Kako dobro odgovoriti na e-mail. Internet život

A njegov pošiljatelj čeka odgovor od vas. Kako to učiniti ispravno? Naravno, možete poslati odgovor na pismo pošiljatelju, gdje možete naznačiti da je to odgovor na e-mail od tog i tog datuma i tog i tog predmeta. Ali bit će ispravnije i lakše koristiti posebnu funkciju poštanske usluge, koja se naziva tako - “ Odgovor". Naučimo kako ispravno odgovoriti na e-poštu koristeći Yandex Mail kao primjer.

Kako odgovoriti na e-poštu

Ulazite u svoj poštanski sandučić i vidite u mapi " inbox» nepročitanu e-poštu (pošiljatelj i predmet nepročitane e-pošte podebljani su), otvorite je klikom lijevom tipkom miša.

Pročitajte pismo i ako zahtijeva odgovor, to možete učiniti na dva načina:

Uz pomoć obrasca za puni odgovor, pismo se može formatirati po želji, tj. promijeniti font, boju fonta, umetnuti poveznice, napraviti popise, umetnuti emotikone itd. što se ne može učiniti prema metodi broj 1. Dakle, ako ne trebate oblikovati odgovor na poseban način, tada možete koristiti obrazac za brzi odgovor, inače koristite metodu broj 2.

Kada primi odgovor na svoju e-poštu, primatelj će vidjeti kraticu "Re:" u predmetu i svoju izvornu poruku u tijelu e-pošte, ispred koje će biti vaš odgovor. Po želji, tijekom upisivanja odgovora, pošiljatelj naravno može obrisati izvornu poruku, ali ipak je bolje ostaviti barem dio. U ovom slučaju, primatelj će odmah shvatiti koje je njegovo pismo primilo odgovor e-poštom.

Tijekom proteklog desetljeća e-pošta je postala možda jedno od najpopularnijih sredstava poslovne komunikacije. Danas je prilično teško pronaći osobu koja ne koristi elektroničku poštu u svojoj praksi međuljudske i interkulturalne komunikacije. Brzo skenirajući adrese i predmete dolaznih poruka pogledom, odlučujemo koja slova pročitati, a koja izbrisati bez otkrivanja. Dopisivanje može biti poslovno ili privatno ovisno o odnosu dopisnika. Ako je pismo privatno, onda nema strogih zahtjeva s gledišta etike - stil pisanja i način prezentacije uglavnom ovise o stupnju poznanstva s primateljem.

Danas je prilično teško pronaći tvrtku koja u svojoj praksi međuljudskih komunikacija ne koristi elektroničku poštu. Treba napomenuti da u običnoj poslovnoj korespondenciji putem e-maila postoje općeprihvaćena pravila koja morate znati i pridržavati se. Pogledajmo pobliže one najvažnije.

Pravilo 1 Prilikom slanja e-maila obavezno popunite sva polja. Općenito, struktura poslovne e-pošte može se predstaviti na sljedeći način:

Adresa i ime pošiljatelja.

Adresa primatelja (ili adrese primatelja kada je potrebno poslati pismo s jednim tekstom na više primatelja).

Važnost pisma (ovo je ako je potrebno).

Predmet pisma.

Primjena.

Pismo koje se sastoji od pozdrava; glavni tekst pisma; zaključci; i potpisi.

Pravilo 2 Adresa i ime pošiljatelja moraju biti prepoznatljivi. Stoga, kada pokrećete poštanski sandučić, uvijek upišite svoje ime i prezime u stupac imena pošiljatelja. Najpouzdanija adresa je ona koja sadrži vaše pravo ime, kao i naziv vaše organizacije u nazivu domene, na primjer: Ova e-mail adresa je zaštićena od spambota. Morate imati omogućen JavaScript za pregled. .

Pravilo 3 Obavezno popunite polje "Predmet". Predmet pisma je poseban atribut pisma, čija prisutnost uvelike olakšava rad s elektroničkom korespondencijom. Sudbina pisma vrlo često ovisi o predmetu, osobito ako vam ime i adresa pošiljatelja ništa ne govore. Predmet pisma treba biti kratak - ne više od 50 znakova - i točan. Što je predmet pisma jednostavniji i jasniji, veća je vjerojatnost da će pismo biti pročitano i da će dobiti odgovor. Posebno je potrebno dobro razmisliti o temi kada nekome pišete prvi put.

Pravilo 4 Koristite ikonu ("Re:") samo za odgovor. Pomoću ikone koja se nalazi u adresnom polju pisma na koje odgovarate otvorite obrazac za sastavljanje odgovora. Ovaj obrazac već sadrži adresu Vašeg sugovornika, tekst njegovog pisma i Predmet. Ikona (Re) je skraćenica od engleske riječi "Reply:" ili "Response:" i znači "Moj odgovor na:". Stoga, ako se predmet pisma promijeni, predmet se mora promijeniti pomoću strelice prema dolje koja se nalazi desno od ikone Re. Na padajućem popisu koji se otvori odaberite naredbu "promijeni temu".

Ako, kada odgovarate na nečiju e-poštu, promijenite glavnu ideju dijaloga, promijenite temu u skladu s tim, ali je bolje započeti raspravu o novom pitanju stvaranjem novog pisma.

Pravilo 5 Kako biste izbjegli prerano slanje, unesite adresu primatelja tek kada je pismo dovršeno, provjereno i spremno za slanje. Budite oprezni s gumbom "Pošalji": svakako pošaljite pismo osobi kojoj želite.

Pravilo 6 Obavezno napišite pozdrav koji se sastoji od riječi dobrodošlice i imena primatelja prije teksta pisma. Neki korisnici smatraju da čestitku u e-mailu ne treba pisati, jer je to navodno besmislen ostatak papirnate pošte, da ne nosi nikakve smislene informacije i sadrži samo riječi dužnosti.

Čestitka nosi podatke o odgoju osobe koja piše pismo. Kao pozdrav koristite sljedeći oblik obraćanja: "Dobar dan, dragi (poštovani) + ime, patronim primatelja!" ili "Dragi (dragi) + ime, patronim primatelja, zdravo!" a tek onda prijeđite na svrhu svoje poruke.

U Europi je uobičajeno da se uvijek obraćate "Poštovani gospodine/gospođo" ili manje formalno, posebno ako vam je adresat poznat, "Poštovani + ime". U Sjedinjenim Američkim Državama, gdje je tempo života i dopisivanja intenzivniji, email počinje naslovom koji se sastoji od imena i kratkog "Hi + name". U ruskom se uskličnik stavlja nakon pisanog obraćanja u bilo kojem žanru korespondencije: poslovnom, privatnom, službenom itd., dok se u engleskom jeziku u svim tim žanrovima stavlja zarez.

Pravilo 7 Pravilno strukturirajte svoje pismo. Budući da je čitanje s ekrana monitora puno teže od čitanja papira. Razdijelite tekst svoje e-pošte na logične odlomke. Pokušajte da rečenice ne budu duže od 15-20 riječi. Odvojite paragrafe jedan od drugog uvlakom ili praznim retkom.

Pravilo 8 Budite koncizni i izrazite svoje misli do točke. Glavni tekst pisma iz prvog odlomka trebao bi privući pozornost čitatelja ne manje od njegovog predmeta. Budite svjesni ograničenog vremena potencijalnog čitatelja. Počnite sa svrhom pisma, ona bi trebala biti jasno navedena u prvoj rečenici. Ako su prve rečenice pravilno formulirane, postoji vrlo velika vjerojatnost da će je primatelj pisma pročitati do kraja. E-pošta je dizajnirana za brzo prenošenje informacija. Ako trebate poslati važne informacije koje sadrže veliku količinu, bolje je da u e-mailu napišete kratak popratni tekst, a same podatke složite kao privitak.

Pravilo 9 Priložite privitak prije nego počnete pisati svoju e-poštu. Koliko puta ste morali primiti pismo čija je svrha bila slanje privitka, a da privitak nije bio?! Takva neopreznost možda neće imati najbolji učinak na vaš poslovni ugled.

Pravilo 10 Kada pišete nekome prvi put, nemojte prilagati nikakve priloge. Ako ipak šaljete neku vrstu privitka bez suglasnosti primatelja, onda u tekstu pisma svakako napišite o kakvoj se datoteci radi. Nemojte prilagati privitke veće od 5MB jer je moguća ovakva neugodna situacija: vi ćete svoju datoteku poslati na mail server u sekundi, a vaš primatelj će je preuzimati sat vremena.

Pravilo 11 Kada sastavljate pismo odgovora, odgovorite na SVA postavljena pitanja. Ako vam je teško odgovoriti, samo pišite izravno.

Pravilo 12 Prije slanja e-pošte provjerite pravopis, gramatiku i interpunkciju. Samo zato što je e-pošta brz način komunikacije ne znači da mora biti neuredan. Izgradite svoje fraze što je moguće inteligentnije u smislu pravopisa i gramatike. Ovo je važno ne samo zato što nepismeno napisano slovo može pokvariti dojam o vama, već zato što je vrlo teško čitati tekst bez zareza i točke.

Pravilo 13 Na e-poštu se mora odgovoriti. E-pošta služi za povezivanje s drugim ljudima, a malo ljubaznosti nikad ne škodi. Prema pravilima bontona, na e-mailove se mora odgovoriti, a vrijeme odgovora ne smije biti duže od tri dana. Ako ne odgovorite na e-mail u tom roku, to je jasno odbijanje komunikacije. Ako vam je potrebno duže vrijeme za odgovor na pismo, vrijedi objasniti razloge kašnjenja. Kada primite e-poruku koja sadrži privitak, provjerite je li privitak stigao i otvorio se normalno. Kada primate pisma od nepoznatih ljudi, ne možete odgovoriti na njih. Mogu se brisati bez čitanja. Ako primite neželjenu e-poštu s priloženom datotekom, trebali biste izbrisati datoteku bez raspakiranja: to je najvjerojatnije izvor računalnog virusa.

Pravilo 14 Ne tražite potvrdu očitanja. Nakon teksta glavnog pisma, a prije svog potpisa, možete napisati sljedeću frazu: "Molimo da potvrdite primitak pisma povratnim pismom ili pozivom na donje brojeve."

Pravilo 15 Velika slova se nikada ne smiju koristiti u tijelu poruke. TEKST VELIKIM SLOVIMA tretira se kao vikanje. U najboljem slučaju, to se naziva nepismenošću u pitanjima mrežnog bontona. To može izazvati iritaciju ili drugu neželjenu reakciju kod vašeg čitača.

Pravilo 16 Nikada nemojte davati povjerljive informacije putem e-pošte. Budite vrlo oprezni kada prosljeđujete brojeve svojih bankovnih kartica ili druge osjetljive podatke u tijelu e-pošte. E-pošta tijekom prijenosa može se presresti i koristiti za osobnu korist. Osim toga, e-mail koji ste poslali ostaje zauvijek u memoriji računala.

Pravilo 17 Ne zlorabite kratice i emocionalni dizajn. U poslovnoj e-pošti izbjegavajte korištenje kratica poput BTW (usput) ili LOL (laugh out loud), također poznatih kao emotikoni ("nasmiješena lica"). Oni su neprikladni u poslovnoj korespondenciji, pogotovo jer primatelj pisma možda ne zna njihovo značenje.

Pravilo 18 Obavezno stavite svoj potpis na kraju pisma. Potpis je mali blok teksta dodan na kraj vaših poruka koji vas identificira i sadrži vaše podatke za kontakt. Neka vaš potpis bude kratak: ne više od četiri do sedam redaka. Dugačak potpis zauzima puno prostora i može smetati. Uključite nekoliko mogućih načina da vas kontaktiramo (obično brojeve telefona i faksa), kao i poveznicu na web stranicu vaše tvrtke.

Na temelju članaka:

1. 32 najvažnija savjeta o bontonu e-pošte. [Elektronički izvor] http://www.emailreplies.com/ Provjereno 19.09.2015.

2. Top 26 najvažnijih pravila bontona e-pošte. [Elektronički izvor] http://email.about.com/od/emailnetiquette/tp/core_netiquette.htm Provjereno 20.09.2015.

Materijal je pripremila Shutilina L.A., metodolog GMC DOgM

Tijekom proteklih desetljeća poslovno dopisivanje putem elektroničke pošte steklo je iznimnu popularnost i postalo jedan od glavnih načina poslovne komunikacije. Danas je teško pronaći osobu koja ne bi koristila elektroničku poštu u praksi međuljudske komunikacije. Unatoč tome, mnogi danas postavljaju pitanje: tako da se poštuju sva pravila? Kako stvoriti dobar dojam o pošiljatelju uz pomoć kompetentnog pisma?

Ovaj članak opisuje pravila poslovnog dopisivanja elektroničkom poštom, a praktični savjeti izneseni u članku pomoći će vam da naučite pravilnu poslovnu komunikaciju pri sastavljanju elektroničke pošte.

Mnogi ljudi svoj radni dan započinju provjeravanjem novih poruka u poštanskom sandučiću. No, nažalost, unatoč raširenosti ove metode razmjene informacija, mnogi ne znaju pravilno koristiti jezik poslovne korespondencije, uzimajući e-poštu za neformalni način komunikacije.

Zbog brzine dostave pojednostavljuje razmjenu važnih službenih dokumenata, obrazaca, zahtjeva, no i tu se griješi pri slanju pisama. Često se događa da prilikom sastavljanja e-maila prilikom razmjene bilo kakvih datoteka primatelji iz nekog razloga ne sastavljaju naslovne eseje i ne upisuju teme, što može komplicirati posao primatelja. Svrha ovog članka je odgovoriti na pitanje: kako poslati e-mail i poštovati sva pravila poslovne pisane komunikacije putem e-maila?

Prilikom sastavljanja e-poruka sva predviđena polja moraju biti ispunjena

Pravila poslovne korespondencije e-poštom obvezuju pošiljatelja pisma da ispuni sva predviđena polja u e-pošti, kao što su adresa i ime primatelja i pošiljatelja pisma. Obavezno opišite predmet, koji ukratko opisuje suštinu pisma koje se šalje. Vrlo često o pravilno opisanoj temi ovisi sudbina poslanog pisma i brzina rješavanja problema iznesenog u njemu. Poslovni e-mail trebao bi započeti pozdravom - ovaj jednostavan čin poštovanja prema primatelju vrlo je važan u dopisivanju. Nakon pozdrava treba slijediti tekst koji se naziva "tijelo pisma", a na kraju se ostavlja potpis, na primjer, "S poštovanjem, Brisov Petr Ivanovich."

Pozdrav u poslovnom dopisivanju

Na ovom mjestu vrijedi dodatno usmjeriti pozornost, budući da je gesta poštovanja vrlo važna u svakom aspektu poslovne komunikacije. Optimalna fraza pozdrava je "Dobar dan" ili "Zdravo". Vođenje poslovne korespondencije putem e-pošte ograničava pošiljatelja u korištenju fraza "Dobra večer" ili "Dobro jutro", budući da primatelj može pročitati pismo mnogo kasnije nego što ga primi. Također nije ispravno koristiti kolokvijalne izraze koji se koriste u pozdravu u pozdravu.

Nakon riječi ili izraza pozdrava, trebali biste se obratiti primatelju imenom i patronimom, a ako je ime nepoznato pošiljatelju, ovaj se trenutak može preskočiti. Nakon toga možete nastaviti s predstavljanjem svrhe pisma.

Prilozi u korespondenciji poslovne e-pošte

Ako glavna svrha pisma nije samo pisani narativ i predstavljanje suštine problema, već i slanje datoteke, onda je bolje priložiti proslijeđeni predmet. Često se događa da mnogi pošiljatelji, zbog nepažnje, navodeći suštinu pitanja u tekstu pisma, zaborave priložiti potrebni prilog. Takav nemar može nepovoljno utjecati na poslovni ugled pošiljatelja poslovnog pisma.

E-mail adresa treba biti prepoznatljiva i sažeta.

Pravila poslovnog dopisivanja elektroničkom poštom obvezuju pošiljatelja na prepoznatljivo elektroničko ime koje mora sadržavati istinite podatke o imenu pošiljatelja. Službena pisma i apeli izgledaju vrlo neprecizno i glupo kada su u e-adresi naznačeni neformalni izrazi ili riječi, na primjer, e-mail adresa "limon_petya". Izgleda vrlo nedostojanstveno za odraslu osobu. Za poslovnu korespondenciju bolje je kreirati zasebnu e-poštu i pridržavati se pravila poslovnog dopisivanja e-poštom.

Korištenje funkcije brzog odgovora (odgovora) za odgovaranje na prethodno primljene poruke e-pošte

Funkcija Reply ili Response (skraćeno Re:) pomaže korisniku da na brz način odgovori na prethodno poslane poruke od pošiljatelja. Ova funkcija također ima univerzalnu mogućnost čitanja prethodne korespondencije sa sugovornikom na zadanu temu. Ali pravila poslovne korespondencije e-poštom obvezuju pošiljatelja da preimenuje predmet poslovnog pisma ako se tijekom korespondencije promijeni bit rasprave.

Prije slanja poslovnog pisma lektorirajte pravopisne i interpunkcijske pogreške.

E-pošta pojednostavljuje razmjenu informacija, ali u poslovnoj korespondenciji ne smijete zanemariti pravila ruskog jezika, jer nepažnjom napravljena pogreška može utjecati na autoritet pošiljatelja. Prije slanja pisma, trebali biste nekoliko puta pregledati tekst i pažljivo provjeriti ima li pravopisnih i interpunkcijskih pogrešaka. Mnogi klijenti e-pošte imaju provjeru pravopisa, stoga obratite pozornost na riječi podvučene crvenom bojom. Ako imate ikakvih nedoumica oko ispravnosti pravopisa, potražite pomoć na internetu ili provjerite pravopis pomoću pravopisnog rječnika.

Adresno polje mora biti posljednje popunjeno.

Kako bi se izbjeglo slanje nedovršenih ili nelektoriranih pisama, adresu primatelja poslovnog pisma treba unijeti zadnji trenutak prije slanja. Ovo je pravilo također uključeno u osnove poslovne korespondencije elektroničkom poštom. Dešava se da prilikom popunjavanja polja adresata e-pošta može ponuditi popis prethodno korištenih primatelja, ovdje također trebate usredotočiti svoju pozornost kako ne biste greškom poslali sastavljeno poslovno pismo primatelju treće strane.

Strukturiranje poslovnog pisma

Pravila strukturiranja teksta vrijede ne samo za papirnate medije, već i za pravila poslovne korespondencije putem elektroničke pošte. Primatelju nije uvijek zgodno čitati velike količine teksta pisama na ekranu monitora. Da biste pojednostavili ovu točku, trebali biste razbiti tekst u logično oblikovane male odlomke i izbjegavati komplicirane rečenice u pisanju teksta poslovnih pisama. Optimalna duljina jedne rečenice u poslovnom pismu ne smije biti duža od petnaest riječi.

Suštinu poslovnog pisma treba izložiti u meritumu

Osim navedenog predmeta poslovnog pisma, primatelja treba zanimati i jasno izražena prva i druga rečenica glavnog teksta. Zadatak pošiljatelja je da na početku pisma iznese suštinu problema ili pitanja o kojem se obraća primatelju. Prva rečenica treba naznačiti svrhu za koju se poslovno pismo šalje. Uzorak: „Obavještavamo vas da rokovi obveze prema ugovoru br. 45 od 02.01.2017. „O opskrbi rasutim materijalima“ privode kraju. Za produljenje ugovora potrebno je dostaviti novi paket dokumenata. Zahvaljujući namjeni, primatelj ima priliku proniknuti u glavnu ideju poslovnog pisma. Ako je tekst pisma prevelik, onda je bolje koristiti funkciju privitka objekta kao privitka u obliku tekstualnog dokumenta, ali u isto vrijeme treba ostaviti naslovni esej u tekstualnom polju koji osvjetljava poslovno pismo. Uzorak: “Šaljemo vam elektroničku kopiju pisma Mak-Stroy LLC na pregled. Molimo Vas da nas obavijestite o Vašoj odluci u vezi produljenja Ugovora br. 45 od 02.01.2017. „O isporuci rasutog materijala“ do roka navedenog u dopisu.”

Na svaki poslovni e-mail mora se odgovoriti.

Postoje negativni primjeri poslovne korespondencije kada primatelj iz nekog razloga zanemari poslovno pismo. Ponekad doista može biti slučajeva da se zbog određenih situacija ne može dati odgovor, na primjer, rok za rješavanje problema može trajati nekoliko dana ili je primatelj zamišljen i ne može odmah odgovoriti na postavljeno pitanje. U ovom slučaju treba dati kratak komentar o ovom pitanju, na primjer, „Zdravo, Petre Ivanoviču. Primio sam vaše pismo, ali danas mi je teško odgovoriti jer se moram posavjetovati s višim rukovodstvom. Prijavit ću vaš problem direktoru naše tvrtke i dati službeni odgovor do kraja tjedna. S poštovanjem, voditelj prodaje Belov Ivan Gennadievich.

Vrijedno je zapamtiti da ako odgovor nije dan u roku od tri radna dana, tada se šutnja primatelja poslovnog pisma može ocijeniti kao ignoriranje i odbijanje komunikacije s pošiljateljem.

Prilikom sastavljanja odgovora, trebali biste odgovoriti na sva postavljena pitanja.

Ako je pismo upućeno primatelju upitne prirode, tada prilikom sastavljanja pisma odgovore na pitanja treba dati redoslijedom koji je prisutan u primljenom tekstu poslovnog pisma. Ako su postavljena pitanja, pošiljatelj se nada da će na njih dobiti konkretne odgovore. Prilikom sastavljanja pisma, odgovori ne bi trebali biti numerirani, samo trebate izreći misao redom. Da biste odgovorili na sva postavljena pitanja, prvo morate nekoliko puta pročitati primljeno poslovno pismo, a ako ima previše pitanja, bolje ih je napisati odvojeno kako ne biste propustili. Ako je nemoguće odgovoriti na neka od postavljenih pitanja, vrijedi reći da se trenutno, iz nekog razloga, ne može dati odgovor.

Ne zlorabite kratice, emocionalni dizajn i velika slova

Postoje negativni primjeri poslovne korespondencije kada je pošiljatelji razvodne neformalnim znakovima u obliku emotikona. Njihova je upotreba popularna u komunikaciji na društvenim mrežama, međutim, pravila poslovnog dopisivanja ne pozdravljaju takve manifestacije emocija, budući da primatelj možda ne zna njihovo pravo značenje i smatra ih nerazumljivim skupom interpunkcijskih pogrešaka.

Također je vrijedno odbiti pisanje teksta velikim slovima. Na internetu se skup riječi napisan velikim slovima naziva "vičnim frazama" i češće takve fraze nose negativnu konotaciju. Primatelj, čitajući poslovnu e-poštu, može negativno ocijeniti takav font, što će nepovoljno utjecati na percepciju značenja. Ako je u poslovnom pismu potrebno naglasiti važnost bilo koje točke, bolje je koristiti uvodne fraze, na primjer, „Imajte na umu da morate dostaviti paket dokumenata za produljenje ugovora najkasnije do 02/10/ 2017” ili “Napominjemo da se dokumentacija za produljenje ugovora mora dostaviti prije 10. veljače 2017. godine.

Ne šaljite osjetljive podatke putem e-pošte

Za prijenos osobnih ili povjerljivih podataka, bolje je odbiti e-mail pretince, jer postoji opasnost od presretanja informacija od strane uljeza za vlastite sebične svrhe. Takvi podaci mogu uključivati: telefonske brojeve, lozinke bankovnih kartica, osobne bankovne račune itd. Važno je upamtiti da su podaci pohranjeni na poslužitelju mail agenta i da se, u slučaju hakiranja, mogu ukrasti.

Na kraju pisma mora biti potpis pošiljatelja.

Kao što je ranije spomenuto, svaka poslana e-pošta mora sadržavati određeni potpis. Često programeri poštanskih sandučića uvode funkciju bloka potpisa, u koji možete unijeti svoje podatke o položaju, imenu i kontakt telefonskom broju. Naknadno će se ovaj blok automatski prikazati na kraju svakog slova, što će olakšati tipkanje. Važno je pravilno napisati potpis kako bi primatelj imao priliku ispravno se obratiti pošiljatelju kada odgovara na pismo. Primjer potpisa mogao bi izgledati ovako: "S poštovanjem, Nikolaj Aleksandrovič Petrov, +79810000000."

Izvlačeći zaključke, može se primijetiti da kako biste razumjeli kako voditi poslovnu korespondenciju putem e-pošte, ne morate svladati dodatne i složene osnove. Potrebno je samo pridržavati se elementarnih pravila bontona i pridržavati se normi ruskog jezika.

Vrlo često, nakon što pročitate e-mail koji vam je stigao, možete doći u iskušenje da napišete odgovor na e-mail. Ponekad može započeti cijela rasprava između vas i vašeg prijatelja za dopisivanje. Na primjer, vi ste odgovorili na njegovo pismo, on odgovara na vaš odgovor i postavlja nova pitanja, vi odgovarate i postavljate svoja itd.

E-pošta je dobra jer se poruke od vas do primatelja i natrag isporučuju gotovo trenutno. Zbog toga su takve rasprave putem e-maila postale moguće, iako postoje, naravno, zgodniji servisi za ovaj oblik komunikacije. Bilo bi jednostavno nezamislivo zamisliti takav prijenos pismima putem obične "papirnate" pošte. Pisma su tamo toliko spora da je e-pošta postala spas koji ljudima omogućuje mnogo bržu i besplatnu komunikaciju.

Video vodič: Kako odgovoriti na primljenu e-poštu

Video tutorial: Kako proslijediti e-mail na drugu adresu

Tečajevi na daljinu Kashkanov. Ova e-mail adresa je zaštićena od spambota. Morate imati omogućen JavaScript za pregled. Ova e-mail adresa je zaštićena od spambota. Morate imati omogućen JavaScript za pregled.

Kada pišemo pismo prijatelju ili rođaku, možemo zanemariti pogreške i interpunkcijske znakove, skratiti riječi kako želimo, koristiti sleng. Glavno je da bude jasno o čemu govorimo. Ali ako pišemo nepoznatoj ili nepoznatoj osobi i želimo od nje dobiti odgovor, tada treba voditi računa o nekim pravilima.

Pravila komunikacije

1 . Uvijek navedite predmet e-pošte.

Polje "Predmet" u svakom slučaju mora biti popunjeno i vrlo je poželjno da odgovara sadržaju poruke.

Ako se želite, na primjer, prijaviti za konzultacije 5. ožujka, samo napišite: "Registrirajte se za konzultacije (05.03)".

2. Kada odgovarate na pismo, spremite povijest dopisivanja.

Kada primite e-poštu od nekoga, postoje tri načina da na nju odgovorite:

Kopirajte adresu pošiljatelja i napišite mu novo pismo.
Kliknite okvir za odgovor na dnu poruke.
Koristite gumb "Odgovori".

U poslovnoj korespondenciji trebate odgovoriti na treći način, odnosno klikom na gumb "Odgovori". Otvorit će se nova poruka e-pošte koja ponavlja onu koju ste primili. Tema je ista, samo sa prefiksom "Re:", izvorni tekst je u cijelosti citiran.

Ovo je općeprihvaćeni oblik odgovora i ne biste trebali ništa mijenjati u njemu. Vaš odgovor mora biti upisan prije citiranog teksta. To je učinjeno tako da se svaki sudionik u razgovoru u bilo kojem trenutku može sjetiti o čemu se razgovaralo.

3 . Uvijek pozdravite i oslovite sugovornika s "ti".

Svaka poruka treba započeti pozdravom. I bolje je ako je individualno. Ako je prikladno, nazovite sugovornika imenom, inače - imenom i patronimom.

Poželjno je pismo završiti konstrukcijom: S poštovanjem, ... (ime / prezime ili ime / patronim).

Na primjer: Zdravo, Aleksej Petrovič. Pošaljite ugovor Ivanu Mihajloviču. Srdačan pozdrav, Ilya Krivosheev

4 . Odgovorite što je brže moguće.

Što prije odgovorite na poruku, to bolje. Idealno - u roku od nekoliko sati. Ali moguće je i nekoliko dana. Što duže odgađate s odgovorom, to gore utječe na vaš ugled.

Što se tiče teksta poruke, pri njegovom pisanju također se trebate voditi nekim pravilima.

Budite konkretni, ali detaljni

Ne tjerajte drugu osobu da pogađa što ste mislili. Ako problem nije očit, opišite ga što detaljnije: kako ste došli do rezultata koji imate, što točno želite postići i što se traži od sugovornika.

Ali to uopće ne znači da trebate navesti sve detalje u najsitnijim detaljima. Izostavite višak – cijenite vrijeme druge osobe.

Pokušajte biti kratki i jasni

Nema potrebe, na primjer, govoriti o tome kako je tvoja žena, svekrva i ostala rodbina.

Što se tiče veličine, idealno jedan "ekran" (bez listanja). Maksimalna je veličina teksta koja stane na A4 list.

Vodite se zdravim razumom i pravilima pristojnosti

Budite pristojni, pažljivi, hvala vam na pismima i vašem vremenu.

Što nikako NE raditi

1 . Pretjerana upotreba interpunkcije.

Dovoljan je jedan uskličnik ili upitnik. Ne smiju se umnožavati. Također, nemojte pretjerivati s elipsom.

Primjer "lošeg" pisma:

2. Koristite različite fontove, veličinu i boju slova.

Stranice i programi za poštu omogućuju promjenu ovih postavki. Možete odabrati neobičan font, povećati ili smanjiti slova, obojiti tekst u različite boje. Ali u poslovnoj korespondenciji to je neprikladno!

Bolje je ne mijenjati ništa i ostaviti sve kao što je zadano. Jedino što je dopušteno je podebljati ili kurzivom neke riječi. Ali samo ako je potrebno!

Primjer "lošeg" pisma:

3 . Umetnite emotikone.

Ostavite smiješna i tužna lica, cvijeće i srca za osobno dopisivanje. U poslovnim pismima bolje je ne koristiti emotikone - ni tekst ni slike.

Primjer "lošeg" pisma:

4 . Ispis teksta velikim slovima.

Ispis teksta velikim slovima na Internetu smatra se lošim tonom. To se odnosi kako na poslovno i osobno dopisivanje, tako i na komunikaciju na društvenim mrežama, Skypeu, forumima i drugim mjestima. I to se odnosi i na cijeli tekst i na pojedinačne riječi.

Tipka Caps Lock na tipkovnici kontrolira velika slova. Odnosno, ako su sva vaša slova upisana velikim slovima, samo ga trebate jednom pritisnuti i otpustiti.

Štoviše, nemojte ispisivati "Predmet" pisma velikim slovima - to je vrhunac nepoštovanja!

Na bilješku. Ispisivanje pojedinih riječi i cijelog teksta velikim slovima doživljava se kao plač. A vrištanje je agresija, koja nadilazi okvire kulturne korespondencije.

Ako stvarno trebate istaknuti nešto u tekstu, bolje je to učiniti podebljanim ili kurzivnim stilom.

Također je vrlo poželjno izbjegavati riječi "Hitno", "Važno" i druge koje izražavaju nestrpljenje u predmetu pisma.

Pismenost

Ovo ne treba shvatiti prestrogo, ali pokušajte pisati ispravno u pismima. Nekoliko jednostavnih savjeta:

Svaka rečenica mora započeti velikim slovom. Da biste ga upisali, držite pritisnutu tipku Shift.
Na kraju svake rečenice treba stajati točka. U ruskom rasporedu tipkovnice nalazi se u donjem redu s desne strane (prije Shift).
Za ispis zareza držite Shift i pritisnite tipku s točkom.
Ne stavljajte razmak prije zareza ili točke. Nakon njih bi trebao biti razmak.

I još jedan savjet za one koji se bar malo znaju služiti uređivačem teksta Word (Writer). Prvo upišite slovo u ovom programu. Podcrtat će pogreške crvenom linijom i desnim klikom na takvu riječ možete je ispraviti.

Kopirajte gotov tekst i zalijepite ga u polje za pismo. Ali prije lijepljenja treba isključiti oblikovanje tako da se dodaje bez ukrasa iz programa Word (Writer).

U pošti mail.ru, za to morate kliknuti na natpis "Ukloni dizajn" na vrhu.

U Yandex.Mailu - gumb "Onemogući dizajn" s desne strane.

Nakon lijepljenja, izgled se može ponovno uključiti.