Как да си направим папки за съхранение на документи. Как да съхранявате документи

Създайте стандартна система за именуване на документи.Заглавете всеки документ по един и същи начин, включително тема, дата и друга важна информация. Например касовата бележка трябва да включва името на магазина, датата и закупения продукт.

Организирайте своите папки и подпапки.Ако използвате папки за съхраняване на данни вместо система за управление на документи, ще трябва да ги разделите по дата, предмет или проект. Създайте нов подклас от папки, за да организирате тези, които имат твърде много документи.

С какви документи, колко време трябва да се съхраняват. Оказа се, че много разписки, сертификати и сертификати трябва да останат при нас доста дълго време, така че възниква разумен въпрос какво може да се адаптира за тяхното съхранение?

Ето няколко идеи за решаване на този проблем:

1. Папка за документи.Разбира се, първото нещо, което идва на ум, е голяма папка с пръстени и файлове. Най-често такива папки са във формат А4, така че е удобно да съхранявате сертификати, сертификати, договори и документи за недвижими имоти в тях. По-добре е да създадете отделна папка за всяка област на дейност. Не забравяйте да го подпишете; в идеалния случай на първия лист или на самата папка трябва да има списък с документи, които са там, това прави търсенето много лесно.
Що се отнася до документи с нестандартен размер, например разписки или чекове, по-добре е да ги залепите на лист А4 (залепете само един ъгъл) и също да ги съхранявате в прозрачни файлове и папки.

2. Папка куфарче. В магазин за канцеларски материали можете да закупите специално куфарче с много секции; това може да бъде алтернатива на големите папки. Единственият минус е, че не можете да превъртате документи, така че се погрижете за надписите и списъка с документи, съхранявани там.

Специално за дамите можете да потърсите по-женствен вариант

3. Албум за снимки. Фотоалбумът с магнитни листове е отлично място за съхранение на разписки за плащане; А до него има място за надписи и вашите бележки.

4. Пликове. Можете да съхранявате разписки и чекове в обикновени пликове. Според мен този метод на съхранение е удобен за онези документи, които изпращате „в архива“, например разписки за плащане на жилищни и комунални услуги, които са на повече от 3 години.

5. Кутии.Можете да съхранявате всичко, включително документи, в кутии, но това е изключително неудобно, когато трябва да намерите необходимата касова бележка или договор. Въпреки това, за домашен архив от документи, които рядко се използват, те са доста подходящи.

6. Добра алтернатива на кутия може да бъде... същата кутия, но направена във формата шкафове за документи, с разделители.

Би било чудесно, ако такава кутия може да се заключва с ключ.

7 По-добре е да съхранявате паспорти, документи за образование и други неформатни документи с твърди корици или в кутии (кутиите за бонбони винаги са популярни в този случай), или да залепите картонен плик на гърба на папката с документи (обикновен могат да се използват, разбира се) и ги сгънете там. Чудесно, ако Кутията ще бъде огнеупорна и със заключване.

8 Отделно бих искал да се съсредоточа върху съхранение на амбулаторни карти. Много хора смятат, че е по-добре картата да се държи у дома, но това е нарушение на закона. В съответствие със заповедта на Министерството на здравеопазването и социалното развитие на Руската федерация от 22 ноември 2004 г. № 255 медицинската карта на амбулаторния пациент се съхранява в регистъра. Тъй като картата е правен документ, тя не трябва да се предава на пациента. Съхраняването на медицинска документация в ръцете на пациента противоречи на клауза 6 на чл. 30, хч. 3, 4 и 5 с.л. 31, част 1 чл. 61 Основи на законодателството на Руската федерация за защита на здравето на гражданите (OZ RF).

Правила за съхранение на документи:

1. Документите да се пазят на недостъпно за деца място! (добре е документите ви да са в шкаф, който се заключва с ключ)

3. Трябва да имате папка с фотокопия на важни документи, която да се съхранява извън дома (при родителите ви, в сейф), това ще ви помогне бързо да възстановите документите, ако нещо се случи с оригиналите (пожар, наводнение , кражба и др.)

4. Въпреки факта, че амбулаторните карти трябва да се съхраняват в клиниката, сертификат за кръвна група, алергии към някакви лекарства, хронични заболявания (диабет) винаги трябва да се носят със себе си.

5. Не забравяйте да направите фотокопие на касовите бележки за големи покупки, тъй като с времето касовите бележки „избледняват“ и може да останете с празно парче касова лента.

След като сте избрали някаква система за съхранение на документи, важно е да се придържате към него през цялото време, тоест върнете всички документи на местата им, незабавно поставете нови документи в желаната папка. Това ще ви улесни да подредите нещата и търсенето на необходимия чек или касова бележка ще отнеме само няколко минути.

Може също да се интересувате от:

Искате ли да получавате новини от проекта „Домашна работа в движение“ във входящата си поща? Абонирайте се, като попълните формата по-долу и получете аудио курса „5 тайни на щастливата домакиня“ като подарък.

Ефективното почистване включва само две основни стъпки:

отървете се от това, от което не се нуждаете, и определете къде да съхранявате това, от което се нуждаете.

Мари Кондо

Нека веднага да решим към кого е адресирана статията. Предимно за тези, които са натрупали много различни документи, разписки, брошури и други подобни неща. Музиканти, поети, журналисти и дизайнери от всички ивици, четете и не се оплаквайте, когато гледате планините от различни хартии. Кой друг си задава въпроси: как да съхранявате документи? къде да съхранявам документи? Предлагам да се справим с тях (планините) веднъж завинаги. Статия за това как да подредите нещата, къде да съхранявате документи и като цяло за систематизирането на всичко.

част 1

Ако някой не знае, нищо в този живот не се случва напразно. Дори и да е случайна изненада. Едно на пръв поглед незначително обстоятелство, такъв малък епизод, понякога води до верига от съдбовни събития. И на мен ми се случи това. И така.

Загубих си дипломата за висше образование. Не помня кога, къде и при какви обстоятелства го видях за последен път. От много години никъде не се хваля с това, работя на едно място, никъде не съм избран. Има извлечение от него, има фотокопия, има нотариално заверено копие. Без диплома. Преди месец специално прегледах всичките си документи и не можах да ги намеря. Но подредих нещата (както ми се стори тогава). Онзи ден, когато ми светна, че съм го загубила завинаги, много се разстроих. Притеснена, сякаш е забравила да свърши нещо много важно. И има защо, както се оказа. След това последва верига от събития, които станаха причина за написването на този опус.

Отклонение № 1. Нелогично.

Тъй като се интересувам от копирайтинг и понякога посещавам борси за свободна практика, където видях статия със заглавие „Препоръки за съхранение на документи“. Нещо щракна в главата ми. Мисля, че това е точно това, от което имам нужда. Тъй като предоставям информационна подкрепа на този прекрасен сайт за млади (и не толкова млади) домакини, реших, че тук няма да е излишна статия за това как правилно да съхранявате документи.

Анонсът на статията беше стандартен: обещаваше да бъде информативен и интересен, интригуващ с наличието на грамотен текст, разделен на логични параграфи. Като стоплен от обстоятелствата купувач го купих. Статията беше евтина. За тези, които не са запознати, пълният текст на статията може да бъде прочетен само след плащане, което направих след минута.

Самият текст ме изненада в началото. Откровената неграмотност съжителстваше с пълна глупост. Честно казано, аз не съм от хората, които живеят в плен на илюзии, знам много за хората и работата в областта на подбора на персонал ме спаси от розовите очила. Но дори и аз не знаех, че на това място хората могат да "пробутват" такива неща. По принцип би било възможно да поставите целия текст тук, повярвайте ми, струва си. Но няма да прекалявам с него и ще ви зарадвам само с няколко фрази. „Често, когато се опитват да намерят документ, хората трябва да търсят дълго време необходимите документи.“ Не може да се отрече, че когато се опитвате да го намерите, трябва да търсите. „Ще са необходими и малки папки с форма на плик и няколко перфоратора.“ Готино. Ако бяха само „дупки“, реших, че е просто печатна грешка, но няколко! „След това е още по-лесно – просто вземете перфоратори и пробийте пликовете.“ „Освен това, благодарение на формата на пликовете, можете лесно да извадите необходимите хартии. Няма да има нужда да изваждаме пръчката от ринга.” Без коментари. И в заключение: „Добър вариант е да съхранявате документи при роднини.“ Съветът е съмнителен, не знам колко хора са готови да го използват.

Купих тази забавна статия за стотинки, но радостта, която получих, беше двадесет долара, не по-малко.

Отстъпление № 2. Логично.

Така че, тъй като публикуването на статия в тази форма би било връх на неуважение към вас, скъпи читатели, реших сам да разбера темата и да напиша статия. Без да отлагам въпроса, в същия ден отворих търсачката на Google и написах фразата „Как да съхранявам документи“. Заляха ме с изобилие от всякакви съвети, видеа и снимки. След като прекарах около два часа на прегледа, искам да ви кажа следното: Интернет е нещо ужасно, всички крадат един от друг, не само теми и снимки, почти навсякъде има непрекъснато евтино пренаписване. И това е ужасно. Между другото текста, който купих, макар и в по-адекватен вариант, намерих в още три сайта. Не знам кой кого е ударил.

Повече или по-малко интересни сайтове и блогове по тази тема започнаха много по-далеч от първия ред в Google. Знайте това (!). Даже си харесах някои от тях. Например този http://theazbel.com/stop-hlam-part6/. Веднага се вижда, че в него е ангажиран светъл, честен и креативен човек. Казвам се Маша. Но ми се стори, че повечето статии по темата за съхранение на документи имат предимно мотивационен характер. Но това също е добре.

Отстъпление №3. Лична.

Ако наблизо има два магазина, единият с модерни, красиви дрехи и големи намаления, а другият магазин за офис консумативи, първо ще отида във втория. Защото обожавам канцеларски магазин s. Хартиена душа. Това е, за да стане ясно откъде имам толкова офис консумативи вкъщи. Но въпреки това моите документи, включително документи, въпреки че винаги бяха на едно място и изглеждаха дори сортирани, понякога не беше лесно бързо да намеря това, което ми трябваше. Съдбата реши да ми даде урок и само след два дни направих това, което трябваше да направя отдавна.

Освен това понякога пиша статии за местни вестници, така че градската печатница отдавна има свой собствен човек, оттам имам куп нарязани малки самозалепващи се (те лежат в пакети там в кошчето), който използвам навсякъде. Не знам как живеят хората без тях.

Въз основа на всичко казано по-горе, реших да напиша това доста монументално произведение. Това не е просто преглед. Тук се опитах не само да обобщя всичко, но и да внеса много от личния си опит и го утежних с емоционални вмъквания. Надявам се, че статията ще намери отговор от онези, които „не виждат бяла светлина“ поради изобилието от документи, не знаят откъде да започнат и къде да бягат, както и тези, които искат да намерят някакъв документ или просто лист хартия с ценна информация в дълбините на техните бюра, шкафове и кутии. Разбира се, не се изискват авторски права за всичко написано по-долу, но повярвайте ми, няма да намерите подобно нещо никъде. Така че давай.

Основни етапи по пътя към поръчката

Никога няма да подредиш къщата си,

ако чистите половинчато.

Мари Кондо

Оценете мащаба на бедствието

Първо трябва да намерите повърхност, където всички хартии ще паснат. Определено ще ви трябва маса, или може би повече от една, или табуретки, подходящ е и диван или може би е по-добре да седнете на пода. И също така преценете колко време може да отнеме работата по анализирането. Ако осъзнаете, че няма да можете да завършите анализа наведнъж, по-добре е да пренасрочите събитието. И най-важното условие е никой да не пречи.

Хартии всякакви - на куп!

Поставете наведнъж всичко, което сте планирали, върху подготвената платформа. Например, ако всичко е наред със снимките или рецептите, оставете ги да останат там и не ги пипайте. Защо да правите допълнителна работа!

Ритрийт № 3 Емоционален.

О, момичета, имате късмет. Е, никой няма да пише за това по-добре от мен. защо Умните няма да си губят времето да описват как съхраняват хартии (помислете: ноу-хау), докато останалите просто нямат достатъчно хартии, за да могат да предложат нещо полезно. Накратко, четете.

Честно казано, ако не го бях прочел и изгледал седмица по-рано (и какво заглавие!), нямаше да започна такова мащабно събитие. И със сигурност нямаше да има основание за тази статия. Подходът към бизнеса, принципите и методите, предложени от Мари в нейния бестселър, намериха жив отговор в душата ми. Въпреки че признавам, никога не съм била обсебена от чистене и сега не разбирам перфекционисти от различен калибър, които пилеят младежката си енергия за такива скучни неща. Но аз уважавам и обичам реда.

И така, Мари пише: „Почистването е специално събитие, което се случва веднъж в живота.“Странно и не по-малко противоречиво твърдение. При японците явно нещата са малко по-различни. Ако в една къща живеят повече от двама души, има вероятност не всички да се придържат към строги правила. Но е необходимо да се стремим към това. Веднъж завинаги поставям всичко на мястото му, а след това остава само да поставя всичко на мястото му.

Трудно е за вярване, но това почистване се превърна в истински празник за мен и със сигурност никога досега не съм подреждал нещата така. Мога да сравня душевното си състояние с подготовка за Великден или Нова година на 31 декември. Във всички случаи радостното усещане за предстоящия празник изпълва душата ви и творите, без да се чувствате уморени. Да, не казах, че всичко това се случи на фона на безсмъртните творения на групата Scorpions. „Любовта, любовта ще ни поддържа живи“, казва Клаус Майне от много години, което в превод означава „любов, любов ще ни поддържа живи“. Нека перифразираме: ред и само редът ще спаси живота ни.

В нашата епоха на интернет записи и технологии въпросът „къде отиде това малко синьо листче хартия?!“, изглежда, вече не трябва да тревожи никого по принцип. Това обаче не е вярно. Сега различни листчета хартия най-често имат статут на прекрасен спомен, който наистина искате да запазите завинаги. Това може да са корички от билети за далечни страни, покана за театър или просто сладка бележка, която някой някога е оставил за вас на масата. С течение на времето броят на такива хартиени „депозити“ расте и расте, неусетно превръщайки помещението в склад. А какво можем да кажем за хората, които обичат да пишат съобщения на лепящи се бележки, да ги закачат тук и там... Намерихме осем идеи за съхранение на документи, които ви позволяват да не загубите нито един важен документ и в същото време да организирате пространството си в стаята.

1. Папка

Папка за хартия - това е първото нещо, което идва на ум, когато мислите да ги съхранявате, особено ако повечето от тях са свързани с работата. Папката е удобна, защото ви позволява да подреждате хартии в определен ред и класификация, освен това в нея можете да съхранявате хартии с различни размери.

Папките могат да бъдат изработени в различни цветове и дизайни, така че лесно ще се впишат в пространството на всеки работен плот. Освен това те са много просторни и не заемат много място, така че ще бъдат отлично решение, ако имате много документи, но няма къде да се обърнете с тях.

2. Количка

Кошът за отпадъци е много практично и универсално решение. В зависимост от това къде възнамерявате да го поставите, външният му дизайн също се променя. Ако хартията винаги трябва да е под ръка, по-добре е да изберете прозрачна кошница: така ще видите какво има и къде е.

Ако просто искате да оставите парчетата хартия далеч от погледа, но не ви се иска да ги изхвърлите, можете да си купите кошница с по-плътна тъкан, която съответства на цвета на интериора. Можете да го поставите на шкаф или под маса, но ви съветваме да го надпишете, за да не забравите какво сте сложили там.

3. Държач за хартия

Държачът за хартия е полезен за съхранение на запомнящи се хартиени предмети, както и на листове хартия с необходимите телефонни номера или бележки с подсказки.

Държачът може да бъде направен както в лаконичен, така и в сложен стил, така че ще се превърне в отличен декоративен елемент за стаята.

4. Кутии

Ако наистина имате много документи и всички те са с напълно различни свойства, правилното решение би било да ги съхранявате в кутии, като ги подредите по тема или размер. Разбира се, кутиите не трябва да бъдат ехо от покупките на домакински уреди – изберете ярки и нестандартни модели, които ще допълнят интериорния стил.

Освен това е по-добре да етикетирате кутиите, кой знае, може би ще искате да прочетете отново съдържанието им?

5. Органайзер табло

Идеално решение за тези, които прекарват много време на бюрото си и поради това са постоянно загрижени да намерят изгубен стикер или правилната касова бележка.

Организационната дъска може да бъде изработена в различни варианти, от рамка, към която се прикрепват бележки с бутони, до многофункционални чекмеджета и магнитна дъска. Всичко зависи от това, което е по-удобно за вас лично.

6. Мини скрин

Мини скринът е много елегантно решение за съхранение и можете да го декорирате по ваш вкус: всичко, което трябва да направите, е да купите дървена заготовка от Ikea или да помолите някой приятел да я направи лично за вас.

Чекмеджетата в този скрин са много функционални и идеални за съхранение на най-малките листчета хартия, които веднага се губят завинаги. Сега това вече няма да се случва! Ако харесвате лаконичната дървена версия на такъв скрин, тогава тя също ще бъде много подходяща, особено в минималистичен интериор.

7. Пощенска кутия

Много оригинално решение, идеално за съхранение на писма и пощенски картички. Можете обаче да скриете там и сладки бележки, които бихте искали да скриете от любопитни очи, но при никакви обстоятелства да не ги загубите!

Най-добре е да поставите кутията на стената или вратата и да изберете ярки цветови вариации: така всеки поглед към нея ще подобри настроението ви. Освен това можете да оставите съобщения за семейството си в кутията. - основното е просто да не забравите да го проверите, в противен случай някой чака писмен отговор три дни на въпроса къде са отишли ​​чорапите им.Е, на Свети Валентин можете да използвате пощенската си кутия по предназначение!

8. Джоб за плик

Практично, спестяващо място решение за съхранение на хартия. Такива джобове можете да поставите отстрани на масата, в кухнята или в коридора и там да съхранявате документи, като ги разделите по теми.

Например, в плик в кухнята можете да съхранявате касови бележки за покупки и бележки с желания за закупуване на нещо, в плик в стаята може да има стикери с телефонни номера, а в коридора неочаквано намерени хартийки на етаж. Въпреки че... след нашите идеи това едва ли ще се случи, нали?

Надяваме се да е така. И сега вашите документи винаги ще бъдат в идеален ред!

Снимка: ideas.vdolevke.ru, babyblog.ru, design-remont.info, wordofdecor.com, decorwind.ru