Cara menanggapi email dengan baik. kehidupan internet

Dan pengirimnya sedang menunggu jawaban dari Anda. Bagaimana melakukannya dengan benar? Tentu saja, Anda dapat mengirim surat tanggapan kepada pengirim, di mana Anda dapat menunjukkan bahwa ini adalah tanggapan atas email dari tanggal ini dan itu dan subjek ini dan itu. Tetapi akan lebih tepat dan lebih mudah untuk menggunakan fungsi khusus dari layanan surat, yang disebut demikian - “ Membalas". Mari pelajari cara menanggapi email dengan benar menggunakan Yandex Mail sebagai contoh.

Bagaimana membalas email?

Masuk ke kotak surat Anda dan lihat di folder " kotak masuk» email yang belum dibaca (pengirim dan subjek email yang belum dibaca dicetak tebal), buka dengan mengkliknya dengan tombol kiri mouse.

Baca surat itu, dan jika membutuhkan tanggapan, maka ini dapat dilakukan dengan dua cara:

Dengan bantuan formulir tanggapan lengkap, surat dapat diformat sesuai keinginan, yaitu. mengubah font, warna font, menyisipkan tautan, membuat daftar, menyisipkan emotikon, dll. apa yang tidak bisa dilakukan sesuai dengan metode nomor 1. Jadi, jika Anda tidak perlu memformat jawaban dengan cara khusus, Anda dapat menggunakan formulir respons cepat, jika tidak gunakan metode nomor 2.

Ketika mereka menerima tanggapan ke email mereka, penerima akan melihat singkatan "Re:" di baris subjek, dan pesan asli mereka di badan email, yang akan didahului dengan jawaban Anda. Jika diinginkan, saat mengetik tanggapan, pengirim tentu saja dapat menghapus pesan asli, tetapi masih lebih baik untuk meninggalkan setidaknya sebagian. Dalam hal ini, penerima akan segera memahami surat mana darinya yang menerima email tanggapan.

Selama dekade terakhir, email mungkin telah menjadi salah satu sarana komunikasi bisnis yang paling populer. Saat ini cukup sulit menemukan orang yang tidak menggunakan e-mail dalam praktik komunikasi antarpribadi dan antarbudayanya. Memindai alamat dan subjek pesan masuk dengan cepat, kami memutuskan huruf mana yang akan dibaca dan mana yang akan dihapus tanpa mengungkapkannya. Korespondensi bisa bisnis atau pribadi tergantung pada hubungan antara koresponden. Jika surat itu pribadi, maka tidak ada persyaratan ketat dari sudut pandang etika - gaya penulisan dan cara penyajiannya terutama bergantung pada tingkat kenalan dengan penerima.

Saat ini, cukup sulit untuk menemukan perusahaan yang tidak menggunakan email dalam praktik komunikasi interpersonalnya. Perlu dicatat bahwa dalam korespondensi bisnis biasa melalui email ada aturan yang berlaku umum yang perlu Anda ketahui dan ikuti. Mari kita lihat lebih dekat yang paling penting.

Aturan 1 Saat mengirimkan email, pastikan untuk mengisi semua kolom. Secara umum, struktur email bisnis dapat direpresentasikan sebagai berikut:

Alamat dan nama pengirim.

Alamat penerima (atau alamat penerima ketika ada kebutuhan untuk mengirim surat dengan satu teks ke beberapa penerima).

Pentingnya surat (ini jika perlu).

Subjek surat.

Lampiran.

Surat yang terdiri dari salam; teks isi surat; kesimpulan; dan tanda tangan.

Aturan 2 Alamat dan nama pengirim harus dapat dikenali. Karena itu, saat memulai kotak surat, selalu masukkan nama depan dan belakang Anda di kolom nama pengirim. Alamat yang paling tepercaya adalah alamat yang berisi nama asli Anda, serta nama organisasi Anda di nama domain, misalnya: Alamat email ini dilindungi dari robot spam. Anda harus mengaktifkan JavaScript untuk melihat. .

Aturan 3 Pastikan untuk mengisi bidang "Subjek". Subjek surat adalah atribut khusus surat itu, yang keberadaannya sangat memudahkan pekerjaan dengan korespondensi elektronik. Nasib surat sangat sering tergantung pada Subjeknya, terutama jika nama dan alamat pengirim tidak memberi tahu Anda apa pun. Subjek surat harus pendek - tidak lebih dari 50 karakter - dan to the point. Semakin sederhana dan jelas Subjek surat, semakin besar kemungkinan surat itu akan dibaca dan akan mendapat tanggapan. Sangat penting untuk memikirkan topik dengan hati-hati ketika Anda menulis kepada seseorang untuk pertama kalinya.

Aturan 4 Gunakan ikon ("Re:") untuk jawaban saja. Menggunakan ikon yang ditempatkan di bidang alamat surat yang Anda balas, buka formulir untuk menyusun balasan. Formulir ini sudah berisi alamat lawan bicara Anda, teks suratnya dan Subjek. Ikon (Re) adalah singkatan dari kata bahasa Inggris "Reply:" atau "Response:" dan berarti "Jawaban saya untuk:". Oleh karena itu, jika subjek surat berubah, perubahan subjek harus dilakukan menggunakan panah bawah yang terletak di sebelah kanan ikon Re. Di daftar tarik-turun yang terbuka, pilih perintah "ubah tema".

Jika, saat membalas email seseorang, Anda mengubah ide utama dialog, ubah Subjek yang sesuai, tetapi lebih baik memulai diskusi tentang pertanyaan baru dengan membuat surat baru.

Aturan 5 Untuk menghindari pengiriman prematur, masukkan alamat penerima hanya ketika surat selesai, diperiksa dan siap dikirim. Hati-hati dengan tombol "Kirim": pastikan Anda mengirim surat kepada orang yang Anda inginkan.

Aturan 6 Pastikan untuk menulis salam, yang terdiri dari kata selamat datang dan nama penerima, sebelum badan surat. Beberapa pengguna percaya bahwa salam dalam email tidak perlu ditulis, karena dianggap sebagai peninggalan surat kertas yang tidak berarti, tidak membawa informasi yang berarti dan hanya berisi kata-kata biasa.

Salam membawa informasi tentang asuhan orang yang menulis surat. Sebagai salam, gunakan bentuk sapaan berikut: "Selamat siang, sayang (yang terhormat) + nama, patronimik penerima!" atau "Yang terhormat (sayang) + nama, patronimik penerima, halo!" dan baru kemudian lanjutkan ke tujuan pesan Anda.

Di Eropa adalah kebiasaan untuk selalu memanggil "Yang Terhormat/Nyonya" atau kurang formal, terutama jika Anda akrab dengan yang dituju, "Yang terhormat + nama". Di Amerika Serikat, di mana laju kehidupan dan korespondensi lebih intens, email dimulai dengan judul yang terdiri dari nama dan "Hai + nama" singkat. Dalam bahasa Rusia, tanda seru ditempatkan setelah alamat tertulis dalam genre korespondensi apa pun: bisnis, pribadi, resmi, dll., sedangkan dalam bahasa Inggris koma ditempatkan di semua genre ini.

Aturan 7 Struktur surat Anda dengan benar. Karena membaca dari layar monitor jauh lebih sulit daripada membaca kertas. Pecahkan teks email Anda menjadi paragraf logis. Usahakan agar kalimat tidak lebih dari 15-20 kata. Pisahkan paragraf satu sama lain dengan indentasi atau baris kosong.

Aturan 8 Bersikaplah singkat dan ungkapkan pemikiran to the point. Teks utama surat dari paragraf pertama harus menarik perhatian pembaca tidak kurang dari Subjeknya. Sadarilah waktu pembaca potensial yang terbatas. Mulailah dengan tujuan surat, itu harus dinyatakan dengan jelas dalam kalimat pertama. Jika kalimat pertama dirumuskan dengan benar, maka kemungkinan besar penerima surat akan membacanya sampai akhir. Email dirancang untuk menyampaikan informasi dengan cepat. Jika Anda perlu mengirim informasi penting yang berisi jumlah besar, lebih baik menulis teks pendek yang menyertainya di email, dan mengatur informasi itu sendiri sebagai lampiran.

Aturan 9 Lampirkan lampiran sebelum Anda mulai menulis email. Berapa kali Anda harus menerima surat, yang tujuannya untuk mengirim lampiran, tanpa lampiran ini sendiri?! Kecerobohan tersebut mungkin tidak memiliki efek terbaik pada reputasi bisnis Anda.

Aturan 10 Saat Anda menulis surat kepada seseorang untuk pertama kalinya, jangan lampirkan lampiran apa pun. Jika Anda masih mengirim semacam lampiran tanpa persetujuan penerima, maka pastikan untuk menulis dalam teks surat jenis file apa itu. Jangan lampirkan lampiran yang lebih besar dari 5 MB, karena situasi yang tidak menyenangkan seperti itu mungkin terjadi: Anda akan mengirim file Anda ke server surat dalam sedetik, dan penerima Anda akan mengunduhnya selama satu jam.

Aturan 11 Saat menulis surat tanggapan, jawab SEMUA pertanyaan yang diajukan kepada Anda. Jika Anda merasa sulit untuk menjawab, maka tulis saja secara langsung.

Aturan 12 Sebelum mengirim email, periksa ejaan, tata bahasa, dan tanda baca. Hanya karena email adalah cara cepat untuk berkomunikasi, bukan berarti harus ceroboh. Bangun frasa Anda secerdas mungkin dalam hal ejaan dan tata bahasa. Ini penting bukan hanya karena surat yang ditulis buta huruf dapat merusak kesan Anda, tetapi karena sangat sulit untuk membaca teks tanpa koma dan titik.

Aturan 13 Email harus dijawab. Email adalah tentang berhubungan dengan orang lain, dan sedikit kesopanan tidak ada salahnya. Menurut aturan etiket, email harus dijawab, dan waktu respons tidak boleh lebih dari tiga hari. Jika Anda tidak menanggapi email dalam periode ini, ini jelas merupakan penolakan untuk berkomunikasi. Jika Anda membutuhkan waktu lebih lama untuk menanggapi surat tersebut, ada baiknya menjelaskan alasan penundaan tersebut. Saat Anda menerima email yang berisi lampiran, pastikan untuk mengonfirmasi bahwa lampiran telah tiba dan dibuka secara normal. Saat menerima surat dari orang yang tidak dikenal, Anda tidak dapat menjawabnya. Mereka dapat dihapus tanpa membaca. Jika Anda menerima email yang tidak diminta dengan file terlampir, Anda harus menghapus file tersebut tanpa membongkar: kemungkinan besar ini adalah sumber virus komputer.

Aturan 14 Jangan meminta tanda terima baca. Anda dapat menulis kalimat berikut setelah teks surat utama dan sebelum tanda tangan Anda: “Mohon konfirmasi penerimaan surat dengan surat balasan atau dengan menghubungi nomor di bawah ini.”

Aturan 15 Huruf besar tidak boleh digunakan di badan pesan. TEKS DALAM HURUF BESAR diperlakukan sebagai teriakan. Paling-paling, ini disebut sebagai buta huruf dalam hal etiket jaringan. Ini dapat menyebabkan iritasi atau reaksi lain yang tidak diinginkan pada pembaca Anda.

Aturan 16 Jangan pernah memberikan informasi rahasia melalui email. Berhati-hatilah saat meneruskan nomor kartu bank Anda atau informasi sensitif lainnya di badan email. E-mail selama transmisi dapat disadap dan digunakan untuk keuntungan pribadi. Selain itu, email yang Anda kirimkan akan tetap tersimpan selamanya di memori komputer.

Aturan 17 Jangan menyalahgunakan singkatan dan desain emosional. Dalam email bisnis, hindari menggunakan singkatan seperti BTW (omong-omong) atau LOL (tertawa keras), juga dikenal sebagai emotikon (“wajah tersenyum”). Mereka tidak pantas dalam korespondensi bisnis, terutama karena penerima surat mungkin tidak tahu artinya.

Aturan 18 Pastikan untuk membubuhkan tanda tangan Anda di akhir surat. Tanda tangan adalah blok kecil teks yang ditambahkan ke akhir pesan Anda yang mengidentifikasi Anda dan berisi informasi kontak Anda. Buat tanda tangan Anda singkat: tidak lebih dari empat hingga tujuh baris. Tanda tangan yang panjang membutuhkan banyak ruang dan dapat mengganggu. Sertakan beberapa kemungkinan cara untuk menghubungi Anda (biasanya nomor telepon dan faks), serta tautan ke situs web perusahaan Anda.

Berdasarkan artikel:

1. 32 tips etiket email yang paling penting Etiket email. [Sumber daya elektronik] http://www.emailreplies.com/ Diperiksa pada 19/09/2015.

2. 26 Aturan Etiket Email Paling Penting. [Sumber daya elektronik] http://email.about.com/od/emailnetiquette/tp/core_netiquette.htm Diperiksa pada 20/09/2015.

Materi disiapkan oleh Shutilina L.A., ahli metodologi dari GMC DOgM

Selama beberapa dekade terakhir, korespondensi bisnis melalui email telah mendapatkan popularitas besar dan telah menjadi salah satu cara utama komunikasi bisnis. Saat ini sulit menemukan orang yang tidak mau menggunakan e-mail dalam praktik komunikasi antarpribadi. Meskipun demikian, banyak orang saat ini mengajukan pertanyaan: agar semua aturan dipatuhi? Bagaimana menciptakan kesan yang baik dari pengirim dengan bantuan surat yang kompeten?

Artikel ini menjelaskan aturan korespondensi email bisnis, dan tips praktis yang disajikan dalam artikel ini akan membantu Anda mempelajari komunikasi bisnis yang tepat saat menulis email.

Banyak orang memulai hari kerja mereka dengan memeriksa kotak surat mereka untuk pesan baru. Namun, sayangnya, terlepas dari prevalensi metode pertukaran informasi ini, banyak yang tidak tahu bagaimana menggunakan bahasa korespondensi bisnis dengan benar, menerima email sebagai cara komunikasi informal.

Karena kecepatan pengiriman, itu menyederhanakan pertukaran dokumen resmi penting, formulir, aplikasi, tetapi bahkan di sini orang membuat kesalahan saat mengirim surat. Sering terjadi bahwa ketika menulis email saat bertukar file apa pun, karena alasan tertentu, penerima tidak menulis esai sampul dan tidak memasukkan topik, yang dapat mempersulit pekerjaan penerima. Tujuan artikel ini adalah untuk menjawab pertanyaan: bagaimana cara mengirim email dan mengikuti semua aturan komunikasi tertulis bisnis melalui email?

Saat menulis email, semua bidang yang disediakan harus diisi

Aturan korespondensi email bisnis mewajibkan pengirim surat untuk mengisi semua kolom yang disediakan dalam email, seperti alamat dan nama penerima dan pengirim surat. Pastikan untuk menjelaskan subjeknya, yang secara singkat menjelaskan inti dari surat yang dikirim. Sangat sering, nasib surat yang dikirim dan kecepatan penyelesaian masalah yang ditetapkan di dalamnya tergantung pada topik yang dijelaskan dengan benar. Email bisnis harus dimulai dengan salam - tindakan menghormati penerima yang sederhana ini sangat penting dalam korespondensi. Setelah salam, sebuah teks harus mengikuti, yang disebut "badan surat", dan pada akhirnya ada tanda tangan, misalnya, "Dengan hormat, Brisov Petr Ivanovich."

Salam dalam korespondensi bisnis

Pada titik ini, perlu lebih memfokuskan perhatian Anda, karena sikap hormat sangat penting dalam setiap aspek komunikasi bisnis. Frasa sapaan yang optimal adalah "Selamat siang" atau "Halo". Melakukan korespondensi bisnis melalui email membatasi pengirim menggunakan frasa "Selamat malam" atau "Selamat pagi", karena penerima dapat membaca surat lebih lama daripada menerimanya. Juga tidak tepat menggunakan ungkapan sehari-hari yang digunakan dalam sapaan dalam sapaan.

Setelah kata atau frasa salam, Anda harus menyapa penerima dengan nama dan patronimik, dan jika nama itu tidak diketahui pengirimnya, momen ini dapat dilewati. Setelah itu, Anda dapat melanjutkan ke presentasi tujuan surat.

Lampiran dalam korespondensi email bisnis

Jika tujuan utama surat itu bukan hanya narasi tertulis dan penyajian esensi masalah, tetapi juga pengiriman file, maka lebih baik untuk melampirkan objek yang diteruskan terlebih dahulu. Sering terjadi bahwa banyak pengirim, karena kurangnya perhatian, setelah menyatakan inti masalah dalam teks surat, lupa melampirkan lampiran yang diperlukan. Kelalaian tersebut dapat mempengaruhi reputasi bisnis pengirim surat bisnis.

Alamat email harus dapat dikenali dan ringkas.

Aturan korespondensi email bisnis mewajibkan pengirim untuk memiliki nama elektronik yang dapat dikenali, yang harus berisi informasi yang benar tentang nama pengirim. Surat resmi dan himbauan terlihat sangat tidak ringkas dan bodoh ketika ekspresi atau kata-kata informal ditunjukkan di alamat email, misalnya, alamat email “limon_petya”. Terlihat sangat tidak bermartabat untuk orang dewasa. Untuk korespondensi bisnis, sebaiknya buat email tersendiri dan ikuti etika korespondensi email bisnis.

Menggunakan Fungsi Balas Cepat (Respon) untuk Membalas Email yang Diterima Sebelumnya

Fungsi Balas atau Respons (disingkat Re:) membantu pengguna dengan cepat menanggapi pesan yang dikirim sebelumnya dari pengirim. Fungsi ini juga memiliki kemampuan universal untuk membaca korespondensi sebelumnya dengan lawan bicara tentang topik tertentu. Tetapi aturan korespondensi email bisnis mewajibkan pengirim untuk mengganti nama subjek surat bisnis jika inti pembicaraan berubah selama korespondensi.

Sebelum mengirim surat bisnis, koreksi kesalahan ejaan dan tanda baca.

E-mail menyederhanakan pertukaran informasi, tetapi dalam korespondensi bisnis, Anda tidak boleh mengabaikan aturan bahasa Rusia, karena kesalahan yang dilakukan secara sembarangan dapat memengaruhi otoritas pengirim. Sebelum mengirim surat, Anda harus meninjau teks beberapa kali dan hati-hati memeriksa kesalahan ejaan dan tanda baca. Banyak klien email memiliki pemeriksa ejaan, jadi perhatikan kata-kata yang digarisbawahi dengan warna merah. Jika Anda memiliki keraguan tentang ejaan yang benar, maka Anda harus mencari bantuan di Internet atau memeriksa ejaan menggunakan kamus ejaan.

Kolom alamat harus diisi terakhir.

Untuk menghindari pengiriman surat yang belum selesai atau belum diedit, alamat penerima surat bisnis harus dimasukkan pada saat-saat terakhir sebelum mengirim. Aturan ini juga termasuk dalam dasar-dasar korespondensi email bisnis. Kebetulan ketika mengisi bidang penerima, email dapat menawarkan daftar penerima yang digunakan sebelumnya, di sini Anda juga harus memusatkan perhatian agar tidak salah mengirim surat bisnis yang dikompilasi ke penerima pihak ketiga.

Menyusun surat bisnis

Aturan penataan teks tidak hanya berlaku untuk media kertas, tetapi juga aturan korespondensi bisnis melalui email. Tidak selalu nyaman bagi penerima untuk membaca pesan teks dalam jumlah besar di layar monitor. Untuk menyederhanakan poin ini, Anda harus memecah teks menjadi paragraf kecil yang dibentuk secara logis dan menghindari kalimat yang rumit dalam menulis teks surat bisnis. Panjang optimal satu kalimat dalam surat bisnis tidak boleh lebih dari lima belas kata.

Inti dari surat bisnis harus dinyatakan pada manfaat

Selain subjek surat bisnis yang ditentukan, penerima juga harus tertarik dengan kalimat pertama dan kedua yang diartikulasikan dengan jelas dari teks isi. Tugas pengirim adalah untuk menyatakan di awal surat inti dari masalah atau isu yang dia tujukan kepada penerima. Kalimat pertama harus menunjukkan tujuan pengiriman surat bisnis. Contoh: “Kami memberi tahu Anda bahwa persyaratan kewajiban berdasarkan kontrak No. 45 tanggal 02.01.2017 “Tentang penyediaan bahan curah” akan segera berakhir. Untuk memperpanjang kontrak, Anda harus mengirimkan paket dokumen baru. Berkat tujuan yang ditentukan, penerima memiliki kesempatan untuk mempelajari ide utama surat bisnis. Jika teks surat terlalu besar, maka lebih baik menggunakan fungsi melampirkan objek sebagai lampiran dalam bentuk dokumen teks, tetapi pada saat yang sama, esai sampul harus dibiarkan di bidang teks yang menerangi surat bisnis. Contoh: “Kami mengirimi Anda salinan elektronik surat dari Mak-Stroy LLC untuk ditinjau. Kami mohon dengan hormat untuk menginformasikan kepada kami keputusan Anda mengenai perpanjangan Kontrak No. 45 tanggal 2 Januari 2017 “Tentang penyediaan bahan curah” sampai batas waktu yang ditentukan dalam surat.”

Setiap email bisnis harus dijawab.

Ada contoh negatif korespondensi bisnis ketika penerima mengabaikan surat bisnis karena alasan tertentu. Terkadang memang ada kasus ketika jawaban tidak bisa diberikan karena situasi tertentu, misalnya istilah penyelesaian suatu masalah bisa memakan waktu beberapa hari atau penerima sedang berpikir dan tidak bisa langsung menjawab pertanyaan yang diajukan. Dalam hal ini, komentar singkat tentang masalah ini harus diberikan, misalnya, “Halo, Petr Ivanovich. Saya telah menerima surat Anda, tetapi hari ini saya merasa sulit untuk menjawabnya, karena saya harus berkonsultasi dengan manajemen yang lebih tinggi. Saya akan melaporkan masalah Anda kepada CEO perusahaan kami dan memberikan jawaban resmi pada akhir minggu. Hormat kami, Manajer Penjualan Belov Ivan Gennadievich.

Perlu diingat bahwa jika jawaban tidak diberikan dalam waktu tiga hari kerja, maka diamnya penerima surat bisnis dapat dinilai sebagai mengabaikan dan menolak berkomunikasi dengan pengirim.

Saat menulis surat tanggapan, Anda harus menjawab semua pertanyaan yang diajukan.

Jika surat yang dikirimkan kepada penerima bersifat interogatif, maka pada saat menyusun surat, jawaban atas pertanyaan harus diberikan sesuai urutan yang ada dalam teks surat bisnis yang diterima. Jika pertanyaan telah diajukan, pengirim berharap untuk menerima jawaban konkret untuk mereka. Saat menulis surat, jawabannya tidak boleh diberi nomor, Anda hanya perlu menyatakan pikiran secara berurutan. Untuk menjawab semua pertanyaan yang diajukan, pertama-tama Anda perlu membaca kembali surat bisnis yang diterima beberapa kali, dan jika ada terlalu banyak pertanyaan, lebih baik menuliskannya secara terpisah agar tidak ketinggalan. Jika tidak mungkin untuk menjawab beberapa pertanyaan yang diajukan, ada baiknya menunjukkan bahwa saat ini, untuk beberapa alasan, jawaban tidak dapat diberikan.

Jangan menyalahgunakan singkatan, desain emosional, dan huruf kapital

Ada contoh negatif korespondensi bisnis ketika pengirim mencairkannya menggunakan tanda-tanda informal dalam bentuk emotikon. Penggunaannya populer saat berkomunikasi di jejaring sosial, namun, aturan korespondensi bisnis tidak menyambut manifestasi emosi seperti itu, karena penerima mungkin tidak mengetahui arti sebenarnya dan menganggapnya sebagai serangkaian kesalahan tanda baca yang tidak dapat dipahami.

Sebaiknya Anda juga menolak untuk menulis teks dengan huruf kapital. Di Internet, sekumpulan kata yang ditulis dengan huruf kapital disebut "frasa berteriak" dan lebih sering frasa tersebut memiliki konotasi negatif. Penerima, saat membaca email bisnis, mungkin menganggap font semacam itu secara negatif, yang akan berdampak buruk pada persepsi makna. Jika dalam surat bisnis perlu menekankan pentingnya setiap saat, lebih baik menggunakan frasa pengantar, misalnya, “Harap dicatat bahwa Anda perlu menyediakan paket dokumen untuk memperpanjang kontrak selambat-lambatnya 02/10/ 2017” atau “Harap diperhatikan bahwa dokumen untuk memperpanjang kontrak harus diserahkan sebelum 10 Februari 2017.

Jangan mengirim informasi sensitif melalui email

Untuk mentransfer informasi pribadi atau rahasia, lebih baik menolak kotak surat elektronik, karena ada ancaman penyadapan informasi oleh penyerang untuk tujuan egois mereka sendiri. Informasi tersebut dapat mencakup: nomor telepon, kata sandi kartu bank, rekening bank pribadi, dll. Penting untuk diingat bahwa informasi disimpan di server agen surat dan, jika terjadi peretasan, dapat dicuri.

Tanda tangan pengirim harus di akhir surat.

Seperti disebutkan sebelumnya, setiap email yang dikirim harus berisi tanda tangan tertentu. Seringkali, pengembang kotak surat memperkenalkan fungsi blok tanda tangan, di mana Anda dapat memasukkan data Anda tentang posisi, nama, dan nomor telepon kontak. Selanjutnya, blok ini akan secara otomatis ditampilkan di akhir setiap huruf, yang akan memudahkan pengetikan. Penting untuk menulis tanda tangan dengan benar sehingga penerima memiliki kesempatan untuk menyapa pengirim dengan benar saat menjawab surat. Contoh tanda tangan mungkin terlihat seperti ini: "Dengan hormat, Nikolay Aleksandrovich Petrov, +79810000000."

Menarik kesimpulan, dapat dicatat bahwa untuk memahami cara melakukan korespondensi bisnis melalui email, Anda tidak perlu menguasai dasar-dasar tambahan dan rumit. Seseorang hanya perlu mematuhi aturan dasar etiket dan mematuhi norma-norma bahasa Rusia.

Sangat sering, setelah membaca email yang datang kepada Anda, Anda mungkin tergoda untuk menulis email balasan. Terkadang seluruh diskusi dapat dimulai antara Anda dan sahabat pena Anda. Misalnya, Anda menjawab suratnya, dia menjawab jawaban Anda dan mengajukan pertanyaan baru, Anda menjawab dan bertanya sendiri, dll.

E-mail bagus karena pesan dari Anda ke penerima dan balasan Anda terkirim hampir seketika. Itulah sebabnya diskusi melalui email seperti itu menjadi mungkin, meskipun, tentu saja, ada layanan yang lebih nyaman untuk bentuk komunikasi ini. Tidak terpikirkan untuk membayangkan transfer semacam itu melalui surat melalui surat "kertas" biasa. Surat di sana sangat lambat sehingga email telah menjadi penyelamat yang memungkinkan orang berkomunikasi lebih cepat dan gratis.

Video Tutorial: Cara membalas email yang Anda terima

Video tutorial: Cara meneruskan email ke alamat lain

Kursus jarak jauh Kaskanov. Alamat email ini dilindungi dari robot spam. Anda harus mengaktifkan JavaScript untuk melihat. Alamat email ini dilindungi dari robot spam. Anda harus mengaktifkan JavaScript untuk melihat.

Saat kita menulis surat kepada teman atau saudara, kita bisa mengabaikan kesalahan dan tanda baca, mempersingkat kata sesuka kita, menggunakan bahasa gaul. Hal utama adalah menjadi jelas tentang apa yang kita bicarakan. Tetapi jika kita menulis kepada orang asing atau orang yang tidak dikenal dan ingin mendapatkan jawaban darinya, maka beberapa aturan harus diperhitungkan.

Aturan komunikasi

satu . Selalu tunjukkan subjek email.

Bidang "Subjek" harus diisi dalam hal apa pun dan sangat diinginkan agar cocok dengan isi pesan.

Jika Anda ingin, misalnya, mendaftar untuk konsultasi pada tanggal 5 Maret, cukup tulis: “Daftar untuk konsultasi (05.03)”.

2. Saat membalas surat, simpan riwayat korespondensi.

Saat Anda menerima email dari seseorang, ada tiga cara untuk menanggapinya:

Salin alamat pengirim dan tulis surat baru untuknya.
Klik kotak balasan di bagian bawah pesan.
Gunakan tombol "Balas".

Dalam korespondensi bisnis, Anda harus menjawab dengan cara ketiga, yaitu, klik tombol "Balas". Sebuah email baru akan terbuka, mengulangi yang Anda terima. Topiknya sama, hanya dengan awalan "Re:", teks aslinya dikutip sepenuhnya.

Ini adalah bentuk jawaban yang diterima secara umum dan Anda tidak boleh mengubah apa pun di dalamnya. Jawaban Anda harus diketik sebelum teks kutipan. Hal ini dilakukan agar setiap peserta percakapan sewaktu-waktu dapat mengingat apa yang dibicarakan.

3 . Selalu menyapa dan menyapa lawan bicara dengan "Anda".

Setiap pesan harus dimulai dengan salam. Dan lebih baik jika itu adalah individu. Jika perlu, panggil lawan bicara dengan nama, jika tidak - dengan nama dan patronimik.

Diinginkan untuk mengakhiri surat dengan konstruksi: Hormat kami, ... (nama depan / nama keluarga atau nama depan / patronimik).

Misalnya: Halo, Alexey Petrovich. Silakan kirim kontrak ke Ivan Mikhailovich. Salam hangat, Ilya Krivosheev

4 . Balas secepat mungkin.

Semakin cepat Anda membalas pesan, semakin baik. Ideal - dalam beberapa jam. Tapi itu mungkin untuk beberapa hari. Semakin lama Anda menunda jawaban, semakin buruk pengaruhnya terhadap reputasi Anda.

Adapun teks pesan, saat menulisnya, Anda juga harus dipandu oleh beberapa aturan.

Spesifik tapi detail

Jangan membuat orang lain menebak apa yang Anda maksud. Jika masalahnya tidak jelas, jelaskan sedetail mungkin: bagaimana Anda mendapatkan hasil yang Anda miliki, apa sebenarnya yang ingin Anda capai dan apa yang diminta dari lawan bicara.

Tetapi ini tidak berarti sama sekali bahwa Anda perlu menentukan semua detail dalam detail terkecil. Abaikan kelebihan - hargai waktu orang lain.

Cobalah untuk menjadi pendek dan to the point

Tidak perlu, misalnya, membicarakan bagaimana kabar istri, ibu mertua, dan kerabat lainnya.

Dalam hal ukuran, idealnya satu "layar" (tidak ada pengguliran). Maksimum adalah ukuran teks yang muat pada lembar A4.

Dibimbing oleh akal sehat dan aturan kesopanan

Bersikap sopan, perhatian, terima kasih atas surat dan waktu Anda.

Apa yang benar-benar TIDAK boleh dilakukan?

satu . Penggunaan tanda baca yang berlebihan.

Satu seru atau tanda tanya sudah cukup. Mereka tidak harus diduplikasi. Juga, jangan terlalu sering menggunakan elipsis.

Contoh surat "buruk":

2. Gunakan font, ukuran, dan warna huruf yang berbeda.

Situs dan program email memungkinkan Anda mengubah pengaturan ini. Anda dapat memilih font yang tidak biasa, menambah atau mengurangi huruf, mewarnai teks dengan warna berbeda. Tetapi dalam korespondensi bisnis, ini tidak pantas!

Lebih baik tidak mengubah apa pun dan membiarkan semuanya apa adanya secara default. Satu-satunya hal yang diperbolehkan adalah membuat beberapa kata menjadi tebal atau miring. Tapi hanya jika perlu!

Contoh surat "buruk":

3 . Masukkan emotikon.

Tinggalkan wajah, bunga, dan hati yang lucu dan sedih untuk korespondensi pribadi. Dalam surat bisnis, lebih baik tidak menggunakan emotikon - baik teks maupun gambar.

Contoh surat "buruk":

4 . Cetak teks dengan huruf kapital.

Mencetak teks dengan huruf kapital di Internet dianggap sebagai perilaku yang buruk. Ini berlaku untuk korespondensi bisnis dan pribadi, serta komunikasi di jejaring sosial, Skype, forum, dan tempat lainnya. Dan ini berlaku untuk keseluruhan teks dan kata-kata individual.

Tombol keyboard Caps Lock mengontrol huruf kapital. Artinya, jika semua huruf Anda diketik dengan huruf besar, Anda hanya perlu menekannya sekali dan melepaskannya.

Selain itu, jangan cetak "Subjek" surat dengan huruf kapital - ini adalah puncak rasa tidak hormat!

Pada sebuah catatan. Mencetak kata-kata individu dan seluruh teks dalam huruf kapital dianggap sebagai tangisan. Dan teriakan adalah agresi, yang melampaui ruang lingkup korespondensi budaya.

Jika Anda benar-benar perlu menyorot sesuatu dalam teks, lebih baik melakukannya dengan gaya tebal atau miring.

Dan juga sangat disarankan untuk menghindari kata-kata “Mendesak”, “Penting” dan lain-lain yang menyatakan ketidaksabaran pada baris subjek surat.

melek huruf

Ini tidak boleh diambil terlalu keras, tetapi cobalah untuk menulis dengan benar dalam surat Anda. Beberapa tip sederhana:

Setiap kalimat harus dimulai dengan huruf kapital. Untuk mengetiknya, tahan tombol Shift.
Harus ada titik di akhir setiap kalimat. Dalam tata letak keyboard Rusia, itu ada di baris bawah di sebelah kanan (sebelum Shift).
Untuk mencetak koma, tahan Shift dan tekan tombol titik.
Jangan beri spasi sebelum koma atau titik. Harus ada spasi setelah mereka.

Dan satu lagi tip bagi mereka yang tahu cara menggunakan editor teks Word (Writer) setidaknya sedikit. Ketik huruf pertama dalam program ini. Ini akan menggarisbawahi kesalahan dengan garis merah dan dengan mengklik kanan kata seperti itu, Anda dapat memperbaikinya.

Salin teks yang sudah jadi dan tempel ke bidang untuk surat itu. Namun sebelum melakukan paste sebaiknya matikan dulu pemformatannya agar ditambahkan tanpa hiasan dari program Word (Writer).

Di surat mail.ru, untuk ini Anda perlu mengklik tulisan "Hapus desain" di bagian atas.

Di Yandex.Mail - tombol "Nonaktifkan desain" di sebelah kanan.

Setelah ditempel, tampilannya bisa dihidupkan kembali.