Kako dobro odgovoriti na email. Internet život

A njegov pošiljalac čeka vaš odgovor. Kako to učiniti ispravno? Naravno, možete poslati pismo odgovora pošiljaocu, gdje možete naznačiti da se radi o odgovoru na e-mail od tog i tog datuma i takve i takve teme. Ali bit će ispravnije i lakše koristiti posebnu funkciju poštanske usluge, koja se zove tako - “ Odgovori". Naučimo kako ispravno odgovoriti na e-poštu koristeći Yandex Mail kao primjer.

Kako odgovoriti na email

Ulazim u vaše poštansko sanduče i vidim u folderu " inbox» nepročitanu e-poštu (pošiljalac i predmet nepročitane e-pošte su podebljani), otvorite je klikom na nju lijevom tipkom miša.

Pročitajte pismo i ako zahtijeva odgovor, to se može učiniti na dva načina:

Uz pomoć potpunog obrasca za odgovor pismo se može oblikovati po želji, tj. promijenite font, boju fonta, ubacite linkove, napravite liste, ubacite emotikone itd. šta se ne može uraditi prema metodi broj 1. Dakle, ako ne trebate oblikovati odgovor na poseban način, onda možete koristiti obrazac za brzi odgovor, u suprotnom koristite metodu broj 2.

Kada primi odgovor na svoju e-poštu, primalac će vidjeti skraćenicu "Re:" u naslovu, a svoju originalnu poruku u tijelu e-pošte, kojoj će prethoditi vaš odgovor. Po želji, prilikom kucanja odgovora, pošiljalac naravno može izbrisati originalnu poruku, ali je ipak bolje ostaviti barem dio poruke. U tom slučaju, primalac će odmah shvatiti koje je njegovo pismo primilo odgovor e-pošte.

Tokom protekle decenije, e-pošta je postala možda jedno od najpopularnijih sredstava poslovne komunikacije. Danas je prilično teško naći osobu koja ne koristi e-poštu u svojoj praksi interpersonalne i interkulturalne komunikacije. Brzo skenirajući adrese i teme dolaznih poruka jednim pogledom, odlučujemo koja slova da pročitamo, a koja da izbrišemo bez otkrivanja. Prepiska može biti poslovna ili privatna u zavisnosti od odnosa između dopisnika. Ako je pismo privatno, onda ne postoje strogi zahtjevi s etičkog stanovišta - stil pisanja i način prezentacije zavise uglavnom od stepena poznavanja primatelja.

Danas je prilično teško pronaći kompaniju koja ne koristi e-poštu u svojoj praksi međuljudske komunikacije. Treba napomenuti da u običnoj poslovnoj korespondenciji putem e-pošte postoje općeprihvaćena pravila koja morate znati i slijediti. Pogledajmo pobliže najvažnije.

Pravilo 1 Prilikom slanja e-pošte obavezno popunite sva polja. Generalno, struktura poslovne e-pošte može se predstaviti na sljedeći način:

Adresa i ime pošiljaoca.

Adresa primaoca (ili adrese primaoca kada postoji potreba da se pismo sa jednim tekstom pošalje na više primalaca).

Važnost pisma (ovo je ako je potrebno).

Predmet pisma.

Aplikacija.

Pismo koje se sastoji od pozdrava; osnovni tekst pisma; zaključci; i potpise.

Pravilo 2 Adresa i ime pošiljaoca moraju biti prepoznatljivi. Stoga, kada pokrećete poštansko sanduče, uvijek unesite svoje ime i prezime u kolonu imena pošiljaoca. Najpouzdanija adresa je ona koja sadrži vaše pravo ime, kao i naziv vaše organizacije u nazivu domene, na primjer: Ova adresa el. pošte je zaštićena od spambotova. Morate imati omogućen JavaScript za pregled. .

Pravilo 3 Obavezno popunite polje "Subject". Predmet pisma je poseban atribut pisma, čije prisustvo uvelike olakšava rad s elektronskom korespondencijom. Sudbina pisma vrlo često zavisi od njegove teme, posebno ako vam ime i adresa pošiljaoca ništa ne govore. Tema pisma treba da bude kratka - ne više od 50 karaktera - i da je suština. Što je predmet pisma jednostavniji i jasniji, veća je vjerovatnoća da će pismo biti pročitano i da će dobiti odgovor. Posebno je potrebno dobro razmisliti o Temi kada nekome pišete prvi put.

Pravilo 4 Koristite ikonu ("Re:") samo za odgovor. Koristeći ikonicu koja se nalazi u polju za adresu pisma na koje odgovarate, otvorite obrazac za sastavljanje odgovora. Ovaj formular već sadrži adresu vašeg sagovornika, tekst njegovog pisma i temu. Ikona (Re) je skraćenica od engleske riječi "Reply:" ili "Response:" i znači "Moj odgovor na:". Stoga, ako se promijeni predmet slova, promjene predmeta moraju se izvršiti pomoću strelice nadole koja se nalazi desno od ikone Re. U padajućoj listi koja se otvori odaberite naredbu "promijeni temu".

Ako, kada odgovarate na nečiju e-poštu, promijenite glavnu ideju dijaloga, promijenite temu u skladu s tim, ali bolje je započeti raspravu o novom pitanju kreiranjem novog pisma.

Pravilo 5 Da biste izbjegli prijevremeno slanje, unesite adresu primaoca tek kada je pismo završeno, provjereno i spremno za slanje. Budite oprezni sa dugmetom "Pošalji": obavezno pošaljite pismo osobi kojoj želite.

Pravilo 6 Obavezno napišite pozdrav, koji se sastoji od riječi dobrodošlice i imena primaoca, prije tijela pisma. Neki korisnici smatraju da pozdrav u e-mailu ne mora biti napisan, jer je navodno besmislen relikt papirne pošte, da ne nosi nikakve značajne informacije i sadrži samo službene riječi.

Pozdrav nosi informaciju o odgoju osobe koja piše pismo. Kao pozdrav koristite sljedeću formu obraćanja: „Dobar dan, poštovani (poštovani) + ime, patronimija primaoca!“ ili “Dragi (dragi) + ime, patronim primaoca, zdravo!” i tek onda pređite na svrhu vaše poruke.

U Evropi je uobičajeno da se uvijek obraćate "Poštovani gospodine/gospođo" ili manje formalno, posebno ako vam je adresat poznat, "Poštovani + ime". U Sjedinjenim Državama, gdje je tempo života i dopisivanja intenzivniji, e-mail počinje naslovom koji se sastoji od imena i kratkog "Zdravo + ime". U ruskom se uzvičnik stavlja iza pisane adrese u bilo kojem žanru korespondencije: poslovnoj, privatnoj, službenoj itd., dok se u engleskom jeziku u svim ovim žanrovima stavlja zarez.

Pravilo 7 Pravilno strukturirajte svoje pismo. Pošto je čitanje sa ekrana monitora mnogo teže od čitanja papira. Razbijte tekst e-pošte na logične paragrafe. Pokušajte da rečenice ne budu duže od 15-20 riječi. Odvojite pasuse jedan od drugog uvlakom ili praznim redom.

Pravilo 8 Budite sažeti i izrazite misli do tačke. Glavni tekst pisma iz prvog pasusa treba da privuče pažnju čitaoca ne manje nego njegov predmet. Budite svjesni ograničenog vremena potencijalnog čitaoca. Počnite sa svrhom pisma, treba je jasno navesti u prvoj rečenici. Ako su prve rečenice pravilno formulirane, onda postoji vrlo velika vjerovatnoća da će ga primalac pisma pročitati do kraja. E-pošta je dizajnirana za brzo prenošenje informacija. Ako trebate poslati važne informacije koje sadrže veliku količinu, bolje je da napišete kratak popratni tekst u e-mailu, a same informacije uredite kao prilog.

Pravilo 9 Priložite prilog prije nego što počnete pisati svoju e-poštu. Koliko puta ste morali da primite pismo, čija je svrha bila slanje priloga, bez samog ovog priloga?! Takva nemarnost možda neće najbolje uticati na vašu poslovnu reputaciju.

Pravilo 10 Kada nekome pišete prvi put, nemojte prilagati nikakve priloge. Ako i dalje šaljete neku vrstu priloga bez pristanka primaoca, onda obavezno napišite u tekstu pisma o kakvom se fajlu radi. Nemojte prilagati priloge veće od 5MB, jer je moguća takva neugodna situacija: vi ćete svoju datoteku poslati na mail server u sekundi, a vaš primalac će je preuzeti sat vremena.

Pravilo 11 Kada sastavljate pismo odgovora, odgovorite na SVA postavljena pitanja. Ako vam je teško odgovoriti, pišite direktno.

Pravilo 12 Prije slanja e-pošte provjerite pravopis, gramatiku i interpunkciju. Samo zato što je e-pošta brz način komunikacije ne znači da mora biti neuredna. Izgradite svoje fraze što je moguće inteligentnije u smislu pravopisa i gramatike. Ovo je važno ne samo zato što nepismeno napisano pismo može pokvariti utisak o vama, već zato što je vrlo teško čitati tekst bez zareza i tačaka.

Pravilo 13 Na mejlove se mora odgovoriti. E-pošta se odnosi na povezivanje s drugim ljudima, a malo ljubaznosti nikada ne škodi. Prema pravilima bontona, na e-mailove se mora odgovoriti, a vrijeme odgovora ne smije biti duže od tri dana. Ako ne odgovorite na e-poruku u ovom roku, ovo je jasno odbijanje komunikacije. Ako vam je potrebno duže vrijeme da odgovorite na pismo, vrijedi objasniti razloge kašnjenja. Kada primite e-poruku koja sadrži prilog, obavezno potvrdite da je prilog stigao i normalno otvoren. Kada primate pisma od nepoznatih osoba, ne možete im odgovoriti. Mogu se izbrisati bez čitanja. Ako primite neželjenu e-poštu sa priloženom datotekom, trebate izbrisati datoteku bez raspakivanja: ovo je najvjerovatnije izvor kompjuterskog virusa.

Pravilo 14 Ne tražite potvrdu o čitanju. Možete napisati sljedeću frazu iza teksta glavnog pisma i prije svog potpisa: „Molimo vas da potvrdite prijem pisma povratnim pismom ili pozivom na brojeve ispod.”

Pravilo 15 Velika slova se nikada ne smiju koristiti u tijelu poruke. TEKST VELIKIM SLOVIMA se tretira kao vikanje. U najboljem slučaju, to se naziva nepismenošću u pitanjima mrežnog bontona. Ovo može izazvati iritaciju ili drugu neželjenu reakciju kod vašeg čitaoca.

Pravilo 16 Nikada nemojte davati povjerljive informacije putem e-pošte. Budite veoma oprezni kada prosljeđujete brojeve bankovnih kartica ili druge osjetljive informacije u tijelu e-pošte. E-pošta tokom prijenosa može se presresti i koristiti za ličnu korist. Osim toga, e-mail koji ste poslali ostaje zauvijek u memoriji računara.

Pravilo 17 Nemojte zloupotrebljavati kratice i emocionalni dizajn. U poslovnoj e-pošti izbjegavajte korištenje skraćenica kao što su BTW (usput rečeno) ili LOL (smijeh se naglas), također poznate kao emotikoni („nasmijana lica“). Oni su neprikladni u poslovnoj korespondenciji, pogotovo jer primalac pisma možda ne zna njihovo značenje.

Pravilo 18 Obavezno stavite svoj potpis na kraj pisma. Potpis je mali blok teksta koji se dodaje na kraj vaših poruka koji vas identificira i sadrži vaše kontakt informacije. Neka vaš potpis bude kratak: ne više od četiri do sedam redaka. Dugačak potpis zauzima puno prostora i može biti neugodan. Uključite nekoliko mogućih načina da vas kontaktiramo (obično brojevi telefona i faksa), kao i link do web stranice vaše kompanije.

Na osnovu članaka:

1. 32 najvažnija savjeta o etiketi e-pošte. [Elektronski izvor] http://www.emailreplies.com/ Provjereno 19.09.2015.

2. Top 26 najvažnijih pravila ponašanja e-pošte. [Elektronski izvor] http://email.about.com/od/emailnetiquette/tp/core_netiquette.htm Provjereno 20.09.2015.

Materijal je pripremila Shutilina L.A., metodolog GMC DOgM

Tokom proteklih decenija, poslovna korespondencija putem elektronske pošte stekla je ogromnu popularnost i postala je jedan od glavnih načina poslovne komunikacije. Danas je teško naći osobu koja ne bi koristila e-poštu u praksi međuljudske komunikacije. Uprkos tome, mnogi danas postavljaju pitanje: da li se poštuju sva pravila? Kako stvoriti dobar utisak na pošiljaoca uz pomoć kompetentnog pisma?

Ovaj članak opisuje pravila poslovne e-mail korespondencije, a praktični savjeti predstavljeni u članku pomoći će vam da naučite pravu poslovnu komunikaciju prilikom sastavljanja e-poruka.

Mnogi ljudi započinju svoj radni dan tako što provjeravaju svoje poštansko sanduče za nove poruke. Ali, nažalost, uprkos rasprostranjenosti ovog načina razmjene informacija, mnogi ne znaju kako pravilno koristiti jezik poslovne korespondencije, uzimajući e-poštu za neformalni način komunikacije.

Zbog brzine dostave pojednostavljuje razmjenu važnih službenih dokumenata, obrazaca, prijava, ali i ovdje ljudi prave greške prilikom slanja pisama. Često se dešava da prilikom sastavljanja e-maila prilikom razmjene bilo kojeg fajla, iz nekog razloga, adresati ne sastavljaju naslovne eseje i ne unose teme, što može otežati rad primatelja. Svrha ovog članka je odgovoriti na pitanje: kako poslati e-mail i poštovati sva pravila poslovne pismene komunikacije putem e-pošte?

Prilikom sastavljanja e-pošte, sva navedena polja moraju biti popunjena

Pravila poslovne e-mail korespondencije obavezuju pošiljaoca pisma da popuni sva polja predviđena u e-mailu, kao što su adresa i ime primaoca i pošiljaoca pisma. Obavezno opišite temu, koja ukratko opisuje suštinu pisma koje se šalje. Vrlo često sudbina poslanog pisma i brzina rješavanja problema iznesenog u njemu ovise o ispravno opisanoj temi. Poslovna e-pošta treba da počne sa pozdravom - ovaj jednostavan čin poštovanja prema primaocu je veoma važan u prepisci. Nakon pozdrava treba da sledi tekst koji se zove „telo pisma“, a na kraju se ostavlja potpis, na primer „S poštovanjem, Brišov Petre Ivanoviču“.

Pozdrav u poslovnoj korespondenciji

Na ovom mjestu vrijedi dodatno usmjeriti pažnju, jer je gest poštovanja vrlo važan u svakom aspektu poslovne komunikacije. Optimalna pozdravna fraza je "Dobar dan" ili "Zdravo". Vođenje poslovne korespondencije putem e-pošte ograničava pošiljaoca da koristi fraze "Dobro veče" ili "Dobro jutro", budući da primalac može pročitati pismo mnogo kasnije nego što ga primi. Takođe nije ispravno koristiti kolokvijalne izraze koji se koriste u pozdravu u pozdravu.

Nakon pozdravne riječi ili fraze, treba se obratiti primaocu imenom i prezimenom, a ako je ime nepoznato pošiljaocu, ovaj trenutak se može preskočiti. Nakon toga možete nastaviti sa predstavljanjem svrhe pisma.

Prilozi u poslovnoj e-pošti

Ako glavna svrha pisma nije samo pisani narativ i prezentacija suštine problema, već i slanje datoteke, onda je bolje priložiti proslijeđeni objekt na prvom mjestu. Često se dešava da mnogi pošiljaoci zbog nepažnje, navodeći suštinu problema u tekstu pisma, zaborave da prilože potreban prilog. Takav nemar može negativno uticati na poslovnu reputaciju pošiljaoca poslovnog pisma.

E-mail adresa treba da bude prepoznatljiva i koncizna.

Pravila poslovne e-mail korespondencije obavezuju pošiljaoca da ima prepoznatljivo elektronsko ime, koje mora sadržavati istinite podatke o imenu pošiljaoca. Službena pisma i apeli izgledaju vrlo nekoncizno i glupo kada se u e-mail adresi navedu neformalni izrazi ili riječi, na primjer, adresa e-pošte „limon_petya“. Za odraslu osobu izgleda vrlo nedostojno. Za poslovnu korespondenciju, bolje je kreirati zasebnu e-poštu i pridržavati se bontona poslovne e-poruke.

Korišćenje funkcije brzog odgovora (odgovora) za odgovor na prethodno primljene e-poruke

Funkcija Odgovor ili Odgovor (skraćeno Re:) pomaže korisniku da na brz način odgovori na prethodno poslane poruke od pošiljaoca. Ova funkcija takođe ima univerzalnu mogućnost čitanja prethodne korespondencije sa sagovornikom na datu temu. Ali pravila poslovne e-mail korespondencije obavezuju pošiljaoca da preimenuje predmet poslovnog pisma ako se tokom prepiske promijeni suština rasprave.

Prije slanja poslovnog pisma, lektorirajte pravopisne i interpunkcijske greške.

E-pošta pojednostavljuje razmjenu informacija, ali u poslovnoj korespondenciji ne biste trebali zanemariti pravila ruskog jezika, jer neoprezno napravljena greška može utjecati na autoritet pošiljaoca. Prije nego što pošaljete pismo, trebali biste nekoliko puta pregledati tekst i pažljivo provjeriti ima li pravopisnih i interpunkcijskih grešaka. Mnogi klijenti e-pošte imaju provjeru pravopisa, pa obratite pažnju na riječi podvučene crvenom bojom. Ako sumnjate u ispravnost pravopisa, potražite pomoć na Internetu ili provjerite pravopis koristeći pravopisni rječnik.

Polje za adresu se mora popuniti posljednje.

Da biste izbegli slanje nedovršenih ili neobrađenih pisama, adresu primaoca poslovnog pisma treba uneti u poslednjem trenutku pre slanja. Ovo pravilo je takođe uključeno u osnove poslovne e-mail korespondencije. Dešava se da prilikom popunjavanja polja za adresat e-mail može ponuditi listu prethodno korištenih primatelja, ovdje također treba usmjeriti pažnju kako ne biste greškom poslali sastavljeno poslovno pismo trećem primaocu.

Strukturiranje poslovnog pisma

Pravila strukturiranja teksta ne odnose se samo na papirne medije, već i na pravila poslovne korespondencije putem e-pošte. Nije uvek zgodno za primaoca da čita velike količine tekstualnih poruka na ekranu monitora. Da biste pojednostavili ovu poentu, trebali biste razbiti tekst na logično oblikovane male pasuse i izbjegavati komplicirane rečenice u pisanju teksta poslovnih pisama. Optimalna dužina jedne rečenice u poslovnom pismu ne smije biti veća od petnaest riječi.

Suštinu poslovnog pisma treba navesti u meritumu

Pored navedenog predmeta poslovnog pisma, primaoca treba zanimati i jasno artikulisana prva i druga rečenica osnovnog teksta. Zadatak pošiljaoca je da na početku pisma navede suštinu problema ili pitanja o kojoj se obraća primaocu. U prvoj rečenici treba navesti svrhu u koju se poslovno pismo šalje. Uzorak: „Obavještavamo vas da se završavaju uslovi obaveze po ugovoru br. 45 od 02.01.2017. godine „O nabavci rasutih materijala“. Za produženje ugovora potrebno je dostaviti novi paket dokumenata. Zahvaljujući naznačenoj svrsi, primalac ima priliku da se udubi u glavnu ideju poslovnog pisma. Ako je tekst pisma prevelik, onda je bolje koristiti funkciju pričvršćivanja objekta kao priloga u obliku tekstualnog dokumenta, ali u isto vrijeme u polju za tekst treba ostaviti naslovni esej koji osvetljava poslovno pismo. Uzorak: „Šaljemo vam elektronsku kopiju pisma Mak-Stroy doo na pregled. Molimo Vas da nas obavijestite o Vašoj odluci u vezi produženja Ugovora broj 45 od 02.01.2017. godine „O nabavci rasutih materijala“ do roka navedenog u dopisu.”

Na svaki poslovni email mora se odgovoriti.

Postoje negativni primjeri poslovne korespondencije kada primalac iz nekog razloga ignoriše poslovno pismo. Ponekad zaista postoje slučajevi kada se zbog određenih situacija ne može dati odgovor, na primjer, rok za rješavanje problema može potrajati nekoliko dana ili je primalac u razmišljanju i ne može odmah odgovoriti na postavljeno pitanje. U ovom slučaju treba dati kratak komentar o ovom pitanju, na primjer: „Zdravo, Petre Ivanoviču. Dobio sam Vaše pismo, ali danas mi je teško odgovoriti, jer moram da se konsultujem sa višim rukovodstvom. Vaš problem ću prijaviti generalnom direktoru naše kompanije i dati zvaničan odgovor do kraja sedmice. S poštovanjem, menadžer prodaje Belov Ivan Gennadievich.

Vrijedi zapamtiti da ako odgovor nije dat u roku od tri radna dana, onda se šutnja primaoca poslovnog pisma može ocijeniti kao ignoriranje i odbijanje komunikacije s pošiljaocem.

Prilikom pisanja odgovora, treba da odgovorite na sva postavljena pitanja.

Ako je pismo upućeno primaocu upitne prirode, tada pri sastavljanju pisma treba dati odgovore na pitanja onim redoslijedom koji je prisutan u primljenom tekstu poslovnog pisma. Ako su pitanja postavljena, pošiljalac se nada da će na njih dobiti konkretne odgovore. Prilikom sastavljanja pisma, odgovori ne treba da budu numerisani, samo treba da navedete misao redom. Da biste odgovorili na sva postavljena pitanja, prvo je potrebno nekoliko puta ponovo pročitati primljeno poslovno pismo, a ako ima previše pitanja, bolje ih je napisati zasebno kako ne biste propustili. Ako je nemoguće odgovoriti na neka od postavljenih pitanja, vrijedi naznačiti da se u ovom trenutku iz nekog razloga ne može dati odgovor.

Nemojte zloupotrebljavati skraćenice, emocionalni dizajn i velika slova

Postoje negativni primjeri poslovne korespondencije kada je pošiljaoci razvodnjavaju neformalnim znakovima u obliku emotikona. Njihova upotreba je popularna u komunikaciji na društvenim mrežama, međutim, pravila poslovne korespondencije ne pozdravljaju takve manifestacije emocija, jer primalac možda ne zna njihovo pravo značenje i smatra ih nerazumljivim skupom interpunkcijskih grešaka.

Također je vrijedno odbiti pisanje teksta velikim slovima. Na Internetu se skup riječi ispisanih velikim slovima naziva „vikanje fraza“ i češće takve fraze nose negativnu konotaciju. Primalac, čitajući poslovni e-mail, može takav font smatrati negativno, što će negativno uticati na percepciju značenja. Ako je u poslovnom pismu potrebno naglasiti važnost bilo koje tačke, bolje je koristiti uvodne fraze, na primjer: „Imajte na umu da morate dostaviti paket dokumenata za produženje ugovora najkasnije do 10.02. 2017” ili „Napominjemo da se dokumentacija za produženje ugovora mora dostaviti do 10. februara 2017. godine.

Nemojte slati osjetljive informacije putem e-pošte

Za prijenos ličnih ili povjerljivih informacija, bolje je odbiti e-mail sandučiće, jer postoji prijetnja presretanja informacija od strane uljeza u vlastite sebične svrhe. Takve informacije mogu uključivati: brojeve telefona, lozinke bankovnih kartica, lične bankovne račune, itd. Važno je zapamtiti da se informacije pohranjuju na serveru mail agenta i, u slučaju hakovanja, mogu biti ukradene.

Potpis pošiljaoca mora biti na kraju pisma.

Kao što je ranije spomenuto, svaki poslani email mora sadržavati određeni potpis. Često programeri poštanskih sandučića uvode funkciju bloka potpisa, u koji možete unijeti svoje podatke o poziciji, imenu i kontakt telefonskom broju. Nakon toga, ovaj blok će se automatski prikazati na kraju svakog slova, što će olakšati kucanje. Važno je pravilno napisati potpis kako bi primalac imao priliku da se tačno obrati pošiljaocu prilikom odgovaranja na pismo. Primjer potpisa može izgledati ovako: "S poštovanjem, Nikolaj Aleksandrovič Petrov, +79810000000."

Izvodeći zaključke, može se primijetiti da da biste razumjeli kako voditi poslovnu korespondenciju putem e-pošte, ne morate savladati dodatne i složene osnove. Potrebno je samo pridržavati se elementarnih pravila bontona i pridržavati se normi ruskog jezika.

Vrlo često, nakon što pročitate e-mail koji vam je stigao, možete doći u iskušenje da napišete e-mail za odgovor. Ponekad može da počne čitava rasprava između vas i vašeg drugara. Na primjer, vi ste odgovorili na njegovo pismo, on odgovara na vaš odgovor i postavlja nova pitanja, vi odgovarate i postavljate svoja, itd.

E-pošta je dobra jer se poruke od vas do vašeg primaoca i nazad isporučuju gotovo trenutno. Zbog toga su ovakve diskusije putem e-maila postale moguće, iako postoje, naravno, pogodniji servisi za ovaj vid komunikacije. Prosto bi bilo nezamislivo zamisliti takav transfer pismima putem obične "papirne" pošte. Pisma su tamo toliko spora da je e-pošta postala spas koji omogućava ljudima da komuniciraju mnogo brže i besplatno.

Video tutorial: Kako odgovoriti na e-poštu koju primite

Video tutorial: Kako proslijediti email na drugu adresu

Kursevi na daljinu Kashkanov. Ova adresa el. pošte je zaštićena od spambotova. Morate imati omogućen JavaScript za pregled. Ova adresa el. pošte je zaštićena od spambotova. Morate imati omogućen JavaScript za pregled.

Kada pišemo pismo prijatelju ili rodbini, možemo zanemariti greške i znakove interpunkcije, skraćivati riječi kako želimo, koristiti sleng. Glavna stvar je da bude jasno o čemu pričamo. Ali ako pišemo strancu ili nepoznatoj osobi i želimo da dobijemo odgovor od njega, onda treba uzeti u obzir neka pravila.

Pravila komunikacije

jedan . Uvijek navedite predmet e-pošte.

Polje "Subject" u svakom slučaju mora biti popunjeno i vrlo je poželjno da odgovara sadržaju poruke.

Ako želite, na primjer, da se prijavite za konsultacije 5. marta, samo napišite: “Prijavite se za konsultacije (05.03)”.

2. Kada odgovarate na pismo, sačuvajte istoriju korespondencije.

Kada primite e-poštu od nekoga, postoje tri načina da odgovorite na nju:

Kopirajte adresu pošiljaoca i napišite mu novo pismo.
Kliknite na okvir za odgovor na dnu poruke.
Koristite dugme "Odgovori".

U poslovnoj korespondenciji treba odgovoriti na treći način, odnosno kliknuti na dugme "Odgovori". Otvorit će se novi e-mail koji će se ponoviti onaj koji ste primili. Tema je ista, samo sa prefiksom "Re:", originalni tekst je u potpunosti citiran.

Ovo je općeprihvaćeni oblik odgovora i u njemu ne biste trebali ništa mijenjati. Vaš odgovor mora biti otkucan prije citiranog teksta. To se radi kako bi se svaki učesnik u razgovoru u svakom trenutku mogao sjetiti o čemu se razgovaralo.

3 . Uvek se pozdravite i oslovljavajte sagovornika sa "vi".

Svaka poruka treba da počinje pozdravom. I bolje je ako je individualno. Ako je prikladno, nazovite sagovornika po imenu, u suprotnom - po imenu i patronimu.

Poželjno je završiti slovo konstrukcijom: S poštovanjem, ... (ime/prezime ili ime/patronim).

Na primjer: Zdravo, Aleksej Petroviču. Molimo pošaljite ugovor Ivanu Mihajloviču. Srdačan pozdrav, Ilya Krivosheev

četiri . Odgovorite što je brže moguće.

Što prije odgovorite na poruku, to bolje. Idealno - u roku od nekoliko sati. Ali moguće je i nekoliko dana. Što duže odgađate s odgovorom, to će gore uticati na vašu reputaciju.

Što se tiče teksta poruke, prilikom pisanja treba se voditi i nekim pravilima.

Budite konkretni, ali detaljni

Nemojte terati drugu osobu da nagađa šta ste mislili. Ako problem nije očigledan, opišite ga što detaljnije: kako ste došli do rezultata koji imate, šta tačno želite da postignete i šta se traži od sagovornika.

Ali to uopće ne znači da trebate navesti sve detalje do najsitnijih detalja. Izostavite višak - cijenite vrijeme druge osobe.

Pokušajte da budete kratki i konkretni

Nema potrebe, na primjer, pričati o tome kako su vaša supruga, svekrva i ostali rođaci.

Što se tiče veličine, idealno jedan "ekran" (bez pomeranja). Maksimalna je veličina teksta koja stane na A4 list.

Vodite se zdravim razumom i pravilima pristojnosti

Budite ljubazni, pažljivi, hvala vam na pismima i vašem vremenu.

Šta apsolutno NE raditi

jedan . Prekomjerna upotreba interpunkcije.

Dovoljan je jedan uzvičnik ili upitnik. Ne treba ih umnožavati. Takođe, nemojte preterano koristiti tri trotočke.

Primjer "lošeg" slova:

2. Koristite različite fontove, veličinu i boju slova.

Poštanske stranice i programi vam omogućavaju da promijenite ove postavke. Možete odabrati neobičan font, povećati ili smanjiti slova, obojiti tekst u različite boje. Ali u poslovnoj korespondenciji to je neprikladno!

Bolje je ne mijenjati ništa i ostaviti sve kako je po defaultu. Jedino što je dozvoljeno je podebljati neke riječi ili kurzivom. Ali samo ako je potrebno!

Primjer "lošeg" slova:

3 . Umetnite emotikone.

Ostavite smiješna i tužna lica, cvijeće i srca za ličnu prepisku. U poslovnim pismima bolje je ne koristiti emotikone - ni tekst ni slike.

Primjer "lošeg" slova:

četiri . Štampajte tekst velikim slovima.

Štampanje teksta velikim slovima na internetu se smatra lošim ponašanjem. Ovo se odnosi i na poslovnu i ličnu korespondenciju, kao i komunikaciju na društvenim mrežama, Skype-u, forumima i drugim mjestima. I to se odnosi i na cijeli tekst i na pojedinačne riječi.

Taster na tastaturi Caps Lock kontroliše velika slova. Odnosno, ako su sva vaša slova otkucana velikim slovima, samo je potrebno jednom pritisnuti i otpustiti.

Štaviše, nemojte štampati "Subject" slova velikim slovima - ovo je vrhunac nepoštovanja!

Na napomenu. Ispisivanje pojedinih riječi i cijelog teksta velikim slovima doživljava se kao vapaj. A vrištanje je agresija, koja prevazilazi okvire kulturne korespondencije.

Ako zaista trebate nešto istaknuti u tekstu, bolje je to učiniti podebljanim ili kurzivnim stilom.

Takođe je veoma poželjno izbegavati reči „Hitno”, „Važno” i druge koje izražavaju nestrpljenje u naslovu pisma.

Pismenost

Ovo ne treba shvatiti pregrubo, ali pokušajte da pišete ispravno u svojim pismima. Nekoliko jednostavnih savjeta:

Svaka rečenica mora početi velikim slovom. Da biste ga otkucali, držite pritisnut taster Shift.
Na kraju svake rečenice treba da stoji tačka. U ruskom rasporedu tastature, nalazi se u donjem redu desno (ispred Shift).
Da odštampate zarez, držite Shift i pritisnite taster za tačku.
Nemojte stavljati razmak ispred zareza ili tačke. Trebalo bi da postoji prostor iza njih.

I još jedan savjet za one koji barem malo znaju koristiti Word (Writer) uređivač teksta. Prvo unesite slovo u ovaj program. Greške će podvući crvenom linijom i desnim klikom na takvu riječ možete je ispraviti.

Kopirajte gotov tekst i zalijepite ga u polje za pismo. Ali prije lijepljenja trebali biste isključiti oblikovanje tako da se dodaje bez ukrasa iz programa Word (Writer).

U pošti mail.ru, za to morate kliknuti na natpis "Ukloni dizajn" na vrhu.

U Yandex.Mailu - dugme "Onemogući dizajn" na desnoj strani.

Nakon lijepljenja, izgled se može ponovo uključiti.