İşgüzar yazışmaların etikası. İşəgötürənlə yazışmalar

İstənilən təşkilatın, kommersiya firmasının və ya müəssisənin fəaliyyətində uğur davranış mədəniyyəti və etiketlə ayrılmaz şəkildə bağlıdır. Rəhbərin və işçilərin bütün hərəkətləri, şübhəsiz ki, ədəb qaydalarını nəzərə almalı və vəziyyətə uyğun olmalıdır.

Etiketin ən vacib hissələrindən biri işgüzar yazışmalardır.

Hesablamalara görə, işdə vaxtın demək olar ki, 50%-i sənədlər və poçtla məşğul olmaq üçün sərf olunur. Ancaq bu lazımdır, çünki səlahiyyətli işgüzar yazışmalar şirkətin dövriyyəsini əhəmiyyətli dərəcədə artıra və müxtəlif xidmət və şöbələrin qarşılıqlı əlaqəsini sürətləndirə bilər.

Əlbəttə ki, burada müəyyən nümunələr var və biz bu məqalədə onlar haqqında mütləq danışacağıq. İşgüzar yazışma qaydaları çoxdan standartlaşdırılıb. Mövcud GOST R.6.30-2003 mətni vərəqdə düzgün yerləşdirməyə kömək edəcək, hansı girintiləri, kənarları və şriftləri düzəltməyi sizə xəbər verəcəkdir. İşgüzar yazışmalar nitq nümunələrinin vahidliyi və təkrarlanması ilə xarakterizə olunur.

Ancaq hər hansı bir məktub fərdi. Göndərənin şəxsiyyəti, onun mövqeyi, vəziyyəti və ünvan sahibi böyük iz buraxır. Müəyyən dərəcədə işgüzar yazışmalar yaradıcılıq və zəhmətin birləşməsidir.

İşgüzar yazışmaların növləri

Sənəd dövriyyəsi kağız üzərində və elektron poçt vasitəsilə həyata keçirilir.

Müəssisədəki bütün yazışmaları aşağıdakı qruplara bölmək olar:

Rəsmi/qeyri-rəsmi yazışmalar;

Daxili və xarici.

Rəsmi yazışmalara kommersiya təklifləri, təşəkkür məktubları və zəmanətlər, ticarət müqavilələri, müəssisə üzrə sifarişlər, vəzifə öhdəlikləri, tələblər, tələblər, iddialar daxildir.

Qeyri-rəsmi yazışmalara biznes tərəfdaşları, müştərilər və işçilərin müxtəlif təbrikləri daxildir; başsağlığı, üzr, dəvət və təşəkkürlər.

Daxili sənədlər yalnız bir müəssisənin şöbələri arasında dövr edir, xarici sənədlər isə onun hüdudlarından kənara çıxır.

İşgüzar yazışma qaydaları: daxili məzmun

Əsas tələb məktubun qısalığı və aydınlığıdır. Mətni bir neçə səhifəyə uzatmayın. Ən yaxşı seçim birinə uyğunlaşmaqdır.

İşgüzar yazışma qaydaları mətndən mürəkkəb, anlaşılmaz, xarici və yüksək ixtisaslaşdırılmış söz və ifadələrin çıxarılmasını nəzərdə tutur. Bütün cümlələr qısa, müəllifin əsas fikirləri ilə və “su”suz olmalıdır.

Məktubunuzda ikiqat şərhlərdən çəkinin, əks halda mübahisələr yaranarsa, öz nöqteyi-nəzərinizi müdafiə etmək və müəyyən bir ifadə ilə nəyi nəzərdə tutduğunuzu sübut etmək daha çətin olacaq.

İşgüzar yazışmaların yazılması qaydaları yazıçını alıcını adı və atasının adı ilə çağırmağı, ondan əvvəl “Əziz...” başlığını qoymağa məcbur edir. Məktubun alıcısı ilə yaxşı dostluq münasibətiniz olsa belə, “siz” sözündən istifadə etməyinizə əmin olun.

Girişdə soyad və ad göstərilməklə yanaşı, mesajın əsas məqsədi də bildirilir. İşgüzar yazışmaların nümunələri belə hallar üçün kifayət qədər şablon və klişe bilir: “Əvvəlki məktubla əlaqədar...”, “Xatırladıq...”, “Məlumat verək...” və s.

Resipient üçün əlverişsiz olan cavabı (təklifdən imtina, əməkdaşlıqdan imtina) ifadələrlə yumşaldın: “Təəssüf ki, biz təklif olunan şərtlərdən yararlana bilməyəcəyik...” və ya oxşar ifadələrlə.

Xarici kağız sənədləri

İstənilən iş məktubu şirkət məlumatları və bütün əlaqə məlumatları ilə şirkətin blankında yazılmalıdır.

Sənədin dəqiq tarixini daxil etməyinizə əmin olun.

Vərəqin yuxarı sağ küncünü ünvan sahibinin baş hərfləri və alıcı şirkətin ünvanı tutur.

Oxucunun onu başa düşməsini və qavramasını asanlaşdırmaq üçün mətni mənalı abzaslara bölün. 4-5 sətirdən çox deyil.

Bütün sözləri böyük hərflə yazmaq pis formadır.

Sənədlər məktuba əlavə edilə bilər. Bu halda, onlar vərəqin aşağı sol hissəsində ayrıca sətirdə qeyd olunur. İşgüzar etiketə görə, məktuba cavab 10 gün ərzində alınmalıdır. Problemin həlli üçün daha çox vaxt lazımdırsa, ünvan sahibi bu barədə məlumat verməlidir.

Yazdıqdan sonra mətni həm orfoqrafiya, həm də qrammatik səhvlər üçün diqqətlə yoxlamağınızdan əmin olmalısınız. Əgər vaxtınız varsa, məktubu bir kənara qoyub sonra yenidən ona qayıtmalısınız. Bir qayda olaraq, əvvəlcə fərq edilməyən qeyri-dəqiqliklər aşkar ediləcəkdir. Bu məsləhət müştəri şikayətinə cavab verərkən ən vacibdir. Savadsız yazılmış bir məktubla insanı daha çox qıcıqlandırmamalısınız.

Sənədi bir neçə dəfə yazıb yoxladıqdan sonra onu A4 kağızına çap edin. Bu ölçü, mətnin özü yalnız yarım vərəq tutsa belə, istənilən yazışma üçün istifadə olunan standart ölçüdür.

Bulanıq və ya səliqəsiz çıxışın qarşısını almaq üçün çap etməzdən əvvəl printerdə mürəkkəbi yoxlayın.

Bəzi hallarda siz vizit kartınızı sənədə əlavə edə və çap edilmiş vərəqin özünü şəffaf fayla əlavə edə bilərsiniz.

Şirkət loqosu olan markalı zərf də yaxşı forma hesab olunur.

Qeyri-rəsmi işgüzar yazışmaların aparılması qaydaları işgüzar sənədlərdən daha çox emosionaldır və daha az klişedir. İxtisarlar və rəngli sifətlərin istifadəsi burada uyğundur, məsələn, təbriklərdə: heyrətamiz, həssas, mehriban.

Biznes e-poçtları

Poçt şəbəkəsi vasitəsilə zərfdə yazışma göndərməməyiniz rahatlıq yaratmamalıdır. Bu hallarda işgüzar yazışma qaydaları da tətbiq edilir.

Bacarıqlı və düzgün elektron biznes mesajları həm müəssisə, həm də konkret şəxs haqqında müsbət imici yaradır. Biznesdə reputasiya çox dəyərlidir!

Elektron poçtla yazışmaların əsas qaydaları

İş e-poçt ünvanınızı yalnız təyinatı üzrə istifadə edin.

Poçt qutusunun adına diqqət yetirin. İşləyərkən "körpə", "supermen" kimi səhv adlardan istifadə etməyin, hətta ingilis transkripsiyasında göstərilsə belə.

Həmişə "mövzu" sütununu doldurun, əks halda məktubunuz spama düşə bilər. “Plan”, “siyahı”, “kommersiya təklifi”, “hesabat” kimi təsvirlər uyğun deyil. Alıcınızın gələnlər qutusunda kifayət qədər oxşar məktublar ola bilər. Mesajınızın nə haqqında olduğunu mümkün qədər dəqiqləşdirin. Beş sözdən çox istifadə etməyin. Mövzunuzu böyük hərflə yazın. Sonda nöqtə qoymağa ehtiyac yoxdur.

Əgər əvvəllər qəbul edilmiş e-məktuba cavab verirsinizsə, mövzu sətrindəki “Yenidən” işarəsini silməyi unutmayın.

Ünsiyyət tərzi

Məktubu işgüzar formatda saxlayın. Təhdid, yalvarış, əmr tonunu çıxarın.

Elektron işgüzar yazışmaların qaydaları mətndə ifadələrin və ya çoxlu sayda sual işarələrinin və ya nida işarələrinin istifadəsinə icazə vermir.

Nəzakətli olun. Başlanğıcda məcburi salamlaşma və sonunda həmsöhbətlə vidalaşma yaxşı formadır. Məsələn, “Hörmətlə...” və ya bu kimi: “Hörmətlə...”.

Biznes e-poçt yazışmaları və onun “qızıl qaydası”: bir mesajda bir neçə fərqli mövzunu qarışdırmayın. Bir sıra məktublar göndərmək daha yaxşıdır.

E-poçt bir kağız məktubun yarısı qədər uzun olmalıdır.

Qoşmalarla işləmək

Əgər çatdırmaq üçün çox məlumat varsa, hamısını məktubun mətninə qoymayın, onu əlavələr kimi ayrıca sənədlər kimi əlavə edin.

Qəbul edənin rahatlığı üçün hazırladığınız sənədlərin adını onun başa düşdüyü adlarla dəyişdirin. Bu sizin marağınızı göstərəcək və sizi qazanacaq. Alıcının kompüterində neçə iş qovluğu olduğunu və onların arasında məktubunu necə axtaracağını düşünün.

Göndərdiyiniz fayllar haqqında alıcıya məlumat verməyinizə əmin olun ki, o, onları təsadüfi virus hesab etməsin. Böyük sənədləri arxivləşdirin.

Çox böyük qoşmaları (200 kbayt-dan çox) başqa yollarla, məsələn, ftp server vasitəsilə göndərmək daha yaxşıdır.

Bəzi poçt serverləri COM, EXE, CMD, PIF və bir sıra digərləri kimi formatların keçməsinə və onları bloklamasına icazə vermir.

Məktubunuzun bir neçə alıcısı varsa, hər dəfə kütləvi göndərmənin bütün sübutlarını silmək üçün vaxt ayırın. Ünvan sahibinin belə əlavə məlumatlara ümumiyyətlə ehtiyacı yoxdur. “bcc” əmri sizə kömək edəcək.

Elektron poçt vasitəsilə işgüzar yazışmaların aparılması qaydaları qarşı tərəfə yazışmaların alınması barədə məlumat verməyi tələb edir. Hazırda cavab vermək mümkün deyilsə, bu barədə həmsöhbətinizi xəbərdar edin. Əlavə sualların və prosedurların qarşısını almaq üçün yazışma tarixçənizi yadda saxlayın.

Cavab vacib və təcili olarsa, ünvan sahibini telefon, Skype və ya ICQ vasitəsilə əlavə xəbərdar etməyə icazə verilir. Əgər bundan sonra da müsbət nəticə əldə edə bilməmisinizsə, özünüzü bir daha xatırladın.

Bir sənəd tələb etdiyiniz zaman cavab olaraq əlavə edilmiş fayl olan boş bir məktub almağınız qeyri-adi deyil. Bu qəbuledilməzdir. İşgüzar yazışmaların nümunələri sənədin mətnində müvafiq məlumatların yerləşdirilməsini tələb edir. Məsələn, bu: "Mən sizin sorğunuz üçün lazım olan məlumatları göndərirəm."

Məktubun sonunda koordinatları göstərməyi unutmayın: bütün mövcud ünsiyyət üsulları, mövqe, şirkətin veb saytı, sosial şəbəkələrə keçidlər.

Təşkilat kontaktlarını yazarkən, mümkün qədər çox məlumat verin - ərazi kodu ilə telefon nömrəsi, poçt kodu ilə ünvan. Axı sizin ünsiyyətiniz təkcə bölgənizin sakinləri ilə baş vermir. Bütün məlumatlarınız varsa, sizinlə əlaqə saxlamaq daha asan olacaq.

Və son qayda: yazışmaları kim başladısa, elektron dialoqu bitirməlidir.

Nəticə

İşgüzar yazışmalar incə məsələdir. Bəzən bir insan və onun təmsil etdiyi qurum haqqında qəti fikir formalaşdırmağa bir baxış kifayət edir. Biznes yazılarının qaydalarını bilmək karyeranıza çox kömək edə bilər.

Anna Savinova,“Korenoy and Partners” hüquq firmasında partnyor, Moskva; Hüquq elmləri namizədi

Kompüterlər, serverlər, İnternetə çıxış nöqtələri şirkətin mülkiyyətidir. İşçilərin əmlakdan təyinatı üzrə istifadə edib-etməməsinə nəzarət etmək hüququnuz var (Rusiya Federasiyasının Mülki Məcəlləsinin 209-cu maddəsinin 2-ci hissəsi). Digər tərəfdən, işçi yazışmaları Onların yazılı razılığı olmadan oxuya bilməzsiniz - bu, gizlilik və yazışmaların məxfiliyi hüququnun pozulmasıdır (Rusiya Federasiyası Konstitusiyasının 23 və 24-cü maddələri).

Beləliklə, bu pozuntuya görə direktorlar 100-300 min rubl məbləğində cərimə edilə, iki ildən beş ilədək müddətə rəhbər vəzifə tutmaq hüququndan məhrum edilə və hətta dörd ilədək müddətə azadlıqdan məhrum edilə bilər (Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin 138-ci maddəsinin 2-ci hissəsi). Rusiya Federasiyasının Cinayət Məcəlləsi). Bundan əlavə, işçiyə mənəvi ziyan ödənilməlidir.

İşçilərin yazışmalarını oxumağa yalnız işçinin ticarət sirrini yaydığından şübhələndiyiniz halda icazə verilir. Lakin məhkəmələr, işçi ondan məxfi məlumat göndərsə belə, şəxsi poçtu öyrənməyə icazə vermir.

İşçilərin yazışmalarını oxumaq və məsuliyyətdən qaçmaq üçün üç dəlil toplamaq lazımdır

1. Məlumat sahibinin razılığı olmadan üçüncü şəxslərə məlum olmuşdur. 29 iyul 2004-cü il tarixli 98-FZ nömrəli "Kommersiya sirri haqqında" Federal Qanunun 3-cü maddəsinin 9-cu bəndinə və ya "Fərdi məlumatlar haqqında" 27 iyul 2006-cı il tarixli 152-FZ nömrəli Federal Qanunun 7-ci maddəsinə baxın.

Arktel şirkəti insan resursları departamentinin rəhbəri L.-nin mütəmadi olaraq mail.ru domeni olan poçt qutusuna işçilərin şəxsi məlumatlarından ibarət məktublar göndərdiyini aşkar edib. O, şəxsi məlumatlarını açıqladığı üçün işdən çıxarılıb. İşçi bununla razılaşmayaraq onu işə bərpa etmək və məcburi işləmədiyinə görə əmək haqqının ödənilməsi tələbi ilə məhkəməyə müraciət edib. O, məlumatı şəxsi elektron poçtuna göndərdiyi üçün üçüncü tərəflərə məlum olmadığını iddia etdi. Bununla belə, məhkəmə işçilərin şəxsi məlumatları üçüncü tərəfə - Mail.Ru MMC-yə açıq olduğundan, L.-nin qanuni şəkildə işdən çıxarılmasına qərar verdi. Sübut kimi şirkət məxfi məlumatların qorunmasını təmin etmək üçün müddəa təqdim edib. Sənəd L. ilə razılaşdırıldı, ona məxfi məlumatlarla necə işləmək barədə göstəriş verildi (Moskva Vilayət Məhkəməsinin 16 sentyabr 2010-cu il tarixli 33-18051 saylı iş üzrə qərarı).

2. Sənədlər kommersiya sirri statusuna malikdir. Hansı məlumatların kommersiya sirri təşkil etdiyini və bu məlumatlara çıxışı olan şəxslərin siyahısını müəyyənləşdirin, sənədləri “Kommersiya sirri” kimi qeyd edin. Əmək müqavilələrinə məlumatın açıqlanmaması bəndini daxil edin. Bu edilmədikdə, məhkəmə işçinin tərəfini tutacaq.

Enerqoservis müəssisəsinin əməkdaşı razılaşdı ki, iş e-poçtu yalnız iş məqsədləri üçün nəzərdə tutulub və rəhbərliyin işçidən xəbəri olan və ya olmadan istənilən məktubları görmək hüququ var. Bir gün işçi şəxsi poçt qutusundan rəsmi sənədlər göndərdi. Bundan xəbər tutan şirkət ona intizam tənbehi - kommersiya sirrini yaydığına görə töhmət tətbiq edib. İşçi onun tərəfini tutan məhkəməyə gedib. Göndərilən sənədlər üçün kommersiya sirri rejimi müəyyən edilməmişdir. İşçi sənədləri üçüncü tərəfə deyil, həmkarına göndərdi. Şirkət onun hərəkətlərini şəxsi poçta icazəsiz daxil olması nəticəsində öyrənib. Məhkəmə qərara alıb ki, bu yolla əldə edilmiş sübutlar intizam tənbehi üçün istifadə edilə bilməz. Məhkəmə işçinin mənəvi iztirablara görə dəymiş mənəvi zərərin ödənilməsi tələbini təmin etdi (Volqoqrad vilayət məhkəməsinin 1 sentyabr 2011-ci il tarixli 33-11601/11 saylı iş üzrə kassasiya qərarı).

3. İşçilərə rəsmi poçtdan şəxsi məqsədlər üçün istifadə etmək qadağandır. Aşağıdakı şərtləri daxil etməklə qaydaları təsdiq edin:

• korporativ poçt yalnız iş məqsədləri üçün istifadə olunur;
• işgüzar yazışmaların məxfiliyinə riayət olunmur;
• yazışmalar işçinin xəbəri olmadan açıla, baxıla, kopyalana, məhv edilə və ya açıqlana bilər.

Qeyd etmək lazımdır ki, Avropa İnsan Hüquqları Məhkəməsinin bu məsələ ilə bağlı rəyinin birmənalı olmasına baxmayaraq, Rusiya məhkəməsi bu cür ifadələri Rusiya Federasiyasının Konstitusiyasına zidd hesab edə bilər.

12 yanvar 2016-cı il tarixində Avropa İnsan Hüquqları Məhkəməsi satış mühəndisi olan Rumıniya vətəndaşının yazışmaların məxfilik hüququnun işəgötürən tərəfindən pozulması ilə bağlı şikayətinə baxıb. Mühəndis müştərilərlə işləmək üçün Yahoo Messenger-də hesab yaradıb. Bir müddət sonra işəgötürən elektron poçtu yoxlayıb və aşkar edib ki, işçi internetdən şəxsi məqsədləri üçün istifadə edir, daxili nizam-intizamı pozur. Mühəndis işdən çıxarılıb. Rumıniyanın milli məhkəmələri də daxil olmaqla, bütün hakimiyyət orqanları yekdilliklə bildiriblər: şirkət vətəndaşların hüquqlarını pozmayıb. Qazanmağa kömək edən arqumentlər:

• işəgötürən mühəndisə resurslardan şəxsi məqsədlər üçün istifadənin qadağan edildiyini və bütün işçilərin fəaliyyətinə nəzarət edildiyini xəbərdar etdi;
• hesabın məzmununu nəzərdən keçirmək şirkət üçün işçinin öz vəzifələrini necə yerinə yetirdiyini yoxlamaq üçün yeganə yol idi;
• keçmiş işçi yaradılmış hesabdan iş vaxtı ərzində şəxsi məqsədlər üçün niyə istifadə etdiyini inandırıcı olmayan şəkildə izah etdi;
• şirkət yalnız Yahoo Messenger ilə yazışmaları öyrənib, işəgötürən digər sənədləri araşdırmayıb (Avropa İnsan Hüquqları Məhkəməsinin 12 yanvar 2016-cı il tarixli 61496/08 saylı iş üzrə qərarı).

İşçilərin yazışmalarına nəzarətin yaradılması barədə qərar qəbul edərkən yazışmaların sirrini qorumaq və korporativ maraqlar arasında tarazlığı qoruyun.

İşəgötürənin işçi yazışmalarını oxumasının qanuniliyi son nəticədə məhkəmə tərəfindən həll edilir. Unutmayın ki, bir işçinin maraqlarına toxunan qərarlar qəbul edərkən yalnız elektron şəkildə əldə edilən məlumatlara etibar edə bilməzsiniz (Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin 86-cı maddəsinin 6-cı bəndi).

"Korenoy and Partners" hüquq bürosu
Fəaliyyət sahəsi: hüquqi audit və konsaltinq, vergi, əqli mübahisələrin həlli
Ərazi: baş ofis - Moskvada; Sankt-Peterburq, Kaluqa, Tver, Tula, Yaroslavl nümayəndəlikləri

Bu səhifəyə dofollow linki varsa, materialın icazəsiz surətinin çıxarılmasına icazə verilir

E-poçt vasitəsilə ünsiyyət istənilən müasir ofis işçisinin işinin ayrılmaz hissəsidir. Və mühasiblər də istisna deyil. Yazışmaları necə aparmaq olar ki, işgüzar ünsiyyət məhsuldar, emosional cəhətdən rahat və son dərəcə etik olsun? Oxuculara bəzi praktik məsləhətlər verirəm.

Məsləhət 1. Məktublarınızda ünvan sahibinə şəxsi müraciəti laqeyd yanaşmayın

Bunu etməklə, insanın şəxsiyyətinə diqqətinizi nümayiş etdirəcəksiniz. Bir məktub müəyyən bir alıcıya yazılıbsa, onda şəxsi ünvanın olmaması səhv və tərbiyəsiz görünür.

Ünvan sahibinə ilk məktublarınızdan birini yazanda tez-tez belə bir sual yaranır: ona müraciət etməyin ən yaxşı yolu nədir - sadəcə adı ilə, yoxsa adı və atasının adı ilə? Bu vəziyyətdə, şəxsin sizə məktubunu bitirən imzada yazılanlara baxmaq lazımdır. Ad orada göstərilibsə (atasının adı olmadan), məsələn "Svetlana Kotova", sonra mənimlə adı ilə əlaqə saxlayın. Və əgər imza deyirsə “Svetlana Vasilievna Kotova, Trenzor MMC-nin baş mühasibi”, onda siz müvafiq olaraq alıcıya müraciət etməlisiniz. Hər halda, ikinci seçim son dərəcə düzgündür və buna görə də qələbə qazanır.

“Kimdən” sahəsindəki məlumatlara etibar etməyi məsləhət görmürəm. Axı, o, tez-tez e-poçt ünvanının sahibi tərəfindən deyil, e-poçt qurarkən şirkətin İT mütəxəssisi tərəfindən doldurulur.

Yeri gəlmişkən, bir iş ortağı və ya müştəriyə müraciət edərkən, nə qədər demokratik olsa da, adının qısa formasını (“Saşa əvəzinə Quş”, “Anya” əvəzinə “An”) istifadə etməməyi şiddətlə tövsiyə edirəm. yazı üslubundan və yazışmalarınızdan asılı olmayaraq. Danışıq nitqində tanış səslənən şey yazılı nitqdə çox sadə görünür.

İPUCU 2. Salamlama formasına xüsusi diqqət yetirin

ifadəsini işlətməməlisiniz “Gününüz xeyir!”. Qəbul edənin saat qurşağına uyğun gəlmək kimi yaxşı niyyətiniz olsa belə, bu ifadə zövqsüz səslənir, hətta vulqar deyərdim. Neytral variantlardan istifadə etmək daha yaxşıdır: "Salam...", "Axşamınız xeyir...". Və təbii ki, əgər bilirsinizsə, alıcının adını salamlamaya əlavə edin. Şəxsən mən, məsələn, simasız yerinə bunu daha xoş hesab edirəm "Salam!"şəxsi alın "Salam, Tamara!".

Unutmayın ki, bu yolla siz alıcının vaxtına qənaət edirsiniz. Axı o, alınan məktubun məzmununu dərhal qiymətləndirə və onun prioriteti və əhəmiyyəti barədə tez qərar verə biləcək.

Mövzu qısa olmalıdır, lakin eyni zamanda yazışmaların mövzusunu dəqiq əks etdirməlidir. Məsələn, “Alpha MMC-dən müqavilə, faktura, akt”"Sənədlər" əvəzinə. Müzakirə olunan məsələnin aspektləri dəyişdikcə mövzunu aydınlaşdırın. Məsələn, “Perm ilə əməkdaşlıq” → “Perm ilə əməkdaşlıq. Danışıqların tarixi" → "Perm ilə əməkdaşlıq. müqavilə layihəsi”.

Əgər yazışma zamanı “Mövzu” sahəsinin ünvan sahibiniz tərəfindən təsadüfi doldurulduğunu və ya ümumiyyətlə doldurulmadığını görsəniz, təşəbbüs göstərin və iki ssenaridən birini sınayın.

Ssenari 1. Cavab verərkən “Mövzu” sahəsini özünüz doldurun. Qəbul edən diqqətlidirsə, bəlkə də bu, yazışmanızı adekvat formaya gətirmək üçün kifayət edəcəkdir.

Ssenari 2.Əgər alıcı “Mövzu” sahəsini doldurmağa məhəl qoymursa, ona aşağıdakı kimi bir məktub yazın: “Alla, mən təklif edirəm ki, dərhal məktubun mövzusunu “Mövzu” sahəsində göstərəsiniz. Düşünürəm ki, bu yolla biz ünsiyyətimizin effektivliyini əhəmiyyətli dərəcədə artıracağıq”..

İPUCU 4. “To” və “Cc” sahələrinə diqqət yetirin

Biznes mühitində bu sahələrin ümumi qəbul edilmiş məqsədini aydın başa düşməlisiniz:

• <если>"Kimə" sahəsində yalnız siz qeyd olunursunuz - bu o deməkdir ki, məktubu göndərən şəxs sizdən onun sualına və ya sorğusuna reaksiya gözləyir;
• <если>sahədə bir neçə alıcı var - göndərən hər bir alıcıdan və ya hər hansı birindən cavab gözləyir. Bu halda, cavab verərkən, "Hamısına cavab ver" funksiyasından istifadə edərək göndərən tərəfindən təyin edilmiş alıcıların siyahısını qeyd edin (əlbəttə ki, cavabınızın mahiyyətini gizlətməklə, qəsdən yalnız məktubun müəllifinə cavab vermək istəməmək şərti ilə) yazışmaların qalan iştirakçılarından);
• <если>adınız "Kopyala" sahəsində görünür - göndərən sualdan xəbərdar olmanızı istəyir, lakin sizdən cavab gözləmir. Bu o deməkdir ki, bu məsələ ilə bağlı yazışmalara girməməlisiniz. Əgər hələ də bunu etmək qərarına gəlsəniz, yaxşı forma əlaməti məktubu aşağıdakı ifadələrdən biri ilə başlamaq olardı: “Mümkünsə, mən də bu məsələnin müzakirəsinə qoşulmaq istərdim...”, “İcazə verin öz fikrimi bildirim...”.

BCC sahəsinə gəldikdə, iş etikası baxımından bu, ən mübahisəli e-poçt vasitəsidir. Bəzən o, az qala gizli müşahidə və məlumat vasitəsi kimi qəbul edilir. Axı, BCC-də yerləşdirilmiş alıcılar digər alıcılara görünmür. Etika məsələlərində xüsusilə diqqətli olan bəzi, adətən böyük şirkətlərdə, kütləvi poçt göndərişləri istisna olmaqla, bu sahədən korporativ yazışmalarda istifadə etmək qəti qadağandır. Ancaq əksər şirkətlərdə aşağıdakı qaydalara riayət etməklə istifadə edirlər:

• “Gizlətmə” sahəsinin doldurulması ilə məktubun göndərilməsi məktubun müəllifinin bu mesaj formasının səbəbi və məqsədi barədə gizli alıcıları xəbərdar etdiyini (və ya bunu etmək niyyətində olduğunu) nəzərdə tutur;
• gizli alıcının yazışmalara girməsinə ehtiyac yoxdur.

Təlimlər zamanı mənə tez-tez sual verilir: müştərinin və ya həmkarın məktubuna cavab vermək vaxtı ilə bağlı ümumi qəbul edilmiş standartlar varmı? Ancaq buna universal cavab verə bilməzsiniz.

Daxili yazışmalardan danışırıqsa, burada hər şey şirkətin özünün həyat sürəti və ritmi ilə müəyyən edilir. Elə şirkətlər var ki, onlara bir saat yarımdan çox cavab gecikməsi pis davranış sayılır. Və haradasa gün ərzində cavab şeylərin qaydasındadır.

Bir qayda olaraq, məktuba ən məqbul cavab müddəti 2-3 saat ərzindədir. Bu, göndərənin cavab gözlədiyi və alıcının səssizliyindən daxili narahatlıq yaşamadığı zaman rahat gözləmə vaxtıdır.

Bəs məktubu qəbul edib oxuyandan sonra 24 saat ərzində ona tam cavab verə bilməyəcəyinizi başa düşsəniz? Sonra, ədəb qaydalarına uyğun olaraq, məktubu aldığınızı və ona cavab vermək üçün təxmini vaxt çərçivəsini göndərənə bildirin. Məsələn: “Salam, Sergey Vasilieviç! Məktubunuzu aldım. Yaxın bir neçə gündə cavab verəcəm” və ya “Andrey, məktubu aldım. Təşəkkür edirəm! Cavab vermək üçün mənə daha çox məlumat lazımdır. Daha sonra cavab verməyə çalışacağam...”.

İPUCU 6. Məktubda məlumat təqdim etmək üçün əsas qaydalara əməl edin

Onların çoxu yoxdur:

• məktubu oxuyarkən ən rahat həcm "bir ekranda", maksimum - A4 səhifəsinə uyğun gəlir;
• Göndərilən əlavələrin həcmi 3 MB-dan çox olmamalıdır. Daha böyük fayllar poçtun alıcıda donmasına səbəb ola bilər;
• Qoşmaları "qablaşdırarkən" universal zip və ya rar kodlaşdırmasından istifadə edin. Digər uzantılar ötürmə zamanı bloklana və ya kəsilə bilər və alıcı üçün problemlər yarada bilər;
• heç vaxt cavaba yeni məktub kimi başlama (yazışma tarixçəsini saxlamadan). Əks halda, alıcı orijinal mesajı axtarmağa vaxt itirməyə məcbur olacaq;
• alıcıya mümkün qədər başa düşülən dildə yazın. Bir çox insanlar peşəkar və ya daxili korporativ lüğətdən, jarqonlardan, abreviaturalardan və anglisizmlərdən istifadə etməyin məqsədəuyğun olub-olmadığını düşünür.

Bu, hər bir konkret halda ayrıca qərar verilməlidir.

Beləliklə, bir şirkətdə daxili korporativ yazışmalar demək olar ki, həmişə jarqon və abreviatura ilə doludur: onlar bütün iştirakçılar üçün tanış və başa düşüləndir və vaxta qənaət etməyə imkan verir. Ancaq qarşı tərəflərlə yazışmalarda onlardan diqqətlə istifadə etməlisiniz.

Mənim praktikamda belə bir hal olub. Bir həmkarım nəşriyyat üçün materiallar hazırlayırdı və son məktubunda ona yazırdılar: "Maşa, zəhmət olmasa bütün materiallarını tez göndər". Maşa qərara gəldi ki, bu, ona məlum olmayan, mətnin tərcümə edilməli olduğu formatın təyinatıdır. O, naşirin tələbini necə təmin edəcəyini düşünərək çox vaxt öldürdü, çəngəllə və ya əyriliklə. Təsəvvür edin ki, Maşının 2 gündən sonra sirli “asap” sözünün geniş istifadə olunan ingilis dilli “mümkün qədər tez” sözünün abbreviaturası olduğunu öyrənəndə nə qıcıqlanır. Ancaq Maşa tələbi aldığı andan yarım saat ərzində material göndərə bilərdi!

İPUCU 7. Hər məktubu imza bloku və kontaktlarınızla bitirin

Qəbul edəni nə qədər yaxından tanımağınızdan və yazışmalarınızın nə qədər davam etməsindən asılı olmayaraq, məktublarınızın hər birində imza və əlaqə məlumatlarından ibarət blok olmalıdır. Bu, işgüzar ünsiyyət mədəniyyətinin ayrılmaz elementidir.

Blokda aşağıdakılar olmalıdır:

• adınız və soyadınız. İxtisarlardan istifadə etməyə ehtiyac yoxdur. Əvəzində “T.L. Vorotıntsev" imzamda qeyd edirəm "Tamara Leonidovna Vorotyntseva" və ya "Tamara Vorotıntseva" cavab məktubunda ünvançı mənimlə necə əlaqə quracağını başa düşsün;
• sənin mövqeyin. Bu, alıcıya məsələlərin həllində səlahiyyətinizin və peşəkar səriştənizin sərhədlərini anlamaq imkanı verir;
• əlaqə məlumatları (telefon, e-poçt, şirkət adı, veb sayt). Bu yolla siz zərurət yaranarsa, alıcıya əlavə əməliyyat əlaqəsi imkanı verəcəksiniz.

Bütün deyilənlərə əlavə etmək istəyirəm: e-poçtlarınız sizi qarşıladığınız geyimdir. Başqa sözlə desək, işgüzar yazışmaların etiketinə riayət etməklə, siz alıcınızda ən xoş təəssürat yaradacaqsınız.

Cavab verin

İşgüzar ünsiyyət çərçivəsinə riayət etməklə daxili və xarici yazışmaları necə aparmaq olar? İşdən imtina barədə yazılı bildiriş necə tərtib etmək və elektron poçt vasitəsilə işgüzar yazışma qaydalarını pozmamaq olar? İşgüzar yazışmaları necə aparmaq olar, məqaləni oxuyun.

Məqalədən öyrənəcəksiniz:

E-poçt vasitəsilə işgüzar yazışmalar bütün səviyyələrdə HR mütəxəssisləri üçün çox vaxt aparır. Müraciət edənlərlə ünsiyyət qurarkən Elektron poçtla məktubun üslubunu, məzmununu və dizaynını seçməkdə problemlər var. Müraciət edənlərin istənilən yazılı sorğusuna sürətli cavab HR mühitində yaxşı forma hesab olunur: CV üçün örtük məktubları, sualların aydınlaşdırılması, eləcə də tamamlanmış test işi.

Elektron poçtla daxili yazışmaların əsas qaydaları

Həmkarları, tabeliyində olanlar və rəhbərliklə ünsiyyət qurarkən, e-poçt vasitəsilə daxili yazışmaların əsas qaydalarına əməl edin. Bu, gedən məktubların yaradılması və daxil olan yazışmaların işlənməsi üçün vaxtı azaldacaq.

Daxili məktubu necə yazmaq olar:

1. Alıcının onu emal etməsini və çeşidlənməsini asanlaşdırmaq üçün məktubun mövzusunu göstərin.
2. Şəxsi olmayan məktub yalnız "şöbə" sorğuları üçün uyğundur.
3. Digər hərflər üçün alıcının adını və soyadını göstərin. Bir insana necə müraciət edəcəyinizi başa düşmək üçün məktubundakı imzanı öyrənin: yalnız ad və soyad göstərilibsə, ona adla müraciət etməkdən çekinmeyin, ancaq "öz şərtlərinizlə".
4. Əgər siz bilavasitə rəhbərlərinizə məktub yazırsanız, şirkət tərəfindən başqa hal nəzərdə tutulmayıbsa, yalnız ad və ata adı ilə “siz” ünvanı qəbul edilir.
5. Həmkarınız və ya müştərinizlə “atasının adı olmadan” ünsiyyət qursanız belə, adın qısaldılmış versiyalarından istifadə etməyin. “Ol”, “Kol”, “Nataşa” işgüzar yazışmalarda qəbuledilməzdir.
6. Məktubu “Salam, Anna!”, “Axşamınız xeyir, Vitali Alekseeviç!” kimi rəsmi təbriklərlə başlayın.
7. "Kimə" sahəsində məktubun bir və ya bir neçə alıcısını, "kopya" sahəsində - məlumatlandırılmalı olan alıcıları qeyd edin.
8. Məktubun mətnində standart şriftlərdən istifadə edin, fikrinizə görə vacib detalları vurğulamaq üçün rəngli markerlərdən istifadə etməyin, mətnin “oxunurluğunu” artırmaq üçün mətni kiçik abzaslara bölün.
9. Daxili işgüzar yazışmalarda iki qaydaya əməl edin: qısa və mənalı. Həmkarlarınız və rəhbərliyiniz onlara vaxta qənaət etdiyinizi qiymətləndirəcəklər.

İşə müraciət edərkən şirkətiniz tərəfindən qəbul edilmiş elektron poçtla işgüzar yazışmaların aparılması qaydalarını diqqətlə öyrənin. Həmkarlar və rəhbərliklə narazılığın qarşısını almaq üçün işgüzar e-poçt etiketinə əməl edin.

Müraciət edənlər, müştərilər və şirkət tərəfdaşları ilə necə yazışmaq olar?

Bir çox HR mütəxəssisləri iş axtaranlar ilə e-poçt vasitəsilə işgüzar yazışmaların necə aparılması ilə maraqlanır. Ərizəçinin hisslərini incitmədən və imtinaya baxıldıqda xətti keçmədən ona məktubdan necə imtina etmək olar ayrı-seçkilik? Şirkətin tərəfdaşlarına və müştərilərinə necə cavab vermək olar: işgüzar üslubda və ya abbreviatura, jarqon və ya şəxsi ünvandan istifadə edə bilərsinizmi?

İşəgötürən şirkətin daxili qaydaları ilə nəzərdə tutulmayıbsa, işgüzar yazışmalar üçün universal qaydalar yoxdur. Hər bir konkret vəziyyətdə, həmkarlarınızın sizə necə yazdıqlarına baxmaq, həmçinin digər mütəxəssislərin müştəriləri ilə ünsiyyət tərzini öyrənmək lazımdır.

İşgüzar yazışmalar: e-poçt vasitəsilə ünsiyyət üçün məktubların nümunələri

Bir şirkət və ya bir qrup mütəxəssis adından yazın, xüsusən də ərizəçiyə işə qəbuldan imtina etmək lazımdırsa. Ümumi dildən istifadə edin.

Təəssüf ki, indi sizə iş təklifi verə bilmərik, lakin gələcəkdə mövcud vakansiyalar üçün namizədliyinizi nəzərdən keçirəcəyik.

Və ya standart:

MegaStroy-da vakansiyalara maraq göstərdiyiniz üçün təşəkkür edirik! Hazırda vakansiya bağlanıb və müsabiqə başa çatıb. Sizi yeni vakansiyalar haqqında məlumatlandıracağıq.

Şirkətin namizədi işə götürə bilməməsinin səbəbləri göstərilmədən fərdiləşdirilmiş imtina da mümkündür. Aşağıda şirkət vakansiyasına namizədlərdən biri ilə işgüzar e-poçt yazışmalarının nümunəsi verilmişdir.

Salam, əziz İvan İvanoviç!

Globus şirkətində “Sistem Administratoru” vakansiyasına müsabiqədə iştirak etdiyinizə və vakansiyamıza maraq göstərdiyinizə görə təşəkkür edirik. Biz sizin tərcümeyi-halınızı, əhatə məktubunu, portfelinizi (və daha sonra siyahıda) diqqətlə nəzərdən keçirdik, lakin təəssüf ki, hazırda sizə iş təklifi verməyə hazır deyilik.

Müsahibəyə necə dəvət etmək və iki mərhələli müsahibədən namizədlərdən narazılığın qarşısını almaq olar:

Salam, Marina! Müştəri Dəstəyi Meneceri vəzifəsinə marağınıza görə təşəkkür edirik. Biz sizin CV-nizi və portfelinizi nəzərdən keçirdik və sizi InvestProject şirkətinin baş ofisində baş tutacaq müsahibəyə dəvət edirik:...

Bu vakansiya üzrə müsahibə iki mərhələdə keçirilir:

1. HR mütəxəssisi ilə ilk söhbət təcrübənizin vakansiya tələblərinə nə dərəcədə uyğun olduğunu müəyyən etməyə kömək edəcək. Mayın 15-də 555 nömrəli otaqda baş tutacaq.

Özünüzlə pasport və ya sürücülük vəsiqənizi gətirin.

1. İkinci söhbət şirkət rəhbəri ilə olacaq. Seçmənin birinci mərhələsini uğurla başa vursanız, tarix barədə sizə əlavə məktubla məlumat verəcəyik.

Əgər siz bu vakansiya üzrə iki mərhələdən ibarət müsabiqədə iştirak etməyə hazırsınızsa, mayın 15-də, saat 12:00-da 555 nömrəli otaqda keçiriləcək müsahibədə iştirakınızı cavab məktubunda təsdiqləyin. Qərarınızı səbirsizliklə gözləyirik.

Ərizəçinin cavabına belə bir cavabın köməyi ilə şirkətin şərtləri ilə müsahibədən keçməyə hazır olmayan mütəxəssisləri dərhal kəsə bilərsiniz.

Şirkətin tərəfdaşları və müştərilərinin məktublarını necə yazmaq və cavablandırmaq olar?

Şirkətin tərəfdaşları və müştəriləri ilə elektron poçtla rəsmi yazışmalar bu tip yazışmalar üçün qəbul edilmiş sxem və alqoritmlərə uyğun olaraq qurulur. Uzun müddətdir şirkətin müştərisini və ya tərəfdaşını tanısanız və o, sizə ilkin olaraq müraciət etsəniz belə, həmişə müştərilərə şəxsi səviyyədə müraciət edin. Bir qayda olaraq, böyük şirkətlər işgüzar yazışmaların üslubuna və formatına dair tələbləri özündə əks etdirən daxili təlimatlara malikdirlər. Əvvəlcə e-poçt yazışmalarının qaydalarını öyrənin. Aşağıda böyük şirkətlərin təlimatlarında olan standart qaydalar dəsti verilmişdir.

Xarici şirkət məktubları üçün şablonları yükləyin!

• Həmkarlar ittifaqı komitəsinə göndərilən yerli normativ akt layihəsinə təşkilatdan əhatə məktubu
• Keçmiş dövlət və ya bələdiyyə işçisi ilə əmək və ya mülki müqavilənin bağlanması barədə işəgötürənin bildirişi
• İşə dəvət olunan əcnəbiyə minimum əmək haqqı, mənzil və digər təminatların verilməsi üçün zəmanət məktubu
• Rusiya Pensiya Fondunun ərazi bölməsinə məktub: təşkilat SZV-K formasından istifadə edən işçilərin iş stajı haqqında məlumat verə bilməz.
• Yerli normativ akt layihəsinin təsdiqi üçün əhatə məktubu

E-poçt vasitəsilə xarici yazışmaların ümumi qaydaları

1. Müəyyən bir şəxsə müraciət edin, məktubu fərdiləşdirin, alıcının adını və atasının adını istifadə edin.
2. Məktubu iş saatlarında göndərin, ən yaxşı vaxt səhər tezdən, 08:00-09:00 arasıdır.
3. Bayraqlardan həddən artıq istifadə etməyin: "təcili", "vacib", əgər məktub ünvanlanan üçün vacib deyilsə.
4. Məktubun məzmununu və quruluşunu əvvəlcədən diqqətlə nəzərdən keçirməyin;
5. Oxunma qəbzlərindən yalnız təcili təsdiq üçün sənədləri ehtiva edən məktublar üçün istifadə edin.
6. Xarici korporativ yazışmalarda jarqon və bütün növ abbreviaturalardan istifadə etmək yolverilməzdir.
7. Xarici müştərilərlə ünsiyyət qurarkən, alıcının mentalitetini nəzərə alın;
8. “Gününüz xeyir”, “Gününüz xoş keçsin” ifadələrini işlətməyin.
9. Korporativ e-poçtdan şəxsi məqsədlər üçün istifadə etməyin.
10. Şirkətdaxili sənədləri, o cümlədən müştərilərlə yazışmalarınızı şəxsi e-poçta göndərməyin.
11. Müzakirə mövzusuna aid olmayan yazışmaların detallarını şirkət işçiləri ilə müzakirə etməyin.

Müştərilərin və şirkət tərəfdaşlarının məktublarına cavab verərkən diqqətli və nəzakətli olun, problemin mümkün qədər tez həllinə maraq göstərin. E-poçt mövzularını yadda saxlayın və əgər göndərən bu barədə unutmuşsa, mövzu təyin edin. Qaydalar korporativ yazışmalar elektron poçtla e-poçt yazışmaları üçün davranış qaydaları da daxil ola bilər. Əgər şirkətdə belə bir tənzimləmə varsa, HR mütəxəssislərinin vəzifəsi onu hər bir yeni işçiyə çatdırmaqdır. Aydınlıq üçün şirkətin təcrübəli işçilərindən birinin e-poçt vasitəsilə işgüzar yazışma nümunəsindən istifadə edin.

Həmkarları və rəhbərliklə yüksək keyfiyyətli və sürətli qarşılıqlı əlaqə yaratmaq üçün həmişə korporativ e-poçt yazışmalarının qaydalarına əməl edin. Vakant vəzifələrə iddiaçılarla əlaqə saxlayarkən e-poçt vasitəsilə işgüzar yazışma qaydalarını tətbiq edin. Generalı izləyin işgüzar ünsiyyət qaydaları və iş yükü ağır olduqda, dəvətnamələr, imtinalar və ərizənin qəbulu barədə bildirişlər üçün şablonlardan istifadə edin.