem, bet arī uz lietišķās sarakstes noteikumiem pa e-pastu. Saņēmējam ne vienmēr ir ērti monitora ekrānā lasīt lielu burtu teksta apjomu. Lai vienkāršotu šo punktu, jums vajadzētu sadalīt tekstu loģiski veidotās mazās rindkopās un izvairīties no sarežģītiem teikumiem, rakstot biznesa vēstuļu tekstu. Optimālais garums Vienam teikumam biznesa vēstulē jābūt ne vairāk kā piecpadsmit vārdiem.

Biznesa vēstules būtība ir jānorāda pēc būtības

Papildus norādītajai biznesa vēstules tēmai adresātu vajadzētu interesēt arī skaidri formulētajam galvenā teksta pirmajam un otrajam teikumam. Sūtītāja uzdevums ir vēstules sākumā norādīt problēmas vai jautājuma būtību, ar kuru viņš vēršas pie adresāta. Pirmajā teikumā jānorāda biznesa vēstules nosūtīšanas mērķis. Paraugs: “Informējam, ka beidzas 2017.01.02. līguma Nr.45 “Par beramkravu piegādi” saistību termiņi. Lai atjaunotu līgumu, jāiesniedz otra dokumentu pakete.” Pateicoties noteiktajam mērķim, saņēmējam ir iespēja iedziļināties galvenā ideja biznesa vēstule. Ja vēstules teksts ir pārāk liels, tad labāk ir izmantot objekta pievienošanas funkciju kā pielikumu formā teksta dokuments, bet tajā pašā laikā pievienotajā esejā, kas izceļ biznesa vēstuli, jāatstāj tekstlodziņš. Paraugs: "Mēs nosūtām jums elektronisku Mak-Stroy LLC vēstules kopiju, lai jūs varētu pārskatīt." Lūdzam informēt par savu lēmumu jautājumā par 2017.01.02. līguma Nr.45 “Par beramkravu piegādi” pagarināšanu līdz vēstulē norādītajam termiņam.”

Katram uzņēmuma e-pastam ir jābūt atbildei.

Ir negatīvi lietišķās sarakstes piemēri, kad adresāts kādu iemeslu dēļ ignorē biznesa vēstuli. Dažreiz patiešām var būt gadījumi, kad atbildi nevar sniegt noteiktas situācijas, piemēram, var paiet vairākas dienas, līdz problēma tiks atrisināta, vai arī saņēmējs ir domās un nevar uzreiz atbildēt uz uzdoto jautājumu. Šajā gadījumā par šo lietu jāsniedz īss komentārs, piemēram, “Sveiks, Pjotr ​​Ivanovič. Es saņēmu jūsu vēstuli, bet šodien man ir grūti atbildēt, jo man jākonsultējas ar augstāko vadību. Es ziņošu par jūsu problēmu ģenerāldirektors mūsu uzņēmumu un sniegs oficiālu atbildi līdz nedēļas beigām. Ar cieņu, pārdošanas nodaļas vadītājs Belovs Ivans Gennadievičs.

Der atcerēties, ja atbilde nav sniegta trīs darba dienu laikā, tad biznesa vēstules saņēmēja klusēšanas fakts ir vērtējams kā ignorēšana un atteikšanās sazināties ar sūtītāju.

Rakstot atbildes vēstules, jāatbild uz visiem uzdotajiem jautājumiem.

Ja adresātam nosūtītajai vēstulei ir iztaujājošs raksturs, tad, sastādot vēstuli, atbildes uz jautājumiem jāsniedz tādā secībā, kāda ir saņemtajā biznesa vēstules tekstā. Ja ir uzdoti jautājumi, sūtītājs cer saņemt uz tiem konkrētas atbildes. Sastādot vēstuli, atbildes nevajag numurēt, vienkārši jānorāda savas domas secībā. Lai atbildētu uz visiem uzdotajiem jautājumiem, vispirms vairākas reizes jāpārlasa saņemtā biznesa vēstule, un, ja jautājumu ir par daudz, labāk tos izrakstīt atsevišķi, lai tie nepalaistu garām. Ja uz dažiem uzdotajiem jautājumiem nav iespējams atbildēt, ir vērts norādīt, ka šobrīd kādu iemeslu dēļ atbildi nevar sniegt.

Nelietojiet pārmērīgi saīsinājumus, emocionālu noformējumu un lielos burtus

Ir negatīvi lietišķās sarakstes piemēri, kad sūtītāji to atšķaida, izmantojot neformālas zīmes emocijzīmju veidā. To izmantošana ir populāra, sazinoties sociālajos tīklos Tomēr lietišķās sarakstes noteikumi neatbalsta šādas emociju izpausmes, jo saņēmējs var nezināt to patieso nozīmi un uztvert tos par nesaprotamu pieturzīmju kļūdu kopumu.

Jums vajadzētu arī pārtraukt teksta rakstīšanu. ar lielajiem burtiem. Internetā vārdu kopu, kas rakstīta ar lielajiem burtiem, sauc par “uzkrītošām frāzēm”, un bieži vien šādām frāzēm ir negatīva pieskaņa. Adresāts, lasot elektronisko biznesa vēstuli, šādu fontu var novērtēt negatīvi, kas negatīvi ietekmēs jēgas uztveri. Ja biznesa vēstulē ir jāuzsver kāda punkta svarīgums, labāk izmantot ievadfrāzes, piemēram, “Lūdzu, ņemiet vērā, ka līguma atjaunošanai ir jāiesniedz dokumentu pakete ne vēlāk kā 10.02.2017. ” vai “Lūdzu, ņemiet vērā, ka dokumenti līguma pagarināšanai jāiesniedz līdz 02.10.2017.”

Nepārsūtiet sensitīvu informāciju pa e-pastu

Pārsūtot personisku vai konfidenciālu informāciju, vislabāk ir izvairīties no elektroniskās saziņas. pastkastītes, jo pastāv draudi, ka uzbrucēji var pārtvert informāciju, lai to izmantotu saviem savtīgiem mērķiem. Šāda informācija var ietvert: tālruņu numurus, bankas karšu paroles, personīgos bankas kontus utt. Ir svarīgi atcerēties, ka informācija tiek glabāta pasta aģenta serverī un uzlaušanas gadījumā var tikt nozagta.

Vēstules beigās jābūt sūtītāja parakstam.

Kā minēts iepriekš, katrai nosūtītajai vēstulei ir jābūt noteiktam parakstam. Bieži vien pastkastīšu izstrādātāji ievieš parakstu bloka funkciju, kurā var ievadīt amata nosaukumu, vārdu un kontakttālruni. Pēc tam šis bloks automātiski parādīsies katra burta beigās, kas atvieglos rakstīšanu. Ir svarīgi pareizi uzrakstīt parakstu, lai, atbildot uz vēstuli, adresātam būtu iespēja pareizi uzrunāt sūtītāju. Paraksta piemērs varētu izskatīties šādi: "Ar cieņu, Nikolajs Aleksandrovičs Petrovs, +79810000000."

Izdarot secinājumus, var atzīmēt, ka, lai saprastu, kā veikt biznesa korespondenci pa e-pastu, jums nav jāapgūst papildu un sarežģīti pamati. Jums vienkārši jāpieturas pie tā elementāri noteikumi etiķeti un ievērot krievu valodas normas.

Ļoti bieži pēc jums nosūtītā e-pasta izlasīšanas jums var rasties kārdinājums uzrakstīt atbildes e-pastu. Dažreiz starp jums un jūsu vēstuļu draugu var sākties vesela diskusija. Piemēram, jūs atbildējāt uz viņa vēstuli, viņš atbild uz jūsu atbildi un uzdod jaunus jautājumus, jūs atbildat un uzdodat savus utt.

Labā lieta e-pastā ir tā, ka ziņojumi no jums adresātam un atpakaļ tiek piegādāti gandrīz uzreiz. Tāpēc šādas diskusijas e-pastā ir kļuvušas iespējamas, lai gan šim saziņas veidam, protams, ir arī ērtāki pakalpojumi. Būtu vienkārši neiedomājami iedomāties šādu vēstuļu pārsūtīšanu, izmantojot parasto “papīra” pastu. Vēstules tur tiek sūtītas tik lēni, ka e-pasts ir kļuvis par dzīvības glābšanas pakalpojumu, kas ļauj cilvēkiem sazināties daudz ātrāk un pilnīgi bez maksas.

Video pamācība: kā atbildēt uz saņemtu e-pastu

Video pamācība: kā pārsūtīt e-pastu uz citu adresi

Kaškanova tālmācības kursi. Šī e-pasta adrese ir aizsargāta no mēstuļu robotiem. Lai to skatītu, jums ir jābūt iespējotam JavaScript. Šī e-pasta adrese ir aizsargāta no mēstuļu robotiem. Lai to skatītu, jums ir jābūt iespējotam JavaScript.

Rakstot vēstuli draugam vai radiniekam, mēs varam ignorēt kļūdas un pieturzīmes, saīsināt vārdus, kā mums patīk, un lietot slengu. Galvenais, lai būtu skaidrs, par ko ir runa. Bet, ja mēs rakstām svešam vai nepazīstamam cilvēkam un vēlamies saņemt no viņa atbildi, tad jāņem vērā daži noteikumi.

Komunikācijas noteikumi

1. Vienmēr norādiet vēstules tēmu.

Lauks “Tēma” ir jāaizpilda jebkurā gadījumā un ļoti vēlams, lai tas atbilstu ziņojuma saturam.

Piemēram, ja vēlaties pierakstīties uz konsultāciju 5. martā, rakstiet: “Pierakstīties uz konsultāciju (03/05).”

2. Atbildot uz vēstuli, saglabājiet savu sarakstes vēsturi.

Kad saņemat no kādas personas vēstuli, varat uz to atbildēt trīs veidos:

1. Nokopējiet sūtītāja adresi un uzrakstiet viņam jaunu vēstuli.
2. Noklikšķiniet uz īpašā atbildes lauka ziņojuma apakšā.
3. Izmantojiet pogu "Atbildēt".

Lietišķajai sarakstei jums jāatbild trešajā veidā, tas ir, noklikšķiniet uz pogas “Atbildēt”. Tiks atvērts jauns e-pasta ziņojums, kas atkārtos saņemto. Tēma tā pati, tikai ar prefiksu “Re:”, oriģinālais teksts ir pilnībā citēts.

Šī ir standarta atbildes veidlapa, un jums tajā nevajadzētu neko mainīt. Jūsu atbilde ir jādrukā pirms citētā teksta. Tas tiek darīts, lai katrs sarunas dalībnieks jebkurā brīdī varētu atcerēties pārrunāto.

3. Vienmēr sasveicinieties un uzrunājiet sarunu biedru "tu".

Jebkurš ziņojums jāsākas ar sveicienu. Un labāk, ja tas ir individuāli. Ja nepieciešams, zvaniet sarunu biedram pēc vārda, pretējā gadījumā - pēc vārda un uzvārda.

Vēstuli vēlams beigt ar šādu konstrukciju: Ar cieņu, ... (vārds/uzvārds vai vārds/patronim).

Piemēram: Labdien, Aleksej Petrovič. Lūdzu, nosūtiet līgumu Ivanam Mihailovičam. Ar cieņu, Iļja Krivošejevs

4. Atbildiet pēc iespējas ātrāk.

Jo ātrāk atbildēsit uz ziņojumu, jo labāk. Ideālā gadījumā dažu stundu laikā. Bet tas ir iespējams arī dažu dienu laikā. Jo ilgāk gaidāt atbildi, jo sliktāk tas ietekmēs jūsu reputāciju.

Runājot par ziņojuma tekstu, rakstot to vajadzētu ievērot arī dažus noteikumus.

Rakstiet konkrēti, bet detalizēti

Nelieciet otram cilvēkam uzminēt, ko jūs domājāt. Ja problēma nav acīmredzama, aprakstiet to pēc iespējas detalizētāk: kā jūs sasniedzāt savu rezultātu, ko tieši vēlaties sasniegt un kas tiek prasīts no jūsu sarunu biedra.

Bet tas nenozīmē, ka jums ir ļoti detalizēti jānorāda visas detaļas. Izlaidiet nevajadzīgās lietas - novērtējiet otra cilvēka laiku.

Mēģiniet rakstīt īsi un precīzi

Nevajag, piemēram, runāt par to, kā klājas sievai, vīramātei un citiem radiniekiem.

Runājot par izmēru, ideālā gadījumā viens “ekrāns” (bez ritināšanas). Maksimums – teksta izmērs, kas der uz A4 lapas.

Izmantojiet veselo saprātu un pieklājību

Esiet pieklājīgs, uzmanīgs, paldies par vēstulēm un laiku.

Ko tu absolūti NEVAR

1. Pieturzīmju ļaunprātīga izmantošana.

Pietiek ar vienu izsaukuma vai jautājuma zīmi. Tos nedrīkst dublēt. Tāpat nepārlietojiet elipses.

“Sliktas” vēstules piemērs:

2. Izmantojiet dažādus fontus, burtu izmērus un krāsas.

Pasta vietnes un programmas ļauj mainīt šos iestatījumus. Varat izvēlēties neparastu fontu, palielināt vai samazināt burtus, iekrāsot tekstu dažādas krāsas. Bet tas ir nepiedienīgi lietišķajā sarakstē!

Labāk vispār neko nemainīt un atstāt visu, kā tas ir pēc noklusējuma. Vienīgais, kas ir pieņemams, ir izcelt dažus vārdus treknrakstā vai slīprakstā. Bet tikai nepieciešamības gadījumā!

“Sliktas” vēstules piemērs:

3. Ievietojiet smaidošus attēlus.

Atstājiet priecīgas un skumjas sejas, ziedus un sirdis personīgai sarakstei. IN biznesa vēstules Emocijas labāk nelietot - ne tekstu, ne attēlus.

“Sliktas” vēstules piemērs:

4. Drukājiet tekstu ar lielajiem burtiem.

Teksta rakstīšana ar lielajiem burtiem internetā tiek uzskatīta par sliktu izturēšanos. Tas attiecas gan uz lietišķo un personīgo saraksti, gan saziņu sociālajos tīklos, Skype, forumos un citās vietās. Turklāt tas attiecas gan uz visu tekstu, gan uz atsevišķiem vārdiem.

Caps Lock tastatūras taustiņš ir atbildīgs par lielajiem burtiem. Tas ir, ja visi jūsu burti ir rakstīti ar lielajiem burtiem, jums tas vienkārši jānospiež un jāatlaiž.

Turklāt nedrukājiet burta “Temats” ar lielajiem burtiem - tā ir necieņas virsotne!

Piezīme: Rakstot atsevišķus vārdus un visu tekstu ar lielajiem burtiem, šķiet, kliedzot. Un kliegšana ir agresija, kas pārsniedz kultūras korespondenci.

Ja jums tiešām ir nepieciešams kaut ko izcelt tekstā, labāk to darīt, izmantojot treknrakstu vai slīprakstu.

Un arī ļoti ieteicams vēstules temata rindā izvairīties no vārdiem “Steidzams”, “Svarīgi” un citiem, kas pauž nepacietību.

Lasītprasme

Šajā ziņā nevajadzētu būt pārāk stingriem, bet mēģiniet rakstīt pareizi savās vēstulēs. Daži vienkārši padomi:

• Katram teikumam jāsākas ar lielo burtu. Lai to ierakstītu, turiet nospiestu taustiņu Shift.
• Katra teikuma beigās ir jābūt punktam. Krievu tastatūras izkārtojumā tā atrodas apakšējā rindā labajā pusē (pirms Shift).
• Lai ierakstītu komatu, turiet nospiestu taustiņu Shift un nospiediet punkta taustiņu.
• Nelieciet atstarpi pirms komata vai punkta. Pēc tiem jābūt atstarpei.

Un vēl viens padoms tiem, kas vismaz nedaudz prot lietot Word teksta redaktoru (Writer). Vispirms ierakstiet burtu šajā programmā. Tas iezīmēs kļūdas ar sarkanu līniju un, ar peles labo pogu noklikšķinot uz šāda vārda, varat to labot.

Kopējiet un ielīmējiet gatavo tekstu burtu laukā. Bet pirms ievietošanas ir jāatspējo formatēšana, lai to varētu pievienot bez formatēšanas no Word (Writer).

Lai to izdarītu, vietnē mail.ru noklikšķiniet uz uzraksta “Noņemt dizainu” augšpusē.

Vietnē Yandex.Mail - labajā pusē esošā poga “Atspējot dizainu”.

Pēc ielīmēšanas izskatu var atkal ieslēgt.